Configuration des règles de mise en page

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Les règles de mise en page vous permettent de rendre dynamiques les formulaires de votre module : affichez ou masquez des champs, des sections et des sous-formulaires, rendez des champs obligatoires, ou déclenchez des messages et des boutons, le tout en fonction de conditions que vous définissez. Au lieu de présenter aux utilisateurs une mise en page statique et uniforme, configurez le formulaire pour qu'il s'adapte en temps réel aux valeurs saisies, afin que chaque utilisateur ne voie que ce qui est pertinent dans son contexte.

Chaque règle de mise en page repose sur des critères (conditions basées sur des valeurs de champ) et une ou plusieurs actions qui s'exécutent lorsque ces critères sont satisfaits. Simplifiez ainsi les formulaires complexes, guidez les utilisateurs vers une saisie correcte des données et réduisez l'encombrement visuel en affichant les champs et les sections uniquement lorsqu'ils sont réellement nécessaires.

Créer des règles de mise en page

Pour créer des règles de mise en page

Cliquez sur l'icône Plus (...) correspondant au module souhaité dans la barre latérale, puis sélectionnez Règles de mise en page.

Vous pouvez également accéder à Configuration > Personnalisation > Modules et champs. Dans la liste des modules, sélectionnez le module souhaité, puis la mise en page. Accédez à la section Règles de mise en page et cliquez sur Nouvelle règle de mise en page.
Dans Nouvelle règle de mise en page la fenêtre contextuelle, saisissez les informations suivantes :

Saisissez un nom pour la règle.
Décrivez la règle.
Choisissez un champ principal qui contrôle cette règle. Exemple : Statut de la demande.
Choisissez une condition pour déclencher la règle. Exemple : Le statut de la demande est Brouillon.
Cliquez sur Suivant.

Dans la page de la règle, la condition définie est préremplie. Cliquez sur Déclencher une action.
Choisissez une action dans la liste. Exemple : Afficher la section.
Dans Créer une action dans le volet droit, spécifiez la section à afficher. Dans ce scénario, il s'agit de la section Évaluation du crédit.
Si vous avez d'autres conditions et actions à définir, vous pouvez les configurer de la même manière selon vos besoins.

Résultat de la règle de mise en page

Désormais, lorsque vous créez un lead dans la mise en page Demande de prêt, la section Évaluation du crédit s'affiche uniquement si vous sélectionnez le statut Brouillon pour la demande. Dans le cas contraire, elle reste masquée.

Actions pouvant être déclenchées

Plusieurs actions peuvent être déclenchées lorsque les critères d'une règle de mise en page sont satisfaits.

Actions sur les champs

Afficher les champs - Choisissez cette action lorsque vous souhaitez que certains champs s'affichent uniquement lorsque les critères définis sont satisfaits.

Définir les champs obligatoires - Choisissez cette action lorsque vous souhaitez rendre certains champs obligatoires uniquement lorsque les critères définis sont satisfaits.

Afficher les valeurs de liste de sélection - Choisissez cette action lorsque vous souhaitez restreindre les options d'une liste de sélection en fonction du contexte.

Remarque. Les options de liste de sélection configurées s'affichent lorsque les conditions sont satisfaites. Les options non configurées s'affichent en permanence. Cette action est compatible avec les types de champ liste de sélection et liste de sélection multiple.

Définir les champs en lecture seule - Verrouillez les champs en modification dès qu'une condition est satisfaite.

Définir la valeur du champ - Choisissez cette action lorsque vous souhaitez renseigner automatiquement la valeur d'un champ lorsque les conditions sont satisfaites.

Remarque. La valeur est définie lorsque les conditions sont satisfaites. L'utilisateur peut modifier la valeur manuellement ou via l'option « Réinitialiser la valeur » ; le système ne rétablit pas automatiquement la valeur configurée. La prochaine exécution de cette action a lieu si la condition change et est à nouveau satisfaite.

Recommander une valeur de champ - Choisissez cette action lorsque vous souhaitez suggérer une valeur pour un champ via un message contextuel.

Remarque. Si la recommandation est ignorée (refusée ou annulée) par l'utilisateur lorsqu'elle s'affiche dans le formulaire, elle est conservée sous forme d'icône à côté du champ. Le mode d'exécution est identique à celui de l'action Définir la valeur.

Afficher un message - Choisissez cette action lorsque vous souhaitez afficher un message contextuel et opportun pour un champ lorsqu'une condition est déclenchée.

Autres actions

Afficher les sections - Choisissez cette action lorsque vous souhaitez que certaines sections s'affichent uniquement lorsque les critères définis sont satisfaits.

