Assistants

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Qu'est-ce qu'un assistant ?

Un assistant vous aide à diviser un long formulaire en une série d'écrans, où les utilisateurs saisissent des données à chaque écran en avançant jusqu'à l'étape suivante jusqu'à l'achèvement. Une approche étape par étape est moins accablante et réduit les risques de saisie erronée des données, car le formulaire partiellement rempli peut être enregistré comme brouillon et soumis ultérieurement.

Vous pouvez étendre le support des assistants aux collaborateurs externes et aux parties prenantes tels que les clients, les partenaires ou toute personne ayant accès au portail. Ils peuvent créer, modifier, mettre à jour et supprimer des enregistrements selon les autorisations. Les utilisateurs peuvent également suivre le statut de l'enregistrement.

Les assistants sont généralement utiles quand :

vous souhaitez que vos utilisateurs CRM ou portail remplissent le formulaire uniquement dans une séquence systématique.
il y a plusieurs étapes impliquées dans l'accomplissement d'une tâche.
vous souhaitez que les utilisateurs puissent enregistrer le formulaire en tant que brouillon avant de le soumettre

Disponibilité

Permission requise

Les utilisateurs ayant l'autorisation Personnalisation du module peuvent créer, modifier et supprimer des assistants.

Les administrateurs de modules d'équipe peuvent créer et gérer les assistants pour leurs modules d'équipe.

Cette fonctionnalité peut également être configurée pour les modules d'équipe. Pour en savoir plus, consultez : Utilisation des modules d'équipe, Configuration des modules d'équipe, et Automatisation dans les modules d'équipe.

Cas d'utilisation recommandés

Afficher différentes sections d'un enregistrement telles que les détails de l'utilisateur, l'historique professionnel, les qualifications éducatives, les détails d'assurance, etc., dans une seule vue peut causer de la confusion. Au lieu de cela, afficher chaque section comme des boutons distincts dans l'écran d'accueil permettra aux représentants commerciaux ou aux utilisateurs du portail de naviguer facilement entre les sections selon les besoins.

Cette approche peut être utile dans les processus où les formulaires d'application sont volumineux et où l'utilisateur souhaite ignorer quelques détails pour le moment, comme la demande de prêt, la sélection de propriété, la soumission de visa, etc.

Formulaire d'assurance : Un formulaire simple et interactif pour l'achat d'assurance rend le remplissage des formulaires beaucoup plus facile et fluide. Vous pouvez intégrer votre application logicielle dans l'assistant à l'aide de widgets et permettre au créateur d'enregistrement de vérifier si le demandeur a d'autres assurances avec votre entreprise ou si sa demande a été rejetée auparavant et la raison du rejet. Ainsi, lors de la création de l'enregistrement, l'utilisateur peut accéder à la base de données de l'entreprise pour vérifier les informations avant d'enregistrer l'enregistrement.

De nouveau, la collecte de données dans cette industrie peut être exhaustive, car le flux est déterminé par le type d'assurance et chaque petit détail comme l'historique médical (pour l'assurance maladie) ou les détails du véhicule (pour l'assurance automobile) doit être essentiellement capturé. La collecte de données se fait en plusieurs points tels que les réclamations d'assurance, les demandes de remboursement, etc. Les clients pourraient utiliser les assistants avec leur accès au portail et remplir les formulaires pour ces détails fastidieux facilement et sans erreur.

Les clients peuvent également l'utiliser pour suivre des détails tels que la date du dernier paiement mensuel, modifier les plans et connaître le montant estimé qui peut être réclamé en fonction des dégâts survenus. Avoir des portails dans les assistants rend l'ensemble du processus plus facile et plus rapide.

Formulaire d'admission à l'université : Le formulaire de candidature pour l'admission à l'université est beaucoup plus compréhensible et sans encombrement grâce à un assistant. Des écrans séparés sont utilisés pour capturer des détails supplémentaires tels que les projets, les présentations, etc., ce qui réduit les chances d'oublier des détails importants lors de la soumission. La base de données peut être intégrée dans l'assistant, permettant au créateur d'enregistrement de pré-remplir automatiquement le numéro d'admission et l'identifiant d'inscription d'un utilisateur existant à l'aide du widget.

Formulaire d'achat de produit : Un formulaire de commande de produit est divisé en différents écrans pour accommoder les commandes de différents produits. De cette façon, les agents peuvent ouvrir directement le formulaire de commande de produit pour lequel le client souhaite passer une commande. De plus, les agents peuvent vérifier si la livraison du produit est disponible dans une zone particulière à l'aide d'un bouton personnalisé sans avoir à quitter l'écran de l'assistant.

Secteur bancaire : Dans le secteur bancaire, la collecte de données est requise à presque chaque étape. Nous pouvons créer des portails pour les clients qu'ils peuvent utiliser pour demander des prêts, des cartes de débit/crédit, des demandes de clôture de compte, etc.

Livraison gratuite pour un code postal donné : Le système vérifie la disponibilité de la livraison gratuite quand un utilisateur saisit un code postal. Le message résultant s'affiche en ligne avec le champ ou dans une fenêtre contextuelle.

