Disponibilité

Autorisation requise

Les utilisateurs disposant de l'autorisation Personnaliser les modulespeuvent configurer le verrouillage des enregistrements pour un module.

Vérifiez la disponibilité des fonctionnalités et les limites

Configuration du verrouillage

Verrouillage automatique

1. Vous pouvez configurer jusqu'à cinq règles par module. Chaque règle aura un nom qui s'affichera sur la page de détails de l'enregistrement quand un enregistrement est verrouillé.
   
2. Vous pouvez choisir de verrouiller les enregistrements pour tous les profils ou pour tous les profils à quelques exceptions près.
   
3. Vous pouvez sélectionner les actions qui seront restreintes pour les enregistrements. L'option Modifier est restreinte par défaut.
   
4. Autoriser les champs qui peuvent être modifiés même lorsque l'enregistrement est verrouillé.
   
   

Remarques :

1. Les champs tels que le champ de mise en page, le champ de pipeline et les champs d'agrégation de sous-formulaire ne seront pas disponibles dans la liste des champs restreints.
   
2. Dans certains cas, les champs qui ne peuvent pas être modifiés directement sur la page de détails seront également listés dans la liste des champs disponibles. Ces champs, lorsqu'ils sont autorisés, peuvent être mis à jour via l'API.
   Par exemple : le champ Modèle de tarification dans le module Price Books et le champ Pipeline dans le module Transactions.

Modules qui prennent en charge le verrouillage des enregistrements :

Leads	Contacts	Comptes
Transactions	Devis	Commandes clients
Commandes fournisseur	Factures	Fournisseurs
Price Books	Cas	Solutions
Task	Modules personnalisés	Produits

Pour les modules personnalisés, seuls ceux créés par les utilisateurs prennent en charge le verrouillage des enregistrements. Les modules personnalisés créés via des extensions, des intégrations ou d'autres moyens ne sont pas pris en charge.

Une fois qu'un enregistrement est verrouillé, l'icône de verrouillage apparaît sur l'image de l'enregistrement ou à côté du nom de l'enregistrement. Seuls les champs autorisés seront disponibles pour la modification. Les détails du verrouillage, tels que la raison (c'est-à-dire la condition de verrouillage), la date de verrouillage et les champs disponibles pour la modification, s'affichent sur le bouton de détails.

1. Accédez à Configuration[], puis sous Personnalisation,accédez à Modules et champs.
   
2. Accédez ensuite au module pour lequel vous souhaitez configurer le verrouillage.
3. Dans l'onglet Verrouillage des enregistrements, cliquez sur Configurer maintenant.
4. Sur la page Configuration du verrouillage des enregistrements, procédez comme suit :
   
   
1. Activez ou désactivez Manuellement pour permettre ou interdire aux utilisateurs disposant de l'autorisation de verrouillage de verrouiller manuellement les enregistrements.
   
2. Activez ou désactivez Automatiquement pour activer le verrouillage des enregistrements lorsque certains critères sont remplis.
   Définissez un nom pour la règle, fournissez les différents critères à remplir pour verrouiller l'enregistrement, puis enregistrez-la.
3. Pour verrouiller automatiquement les enregistrements, cochez la case si vous souhaitez que les enregistrements existants répondant aux critères définis soient verrouillés.
   
4. Paramètres des enregistrements verrouillés :
   
5. Verrouiller les enregistrements pour Choisissez de verrouiller les enregistrements pour tous les profils ou pour tous les profils à l'exception de quelques-uns. Vous pouvez sélectionner les exceptions dans la liste de sélection multiple.
   
   
6. Verrouiller les enregistrements pour les utilisateurs du portail : Cochez la case si vous souhaitez verrouiller les enregistrements accessibles à vos utilisateurs du portail.
   
   
7. Actions restreintes : Sélectionnez les actions qui seront restreintes pour les enregistrements verrouillés.
   
   L'action de modification est restreinte par défaut.
8. Champs autorisés à être modifiés : Sélectionnez les champs qui seront autorisés à être modifiés pour un enregistrement verrouillé.
   
   
5. Cliquez sur Enregistrer.

1. Accédez à Configuration[], puis sous Personnalisation, allez à Modules et Champs.
   
2. Accédez ensuite au module pour lequel vous souhaitez supprimer la configuration de verrouillage.
3. Dans l'onglet Configuration de verrouillage, cliquez sur Supprimer.
4. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Oui, supprimer.
   

Verrouillage manuel

1. Accédez au module spécifique et ouvrez l'enregistrement.
   
2. Sur la page Détails de l'enregistrement, cliquez sur le menu à trois points en haut à droite.
   
   
3. Cliquez sur Verrouiller.
   
4. Dans la fenêtre contextuelle, indiquez une raison du verrouillage.
5. Cliquez sur Verrouiller.
   

Le comportement des enregistrements verrouillés

1. Page Détails de l'enregistrement : Sur la page Détails de l'enregistrement, une icône de verrouillage s'affichera avec l'image de l'enregistrement, et sur l'interface de la page de détails de l'enregistrement vous verrez « Enregistrement verrouillé » accompagné des options permettant de vérifier les détails du verrouillage et de déverrouiller.
   