Afficher les sous-formulaires - Choisissez cette action lorsque vous souhaitez que le sous-formulaire s'affiche uniquement lorsque les critères définis sont satisfaits.

Afficher les listes associées - Choisissez cette action lorsque vous souhaitez faire apparaître les listes associées pertinentes en fonction du contexte de l'enregistrement en cours.

Afficher les boutons - Choisissez cette action lorsque vous souhaitez afficher les boutons d'action pertinents pour l'état actuel de l'enregistrement.

Remarque. Seuls les boutons personnalisés sont pris en charge. Les boutons personnalisés des pages Créer/Cloner, Modifier et Détails sont pris en charge.

Afficher les liens - Choisissez cette action lorsque vous souhaitez faire apparaître des liens de référence utiles lorsqu'une condition spécifique est remplie.

Vérifier les champs - Choisissez cette action lorsque vous souhaitez inviter l'utilisateur à vérifier des champs critiques avant de continuer.

Remarque. L'ordre des champs à vérifier peut être défini dans la configuration. Le mode d'exécution est similaire à Définir une valeur et Recommander une valeur.

Remarques.

Les valeurs de type Date et Date/Heure peuvent être définies à partir d'autres champs de données et de date/heure.
Les calculs appliqués aux champs de données et de date/heure dans les actions Définir une valeur et Recommander une valeur seront basés sur le fuseau horaire de l'organisation.
Les actions Définir une valeur, Recommander une valeur et Vérifier les détails ne sont exécutées que lorsque la condition est directement satisfaite par un utilisateur dans l'interface. Si elle est satisfaite par d'autres moyens, tels qu'une mise à jour automatique de champs par le système ou une importation de données, elle ne sera pas déclenchée.
Le champ défini comme champ principal d'une règle de mise en page peut également être inclus dans les actions Afficher le champ et Définir les champs obligatoires . Par exemple, si une règle est basée sur un champ principal Type de véhicule, une règle de mise en page nouvellement créée Assurance véhicule peut afficher ou définir le champ Type de véhicule comme obligatoire lors de la configuration.
Les valeurs de liste de sélection affichées seront d'abord filtrées selon les champs de dépendance mappés, s'ils sont configurés, puis selon l'action Afficher les valeurs de liste de sélection.
Le même champ ne peut pas être utilisé à la fois dans les actions Définir les champs obligatoires et Définir les champs en lecture seule pour la même condition.
Le même champ ne peut pas être utilisé à la fois dans les actions Définir une valeur et Recommander une valeur pour la même condition.
Les champs uniques ne peuvent pas être utilisés dans les actions Définir une valeur et Recommander une valeur. Les champs configurés dans ces actions ne peuvent pas être marqués comme uniques.
Seuls les boutons personnalisés sont pris en charge dans l'action Afficher les boutons.
Les listes associées aux intégrations ne sont pas prises en charge par l'action Afficher les listes associées.

Exécution basée sur les profils

Les règles de mise en page peuvent désormais être configurées pour s'appliquer uniquement à des profils utilisateurs spécifiques. Lors de la configuration d'une règle, vous choisissez précisément les profils concernés, ce qui permet au même module d'afficher un comportement de mise en page différent selon les équipes. Par exemple, une règle rendant un champ en lecture seule peut être limitée à un seul profil, tandis que tous les autres profils continuent de voir ce champ comme modifiable.

Remarques.

L'exécution basée sur les profils est prise en charge pour les actions Afficher les champs, Afficher les valeurs de liste de sélection, Définir les champs en lecture seule, Recommander une valeur de champ, Afficher un message, Afficher les sous-formulaires, Afficher les sections, Afficher les listes associées, Afficher les boutons et Afficher les liens.
Pour l'exécution basée sur les profils dans le cadre des actions d'affichage, l'élément ne sera visible que pour les profils sélectionnés. Pour l'action Définir les champs en lecture seule, les champs sélectionnés resteront modifiables pour les profils concernés.

Aperçu interactif

Une fois qu'une règle de mise en page est configurée et enregistrée, vous pouvez prévisualiser son exécution avant sa mise en production, sans quitter la page de configuration de la règle.

Le panneau d'aperçu situé à gauche répertorie toutes les conditions configurées dans votre règle. La sélection d'une condition met en évidence précisément ce qu'elle déclenche dans la mise en page : les champs, sections ou sous-formulaires qui sont masqués, affichés, définis en lecture seule ou marqués comme obligatoires, afin que vous puissiez visualiser l'effet de chaque condition de manière isolée.