Enregistrement en ligne : L'assistant est conçu pour le module d'enregistrement, et le passager est le module associé. La requête consiste à trouver le passager avec un PNR spécifique dans le module des passagers et l'associer au statut du module d'enregistrement.

Réservation de rendez-vous hospitalier : L'enregistrement récupéré interrogera le numéro de mobile saisi par le patient et le vérifiera dans le module d'enregistrement. Si l'enregistrement est trouvé, le patient procède à la réservation d'un rendez-vous. Si ce n'est pas le cas, un nouvel enregistrement de patient est créé avec le numéro de téléphone saisi pour procéder à la réservation d'un rendez-vous.

Éléments d'un assistant

Dans Zoho CRM, vous pouvez personnaliser la page de détail de l'enregistrement à l'aide des assistants pour segmenter un formulaire unique en plusieurs segments concis. Chaque section apparaîtra sous la forme d'un écran et l'utilisateur peut naviguer entre les écrans à l'aide de boutons tels que suivant, enregistrer, plus, etc. Vous pouvez créer des assistants dans les modules standard et personnalisés et également dans différentes mises en page (vous pouvez ajouter jusqu'à 4 mises en page).

Vous pouvez sélectionner les champs qui doivent apparaître dans chaque section et utiliser différentes options de formatage pour concevoir un formulaire unique (assistant) adapté à vos besoins professionnels. Un assistant se compose des éléments suivants :

Champs

Composants

Boutons

Boutons personnalisés

Champs

Tous les champs, sections et sous-formulaires que vous avez ajoutés à la mise en page s'affichent sous l'onglet Champs. Vous pouvez faire glisser et déposer les champs souhaités dans chaque segment. Vous pouvez également activer/désactiver pour ajouter l'image de l'enregistrement dans l'assistant.

Notez que vous ne pouvez pas créer un champ à partir de cet écran.

Composants

Vous pouvez ajouter un composant de texte sur une seule ligne, un widget ou un composant de requête à l'assistant. Vous pouvez ajouter jusqu'à cinq composants de texte, un widget et un composant de requête sur un écran de l'assistant.

Texte : Dans le composant de texte, vous pouvez utiliser des champs de fusion pour afficher les informations liées à l'enregistrement pour les utilisateurs. Par exemple, un message peut être affiché au propriétaire de l'enregistrement indiquant que les détails d'adresse de cet enregistrement ont été ajoutés avec succès. En utilisant des champs de fusion, les valeurs exactes des champs s'afficheront dans le message.
Widget : À l'aide du widget, vous pouvez transmettre des informations de l'assistant au widget et inversement. Seulement lors de la transmission d'informations du widget à l'assistant, l'API suivante doit être utilisée dans le SDK du widget :
ZOHO.CRM.WIZARD. Post(data) [data est un objet JSON qui contient la valeur qui doit être renseignée dans l'enregistrement].
data=
{
field_api_name: field_value
}
Exemple : L'API ci-dessous transmettra le nom et le prénom du client d'un widget à l'assistant.
ZOHO.CRM.WIZARD.Post(
{
"Last_Name": "Brooks",
"First_Name": "Nathan",
");
Requête : Le composant Requête dans les assistants est conçu pour aider les utilisateurs à gérer et collecter des données plus efficacement en fournissant des actions prédéfinies basées sur les résultats d'une requête de recherche.

Le composant Requête fonctionne comme un champ de recherche avec un paramètre de recherche et un comparateur prédéfini, qui est ensuite mis en correspondance avec un champ du module actuel ou d'un module connexe.

Le composant Requête inclut diverses fonctionnalités qui peuvent être utilisées de différentes façons. Par exemple, lorsque des enregistrements correspondants sont trouvés dans une recherche de requête, vous pouvez configurer des actions pour :

Sélectionner un enregistrement parmi un ensemble d'options admissibles et l'enregistrer dans un champ de recherche.
Accéder à un écran spécifique.
Afficher un widget sur l'écran actuel.
Afficher un message contextuel.
Afficher un message dans un élément de texte.
Afficher un message intégré dans un champ.

De plus, si la recherche dans le composant Requête ne trouve pas d'enregistrements correspondants, vous avez la possibilité de créer un enregistrement dans le module actuel ou un module connexe, en plus des actions décrites ci-dessus.

Chaque action peut avoir un sous-critère statique supplémentaire pour décider si l'action doit être déclenchée.

Le composant est conçu pour être réutilisé au sein de tout assistant appartenant au même module, seule la section des actions étant modifiable. Le champ cible et l'aspect du comparateur du composant restent constants.

Notes :

Un seul composant Requête est autorisé par écran, tandis que chaque assistant peut contenir jusqu'à cinq composants Requête.
Un maximum de 3 composants Requête peut être créé par module.
Chaque écran de l'assistant doit contenir un seul composant Requête.

Section : Une section est un composant flexible de type glisser-déposer qui vous permet de regrouper plusieurs champs ou sous-zones au sein d'un seul écran. Cela vous aide à catégoriser et à imbriquer correctement différents éléments, comme des champs, des composants de texte, des widgets ou des sous-formulaires. Vous pouvez donner à votre section un libellé descriptif (par exemple, « Détails d'assurance ») ou laisser le titre vide si ce n'est pas nécessaire.

