Cependant, dans tous ces cas, notez que vous ne pouvez sélectionner qu'une seule valeur à l'aide d'un champ de recherche.

Imaginez maintenant un scénario dans lequel l'un de ces contacts travaille sur la base d'un contrat pour deux comptes. Vous êtes donc dans une situation où vous devez associer deux sociétés au même contact. Le Recherche de compte champ ne permet la sélection que d'une seule valeur. Par conséquent, une configuration de « relation un-à-plusieurs » ne peut pas satisfaire cette exigence.

Une association de modules plusieurs-à-plusieurs dans Zoho CRM résout exactement ce besoin. Avec un champ de recherche multi-sélection, vous pouvez associer plusieurs valeurs de recherche à un enregistrement et établir ainsi une association de modules plusieurs-à-plusieurs parfaite entre deux modules.

Voici d'autres scénarios dans lesquels une association de modules plusieurs-à-plusieurs doit être établie.

• Un établissement d'enseignement qui dispose de deux modules - Étudiants et Cours.
  Un seul étudiant s'inscrit à plusieurs cours. De même, un seul cours peut avoir plusieurs participants.
• Une compagnie d'assurance qui dispose de deux modules - Assuré et Polices.
  Un seul assuré achète plusieurs polices. De même, une seule police peut avoir plusieurs acheteurs.
• Une agence immobilière qui dispose de deux modules - Prospects et Annonces.
  Un seul prospect pourrait être intéressé par plusieurs annonces. De même, une seule annonce peut attirer plusieurs prospects.

Lorsque vous devez associer plusieurs valeurs à un champ de recherche, un champ de recherche multi-sélection sera idéal pour vous. Examinons un scénario en détail.

Scénario exemple

Problème :

Zylker Real Estates gère l'achat et la location d'appartements. Ils disposent de deux modules dans leur CRM - Annonces et Prospects.

• Jack Smith, l'un des prospects, s'intéresse à 3 annonces (C-807, B-196 et H-786).
  
• À part Jack, 3 autres prospects - Jane, Jill et Derek - s'intéressent tous à C-807.
  

Cela signifie que lorsque l'enregistrement Jack Smith est créé, 3 valeurs doivent être choisies pour les annonces qui l'intéressent. De plus, l'annonce C-807 devrait avoir 4 prospects associés. Il est donc nécessaire de choisir plusieurs valeurs à partir d'un champ de recherche. Un champ de recherche standard vous permet de choisir une seule valeur.

Solution :

Dans ce cas, Zylker Real Estates pourrait créer un champ de recherche multi-sélection. Voyons comment.

Créer une relation plusieurs-à-plusieurs

Créer un champ de recherche multi-sélection -

1. Accédez à Setup > Customization > Modules and Fields.
   
2. Cliquez sur le module requis, en l'occurrence, Prospects.
   
3. À partir de la liste des champs disponibles, glissez-déposez le Champ de recherche multi-sélection.
   Notez que vous pouvez créer un maximum de 2 Champs de recherche multi-sélection par module.
4. Dans la fenêtre Propriétés de recherche multi-sélection, entrez les détails comme indiqué dans l'image suivante.
   
   
5. Sélectionnez Autoriser la création de modules spécifiques à la relation si un Module de liaison est requis, puis entrez son nom.
   
6. Cliquez sur Terminé.
   
7. Enregistrez la mise en page.
   Le champ de recherche multi-sélection est maintenant créé. Quand Zylker Real Estates crée maintenant un enregistrement nommé Jack Smith, ils pourront désormais choisir plus d'une valeur dans le champ de recherche multi-sélection.
   
   
   

Les valeurs ainsi choisies seront associées à chaque enregistrement en tant que listes associées.

Les relations qui doivent être créées sont :

Ajout de listes associées de recherche multi-sélection

Méthode I - À partir de Module Builder -

• Accédez à Module Builder > Sélectionnez Détails onglet

• À partir du panneau de gauche, sélectionnez Liste associée multi-sélection
  

• Glissez-déposez sur la droite.