Une règle pouvant se comporter différemment selon les profils, vous pouvez également changer de profil depuis l'aperçu. La sélection d'un autre profil réexécute la même condition selon la vue de ce profil et met à jour instantanément la mise en page pour refléter ce qu'un utilisateur appartenant à ce profil verrait lors de la consultation ou de la modification d'un enregistrement. Vous pouvez ainsi confirmer que les bonnes sections, les bons champs et les bons sous-formulaires apparaissent (ou restent masqués), et que les paramètres d'obligation s'appliquent comme prévu pour chaque profil concerné par la règle.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les règles complexes comportant plusieurs conditions et un comportement spécifique par profil, car elle vous permet de détecter les erreurs de configuration immédiatement, avant la mise en production de la règle.

Recommander une valeur de champ, Définir les champs obligatoires, et Vérifier les champs fonctionnent conjointement pour garantir une saisie de données fiable lorsque les conditions d'une règle de mise en page sont remplies. Définir les champs obligatoires contraint l'utilisateur à renseigner des champs spécifiques avant de pouvoir continuer ; Recommander une valeur de champ suggère une valeur via un message contextuel (que l'utilisateur peut accepter, ignorer ou réinitialiser ultérieurement ; en cas d'ignorance, une icône reste affichée à côté du champ) ; Vérifier les champs invite l'utilisateur à confirmer les valeurs des champs critiques avant l'enregistrement, dans un ordre défini si plusieurs champs sont soumis à vérification.

Ordre d'exécution et comportement

Si une règle de mise en page utilise le même champ dans l'action Définir une valeur pour plusieurs conditions et que plusieurs d'entre elles sont simultanément satisfaites, la valeur issue de la condition correspondante la plus haute sera appliquée au champ. La même logique s'applique aux actions Recommander une valeur et Afficher un message .
Lors de l'exécution des règles de mise en page, l'action Définir une valeur s'exécute toujours en dernier.
L'action Définir une valeur ne s'applique qu'aux champs et aux valeurs de liste de sélection visibles dans l'interface au moment de l'exécution.
Si un champ est en lecture seule en raison des autorisations ou de l'action Définir les champs en lecture seule , l'action Définir une valeur peut néanmoins le mettre à jour lorsqu'elle est déclenchée. Toutefois, les recommandations ne seront pas affichées pour les champs en lecture seule.
Les valeurs de liste de sélection sont d'abord filtrées par l'action Mapper les champs de dépendance , puis filtrées davantage par l'action Afficher les valeurs de liste de sélection.
Lors d'un formulaire de transition Blueprint, seule l'action Définir les champs obligatoires est exécutée. Les autres actions ne sont pas déclenchées.

Fenêtres contextuelles et vérification des champs

Si une règle de mise en page est déclenchée par la modification d'un champ sur la page de détails, les champs configurés sous Définir comme obligatoire, Définir une valeur, et Recommend Value les actions apparaîtront dans la Review Details fenêtre contextuelle. Si l'action Verify Fields est également déclenchée, sa fenêtre contextuelle s'affichera après la fenêtre contextuelle Review Details.
Les actions Recommend Field Value et Verify Fields sont exécutées au niveau de l'organisation. Dès qu'un utilisateur accepte ou refuse une recommandation, ou qu'une fenêtre contextuelle Verify Details lui est présentée, cette même fenêtre ne s'affichera pas pour un autre utilisateur.
Si plusieurs actions Verify Fieldssont déclenchées, elles s'affichent toutes dans une seule fenêtre contextuelle. Les modifications apportées aux valeurs de champ dans la Verify Fields fenêtre contextuelle déclenchent d'autres actions, mais pas une nouvelle Verify Fields fenêtre contextuelle. Cela signifie que les modifications effectuées dans une Verify Fields fenêtre contextuelle ne redéclenchent pas l'action Verify Fields elle-même.
Lorsque vous modifiez un champ principal utilisé dans une règle de mise en page, si des champs obligatoires sont associés à cette règle, ces champs obligatoires seront renseignés via une fenêtre contextuelle.
Exemple : si une règle stipule « Si Montant > 50 000 USD, rendre Remise obligatoire », la modification du champ Montant depuis la page Détail de l'enregistrement affichera une invite pour le champ Remise via une fenêtre contextuelle.
Si une règle de mise en page est configurée en fonction d'un Deal Stage, la modification de l'étape depuis la page Détail, Blueprint ou la vue Pipeline renseignera les champs imposés par la règle via une fenêtre contextuelle.
Si une règle de mise en page rend un champ obligatoire en fonction du Task Status (par exemple, Description est obligatoire lorsqu'une Task est Closed), la fermeture d'une task depuis la liste associée Activités, la vue Kanban, la page d'accueil ou une vue personnalisée déclenchera la vérification de la règle par le CRM et une invite pour les champs obligatoires avant la fermeture.
La prise en charge des règles de mise en page s'étend à la vue Kanban, de sorte que les actions de glisser-déposer tiennent compte des règles de mise en page.
Les règles de mise en page s'appliquent également lors de l'approbation des enregistrements.

