Utiliser les champs personnalisés

Utiliser les champs personnalisés

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Dans Zoho CRM, vous pouvez ajouter de nouveaux champs selon vos besoins. Ces champs seront disponibles pour tous les utilisateurs ajoutés au compte CRM de votre organisation.

  • Personnaliser les champs définis par Zoho : Vous pouvez modifier, supprimer et masquer certains champs définis par Zoho, mais notez qu'il existe certains champs que vous ne pouvez pas supprimer, retirer, renommer ou modifier à partir des paramètres obligatoires. Ces champs définis par Zoho sont obligatoires dans Zoho CRM. Par exemple, Nom dans Leads, Objet dans Task, etc.
  • Définir les permissions d'accès aux champs : Vous pouvez masquer les champs pour les utilisateurs d'un profil spécifique ou marquer les champs en tant que Lecture seule.
Disponibilité
Permission requise
Les utilisateurs disposant de la permission Personnaliser Zoho CRM dans leur profil peuvent accéder à cette fonctionnalité.

Notes
Remarque
  1. Le nombre maximum de champs que vous pouvez créer dans chaque Édition varie. De même, il existe également une limite maximale pour chaque type de champ que vous créez. Voir aussi Limites des champs personnalisés
  2. Vous pouvez renommer les champs personnalisés, mais vous ne pouvez pas modifier le type de champ (par exemple, Texte, Entier, Date, etc.) des champs personnalisés.
    Par exemple, si vous créez un champ Texte, vous ne pouvez pas le modifier en champ Entier.

Champs personnalisés

Pour presque tous les champs que vous créez, vous devez spécifier les informations suivantes :

  • Libellé : Spécifiez un nom pour le champ.
  • Propriétés du champ : Spécifiez les propriétés du champ, telles que la description, les valeurs du champ, etc.

Autres spécifications requises pour chaque type de champ :

Type de champ
Autres détails
Texte
Longueur : 255 caractères maximum autorisés.
Entier
Longueur : 9 chiffres maximum autorisés.
Décimal
Longueur : 16 chiffres maximum (y compris les décimales) autorisés.
Pourcentage
Libellé : Spécifiez le nom du champ
Devise
Longueur : 16 chiffres maximum autorisés. Option d'arrondi : Spécifiez l'option d'arrondi Décimales : Spécifiez le nombre de décimales Précision : Spécifiez la précision d'arrondi
Date
Format : AAAA/MM/JJ Remarque : Le format de date sera modifié selon les paramètres de fuseau horaire de l'utilisateur.
Date et heure
Format : AAAA/MM/JJ HH:MM Remarque : Le format de date sera modifié selon les paramètres de fuseau horaire de l'utilisateur.
E-mail
Spécifiez une adresse e-mail valide
Téléphone
Spécifiez un numéro de téléphone valide
Liste de sélection
Valeurs de la liste de sélection : Spécifiez les valeurs de la liste de sélection
Liste de sélection multi-sélection
Valeurs de la liste de sélection : Spécifiez les valeurs de la liste de sélection
URL
-
Zone de texte
Spécifiez la limite de caractères : Petite est 2000 caractères, Grande est 32000 caractères.
Zone de texte Grande ne sera pas disponible lors de l'ajout de critères dans une quelconque fonctionnalité.
Zone de texte Grande et Petite ne peuvent pas être utilisées pour trier les enregistrements en ordre croissant ou décroissant.
Case à cocher
-
Numérotation automatique
Préfixe : Spécifiez le préfixe de la séquence de numérotation automatique Numéro de départ : Spécifiez le numéro de départ de la séquence Suffixe : Spécifiez le suffixe de la séquence de numérotation automatique Enregistrements existants : Cochez la case pour appliquer la numérotation automatique aux enregistrements existants.
Recherche
Type de recherche : Sélectionnez le module pour lequel vous souhaitez établir une relation Libellé de liste associée : C'est le nom que vous donnez à l'entité qui sera créée sous les détails de l'enregistrement. Par exemple, Pièces jointes, Rôles de contact, etc. (Disponible à partir de l'Édition Standard)
Recherche multi-sélection
Sélectionnez le module avec lequel vous souhaitez établir une relation. Le libellé du champ est le nom que vous donnez au champ, le libellé du champ dans le module associé est le nom que vous donnez pour étiqueter ce module sur lequel vous travaillez, de sorte que lorsque les enregistrements sont liés après association, les modules liés s'afficheront sous forme de listes associées.