Règles conditionnelles : Des sections entières peuvent être affichées ou masquées en fonction de la saisie de l'utilisateur, ce qui vous permet d'adapter le flux de l'assistant aux sélections de chaque utilisateur.
Suppression et sections vides :
Vous ne pouvez pas supprimer une section si elle contient uniquement des champs obligatoires du système ou des sous-formulaires.

En ajoutant des sections à votre assistant, vous pouvez créer une expérience plus organisée et intuitive pour les utilisateurs, en s'assurant que les bonnes informations sont regroupées ensemble et affichées uniquement si nécessaire.

Notes :

Vous pouvez avoir jusqu'à 10 sections par écran.
Vous pouvez utiliser l'action « Afficher la section » dans la règle conditionnelle pour afficher ou masquer une section entière.
Si une section contient des champs obligatoires du système, vous ne pouvez pas supprimer cette section ni l'utiliser dans l'action « Afficher la section ».

Boutons

Les boutons peuvent être utilisés pour enregistrer un enregistrement ou pour lier différents écrans. Sur un seul écran, vous pouvez ajouter jusqu'à 10 boutons. Vous ne pouvez utiliser qu'un seul bouton pour lier un écran. Selon l'action que vous souhaitez que ces boutons effectuent, vous pouvez les nommer : Enregistrer, Suivant, Modifier, Nom du produit, etc. Vous pouvez indiquer si un bouton doit être utilisé pour enregistrer un enregistrement en cochant l'option Utiliser ce bouton pour enregistrer l'enregistrement. Par exemple, vous pouvez cocher cette option pour vous assurer que l'enregistrement est enregistré lorsque l'utilisateur clique sur le bouton Terminé, Soumettre ou Enregistrer.

Il peut souvent être difficile de vérifier et d'assurer l'exactitude des détails saisis sur plusieurs écrans avant d'enregistrer un enregistrement. Pour simplifier cela, une fois que vous activez un bouton pour enregistrer un enregistrement, vous pouvez également choisir d'afficher l'écran de résumé. Vous pouvez décider d'afficher le résumé lors de la création d'enregistrement, de la modification d'enregistrement, ou de la création et de la modification à la fois.

Une fois le résumé activé, vous pouvez voir les détails saisis dans les différents écrans de l'assistant sur la page de résumé. Vous pouvez cliquer sur Modifier sur un écran spécifique et naviguer directement pour modifier les entrées, avant d'enregistrer l'enregistrement.

Voici un guide vidéo pour afficher le résumé avant d'enregistrer un assistant

Remarque : Pour les boutons personnalisés, lorsque les options d'enregistrement et d'affichage du résumé sont activées, la page de résumé s'affichera en premier lors du clic. L'action du bouton personnalisé s'exécutera au clic du bouton d'enregistrement sur l'écran de résumé.

Vous pouvez également basculer l'option Afficher le message de confirmation pour afficher un message lorsque l'utilisateur clique sur le bouton Enregistrer . De plus, vous pouvez utiliser des champs de fusion pour afficher des messages personnalisés dans le message de confirmation.

Pour chaque bouton, vous pouvez définir la visibilité, le style et les actions.

Visibilité
Vous pouvez définir la visibilité du bouton sur : toujours afficher, masquer le bouton ou désactiver le bouton. Vous pouvez également définir des conditions pour le moment où le bouton doit être masqué ou désactivé, par exemple, si les champs d'adresse de correspondance et d'adresse e-mail sont vides, le bouton Suivant doit être désactivé/masqué.
Style
Vous pouvez sélectionner la forme du bouton comme normale, arrondie ou courbe. En outre, choisissez parmi les couleurs les plus fréquemment utilisées, ou utilisez le sélecteur multiple pour choisir des couleurs avancées adaptées à vos exigences de marque.
Actions
Vous pouvez définir des actions telles que l'envoi de notifications par e-mail au propriétaire de l'enregistrement chaque fois que le bouton Soumettre est cliqué. Vous pouvez également définir des actions à l'aide de webhooks ou écrire vos actions personnalisées. Par exemple, vous pouvez écrire un webhook pour notifier les étudiants lorsque leur formulaire de candidature est soumis au portail universitaire.

Boutons personnalisés

Ces boutons peuvent être utilisés pour effectuer des actions spécifiques impliquant la récupération de données à partir de modules CRM, d'applications tierces ou d'autres applications Zoho. Par exemple, à l'aide d'un bouton personnalisé, vous pouvez :

Vérifier si le client est autorisé pour une licence commerciale. Vous pouvez récupérer les informations pertinentes auprès de l'autorité municipale locale lors de la création ou de la modification d'un enregistrement dans l'assistant.
Vérifier les détails du client et remplir automatiquement les informations du site Web tiers dans vos champs CRM.
Envoyer les informations sur l'enregistrement vers d'autres applications pour un traitement ultérieur. Si un certain processus nécessite que le client soumette des documents pour un traitement ultérieur, l'agent (créateur de l'enregistrement dans CRM) peut cliquer sur le bouton de soumission après avoir chargé les documents nécessaires, ce qui transmettra les informations à l'application tierce.