   La chronologie de l'enregistrement affichera également les détails du verrouillage.
   
   
2. Vue de liste : En vue de liste, les enregistrements verrouillés s'affichent avec une icône de verrouillage.
   
   De plus, vous pouvez filtrer les enregistrements à l'aide de l'option de filtre avancé, ainsi qu'utiliser la vue personnalisée définie par le système.

Remarques :

1. La vue personnalisée définie par le système et l'option de filtre ne que afficheront que les enregistrements verrouillés selon la configuration de verrouillage des enregistrements.
2. Vous pouvez mettre à jour en masse les enregistrements verrouillés si les champs à mettre à jour sont autorisés à être modifiés dans la configuration de verrouillage des enregistrements.
3. Si vous supprimez la règle dans la configuration de verrouillage des enregistrements, les enregistrements verrouillés via ces règles seront automatiquement déverrouillés. Si la configuration de verrouillage est supprimée, tous les enregistrements du module seront déverrouillés.
   
4. Lorsqu'une organisation est rétrogradée vers des éditions inférieures de Zoho CRM, les enregistrements verrouillés seront automatiquement déverrouillés ; le statut verrouillé ne peut pas être rétabli lors d'une mise à niveau.

Cas particuliers

1. Effet de l'automatisation sur les enregistrements verrouillés
   Les enregistrements verrouillés peuvent toujours faire l'objet de processus automatisés tels que les workflows, les règles d'affectation, les processus d'approbation et les règles de notation lorsque l'enregistrement verrouillé déclenche des règles spécifiques. Cela peut survenir lorsqu'un utilisateur disposant de la permission de mettre à jour les enregistrements verrouillés déclenche ces processus. Ceci est destiné à garantir que les données se comportent conformément aux règles automatisées configurées.
   Supposons qu'il existe une règle de workflow configurée de sorte qu'une mise à jour de champ se produit sur les enregistrements à la création ou à la mise à jour de l'enregistrement. Dans ce cas, si un utilisateur exclu du verrouillage des enregistrements modifie l'enregistrement verrouillé pour d'autres utilisateurs, la mise à jour de champ correspondante se déclenche.
   Il en va de même pour les autres fonctionnalités d'automatisation.
    
2. Cas de Blueprint
   Un enregistrement déjà entré dans un Blueprint peut toujours être verrouillé automatiquement s'il satisfait aux critères de règle de verrouillage. Dans ce cas, les transitions de Blueprint seront masquées sur la page de détails de l'enregistrement.
   Un utilisateur disposant de la permission de modifier les enregistrements verrouillés peut effectuer les transitions s'il est admissible selon la configuration du Blueprint respectif.
    
3. Synchronisation de l'intégration
   Dans certaines intégrations au niveau de l'organisation, il peut y avoir une synchronisation entre les enregistrements des deux produits. Par exemple, l'intégration avec Zoho Desk vous permet de configurer la synchronisation des contacts entre Zoho CRM et Zoho Desk.
   Dans ces cas, si un contact verrouillé dans CRM est mis à jour dans Zoho Desk, la mise à jour se produit également dans CRM. Ceci est suivi pour s'assurer que les données restent toujours cohérentes des deux côtés.
   En même temps, les enregistrements verrouillés seront toujours poussés vers Zoho Desk depuis CRM.
   D'autres exemples du même flux sont Zoho Projects et Zoho Finance Suite.
   
   Dans les intégrations spécifiques à l'utilisateur comme la synchronisation des contacts Google et la synchronisation Microsoft, les enregistrements verrouillés ne seront pas poussés vers le produit intégré si l'utilisateur utilisant son compte pour cette synchronisation n'est pas exclu du verrouillage.

Points à retenir

1. Les enregistrements de liste associée peuvent toujours être associés à des enregistrements verrouillés. Il n'y aura aucune restriction pour les associations de liste associée.
   
2. Cependant, les enregistrements verrouillés ne peuvent pas être associés en tant que enregistrements de liste associée pour un enregistrement parent normal. Lorsqu'un enregistrement est associé par le biais d'une liste associée, le champ de recherche correspondant est mis à jour. Cependant, comme l'enregistrement est verrouillé, le champ de recherche correspondant ne doit pas être mis à jour. Par conséquent, les enregistrements verrouillés ne peuvent pas être associés par le biais de listes associées.
   
3. Si le champ de recherche correspondant est autorisé à être modifié selon la configuration du verrouillage des enregistrements, cette association peut se faire sans aucune restriction.