Vous pouvez également autoriser cette relation de recherche à créer des modules spécifiques à la relation, ce qui créera un module de liaison en conséquence.

Si vous autorisez la création de ce module de liaison, fournissez un nom de module de liaison.

Après l'enregistrement, vous pouvez rechercher plusieurs enregistrements du module associé et les associer sous forme de listes associées.
Entier long
18 caractères maximum autorisés (Disponible à partir de l'Édition Standard)

Limites des champs personnalisés

Il existe une limite au nombre total de champs que vous pouvez créer dans votre compte et également une limite au type de champs que vous créez. Cela varie selon votre Édition Zoho CRM. Consultez le lien suivant pour vérifier les limites de champs : Limites des champs personnalisés

Notes
Remarque
  1. Les champs personnalisés ne sont pas disponibles dans l'édition gratuite de Zoho CRM.

Paramètres des champs personnalisés

Lorsque vous ajoutez ou modifiez un champ personnalisé, vous pouvez effectuer plusieurs actions. Par exemple, vous pouvez modifier les propriétés de base d'un champ, le marquer comme obligatoire, le rendre unique, etc. Voici les différents paramètres de champs personnalisés disponibles dans Zoho CRM.

  • Ajouter des champs personnalisés
  • Modifier les champs personnalisés
  • Définir les permissions de champ
  • Marquer un champ comme obligatoire
  • Marquer un champ comme unique
  • Définir un champ externe
  • Supprimer les champs personnalisés
  • Mapper les champs dépendants

Ajouter des champs personnalisés

Dans chaque module, vous pouvez ajouter des champs personnalisés pour capturer des données importantes spécifiques à vos besoins métier en fournissant certaines informations relatives aux champs.

Pour créer de nouveaux champs personnalisés

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Survolez le module souhaité dans la barre latérale et cliquez sur l'icône ... Sélectionnez + Champs.

    Vous pouvez également aller à Paramètres[] > Personnalisation > Modules et champs.
    Un module désigne les onglets Leads, Comptes, Contacts, etc. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de disposition.
  3. À partir du Plateau Nouveaux champs à gauche, glissez-déposez le type de champ requis dans la section de module souhaitée à droite.

  4. Nommez le champ et définissez les Propriétés du champ selon les besoins du champ.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
Notes
Remarque
  1. Le champ [Module] Nom d'un module personnalisé peut être renommé, tandis que le champ [Module] Nom d'un module prédéfini ne peut pas être renommé.
  2. Pour le champ Nom d'un module personnalisé, l'utilisateur peut choisir entre les types de champs Texte et Numéro automatique. Une fois choisi, le type de champ Nom par défaut ne peut pas être modifié.
    De plus, si le champ Nom du module personnalisé est un champ Numéro automatique, le module respectif ne peut pas avoir d'autre champ Numéro automatique, car un seul champ Numéro automatique est autorisé par module personnalisé.
    Les modules personnalisés existants ne peuvent pas avoir le Numéro automatique comme champ Nom par défaut. Une solution de contournement consisterait à créer un nouveau module personnalisé et à choisir Numéro automatique comme type de champ Nom, puis à importer les enregistrements existants.
  3. Une fois le champ créé, vous ne pouvez pas modifier le « type de données » du champ. Par exemple, un champ Entier (chiffres) ne peut pas être converti en champ Devise.
  4. Vous pouvez modifier les champs personnalisés pour changer la longueur des types de champs suivants : Devise, Texte, Nombre (Entier), Décimal, Téléphone, Entier long et URL.
  5. Vous ne pouvez pas ajouter de champs personnalisés dans la page Enregistrer un appel. Cependant, vous pouvez personnaliser les champs existants à l'aide de la personnalisation de la disposition de la page.
  6. L'option Créer également pour Comptes, Contacts, Transactions sera disponible uniquement lors de la création de champs pour Leads.
  7. L'option Créer également pour Commandes client, Factures sera disponible uniquement lors de la création de champs pour Devis.
  8. Dans le type de champ Liste de sélection, vous pouvez activer le suivi de l'historique d'un champ particulier. Voir aussi : Historique du suivi de la liste de sélection
  9. Si la valeur du champ Liste de sélection est traduite, vous pouvez utiliser les Valeurs de référence pour définir les fonctions personnalisées, les champs de fusion, les champs de formule, etc. Découvrez plus d'informations sur les valeurs de référence dans Traductions
  10. Dans le champ Liste de sélection du module Réunions, vous pouvez associer une couleur à chaque valeur de la liste de sélection. Ces couleurs s'afficheront dans le calendrier, les listes associées, les rappels, la page d'accueil, l'affichage en liste, etc. Découvrez plus d'informations sur Champs de liste de sélection

