Modification des champs spéciaux

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Certains champs dans Zoho CRM ne sont pas communs à tous les modules ; ils ne sont disponibles et applicables que pour des modules particuliers selon l'objectif qu'ils servent. Ces champs sont appelés champs spéciaux. Voici la liste des champs spéciaux dans CRM :

Disponibilité

Permission requise

Les utilisateurs disposant de la permission d'accès au niveau du champ peuvent personnaliser les champs spéciaux.

Personnaliser les conditions générales

Ce champ vous permet de définir le texte des conditions générales lors de la création de factures, de devis, de commandes client et de commandes d'achat.

Pour personnaliser les conditions générales

Connectez-vous à Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
Survolez le module souhaité dans la barre latérale et cliquez sur l'icône ... Sélectionnez + Champs.

Vous pouvez également accéder à Paramètres > Personnalisation > Modules et champs. Cliquez sur le module souhaité (Factures, Devis, Commandes client ou Commandes d'achat) pour ouvrir l'éditeur de mise en page.
Faites défiler l'écran jusqu'à la Conditions générales section et cliquez sur l'icône Paramètres sur le champ Conditions générales.
Cliquez sur Modifier les propriétés.
Dans la fenêtre contextuelle Propriétés multiligne , indiquez la Valeur.
Cliquez sur Enregistrer.
Selon le module pour lequel les conditions générales sont créées, le texte s'affichera automatiquement dans la page (Facture / Devis / Commande).

Remarque

Le champ Conditions générales n'est disponible que pour les modules Facture, Devis et Commande.
Ce champ s'affiche uniquement pour les nouveaux enregistrements et ne se synthétise pas pour la page des enregistrements existants.

Personnaliser les taux de taxation

Le champ Taux de taxation vous permet d'attribuer différents types de taux de taxation aux produits créés dans l'inventaire. Vous pouvez définir le type de taxe et sa valeur correspondante en pourcentage, par exemple : Taxe de vente = 10,5 % ; TVA = 1 %, etc.

Vous pouvez l'utiliser lors du choix de produits dans la ligne d'article d'inventaire, lors de la création d'un devis, d'une commande ou d'une facture.

Lors de la personnalisation des taux de taxation, vous pouvez choisir si les taux doivent être renseignés automatiquement.

Renseigner automatiquement et associer les taux de taxation aux factures :Vous pouvez sélectionner cette option pour associer les taxes par défaut aux produits dans l'inventaire. Les taux de taxation seront également calculés et renseignés automatiquement pour les produits chaque fois que vous ajoutez une ligne d'article. Vous pouvez cependant décocher cette option si vous ne souhaitez pas associer automatiquement les taxes aux produits.

Remarque

Vous pouvez utiliser le même libellé de taxe avec différentes valeurs de taxe. Par exemple, la valeur de TVA du produit A peut être 4 %, mais 3 % pour le produit B. Le champ de taxe peut être TVA pour les deux instances avec des valeurs différentes.

Pour ajouter des taux de taxation

Connectez-vous à Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
Accédez à Paramètres[] > Personnalisation > Modules et champs.
Sélectionnez le module Produits dans la vue en liste des modules.
Faites défiler l'écran jusqu'à la Informations tarifaires section.
Cliquez sur l'icône Plus (...) sur le champ Taxe et sélectionnez Personnaliser les taux de taxation option.
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur l'icône + (Ajouter) ou - (Supprimer) pour ajouter de nouvelles taxes ou supprimer les taxes existantes, selon vos besoins.

Cliquez et glissez les lignes pour réorganiser leur ordre.
Dans "Préférences, sélectionnez cette option si vous souhaitez que les utilisateurs remplissent automatiquement les taux de taxe associés.
Cliquez sur Enregistrer.

Pour utiliser les taux de taxe

Cliquez sur l'onglet Factures . Cliquez sur Créer une facture.
Remplissez les détails.
Sous le sous-formulaire Articles facturés, cliquez sur l'icône Modifier à côté du champ Taxe .
Dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, sélectionnez les taxes.
Cliquez sur Appliquer.

Mapper les valeurs Stage-Probabilité

Le mappage de la probabilité de stage vous permet de définir les différentes étapes par lesquelles passe une transaction au cours d'un cycle de vente. Les quatre facteurs importants du mappage de la probabilité de stage sont : les étapes de transaction, la probabilité, la catégorie d'enregistrement et la catégorie de prévision.