Remarques :

Les champs présents dans la mise en page sélectionnée dans les assistants seront affichés dans les champs de fusion.

Si un champ ajouté comme champ de fusion dans l'assistant est supprimé de la mise en page d'origine, la valeur du champ de fusion s'affichera comme ${Unsupported_Field}

Si les valeurs de champ sont vides ou si les valeurs sont supprimées, le champ de fusion dans le composant texte du message de confirmation s'affichera comme une valeur vide.

Points à retenir concernant les boutons personnalisés

Un bouton personnalisé peut être utilisé pour enregistrer un enregistrement.
Vous NE POUVEZ PAS lier un bouton personnalisé à un écran.
Seuls les boutons créés sous l'emplacement de l'assistant lors de la création de boutons personnalisés seront disponibles dans un assistant. En savoir plus
Vous pouvez permettre aux profils sélectionnés d'accéder au bouton. Par exemple, seuls les directeurs commerciaux régionaux peuvent soumettre les documents clients à l'autorité municipale pour le traitement de la licence commerciale, vous pouvez alors interdire aux autres utilisateurs d'accéder au bouton personnalisé. Pour faciliter cela, vous pouvez définir la permission du bouton comme directeur commercial régional uniquement. De cette façon, les utilisateurs d'autres profils ne pourront pas voir le bouton (ils pourront voir l'assistant et les autres boutons en fonction de la permission du profil).
Vous pouvez définir la visibilité (afficher, masquer ou désactiver) et le style du bouton.

Les actions basées sur des boutons ne peuvent pas être définies pour un bouton personnalisé. Par exemple, contrairement aux boutons, les boutons personnalisés ne peuvent pas automatiser les notifications par e-mail, webhook ou actions personnalisées.
Les actions du bouton personnalisé seront définies par la fonction que vous avez créée pour le bouton lors de sa création. Par exemple, un bouton peut appeler une URL, ouvrir un onglet web, effectuer une action personnalisée, etc.
Le bouton personnalisé n'est pas pris en charge dans la personnalisation de copie. Par conséquent, lors de la personnalisation de copie, si un bouton personnalisé est un bouton d'enregistrement, nous le changerons en un bouton ordinaire. Tout autre bouton sera supprimé de l'assistant et l'assistant sera désactivé. L'utilisateur peut l'activer.
Les fonctions d'un bouton personnalisé prennent en charge les 4 clés suivantes :

'reloadRecord' - utilisé pour recharger l'interface CRM lorsque certaines données ont été modifiées via un bouton personnalisé.
'message' - un message peut être affiché à l'utilisateur chaque fois qu'un bouton personnalisé est exécuté. La réussite ou l'échec d'une transaction peut être affiché comme une notification contextuelle.
'status' - la clé peut être utilisée pour empêcher l'enregistrement d'un enregistrement en cas d'échec logique après l'exécution du bouton personnalisé.
'isCascadeEnabled' - peut être utilisé pour transmettre des données d'un bouton personnalisé à un autre. S'il y a deux boutons personnalisés, cette clé aidera à transmettre la réponse du premier bouton personnalisé au bouton suivant si cette clé est activée. La réponse sera disponible dans la clé 'cascadedResponses'.

Conseils

Tenez compte des points suivants lors de la création d'un assistant pour éviter les erreurs.

Éviter la boucle d'écrans, c'est-à-dire si l'écran 1 > écran 2 > écran 3 > écran 4 > écran 2 est connecté de cette manière, vous ne pourrez pas enregistrer l'assistant. Le chemin doit être défini de telle sorte que le créateur de l'enregistrement ne rencontre pas le même écran à nouveau.
Éviter la répétition de champs. Si un champ est ajouté à l'écran 1, ne le réutilisez pas dans les écrans suivants. Ceci est principalement fait pour empêcher les utilisateurs d'entrer des valeurs dans le même champ à nouveau. Par exemple, si vous avez déjà ajouté « nom de l'entreprise » à l'écran 2, vous ne devriez pas l'ajouter à nouveau à l'écran 3. Cependant, vous pouvez l'ajouter si les écrans sont organisés de manière à ce que le créateur de l'enregistrement ne remplisse la valeur qu'une seule fois. Par exemple, si un bouton sur l'écran 1 dirige vers l'écran 3, le créateur de l'enregistrement verra le champ « nom de l'entreprise » une seule fois.

Créer un assistant

Les assistants peuvent être créés de deux façons : soit manuellement à partir de zéro en tant qu'assistant vierge, soit en utilisant l'option Générer un assistant, qui vous permet de sélectionner tous les champs et sections ou des champs et sections spécifiques pour générer automatiquement des écrans connectés linéairement.

Survolez le module requis dans la barre latérale et cliquez sur l'icône plus (...). Sélectionnez Assistant.