Modifier les champs personnalisés

Pour modifier les champs personnalisés

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Survolez le module souhaité dans la barre latérale et cliquez sur l'icône ... Sélectionnez + Champs.

    Vous pouvez également aller à Paramètres[] > Personnalisation > Modules et champs.
    Un module désigne les onglets Leads, Comptes, Contacts, etc. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de disposition.
  3. Accédez au champ que vous souhaitez modifier et renommez le champ ou modifiez Propriétés du champ.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Définir les permissions de champ

Vous pouvez définir différentes permissions de champ pour différents utilisateurs lors de la création d'un champ ou ultérieurement.
NotesRemarque : Les permissions de champ sont disponibles dans l'édition Professional de Zoho CRM et supérieure. 
Pour définir la permission de champ
  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Survolez le module souhaité dans la barre latérale et cliquez sur l'icône ... Sélectionnez + Champs.

    Vous pouvez également aller à Paramètres[] > Personnalisation > Modules et champs.
    Un module désigne les onglets Leads, Comptes, Contacts, etc. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de disposition.
  3. Accédez au champ requis et cliquez sur "Icône Paramètres et sélectionnez Définir les permissions.

  4. Dans la Définir les permissions fenêtre contextuelle, définissez les permissions pour chaque profil.

  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite pour enregistrer la mise en page.

Marquer un champ comme obligatoire

Pour marquer un champ comme obligatoire

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges administrateur.
  2. Survolez le module souhaité dans la barre latérale et cliquez sur l'icône ... Sélectionnez + Champs.

    Vous pouvez également accéder à Configuration[] > Personnalisation > Modules et champs.
    Le module désigne les onglets Prospects, Comptes, Contacts, etc. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de mise en page.
  3. Accédez au champ que vous souhaitez modifier, cliquez sur l'icône Paramètres et sélectionnez Marquer comme obligatoire.


Marquer un champ comme unique

Un champ unique est un champ dont la valeur rend l'enregistrement unique. Les adresses e-mail des personnes sont de bons exemples de champs uniques car, clairement, deux personnes ne peuvent pas avoir la même adresse e-mail. C'est un attribut très unique. D'autres exemples incluent les numéros de sécurité sociale, les numéros de passeport, les codes produits, etc. Dans Zoho CRM, vous pouvez marquer un champ de n'importe quel module comme « Unique ». Une fois marqués comme « Unique », ces champs jouent un rôle essentiel dans la gestion des enregistrements en doublon dans Zoho CRM dans diverses situations, notamment la création manuelle d'enregistrements ainsi que les enregistrements créés via l'import, les API, la conversion de prospects/commandes commerciales/devis.

Pour marquer un champ comme unique

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges administrateur.
  2. Survolez le module souhaité dans la barre latérale et cliquez sur l'icône ... Sélectionnez + Champs.

    Vous pouvez également accéder à Configuration[] > Personnalisation > Modules et champs.
    Le module désigne les onglets Prospects, Comptes, Contacts, etc. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de mise en page.
  3. Cliquez sur l'icône Paramètres icône sur le champ que vous souhaitez marquer comme unique. Sélectionnez l'Ne pas autoriser les valeurs en doublon option dans la icône Paramètres liste déroulante.
    Cette option s'applique si le champ que vous souhaitez marquer comme unique est un champ prédéfini.
    Marquer le champ E-mail principal/secondaire du module Prospects/Contacts comme unique garantira une vérification de la duplication d'e-mails pour le module sélectionné.