Comment assigner des enregistrements du module associé ?

1. Accédez à l'enregistrement du module correspondant.
   
2. Choisissez la liste associée appropriée.
3. Assigner les enregistrements

Module de liaison - Aperçu

Qu'est-ce qu'un module de liaison ?

Un module de liaison est un module qui sert de jonction entre deux modules associés par un champ de recherche multi-sélection.

Considérez l'exemple ci-dessus - celui de Zylker Real Estates. Le prospect Jack Smith a maintenant été créé avec 3 annonces associées via un champ de recherche multi-sélection. Mais supposons qu'il demande une négociation pour chaque annonce et que le loyer négocié diffère pour les 3 annonces. Où ce champ peut-il être stocké ?

• Il ne peut pas être un champ dans l'enregistrement de Jack, car il y a 3 prix différents selon chaque maison.
  
• Il ne peut pas non plus être un champ dans l'enregistrement de l'annonce, car d'autres prospects en dehors de Jack peuvent avoir proposé des négociations différentes pour celle-ci.
  

Pour gérer cette diversité, Zoho CRM vous permet de créer ce qu'on appelle un Module de liaison. Chaque association entre deux modules (créée via un champ de recherche multi-sélection) est créée sous la forme d'un enregistrement dans le module de liaison. Ainsi, quand 3 annonces sont associées à Jack, 3 enregistrements séparés sont créés dans le module de liaison - cela vous permet de créer un loyer négocié séparé dans chaque enregistrement.

Utilisation d'un module de liaison

Une fois que vous avez créé un module de liaison, vous pouvez le personnaliser, créer des enregistrements et générer des rapports pour le module. Cliquez sur les liens ci-dessous pour en savoir plus sur un module de liaison.

• Utilisation des listes associées d'un module de liaison
  
• Personnalisation d'un module de liaison
  
• Création de rapports et de tableaux de bord
  
• Suppression d'un module de liaison
  
• Propriétés d'un module de liaison
  

Utilisation des listes associées du module de liaison

Voici les points à retenir lorsque vous liez deux modules principaux via un champ de recherche multi-sélection.

• Chaque module principal contiendra la liste associée de l'autre module dans la page Détails de l'enregistrement respective.
  
  
• Cette liste associée affichera également les détails du Module de liaison, si vous avez choisi d'en créer un.
  
• Vous pouvez personnaliser les colonnes de la liste associée pour afficher les détails que vous souhaitez voir.
  
  
• Vous pouvez également renommer la liste associéecomme vous le jugez approprié.
  
  
• Vous pouvez modifier l'enregistrement d'un module de liaison en cliquant sur l'icône Modifier en regard de chaque enregistrement.
• Si vous cliquez sur le lien hypertexte d'un enregistrement et non sur l'icône Modifier, vous serez redirigé vers la page Détails de l'enregistrement respectif et non nécessairement vers le module de liaison.
• Vous pouvez assigner de nouveaux enregistrements à la liste associée ou modifier l'association d'enregistrement existante directement à partir de cette liste associée. Il vous suffit de cliquer sur Assigner ou Modifier liens au-dessus de la liste associée pour effectuer la même action.
• Pour dissocier un enregistrement de la liste associée, cliquez simplement sur l'Croix en regard de l'enregistrement.
• Pour accéder à la liste associée, la consulter et la personnaliser, vous devez disposer des autorisations appropriées pour le champ de recherche multi-sélection.
  
• Les enregistrements du module de liaison n'auront aucune autre liste associée, sauf Notes.
  

Personnalisation d'un module de liaison

Un module de liaison peut être personnalisé comme tout autre module personnalisé. Vous pouvez ajouter de nouveaux champs et sections, modifier les propriétés des champs et définir les autorisations des modules et des champs.

Par exemple, le module Prospects Vs Listings capture les Loyer négocié et Avance négociée pour chaque association créée via le champ de recherche multi-sélection.

Voici les points importants à retenir concernant la personnalisation d'un module de liaison.