Vous pouvez également accéder à Configuration > Personnalisation > Assistants. Cliquez sur Créer un assistant.
Sur la page Créer un assistant, entrez le Nom de l'assistant, sélectionnez un Module dans la liste déroulante et choisissez la Mise en page.
Pour le type de création d'assistant, sélectionnez Vierge si vous souhaitez créer l'assistant à partir de zéro, ou sélectionnez Générer un assistant.
Cliquez sur Suivant.

En fonction de votre sélection, suivez les étapes ci-dessous.

Vierge

Générer un assistant

Vierge

Sur la page Conception, Double-cliquez pour créer un écran.

Vous serez redirigé vers la page de conception de l'assistant.
Sur la page de conception de l'assistant, procédez comme suit :
- Entrez le Nom de l'écran.
- Entrez le Titre du segment.
- Dans l'onglet Champs :
- Cliquez sur l'icône de paramètres du segment pour définir l'ordre de navigation à l'aide de la touche Tab (c'est-à-dire choisissez si les champs seront sélectionnés de gauche à droite ou de haut en bas).
- Cliquez sur l'onglet Composants et glissez-déposez le composant Texte. Saisissez votre contenu dans la zone de texte.
- Cliquez sur l'onglet Composants et glissez-déposez le composant Widget.
- Cliquez sur + Bouton, puis sélectionnez Bouton ou Bouton personnalisé.

Générer l'assistant

Sur l'écran suivant, choisissez entre Toutes les sections ou Sections sélectionnées.

Toutes les sections : Toutes les sections et tous les champs de votre mise en page seront sélectionnés.
Sections sélectionnées : Vous pouvez sélectionner manuellement les sections ou les champs dont vous avez besoin. De plus, vous pouvez également cliquer sur les boutons Tout sélectionner/Tout désélectionner si nécessaire.

Cliquez sur Générer.
Les écrans sélectionnés seront ajoutés dans un flux linéaire par défaut, le dernier écran affichant le bouton Enregistrer. Vous pouvez cliquer sur n'importe quel écran et les modifier selon vos besoins.

Une fois que vos écrans et champs sont prêts, suivez les étapes ci-dessous pour terminer l'assistant.

- Cliquez sur + Bouton, puis sélectionnez Bouton ou Bouton personnalisé.
- Suivez les mêmes étapes pour ajouter des champs et des boutons aux écrans suivants.
- Cliquez sur Enregistrer l'assistant.

Création de règles conditionnelles

Les règles conditionnelles dans les assistants vous permettent de créer des modifications dynamiques de vos formulaires en fonction de l'entrée de l'utilisateur. Elles sont définies par un ensemble de critères et d'actions. Les critères sont des conditions décrivant les valeurs du champ qui doivent être satisfaites.

Voici une liste des actions qui peuvent être effectuées lorsqu'un critère est satisfait :

Choisissez quand appliquer la règle conditionnelle : Vous pouvez sélectionner si les règles conditionnelles seront appliquées uniquement lors de la création de l'assistant, de sa modification, ou l'une ou l'autre. Cela arrêtera l'application de la règle chaque fois qu'un enregistrement est modifié.
Définissez la condition qui déclenche les actions de la règle conditionnelle : Sélectionnez le champ dans la première liste déroulante, choisissez la condition à définir, et dans le troisième champ, spécifiez les champs à afficher ou masquer en fonction de la règle. Les champs de l'écran actuel et d'autres écrans sont visibles dans la liste déroulante. Cependant, l'action ne s'appliquera que l'écran où la règle conditionnelle est définie.
Afficher les champs : Sélectionnez les champs à afficher lorsque la condition spécifiée est satisfaite.
Définir les champs obligatoires : Sélectionnez les champs à définir comme obligatoires
Définir la valeur : En fonction de certaines conditions prédéfinies, une valeur peut être définie pour les champs.

REMARQUE : Les champs obligatoires du système ne seront pas disponibles dans les options du champ Définir la valeur.
Verrouiller des champs spécifiques : Vous pouvez verrouiller des champs lorsqu'un critère est satisfait. Dans le cas de champs comme un numéro de compte permanent qui ne doit pas être modifié chaque fois que vous modifiez un assistant, vous pouvez simplement les verrouiller.

Une fois les champs verrouillés, vous aurez la possibilité d'autoriser les modifications pour des profils spécifiques. Vous pouvez simplement sélectionner les profils qui doivent avoir la permission de modifier même les champs verrouillés, si nécessaire.
Afficher le sous-formulaire, Composants de texte et Widget : Vous aurez la possibilité d'afficher ou masquer les sous-formulaires, les composants de texte et les widgets disponibles sur cet écran. Vous pouvez également définir des titres pour le composant de texte.