    Si le champ que vous souhaitez marquer comme unique est un champ personnalisé, sélectionnez Modifier les propriétés dans la icône Paramètres liste déroulante.
    Dans la Propriétés du champ fenêtre contextuelle, sélectionnez la case à cocher Ne pas autoriser les valeurs en doublon .

  4. Cliquez sur Terminé.
  5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la mise en page.

Dans la Vue de liste des champs page, sous la colonne Type de données, le champ pour lequel vous avez sélectionné l'Ne pas autoriser les valeurs en doublon option sera indiqué comme un champ Unique.

Notes
Remarque
  1. La fonctionnalité Champs uniques n'est disponible que dans les éditions payantes de Zoho CRM.
  2. Seuls les utilisateurs ayant la permission Personnaliser Zoho CRM activée dans leurs profils pourront marquer un champ comme unique.
  3. Un module dans Zoho CRM peut avoir 2 champs uniques. Voici les exceptions à cette condition, car elles peuvent avoir 3 champs uniques.
  4. Modules Prospects/Contacts/Personnalisés (Adresse e-mail + 2 champs)
  5. Module Produits (Code produit + 2 champs).
  6. Seuls les champs Texte, E-mail, Téléphone, Entier, Grand entier et URL peuvent être marqués comme uniques dans tous les modules. Le champ Twitter peut être marqué comme unique pour le module Leads/Contacts.
  7. Les champs uniques ne sont PAS sensibles à la casse. C'est-à-dire que si la valeur du champ unique entrant est « ABC » et que dans l'enregistrement existant elle est « abc », Zoho CRM identifiera toujours cela comme une correspondance.
  8. Une fois qu'un champ a été marqué comme unique, Zoho CRM peut mettre un peu de temps à indexer ce changement dans la base de données. Autrement dit, après avoir marqué un champ comme unique, si vous créez immédiatement un enregistrement dans le module avec la même valeur, Zoho CRM peut ne pas reconnaître la valeur du champ unique. Il peut permettre la création du doublon, car le changement n'a pas encore été indexé. Dans ce cas, veuillez réessayer après quelques minutes.
  9. Les modules Task, Appels et Réunions (Activités) ne peuvent pas avoir de champ unique.
  10. Dans Zoho CRM, les champs uniques sont pris en charge pour les enregistrements créés manuellement et via des imports, des API et la conversion de leads/devis/commandes client.
  11. Les champs uniques ne sont pas pris en charge pour les enregistrements créés via la migration CRM, la synchronisation MS Outlook et Google, ou la restauration à partir de la Corbeille.
  12. Les champs uniques ne sont pas pris en charge pour les enregistrements dans la vue Zoho Sheet.
  13. Lorsque vous marquez un champ comme unique dans le module Leads, vous verrez également une option pour activer la vérification des doublons pour les leads convertis.
    Imaginez un scénario. Vous avez relancé et converti un lead nommé James. James est maintenant un enregistrement dans le module Contacts. Un autre représentant commercial de votre équipe ajoute le même lead (James), sans savoir que le lead a déjà été relancé. Dans ce cas, il n'y a pas besoin d'ajouter James à nouveau comme lead — ce sera simplement une entrée en doublon.
    Dans ce cas, vous pouvez empêcher la création du même lead en activant la vérification des doublons pour les leads convertis. Une fois que vous aurez activé cela, chaque fois qu'une entrée en doublon est ajoutée dans Leads, CRM vérifiera les leads existants ainsi que les leads convertis pour chercher des correspondances.

    Pour activerVérification des doublons pour les leads convertis, cliquez surModifier les préférenceslien, qui s'affiche lorsque vous marquez un champ comme unique. Dans laPréférence de vérification des doublonspopup, sélectionnez laVérifier les doublons danscase à cocher, sélectionnezLeads convertisouContacts, puis cliquez surEnregistrer. Vous pouvez toujours modifier ce paramètre ultérieurement.
    Vous pouvez également activer la vérification des doublons à partir de Configuration[]>Personnalisation>Modules et Champs. Cliquez sur l'icônePlussurLeads>Préférence de vérification des doublons.

Définir un champ externe

Un champ personnalisé d'une seule ligne peut être marqué comme champ externe où les informations sur l'enregistrement provenant d'une application tierce peuvent être stockées. Lorsque vous intégrez une application à CRM, vous pouvez utiliser des appels API upsert pour rechercher, créer ou mettre à jour, et supprimer les enregistrements à l'aide de l'ID externe.
Par exemple, si les ID des patients sont stockés dans une base de données externe, vous pouvez les utiliser dans le champ externe pour consulter, mettre à jour ou supprimer les détails dans CRM.
De la même façon, vous pouvez également utiliser d'autres champs qui font référence aux dossiers des patients.
Il existe deux types de champs externes :
  1. Basé sur l'utilisateur :Un ID externe différent sera généré pour chaque utilisateur. Par exemple, si un contact est géré par deux utilisateurs différents dans l'organisation, chacun aura son propre ID externe pour le même contact.
  2. Basé sur l'organisation :Tous les utilisateurs de l'organisation auront un ID externe commun.
Pour définir un champ comme externe ou créer un ID externe
  1. Dans le générateur de modules, effectuez un glisser-déposer du champ d'une seule ligne.
  2. Cliquez surModifier les propriétéset sélectionnezDéfinir un champ externe.
  3. DansType de champ externesélectionnezOrganisationouUtilisateur.
  4. SélectionnezVisibilité du champcommeAfficher ou Masquer.
  5. Cliquez surTerminé.
Notes
Remarque
  1. Lors de l'exécution de l'action Rechercher et Fusionner, l'ID externe de l'enregistrement principal sera conservé, c'est-à-dire que l'ID externe des autres enregistrements en doublon sera remplacé.
  2. Lorsqu'un enregistrement est cloné, l'ID externe ne sera pas copié vers le nouvel enregistrement. Vous pouvez ultérieurement mettre à jour la valeur du champ (ID externe) via API.
  3. Lors de la conversion d'un enregistrement tel qu'un lead, des commandes, des devis, etc., vous serez autorisé à mapper un champ externe uniquement avec un autre champ externe présent dans le module suivant.
  4. Lors de l'importation de données, tout champ présent dans le fichier .CSV peut être mappé avec un champ externe présent dans le module CRM. La valeur du champ d'ID externe ne peut être mise à jour que via API.

Supprimer les champs personnalisés

Les champs que vous avez créés peuvent être supprimés si vous n'en avez plus besoin. Lorsque vous supprimez un champ personnalisé, il est déplacé vers la section Champs inutilisés. Cela signifie qu'il est uniquement supprimé de la mise en page et non du CRM lui-même.
Pour supprimer définitivement le champ du CRM, vous devez le supprimer à nouveau à partir de la section Champs inutilisés .

Pour supprimer les champs personnalisés de la mise en page

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges administrateur.
  2. Survolez le module souhaité dans la barre latérale et cliquez sur l'icône ... Sélectionnez + Champs.

    Vous pouvez également accéder à Configuration[] > Personnalisation > Modules et champs.
    Un module fait référence aux onglets Leads, Comptes, Contacts, etc. Cliquez sur le module souhaité pour ouvrir l'éditeur de mise en page.
  3. Accédez au champ requis. Cliquez sur l'icône Plus et sélectionnez Supprimer le champ.
  4. Assurez-vous de lire les instructions dans la boîte contextuelle, puis cliquez sur Oui, déplacer vers les champs inutilisés pour supprimer le champ.
    Les champs supprimés sont déplacés vers la section Champs inutilisés.

Notes
Remarque
  1. Lorsqu'un champ personnalisé est déplacé vers la section Champs inutilisés, il est uniquement supprimé de la mise en page du module et non de Zoho CRM. Tant que le champ supprimé se trouve dans la section Champs inutilisés, vous pouvez le restaurer en le glissant et en le déposant à nouveau dans la section requise.
  2. Restaurer un champ à partir de la section Champs inutilisés restaure également ses données associées.
  3. Lorsqu'un champ supprimé se trouve dans la section Champs inutilisés, il fait toujours partie de la base de données. Par conséquent, le nombre total de champs autorisés pour votre édition Zoho CRM inclut les champs de la section Champs inutilisés.
  4. Pour supprimer définitivement un champ personnalisé de Zoho CRM, vous devez le supprimer à nouveau à partir de la section Champs inutilisés.
  5. Une fois supprimé de la section Champs inutilisés, vous ne pouvez pas récupérer le champ personnalisé et ses données associées.
  6. Les champs standard fournis par défaut dans Zoho CRM peuvent être déplacés vers la section Champs inutilisés mais ne peuvent pas être supprimés définitivement.

Mapper les champs dépendants

Il existe certains champs dont les valeurs dépendent de la valeur d'un autre champ. Cela peut être défini comme une relation parent-enfant.

Par exemple, considérez les champs Département et Poste dans votre module Leads. Les valeurs disponibles dans le champ Poste dépendront du Département que vous sélectionnez. Si vous choisissez Ventes, vous pourriez voir des postes tels que Commercial ou Responsable de compte.

De même, prenez Produit et Catégorie. La liste des produits affichés dépendra de la Catégorie sélectionnée.

Mapper les champs dépendants vous permet de définir les options qui apparaissent dans un champ enfant en fonction de l'option sélectionnée dans un champ parent.

Notes
Notes :

  • Les champs parent et enfant incluent tous les champs basés sur les options disponibles dans la mise en page et le sous-formulaire. Les champs liste de sélection multi-sélection ne peuvent être utilisés que comme champs enfants.

  • La mise en page doit contenir au moins deux champs basés sur les options (champs liste de sélection, liste de sélection multi-sélection ou boutons radio).

  • Les champs de sous-formulaire s'affichent avec le nom du sous-formulaire indiqué entre crochets. Les champs parent dans un sous-formulaire ne peuvent être mappés que vers des champs appartenant au même sous-formulaire.


La mise en page doit contenir au moins deux champs basés sur les options (champs liste de sélection, liste de sélection multi-sélection ou boutons radio).

Les champs de sous-formulaire s'affichent avec le nom du sous-formulaire indiqué entre crochets. Les champs parent dans un sous-formulaire ne peuvent être mappés que vers des champs appartenant au même sous-formulaire.

Pour mapper les dépendances de champs
  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges administrateur.

  2. Allez à Plus d'options sur le module pour lequel vous souhaitez créer une dépendance de champs. Accédez à Gérer et Partager > Gérer les modules.

  3. À partir de Gérer les modules, ouvrez l'onglet Mapper les champs dépendants.


    Vous pouvez également accéder à Configuration > Personnalisation > Modules et champs, ouvrez le module requis et accédez à Mapper les champs dépendants.

  4. Cliquez sur le bouton Créer une dépendance de champs .

  5. Sélectionnez la mise en page.

  6. Sélectionnez le champ parent. Les champs sont regroupés par type.



  7. Lorsqu'il y a plus de 10 options de liste de sélection ou de boutons radio, une barre de recherche apparaît. Utilisez-la pour trouver rapidement et associer le champ dont vous avez besoin.

  8. Sélectionnez le champ enfant.

  9. Cliquez sur Suivant.

  10. Mappez les options de champ enfant pour chaque option de champ parent :

    - Pour moins de 50 options, sélectionnez les valeurs dans la liste déroulante ou la liste déroulante Avancée.

    - Pour 50 options et plus, la vue Avancée est fournie pour faciliter la sélection.

    (Conseil : utilisez Maj + clic pour sélectionner une plage d'options)

  11. Passez en revue les valeurs mappées dans l'écran d'aperçu.

  12. Cliquez sur Enregistrer.
Désormais, lors de la création ou de la modification d'un enregistrement, les valeurs du champ enfant changent en fonction de la sélection du champ parent.


VOIR AUSSI