Gestion des champs en lecture seule et obligatoires

Si un champ obligatoire par mise en page ou par règle de mise en page est verrouillé avec une valeur vide via l'action Set Read-Only, il sera déverrouillé lors de l'enregistrement et l'utilisateur sera invité à saisir une valeur.
Les actions Set Read-Only Fields verrouille les champs uniquement sur les pages où les règles de mise en page sont exécutées. Les valeurs de ces champs peuvent toujours être mises à jour via la Mise à jour en masse, l'Import, les mises à jour système automatisées, les API et les intégrations.
Dans la vue Kanban, si le champ utilisé pour la catégorisation est verrouillé via l'action Set Read-Only Fields, l'enregistrement ne peut pas être déplacé vers une autre catégorie.

Calculs selon le type de champ

Pour les champs de type date et date-heure, les calculs Set Value et Recommend Value sont basés sur le fuseau horaire de l'organisation.
Pour les champs de type devise, la valeur configurée dans l'action Set Value ou Recommend Field Value est toujours traitée comme la valeur en devise principale. Lors de l'exécution, elle est convertie dans la devise de l'enregistrement en utilisant le taux de change de cet enregistrement.

Portée, restrictions et disponibilité

Les règles de mise en page s'appliquent sur les pages Créer, Modifier et Afficher.
Les règles de mise en page ne sont pas disponibles pour les enregistrements générés via l'import, les formulaires web ou la page de conversion de lead. Lors de la création ou de la modification d'enregistrements via des API, seule l'action Set Mandatory Fields est prise en charge.
Les actions [Record] Owner ne peut actuellement pas être choisi comme champ principal contrôlant la règle de mise en page.
Les règles de mise en page ne peuvent pas être utilisées sur les types de champs suivants :

Auto Number
Lookup
User Lookup
Formula
File Upload
Multi Line

Les actions Show Subform n'est disponible en tant qu'action déclenchée que si un sous-formulaire est présent dans la mise en page choisie.

Règles de mise en page créées depuis des extensions : Pour les règles de mise en page créées depuis des extensions, les utilisateurs disposant de l'autorisation de personnalisation de module peuvent consulter la règle et en modifier le statut. La modification et la suppression de la règle sont restreintes.

Limites :

Nombre maximal de règles autorisées : 10 par mise en page
Nombre maximal de conditions parentes autorisées : 25
Nombre maximal de conditions de branche autorisées : 5 par condition parente
Nombre maximal de critères de conditions de branche autorisés : 5 par condition de branche
Nombre maximal d'actions autorisées : 40 par condition de branche
Dans une règle de mise en page, les actions « Définir la valeur » et « Recommander une valeur » combinées ne peuvent utiliser plus de 5 champs multiligne courts.

Règles de mise en page - Exceptions

Bien que les règles de mise en page s'appliquent lors de la création manuelle d'un enregistrement, si un champ utilisé dans une règle de mise en page est mis à jour par d'autres moyens, tels qu'une mise à jour via Workflow Rules ou des API, la mise à jour du champ prend le dessus sur ces règles.

Exemple : Vous avez une règle de mise en page pour le module Leads qui stipule :

Si la Source du lead est Salon professionnel, rendre l'adresse e-mail obligatoire.

Cette règle de mise en page s'applique lorsque vous créez ou modifiez manuellement un enregistrement dans CRM et que vous définissez la Source du lead sur Salon professionnel. En revanche, si la Source du lead est mise à jour avec la valeur Salon professionnel via les moyens suivants, l'adresse e-mail ne sera PAS rendue obligatoire et, par conséquent, la valeur du champ Adresse e-mail sera vide.

Moyens de mise à jour des champs dans CRM	Détails de la mise à jour du champ
Import	Mis à jour lors de l'import de nouveaux leads ou du remplacement d'enregistrements existants
Workflow Rules	Mis à jour suite à une action de workflow
API	Mis à jour via la méthode API updateRecords
Mise à jour en masse	Le champ principal utilisé dans une règle de mise en page avec la condition « Définir comme obligatoire » ne sera pas disponible pour la mise à jour en masse.
Macro	Les champs principaux des règles de mise en page ne sont pas répertoriés dans les Macros et ne peuvent pas être mis à jour via une Macro.