Étapes de transaction : Quelques étapes de transaction définies par le système, comme la qualification, l'analyse des besoins, la négociation, transaction conclue, transaction perdue, etc., qui sont utilisées pour définir un processus de vente type. Vous pouvez également créer des étapes personnalisées en fonction de votre processus métier.
Probabilité : Associez des valeurs de probabilité à chaque étape pour déterminer la probabilité de conclure une transaction avec succès. Elle sera également utilisée pour calculer le revenu attendu de la transaction en fonction du montant de la transaction.
Catégorie d'enregistrement : Associez une catégorie à chaque étape pour définir l'état global d'une transaction. Il y a trois catégories : ouvert, transaction conclue, transaction perdue pour chaque étape afin de définir l'état global d'une transaction.

Ouvert : représente que la transaction est toujours dans le cycle de vente.
Transaction conclue : cela définit que la transaction est gagnée et est hors du cycle de vente.
Transaction perdue : à cet état, la transaction est perdue et n'est donc plus présente dans le cycle de vente.

Catégorie de prévision : La catégorie de prévision aide à calculer l'objectif de prévision des individus ou de l'organisation en fonction de l'étape de la transaction dans le cycle de vente. Par exemple, si votre prévision de vente concerne le revenu total généré par les transactions conclues, seules les transactions conclues seront prises en considération. Il y a trois catégories de prévision : Pipeline, meilleur cas, validée, conclue et omise.

Les transactions Pipeline signifient que les transactions en sont à leurs étapes initiales et peuvent prendre du temps à se conclure et peuvent ne pas se conclure au cours de cette période de prévision.
Les transactions du meilleur cas sont proches de l'étape de négociation. Elles ont plus de 50 % de chances de se conclure au cours de la période de prévision, si elles sont poursuivies.
Les transactions validées sont à leurs étapes finales. Les entreprises ou les clients auraient donné leur feu vert final sur le prix devis, et leurs transactions sont à la veille de la clôture. Ces transactions indiquent de l'argent assuré au cours de cette période de prévision.
Conclue indique que la transaction est gagnée et sera prise en compte pour la prévision sur les transactions conclues.
Omise indique que la transaction est perdue et ne sera donc pas considérée pour le calcul de prévision.

Mapper la prévision et la catégorie d'enregistrement

La catégorie de prévision est automatiquement mappée avec la catégorie d'enregistrement pour faciliter les estimations précises.

Les catégories d'enregistrement : Ouvert, transaction conclue, transaction perdue sont mappées avec la catégorie de prévision suivante : pipeline, conclue et omise respectivement.

Vous pouvez mapper la catégorie d'enregistrement ouvert à pipeline, meilleur cas ou validée selon vos besoins.

Remarque

Pour une meilleure analyse du pipeline de vente, assignez des probabilités différentes aux valeurs des étapes de vente.
Pour chaque étape, assignez une probabilité dans la plage de 0 à 100.
Vous pouvez considérer l'utilisation d'une valeur de probabilité de 100 lorsque la transaction est conclue-gagnée et 0 pour la transaction conclue-perdue.

Pour mapper les valeurs d'étape et de probabilité

Connectez-vous à Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
Accédez à Configuration[] > Personnalisation > Modules et champs
Cliquez sur l'icône Plus à côté du module Transactions et sélectionnez Mappage Stage-Probabilité.
Vous pouvez également sélectionner Mappage Stage-Probabilité en cliquant sur l'icône Plus à côté de la mise en page appropriée dans le module Transactions.
Vous pouvez également ouvrir la mise en page et cliquer sur Paramètres en haut et sélectionner Mappage Stage-Probabilité.
Dans la page Mappage Stage-Probabilité , procédez comme suit :
Sélectionnez l' présentation dans la liste déroulante.

Spécifiez l'étape ou les étapes avec la probabilité, enregistrement catégorie, et catégorie de prévision dans la liste déroulante.
Cliquez sur l'icône Ajouter (+) pour ajouter d'autres étapes.
Supprimez l'étape ou les étapes de vente et attribuez la probabilité existante à une autre valeur d'étape en cliquant sur l'icône Supprimer (-) .
Pour modifier les étapes de vente existantes, double-cliquez dans l'étape souhaitée et entrez le nouveau nom.
Cliquez et faites glisser les lignes pour réorganiser l'ordre des étapes.
Cliquez sur Enregistrer.

