Demande de sauvegarde de données

Demande de sauvegarde de données

Cette page a été traduite à l'aide d'outils d'IA et peut contenir des erreurs. Pour obtenir les informations les plus précises et à jour, veuillez consulter la version anglaise originale.
La sauvegarde de données vous permet de conserver une copie de vos données CRM, ce qui peut être obligatoire pour respecter les directives et réglementations de votre entreprise. Elle vous aide également à disposer d'une copie des données antérieures à titre de référence.
Disponibilité
Autorisation requise
Les utilisateurs disposant d'un profil administrateur peuvent demander une sauvegarde de données.
Les utilisateurs de l'édition Ultimate peuvent bénéficier de quatre sauvegardes sans frais.
Notes
Remarque
  • La sauvegarde de données pour les e-mails avec configuration IMAP n'est actuellement pas prise en charge.
  • La sauvegarde de données prend de quelques minutes à plusieurs heures selon la taille des données à archiver. Plus les données sont petites, moins de temps il faut pour terminer la sauvegarde.
  • La sauvegarde peut être téléchargée à partir de Configuration > Administration des données > Sauvegarde de données .
  • Le lien de téléchargement de la sauvegarde reste actif pendant un maximum de 7 jours à partir de la date de création de la sauvegarde.
  • La sauvegarde sera stockée dans le même centre de données (DC) où le client dispose de son compte.
  • La sauvegarde inclut les données des champs « Téléchargement de fichier » et « Téléchargement d'image ». Les données sauvegardées seront enregistrées dans le dossier Pièces jointes, et les fichiers de référence correspondants seront disponibles dans le dossier Données.
  • Les utilisateurs peuvent sauvegarder les enregistrements enregistrés sous forme de brouillons dans les assistants

    CRM vous permet de sauvegarder les enregistrements qui ont été enregistrés sous forme de brouillons dans les assistants. Les enregistrements en brouillon sont étiquetés « Draft », tandis que les autres enregistrements sont étiquetés « Available » lors de la sauvegarde des données. Veuillez vous référer à la capture d'écran ci-dessus d'un exemple de fichier de sauvegarde de données.

Choisir quand effectuer la sauvegarde

Vous pouvez choisir de télécharger la sauvegarde immédiatement ou de la programmer pour qu'elle se fasse à un moment spécifique de votre choix. Les options disponibles pour choisir quand sauvegarder vos données CRM sont énumérées ici.

  1. Deux fois par mois
  2. Une fois par mois
  3. Chaque semaine
  4. Télécharger immédiatement

Deux fois par mois

La sauvegarde sera mise à votre disposition pour téléchargement deux fois par mois en alternance, selon le jour de votre choix. Par exemple, si vous choisissez lundi, la sauvegarde sera disponible au téléchargement tous les deux lundis.



Idea

Conseil rapide

  • Ce type est recommandé pour les utilisateurs de l'édition payante (sauf Ultimate), car ils peuvent utiliser efficacement les 2 sauvegardes gratuites et n'auront pas besoin d'acheter de sauvegarde(s) supplémentaire(s).
  • Les utilisateurs de l'édition Ultimate n'utiliseront que deux sauvegardes gratuites sur les quatre sauvegardes auxquelles ils ont droit. Ils peuvent utiliser les deux restantes pour obtenir une archive de sauvegarde à la demande.

Une fois par mois

La sauvegarde sera mise à votre disposition pour téléchargement une seule fois par mois. Vous pouvez choisir la date ou le jour auquel la sauvegarde doit être prête pour téléchargement.
Par exemple, si la sauvegarde des données est programmée pour se faire par date et que la date choisie est le 15, la sauvegarde sera prête pour téléchargement le 15 de chaque mois.

Si la sauvegarde des données est programmée pour se faire par jour et que le premier lundi est choisi, la sauvegarde sera prête pour téléchargement le premier lundi de chaque mois.

Idea

Conseil rapide

  • Pour les utilisateurs de l'édition payante (sauf ultimate), sur les 2 sauvegardes gratuites auxquelles vous avez droit, vous n'en utiliserez qu'une. Vous pouvez utiliser l'autre pour obtenir une archive de sauvegarde à la demande.
  • Pour les utilisateurs de l'édition Ultimate, sur les 4 sauvegardes gratuites auxquelles vous avez droit, vous n'en utiliserez qu'une. Vous pouvez utiliser les autres pour obtenir une archive de sauvegarde à la demande.

Chaque semaine

La sauvegarde sera téléchargée chaque semaine. Vous pouvez choisir le jour auquel la sauvegarde doit être téléchargée. Par exemple, si vous choisissez lundi, la sauvegarde des données aura lieu tous les lundis du mois.



Notes
Remarque
  • Les utilisateurs de l'édition payante qui sélectionnent la sauvegarde de données « chaque semaine » pourront acheter la sauvegarde de données hebdomadaire récurrente directement à partir de la fenêtre de sauvegarde. Ils peuvent cliquer sur Effectuer un paiement dans le message d'invite suivant et acheter la sauvegarde.


Télécharger immédiatement

Si vous souhaitez une sauvegarde de données à la demande, vous pouvez choisir l'option de téléchargement immédiat.

Programmer une sauvegarde de données

Pour programmer une sauvegarde de données
  1. Connectez-vous à votre Zoho CRM avec des privilèges administrateur.
  2. Accédez à Configuration > Administration des données > Sauvegarde de données .
  3. Cliquez sur le bouton radio pour choisir quand la sauvegarde doit avoir lieu et cliquez sur Terminé .
    Le résumé de la sauvegarde s'affichera.
    Il affiche le type de sauvegarde choisi, l'état de la sauvegarde et quand la sauvegarde suivante aura lieu.