Examinons quelques exemples où les règles conditionnelles pourraient répondre à vos besoins spécifiques :

Afficher des champs spécifiques liés aux assurances en fonction des différents types d'assurance :
Un seul formulaire d'assurance peut être utilisé pour l'assurance automobile et l'assurance maladie. Lors de la création de l'enregistrement, l'utilisateur accède au formulaire avec les coordonnées de base et le type d'assurance. En fonction du type d'assurance saisi, les champs d'assurance pertinents s'affichent.
Afficher un ensemble d'options de remise en fonction de la réponse de l'utilisateur au nom de la région :
Un formulaire de commande unique peut être utilisé pour passer des commandes depuis différentes régions du pays. En fonction de la région saisie dans le champ texte « Region Name », une liste de sélection contenant les remises disponibles pour cette région s'affiche. Ainsi, en saisissant une région telle que South America, une liste de sélection « South America discounts » s'affiche avec un ensemble d'options de remise.
Afficher un sous-formulaire de liste d'invités uniquement aux participants qui choisissent d'amener des invités supplémentaires :
Un sous-formulaire « Guest Details » sert à créer une liste d'invités supplémentaires dans un formulaire d'enregistrement d'événement. Il doit s'afficher uniquement lorsque les participants choisissent d'amener des invités. Ainsi, quand le champ « Bringing extra guests to the event » est coché, le sous-formulaire « Guest Details » s'affiche.
Sur un formulaire de création de compte bancaire, les champs relatifs au tuteur peuvent s'afficher au troisième écran en fonction de l'âge du titulaire saisi au premier écran. Cette condition est configurée via une règle conditionnelle au troisième écran, qui dépend des critères exigeant la valeur du champ de saisie entrée au premier écran.
Dans le cas d'un formulaire de demande de prêt, il existe un champ de date d'échéance rempli avec la date prévue de paiement de l'EMI en fonction de la date actuelle. En cas de modifications dans l'enregistrement pour d'autres champs comme un changement d'adresse ou un changement de numéro de téléphone, la condition s'exécutera à nouveau et le champ de date d'échéance sera mis à jour en fonction de la date actuelle. Ce qui idéalement ne devrait pas se produire. Cela pourrait être résolu en spécifiant quand une condition particulière doit s'exécuter.
Dans le formulaire de demande de visa, en fonction de l'objet de la visite, le type de visa sera rempli. Lors de la modification de l'enregistrement, la condition doit s'exécuter à nouveau et remplir le type de visa pour éviter toute erreur lors du remplissage ou de la modification du formulaire.

Pour créer une règle conditionnelle :

Accédez à la page de conception de l'Assistant.
Cliquez sur le lien Configurer une règle conditionnelle.
Cliquez sur le bouton +Créer une règle conditionnelle.
Dans la Conditionnelle Règle fenêtre contextuelle,

Définissez le déclencheur de la règle — Créer et Modifier, Créer, Modifier.
Définissez la condition.
Sélectionnez les champs dans la liste de sélection multi-choix Afficher les champs.
Sélectionnez parmi l'option des champs dans Définir les champs obligatoires.
Définissez une valeur pour un champ particulier.
Verrouillez les champs pour éviter leur modification.
Excluez des profils spécifiques si nécessaire.
Afficher les champs du sous-formulaire.
Afficher le composant Texte.
Afficher le widget.

Cliquez sur Enregistrer.

Remarque:

Seuls les champs inclus dans un écran spécifique de l'Assistant seront disponibles pour une utilisation dans la configuration de la règle.
Les règles conditionnelles s'exécuteront sur la page de création et de modification de l'Assistant.
Le nombre de règles conditionnelles dépend du forfait tarifaire.

	Ultimate	Enterprise
Règles conditionnelles par écran	20	10
Règles conditionnelles - nombre de conditions (par critère)	25	25
Règles conditionnelles - afficher les champs (par règle)	25	15
Règles conditionnelles - définir les champs comme obligatoires (par règle)	25	15
Afficher le sous-formulaire	5	2
Définir la valeur	20	10
Verrouiller le champ	20	10
Afficher le composant texte	15	5
Afficher le widget	1	1

Points à retenir :

Si une valeur est définie pour un champ particulier, la règle conditionnelle sera prioritaire sur la valeur ajoutée manuellement.
Lorsqu'un champ obligatoire est sélectionné et qu'il est aussi le champ verrouillé dans la configuration de la règle conditionnelle, si l'utilisateur n'a pas défini de valeur pour celui-ci, il y aura une incohérence et l'utilisateur ne pourra pas enregistrer l'enregistrement (valeur vide pour le champ obligatoire).
Si le même champ qui fait partie des critères est utilisé dans la définition de la valeur ainsi que dans les actions d'affichage, le champ s'affichera et la valeur sera définie.
Lorsqu'un champ est verrouillé et qu'une autre règle conditionnelle est déclenchée pour définir une valeur pour le même champ, le champ ne sera pas mis à jour (Exception - Ce comportement ne s'applique pas aux profils avec autorisation d'accès en modification).
Les règles conditionnelles seront prioritaires sur les champs de dépendance de mappage.

Moyens de mettre à jour les champs dans CRM	Détails de la mise à jour du champ
Importer	Mise à jour lors de l'import de nouveaux leads ou du remplacement d'enregistrements existants
Workflow Rules	Mise à jour résultant d'une action Workflow Rules
Processus d'approbation	La mise à jour de champ du processus d'approbation a la priorité sur une valeur définie
API	Mise à jour via Mise à jour des enregistrements via API méthode
Mise à jour en masse	Si les critères de valeur définie sont satisfaits par la valeur fournie dans la mise à jour en masse, la règle conditionnelle ne sera pas exécutée.