Personnaliser les rôles de contact

Lors de la prospection, il est nécessaire de contacter différentes personnes (contacts) pour finaliser la transaction commerciale. Les rôles de contact vous aident à connaître le rôle du contact dans l'organisation prospect, afin que vous ayez toujours la bonne discussion avec la bonne personne. Par exemple, expliquer les détails du prix et des remises du produit se fait toujours mieux avec le directeur financier, tandis que l'explication des fonctionnalités du produit doit être discutée avec le responsable produit.

Certains rôles de contact, tels que Décideur, Gestion des produits, Achat et autres rôles, sont disponibles. Cependant, les rôles de contact peuvent être personnalisés selon les processus métier spécifiques.

Pour personnaliser les valeurs des rôles de contact

Connectez-vous à Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
Accédez à Configuration[] > Personnalisation > Modules et champs.
Sélectionnez le module Deals dans la vue de liste des modules.
Cliquez sur l'icône Paramètres en haut et sélectionnez Rôles de contact.
Dans la page Modifier les rôles de contact , effectuez les opérations suivantes :
- Cliquez sur + (Ajouter) ou - (Supprimer) icônes pour ajouter un nouveau rôle ou supprimer un rôle existant, selon les besoins.
- Modifiez les rôles existants à partir de la boîte de texte Rôle de contact.
- Cliquez et faites glisser les lignes pour les trier dans l'ordre souhaité.
Cliquez sur Cliquez sur Enregistrer après la mise à jour des rôles de contact.

Pour ajouter des rôles de contact aux contacts

Cliquez sur l'icône Deals onglet.
Dans la page Accueil Deals page, sélectionnez le deal souhaité.
Dans la page Détails du deal page, sous la section Rôles de contact, une liste des contacts associés au deal s'affiche. Cliquez sur le lien Ajouter des rôles de contact.
Dans la page Mappage des rôles de contact page, cochez la case correspondant aux contacts que vous souhaitez ajouter.
Pour associer tous les contacts, cochez la case Sélectionner tout .
Pour chaque contact, sélectionnez le rôle dans la Rôle du contact liste déroulante.
Cliquez sur Enregistrer après avoir associé les rôles à tous les contacts.

Ajouter un responsable hiérarchique pour les contacts

La gestion de tout accord commercial implique plusieurs cycles de discussions et de réunions avec les contacts. Cependant, il peut y avoir des situations où le contact principal n'est pas disponible ou ne peut pas participer aux réunions. De tels scénarios imprévus peuvent parfois entraîner des retards constants dans les processus commerciaux. Pour éviter de telles situations, vous pouvez désigner un responsable hiérarchique pour le contact principal qui peut agir en tant que point de contact alternatif en son absence.

Dans le module Contacts de Zoho CRM, vous pouvez assigner un responsable hiérarchique à un contact en utilisant le champ « Rapports à ». Ce champ est un champ de recherche et vous pouvez afficher uniquement les contacts qui sont associés à un compte.

Cependant, il y a des instances où les contacts ne s'afficheront pas dans le champ Rapports à ci-dessous 2 exemples mettent en évidence la même situation :

Si le nom du compte est modifié, les contacts associés à ce compte ne s'afficheront plus. Par exemple, si le nom du compte ABC Corp est changé en Zylker Inc., alors les contacts associés à ABC Corp seront supprimés du champ Rapports à.
Si le contact est transféré à un autre compte, le nom du contact sera supprimé du champ Rapports à. Par exemple, si Matha Willis est transférée de ABC Corp à Zylker Inc., son nom sera supprimé des contacts associés au compte ABC Corp.

Remarque

Le champ Rapports à ne s'affichera pas dans les champs de mappage lors de l'importation.
En cas de modification du nom du compte, soit manuellement, soit via l'API, le champ Rapports à n'affichera pas le nom du contact défini

Afficher la hiérarchie des contacts

Vous pouvez afficher les rapports directs d'un contact et la structure hiérarchique globale directement dans les listes associées d'un enregistrement dans les deux modules Comptes et Contacts .

Dans le module Contacts - Une liste associée nommée « Contacts ayant rapport » est créée qui affiche les rapports directs et la structure hiérarchique des contacts.

Dans le module Comptes - Vous pouvez afficher la hiérarchie des contacts à partir de la liste associée « Contacts ».