Télécharger la sauvegarde de données

Une fois la sauvegarde de données prête, l'utilisateur disposant de privilèges administrateur peut la télécharger. Les données et les pièces jointes seront regroupées dans des dossiers .zip séparés.

  1. Données CRM - Les enregistrements de chaque module seront mis à disposition.
  2. Pièces jointes CRM - Toutes les pièces jointes de votre compte CRM, c'est-à-dire les pièces jointes des enregistrements du module, seront disponibles.

Pour télécharger la sauvegarde de données

  1. Connectez-vous à votre Zoho CRM avec des privilèges administrateur.
  2. Accédez à Configuration > Administration des données > Sauvegarde des données .
  3. Cliquez sur le fichier dans la section téléchargement pour le télécharger.

Journaux

La séquence chronologique des actions effectuées concernant la sauvegarde des données sera répertoriée ici. Elles incluent :
  1. Configuration : lors de la planification d'une sauvegarde, le journal sera mis à jour avec la configuration choisie par l'utilisateur. Par exemple, Sophia Isha a planifié une sauvegarde bihebdomadaire.
  2. La sauvegarde est prête à télécharger : lorsque la sauvegarde est prête à être téléchargée.
  3. Téléchargement lancé : lorsque la sauvegarde est téléchargée par l'utilisateur.
  4. Arrêt d'une sauvegarde planifiée
  5. Détails d'achat de la sauvegarde : les détails du module complémentaire de sauvegarde acheté seront mis à jour dans le journal.

Notification de sauvegarde des données

Les administrateurs qui ont configuré la sauvegarde reçoivent des notifications contextuelles dans les cas suivants :

Notifications dans l'application
  • Lorsque la sauvegarde est planifiée.
      
  • Lorsque la sauvegarde est en cours d'archivage.
      
  • Lorsque la sauvegarde est prête à être téléchargée.
      
  • Lorsque l'administrateur arrête la sauvegarde.
      
Notifications par e-mail
  1. Lorsqu'une sauvegarde est terminée, l'administrateur qui l'a lancée et le super administrateur seront notifiés par e-mail.

Arrêter la sauvegarde récurrente

Lorsque vous avez une sauvegarde des données planifiée, vous pouvez choisir de l'annuler si le besoin se fait sentir.

Notes

Remarque

  • Cette opération n'arrêtera pas votre paiement d'abonnement récurrent pour la sauvegarde hebdomadaire. Pour annuler votre paiement d'abonnement, veuillez consulter la page d'abonnement.
  • Vous ne pouvez pas arrêter une sauvegarde lorsqu'elle est actuellement en cours ou après que la sauvegarde soit prête à être téléchargée.

Pour arrêter la sauvegarde

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Accédez à Configuration > Administration des données > Sauvegarde des données .
  3. Sur la page Sauvegarde des données, cliquez sur Arrêter la sauvegarde dans la fenêtre Résumé de la sauvegarde .

  4. Cliquez sur Je comprends, arrêter la sauvegarde dans la fenêtre contextuelle. Cliquez sur Annuler pour arrêter l'opération.

Acheter une sauvegarde

Les utilisateurs de l'édition gratuite de Zoho CRM doivent acheter un module complémentaire de sauvegarde des données ponctuel ou passer à une édition payante de Zoho CRM et utiliser la sauvegarde des données gratuite disponible. Une fois celle-ci épuisée, si vous souhaitez sauvegarder les données du CRM, vous pouvez acheter le module complémentaire.
Info
Veuillez noter que les tarifs s'afficheront en fonction de votre localisation de connexion.

Pour acheter une sauvegarde à partir de la page d'abonnement (uniquement pour les utilisateurs de l'édition gratuite)

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Cliquez sur votre Profil > Abonnement > Gérer l'abonnement.
    Vous serez redirigé vers la page du magasin Zoho.
       
  3. Dans Modules complémentaires non récurrents, cliquez sur Acheter plus.
    La devise s'ajustera automatiquement à votre localisation de connexion. Afficher plus
  4. Sélectionnez le nombre d'unités de sauvegarde que vous souhaitez acheter dans la liste déroulante.  et cliquez sur Continuer.
  5. Cliquez sur Procéder au paiement.
  6. Choisissez l'une des méthodes de paiement.

Acheter depuis la fenêtre de sauvegarde des données (Utilisateurs de l'édition gratuite)
  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Accédez à Configuration> Administration des données> Sauvegarde des données.
  3. Sur laSauvegarde des données page, cliquez surIci.Vous serez redirigé vers la page Zoho Store.

  4. Dans les Modules complémentaires non récurrents, cliquez surAcheter plus. La devise s'ajustera automatiquement à votre localisation de connexion.Voir plusComparaison tarifaire par édition.

  5. Sélectionnez le nombre d'unités de sauvegarde dans la liste déroulante.
  6. Cliquez surProcéder au paiement.
  7. Choisissez l'une des méthodes de paiement.

Acheter une sauvegarde lors de la mise à niveau de Zoho CRM

Vous pouvez acheter une sauvegarde de données hebdomadaire et un module complémentaire de sauvegarde de données unique lors de la mise à niveau de votre édition gratuite vers une édition payante de Zoho CRM (Standard/Professional/Enterprise/Ultimate).
Pour acheter une sauvegarde lors de la mise à niveau
  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Cliquez sur votre Profil> Gérer l'abonnement > Mettre à niveau l'édition.
  3. