Utiliser les ensembles globaux

Utiliser les ensembles globaux

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Les ensembles globaux dans Zoho CRM vous aident à gérer facilement les valeurs de liste de sélection qui se répètent sur plusieurs modules. Pour un aperçu de cette fonctionnalité, consultez Aperçu des ensembles globaux.

Où puis-je trouver les ensembles globaux ?

Les utilisateurs disposant des autorisations requises dans leur profil pourront accéder aux ensembles globaux via Configuration [] > Personnalisation > Modules et champs > Ensembles globaux.


Les fonctionnalités suivantes sont disponibles dans votre Ensembles globaux onglet :
  1. Recherche : utilisez cette fonction pour rechercher vos ensembles globaux par nom.
  2. Créer un ensemble global : utilisez ce bouton pour créer un ensemble global.
  3. Liste générale des ensembles globaux : utilisez ceci pour gérer tous vos ensembles globaux. Vous serez également en mesure de consulter des détails utiles comme les suivants :
    1. Modules dans lesquels un ensemble global est utilisé
    2. L'utilisateur qui a créé un ensemble global
    3. L'heure à laquelle un ensemble global a été créé
    4. L'utilisateur qui a dernièrement modifié un ensemble global
    5. L'heure à laquelle cette dernière modification a été effectuée

Créer des ensembles globaux

Il existe trois façons de créer un ensemble global :
  1. Créer un ensemble global de toutes pièces.
  2. Convertir un ensemble existant de valeurs de liste de sélection locale en ensemble global.
  3. Cloner un ensemble global existant.

Pour créer un ensemble global de toutes pièces

  1. Accédez à Configuration [] > Personnalisation > Modules et champs > Ensembles globaux.
  2. Cliquez sur le bouton Créer un ensemble global .
  3. Dans la Créer un ensemble global fenêtre contextuelle, vous pouvez entrer les détails suivants :
    1. Nom de l'ensemble global : ceci sera utilisé pour faire référence à cet ensemble global particulier dans d'autres endroits comme Propriétés de la liste de sélection fenêtre et l'onglet Ensembles globaux .
    2. Description : la description entrée ici s'affichera lorsque vous survolez un ensemble global particulier dans la Ensembles globaux .
    3. Valeurs de l'ensemble global :
      1. Pour ajouter une nouvelle valeur, survolez une valeur et cliquez sur l'icône plus (+) . Entrez la nouvelle valeur dans la zone de texte qui apparaît.
      2. Pour supprimer une valeur, survolez cette valeur et cliquez sur l'icône moins (-) . Dans ce cas, la valeur sera déplacée vers la section Valeurs inutilisées . Pour supprimer une valeur définitivement, vous devrez la supprimer de la section Valeurs inutilisées (icône en forme d'engrenage > Afficher/Ajouter des valeurs inutilisées).
      3. Pour renommer une valeur existante, cliquez sur la valeur et entrez le nouveau nom.
      4. Pour remplacer une valeur existante, survolez cette valeur et cliquez sur l'icône remplacer . La nouvelle valeur remplacera l'ancienne valeur dans les enregistrements existants et dans d'autres endroits du CRM. L'ancienne valeur sera déplacée vers la section Valeurs inutilisées .
      5. Pour agrandir le champ Valeurs de l'ensemble global, cliquez sur l'icône agrandir .
      6. Pour accéder à des options telles que Ajouter des choix prédéfinis, Ajouter des options en masse, et Afficher/Ajouter des valeurs inutilisées, cliquez sur l' engrenage icône.
    4. Préférence de tri : vous pouvez décider si les valeurs de votre liste de sélection doivent être triées dans l'ordre d'entrée ou par ordre alphabétique.

  4. Pour ajouter un code couleur aux valeurs de l'ensemble global, faites défiler vers le bas et cochez l'option Activer les options de couleur. Les couleurs par défaut s'affichent pour toutes les valeurs, et vous pouvez les personnaliser pour chacune si nécessaire. Cliquez sur Enregistrer.


Convertir un ensemble existant de valeurs de liste de sélection locales en ensemble global

  1. Accédez à Configuration[] > Personnalisation > Modules et champs.
  2. Cliquez sur le module souhaité et sélectionnez une mise en page.
  3. Dans l'éditeur de mise en page, accédez au champ de liste de sélection requis, cliquez sur l' Paramètres icône et sélectionnez Modifier les propriétés.
  4. Dans la page Propriétés de la liste de sélection , cliquez sur engrenage icône et sélectionnez Convertir en ensemble global.
  5. Dans la page Convertir en ensemble global dans la fenêtre contextuelle, entrez le nom de l'ensemble global à créer et cliquez sur Enregistrer.
  6. Cliquez sur Terminé puis sur Enregistrer pour enregistrer la mise en page.
  7. Pour effectuer des modifications futures dans cet ensemble global, accédez à Configuration[] > Personnalisation > Modules et champs > Ensembles globaux.

Cloner un ensemble global existant

  1. Accédez à Configuration[] > Personnalisation > Modules et champs > Ensembles globaux.
  2. Survolez l'ensemble global que vous souhaitez cloner. Cliquez sur l' ellipse (...) icône et sélectionnez Cloner.
  3. Dans la page Cloner l'ensemble global dans la fenêtre contextuelle, les champs comme la description, les valeurs de l'ensemble global et l'ordre de tri seront configurés comme dans l'ensemble global d'origine.
    Le champ Nom de l'ensemble global affichera un nouveau nom au format suivant : « X_Cloned » (si « X » est le nom de l'ensemble global que nous avons clonné). Apportez les modifications souhaitées.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Associer des listes de sélection à des ensembles globaux

Vous pouvez associer des listes de sélection nouvelles et existantes à un ensemble global.

Associer une nouvelle liste de sélection à un ensemble global

  1. Accédez à Configuration[] > Personnalisation > Modules et champs.
  2. Cliquez sur le module souhaité et sélectionnez une mise en page.
  3. Dans l'éditeur de mise en page, accédez au Nouveaux champs panneau. Faites glisser-déposer le champ de liste de sélection vers la section de module souhaitée sur la droite.
  4. Dans la page Propriétés de la liste de sélection page, cochez la Ensemble global bouton radio.
  5. Sélectionnez l'ensemble global souhaité dans la liste déroulante.
  6. Cliquez sur Terminé puis sur Enregistrer pour enregistrer la mise en page.

Pour associer une liste de sélection existante à un ensemble global

  1. Accédez à Configuration[] > Personnalisation > Modules et champs.
  2. Cliquez sur le module souhaité et sélectionnez une mise en page.
  3. Dans l'éditeur de mise en page, accédez au champ de liste de sélection existant, cliquez sur l'icône Paramètres et sélectionnez Modifier les propriétés.
  4. Dans la Propriétés de la liste de sélection page, cochez la Ensemble global bouton radio.
  5. Sélectionnez l'ensemble global souhaité dans la liste déroulante.
  6. Deux étapes sont possibles :
    1. Si toutes les valeurs de la liste de sélection locale sont présentes dans l'ensemble global, les valeurs seront mappées automatiquement. Passez à l'étape 7.
    2. S'il existe des valeurs de liste de sélection locale qui ne sont pas présentes dans l'ensemble global, une Associer <Nom de la liste de sélection> à l'ensemble global fenêtre contextuelle s'affichera. Vous pouvez ici mapper manuellement ces valeurs à celles présentes dans l'ensemble global.
      1. Ceci est obligatoire si la valeur est utilisée dans d'autres parties du CRM, comme les mises à jour de champs, Workflow Rules, les critères, etc. Ces valeurs de liste de sélection auront un lien Afficher les emplacements associés pour voir ces emplacements. Mappez les valeurs et cliquez sur Terminé.
      2. Si vous souhaitez continuer sans mapper une telle valeur locale, vous devrez supprimer cette valeur de tous les emplacements associés affichés dans le lien.
  7. Cliquez sur Terminé puis sur Enregistrer pour enregistrer la mise en page.
Info

Limites :

  1. Vous ne pouvez pas remplacer ou supprimer les valeurs si l'ensemble global est associé à plus de 15 champs.
  2. Vous ne pouvez pas non plus supprimer un ensemble global s'il est associé à plus de 15 champs.
  3. Si un ensemble global est associé à plus de 15 champs, vous pouvez déplacer au maximum 50 valeurs de non utilisées à utilisées par demande. Cela s'appliquera également à toutes les nouvelles valeurs en cours d'ajout.

Mise à jour, suppression et conversion des ensembles globaux

Pour mettre à jour un ensemble global

  1. Accédez à Configuration[] > Personnalisation > Modules et champs > Ensembles globaux.
  2. Survolez l'ensemble global que vous souhaitez mettre à jour. Cliquez sur l'icône points de suspension (...) et sélectionnez Modifier.
  3. Dans la Modifier l'ensemble global fenêtre contextuelle, effectuez les mises à jour nécessaires. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
    1. Modifier la description
    2. Ajouter des valeurs de liste de sélection
    3. Supprimer des valeurs de liste de sélection (c'est-à-dire déplacer les valeurs vers la section Valeurs non utilisées)
    4. Supprimer les valeurs de liste de sélection
    5. Renommer les valeurs de liste de sélection
    6. Remplacer les valeurs de liste de sélection
    7. Modifier la préférence d'ordre de tri
  4. Cliquez sur Enregistrer.
Notes
Vous pouvez également remplacer les valeurs en survolant l'ensemble global et en cliquant sur l'icône points de suspension (...) et en sélectionnant « Remplacer les valeurs.

Pour supprimer un ensemble global

  1. Accédez à Configuration[] > Personnalisation > Modules et champs > Ensembles globaux.
  2. Survolez l'ensemble global que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur l'ellipse (...) et sélectionnez Supprimer.
  3. Dans la fenêtre Êtes-vous sûr de vouloir supprimer <Global set name> ?, cliquez sur Supprimer. Si des listes de sélection sont associées à cet ensemble global, elles seront affichées dans cette fenêtre.
  4. Dans la fenêtre Supprimer l'ensemble global, cliquez sur OK.
Notes
Une fois supprimé, les listes de sélection associées à cet ensemble global seront converties en listes de sélection locales.

Pour convertir une liste de sélection associée à un ensemble global en liste de sélection locale

  1. Accédez à Configuration[] > Personnalisation > Modules et champs.
  2. Cliquez sur le module souhaité et sélectionnez une mise en page.
  3. Dans l'éditeur de mise en page, accédez au champ de liste de sélection existant, cliquez sur Paramètres et sélectionnez Modifier les propriétés.
  4. Dans la fenêtre Propriétés de la liste de sélection , cochez le bouton radio Local .
  5. Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur Convertir.
  6. Cliquez sur Terminé puis sur Enregistrer pour enregistrer la mise en page.

Remarques supplémentaires

  1. Lors de l'association d'une liste de sélection existante à un ensemble global, l'historique de suivi sera conservé.
  2. Les valeurs d'ensemble global ne peuvent pas être codées par couleur pour le moment.
  3. Les listes de sélection multi-sélection (nouvelles et existantes) ne peuvent pas être associées à des ensembles globaux pour le moment.
  4. Lors de l'association d'une liste de sélection à un ensemble global, l'option Remplacer les valeurs sera supprimée des paramètres de la liste de sélection.
  5. La modification du nom ou le remplacement des valeurs de liste de sélection dans un ensemble global mettront à jour ces valeurs dans tous les enregistrements existants et dans d'autres endroits du CRM, comme les Workflow Rules, les critères, les rapports, etc.
  6. La suppression d'une valeur de liste de sélection dans un ensemble global supprimera cette valeur des listes de sélection associées. Elle ne supprimera pas cette valeur des enregistrements existants ou d'autres endroits du CRM comme les Workflow Rules, les critères, les rapports, etc.
  7. Les ensembles globaux sont pris en charge dans l'environnement de bac à sable. Certaines limitations incluent :
    1. L'option Convertir en ensemble global n'est pas disponible dans l'environnement de bac à sable.
    2. Vous ne pouvez pas modifier l'association des listes de sélection existantes (d'une liste de sélection locale à un ensemble global, d'un ensemble global à une liste de sélection locale, ou d'un ensemble global à un autre).
    3. Lors de la création d'une nouvelle liste de sélection, vous pouvez l'associer à un ensemble global. Une fois créée, vous ne pouvez pas modifier son association.
  8. Les champs de liste de sélection suivants ne peuvent pas être associés à des ensembles globaux :
    Module
    Nom de la liste de sélection
    Leads
    Statut du lead, Salutation
    Contacts
    Salutation
    Transactions
    Étape
    Task
    Statut, Priorité
    Appels
    Statut de l'appel sortant, Type d'appel
    Devis
    Étape, Transporteur
    Bons de commande
    Statut, Transporteur
    Commandes client
    Statut, Transporteur
    Factures
    Statut, Transporteur
    Fournisseurs
    Compte du grand livre
    Dossiers
    Statut
    Solutions
    Statut
    Rendez-vous
    Statut du rendez-vous
    Services
    Statut du service
  1. Les événements suivants relatifs aux ensembles globaux seront enregistrés dans le journal d'audit :
    Événement
    Format de l'entrée du journal d'audit
    Création de l'ensemble global X par l'utilisateur Y
    Y a ajouté un ensemble global nommé X
    Mise à jour de l'ensemble global X par l'utilisateur Y
    Y a mis à jour un ensemble global nommé X
    Suppression de l'ensemble global X par l'utilisateur Y
    Y a supprimé un ensemble global nommé X
    Renommage d'une option Z en W dans l'ensemble global X par l'utilisateur Y
    Y a renommé une option de Z en W dans l'ensemble X global
    Remplacement d'une option Z par W dans l'ensemble global X par l'utilisateur Y
    Y a remplacé une option de Z en W dans l'ensemble X global
    Suppression d'une option Z dans l'ensemble global X par l'utilisateur Y
    Y a supprimé l'option Z de l'ensemble X global
    Suppression d'une option Z dans l'ensemble global X par l'utilisateur Y
    Y a supprimé l'option Z de l'ensemble X global