Gérer les permissions du wizard

Vous pouvez sélectionner les profils ou les types d'utilisateurs du portail qui doivent avoir accès à un wizard particulier. Notez cependant que la permission de mise en page remplacera la permission d'accès au wizard. Autrement dit, si les représentants commerciaux ou les types d'utilisateurs du portail ont un accès restreint à la mise en page A, même s'ils ont la permission d'accéder au wizard, ils ne pourront pas afficher la mise en page. Par conséquent, vous devez vous assurer que les profils auxquels vous accordez l'accès aux wizards ont les permissions de mise en page activées.

Pour gérer les permissions du wizard

Cliquez sur Gérer les permissions dans le panneau supérieur de la page de conception du wizard.
Choisissez les profils, les types d'utilisateurs du portail, puis cliquez sur Terminé.
Vous pouvez modifier les permissions en ajoutant ou en supprimant des profils après la configuration du wizard.

Les détails des profils et des types d'utilisateurs du portail qui ont accès à un wizard particulier seront disponibles sur la page de vue en liste du wizard.

Définir des wizards comme mise en page par défaut

Si vous avez créé des mises en page ordinaires et des wizards dans un module et que vous souhaitez qu'un profil particulier affiche la mise en page du wizard par défaut, vous pouvez marquer le wizard comme mise en page par défaut pour ce profil.

Par exemple, si vous souhaitez que le profil Ventes affiche le formulaire d'enregistrement chaque fois qu'il crée un nouvel enregistrement, vous pouvez sélectionner le wizard comme mise en page par défaut.

L'attribution d'une mise en page par défaut n'empêche pas les utilisateurs d'afficher d'autres mises en page ou wizards lors de la création d'un enregistrement. Ils peuvent sélectionner d'autres mises en page dans la liste déroulante si nécessaire.

Pour attribuer un wizard comme mise en page par défaut

1. Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et champs et sélectionnez le module.

2. Cliquez sur l'icône Plus et sélectionnez Mises en page.

3. Dans la page Mises en page , cliquez sur Attribution de la mise en page et du type.

4. Pour chaque mise en page, sous Définir les types de mise en page sélectionnez Mise en page ordinaire ou Mise en page wizard dans la liste déroulante.

5. Cliquez sur le bouton radio pour Marquer une mise en page comme par défaut.

Points à retenir

Les wizards prennent en charge les modules suivants :

Leads	Contacts	Comptes
Transactions	Catalogues de prix	Fournisseurs
Devis	Commandes de vente	Factures
Bons de commande	Tickets	Solutions
Campagnes	Modules personnalisés	Modules d'équipe

Les modules développés via des plugins marketplace et des plugins de plateforme sont également pris en charge.

Tapez le nom du champ dans la zone de recherche pour trouver rapidement un champ.
Par défaut, le premier écran est considéré comme l'écran d'accueil (une icône d'accueil y sera ajoutée). Cependant, vous pouvez cliquer sur l'icône Plus sur n'importe quel écran pour en faire l'écran d'accueil. Vous pouvez également supprimer un écran à partir d'ici.
Pour éviter les erreurs lors de l'enregistrement d'un assistant, assurez-vous de faire ce qui suit :

Nous avons énuméré tous les champs obligatoires : les champs obligatoires définis par le système et les champs obligatoires définis par l'utilisateur sont listés séparément sous l'onglet Champs pour faciliter leur identification. Assurez-vous d'ajouter ces champs aux écrans avant d'enregistrer l'assistant.
Vérifiez que vous n'avez pas d'écrans ou de boutons orphelins. C'est-à-dire que tous les écrans doivent être connectés aux boutons (sauf si le bouton est utilisé pour enregistrer l'enregistrement) et vice versa.
Vous avez ajouté un bouton destiné à enregistrer l'enregistrement.

Cliquez sur Abandonner les modifications pour supprimer toutes les configurations que vous avez effectuées et recommencer la conception.
Vous pouvez filtrer les assistants en fonction des modules pour lesquels ils sont créés et de leur statut, c'est-à-dire actif ou inactif.
Si une règle de validation est appliquée à un champ, elle se comportera de la manière prévue dans l'assistant également. Par exemple, dans l'image ci-dessous, le champ mobile dispose d'une règle de validation configurée ; par conséquent, le créateur d'enregistrement est invité à entrer une valeur pour enregistrer l'enregistrement.En savoir plus sur la création de règles de validation.
La copie de personnalisation est prise en charge pour les assistants.
Tous les champs sauf la recherche multi-sélection et la recherche utilisateur sont pris en charge dans la mise en page de l'assistant.

Création d'enregistrements via des assistants

Les utilisateurs du CRM qui ont la permission d'accéder à l'assistant, ainsi qu'à une mise en page particulière, peuvent ajouter un enregistrement en utilisant l'assistant. L'utilisateur doit sélectionner la mise en page d'assistant souhaitée dans la liste déroulante au sein du module et ajouter les détails de l'enregistrement ; les boutons les guideront pour naviguer dans l'ensemble du formulaire.