• Organisation du module :
  
  Vous pouvez masquer un module en accédant à Configuration > Personnalisation > Modules et Champs et en basculant le statut.
  Désormais, si vous décidez de désactiver un module qui participe à un module de liaison, ce module de liaison sera également désactivé.
  
  Cela s'explique par le fait que le module de liaison dépend des modules principaux et ne peut pas être actif si l'un des modules principaux est supprimé.
  
  
• Champs obligatoires :
  Les champs basés sur le module principal du module de liaison seront marqués comme obligatoires par défaut. Comme l'ensemble du module de liaison s'exécute sur ces deux modules principaux, vous ne pouvez pas les rendre facultatifs.
  
  
• Limites des champs personnalisés :
  Actuellement, un module de liaison peut contenir un maximum de 100 champs. Cela inclut les champs définis par le système ainsi que les champs personnalisés.

Création de rapports et tableaux de bord

Vous pouvez créer des rapports et des tableaux de bord spécifiques basés sur les enregistrements d'un module de liaison.

Dans l'exemple ci-dessus d'une association de module plusieurs-à-plusieurs entre le module Prospects Vs Listings et le module, supposons que vous souhaitiez voir les annonces avec une Valeur de loyer négocié supérieure à Rs. 10 000. Vous pouvez créer un rapport simple avec le module Prospects Vs Listings module. Dans un autre scénario, supposons que vous souhaitiez voir un rapport où vous pouvez consulter le loyer négocié de chaque prospect, le mois exact de leur date de déménagement prévue.

Pour cela, vous devez sélectionner le module Prospects comme module principal lors de la création d'un rapport matriciel et choisir le module Prospects Vs Listings module dans le Modules associés. Notez que si vous choisissez le module de liaison, l'autre module principal est également sélectionné par défaut et vice versa.

Une fois que vous avez généré le rapport, vous pouvez voir le loyer négocié de chaque prospect groupé selon leur date de déménagement prévue.
Vous pouvez également créer des tableaux de bord à partir de ces rapports. Voir aussi : Rapports et Tableaux de bord.

Suppression d'un module de liaison

Vous ne pouvez pas supprimer directement un module de liaison dans CRM. Tant que le module de liaison existe, vous ne pouvez pas non plus supprimer les modules principaux, car ils sont nécessaires au fonctionnement du module de liaison.

Pour supprimer un module de liaison, vous devez supprimer le champ de recherche multi-sélection qui a créé l'association de module plusieurs-à-plusieurs entre deux modules en premier lieu. Lorsque vous effectuez cette opération, le module de liaison sera automatiquement supprimé.

Assurez-vous de supprimer ce champ de toute autre mise en page ou de la liste des Champs inutilisés pour le supprimer complètement.

Une fois que vous avez supprimé le module de liaison, vous êtes libre de supprimer les modules principaux car il n'y a plus de dépendance entre les modules.

Propriétés d'un module de liaison

• Le champ de recherche multi-sélection sera créé pour la mise en page actuelle du module en question. Si vous avez plusieurs mises en page pour un module, vous serez invité à choisir la ou les mises en page dans lesquelles le champ doit être créé dans le Module associé.
• Si vous supprimez un champ de recherche multi-sélection d'une mise en page, il est toujours présent dans la section Champs inutilisés. Si vous souhaitez supprimer définitivement un champ de recherche multi-sélection, vous devez le supprimer de toutes les mises en page (le cas échéant) et également de la liste des champs inutilisés. Notez qu'il s'agit d'une action permanente qui ne peut pas être annulée. Lorsque vous supprimez un champ de recherche multi-sélection, le module de liaison est également supprimé avec lui.
  
• Si vous supprimez un enregistrement dont le champ de recherche multi-sélection a créé plusieurs associations avec un autre module, ces enregistrements du module de liaison sont supprimés avec lui et envoyés à la Corbeille. Lorsque vous restaurez l'enregistrement principal, il est restauré à nouveau avec toutes les associations.
  
• L'exportation d'enregistrements n'est pas prise en charge pour un module de liaison ni pour le champ de recherche multi-sélection dans un module.