Voici un exemple de création d'un enregistrement d'étudiant.
Dans le module Étudiants, sélectionnez l'assistant et la mise en page à laquelle vous souhaitez ajouter l'enregistrement. Entrez les détails dans le premier écran et continuez à naviguer en fonction des détails que vous souhaitez saisir.

Navigation dans un assistant

Édition d'enregistrements via des assistants

Les enregistrements créés à l'aide des assistants peuvent être édités en utilisant la mise en page de l'assistant. Par exemple, un formulaire d'assurance créé sur une mise en page d'assistant peut être édité par les agents dans la même mise en page.

Enregistrement des enregistrements en tant que brouillon

Vous pouvez enregistrer un enregistrement dont les détails sont partiellement remplis en tant que brouillon et entrer les détails restants ultérieurement. Ces formulaires sont accessibles en cliquant sur l'option Brouillons à partir de l'icône Plus dans la vue de liste du module. Une fois l'enregistrement sauvegardé, il sera supprimé des brouillons et ajouté à la vue de liste. Toute action configurée pour les boutons qui apparaissent dans les écrans avant qu'un enregistrement soit enregistré en tant que brouillon sera déclenchée.

Vous pouvez utiliser les critères pour filtrer les brouillons dans la liste des brouillons.

Notez qu'un brouillon sera également enregistré lorsqu'une action telle qu'une notification par e-mail, un webhook ou une fonction personnalisée est configurée dans un écran pour un bouton. Par exemple, si une notification par e-mail est configurée pour le bouton, l'écran sur lequel le bouton a été ajouté sera enregistré en tant que brouillon à titre informatif. L'enregistrement de brouillon sera également disponible dans le journal d'audit.

Suppression ou désactivation d'un assistant

Vous pouvez supprimer ou désactiver un assistant qui n'est pas utilisé. Cependant, souvenez-vous des points suivants avant de choisir de désactiver ou de supprimer :

La suppression d'un assistant supprimera la configuration et les enregistrements de brouillon qui y sont associés. De plus, cette opération ne peut pas être annulée.
La désactivation d'un assistant supprimera tous les enregistrements de brouillon qui y sont associés. Vous pouvez activer un assistant si nécessaire.

Liste des messages d'erreur

Lors de la création d'un assistant, vous pouvez rencontrer les messages d'erreur suivants :

Écrans orphelins : si l'écran n'est pas connecté à un autre écran.
Bouton d'enregistrement non valide : si le bouton d'enregistrement dans un écran est défini avant d'ajouter tous les champs obligatoires du système.
Boutons non valides : si le bouton n'est pas configuré pour l'action d'enregistrement ou n'est pas lié à un autre écran avant d'enregistrer l'assistant.
Aucune option pour enregistrer l'enregistrement : si un écran n'a pas de bouton d'enregistrement.
La boucle n'est pas autorisée : si les écrans sont connectés de telle sorte qu'il commence et se termine sur le même écran, cela s'appelle une boucle. Par exemple, si vous avez connecté écran 1 > écran 2 > écran 3 > écran 1, vous rencontrerez une erreur appelée boucle d'écrans en raison du début et de la fin d'un chemin sur les mêmes écrans.
Bouton d'enregistrement manquant : si le bouton d'enregistrement n'est pas configuré avant d'enregistrer l'assistant.
Assistant vide : si les écrans ne sont pas ajoutés à l'assistant.
Nom en doublon : si le nom d'assistant saisi existe déjà.
Champs obligatoires manquants : l'écran ne contient pas tous les champs obligatoires.
Le nœud n'a pas de bouton d'enregistrement ou de transition : configuration d'écran non valide. Aucun bouton d'enregistrement ou chemin n'a été trouvé.
Le champ [field name] est répété : si un champ est répété dans les écrans de telle sorte qu'un créateur d'enregistrement rencontre le même champ deux fois dans un chemin. Par exemple, si le chemin de l'assistant est 1 > écran 2 > écran 3 > écran 4, et un champ est répété dans les écrans 2 et 4, l'erreur de répétition de champ s'affichera.

Conseils pour réduire les erreurs :

Écrans orphelins :
1. Lors de la tentative d'enregistrement de l'assistant, une erreur se produira. Vous avez la possibilité de sélectionner les écrans orphelins dans la liste fournie et de les supprimer directement.
2. En continuant à enregistrer l'enregistrement avec les écrans orphelins, les écrans seront supprimés. Et dans le cas où ces écrans contiendraient des champs qui participent à des règles de condition, lors de la suppression de l'écran, la règle associée sera également supprimée.
Boutons non valides :Lors de l'enregistrement de l'assistant, vous serez invité, à titre d'avertissement, à supprimer les boutons non valides.

Aucune option pour enregistrer l'enregistrement :Vous pouvez corriger l'erreur à partir de la fenêtre de correction d'erreur de bouton d'enregistrement :

Créez soit un nouveau bouton pour enregistrer l'assistant avec le nom par défaut « OK », soit créez directement un bouton d'enregistrement personnalisé. Ou,
Sélectionnez un bouton non assigné existant et utilisez-le pour enregistrer l'enregistrement.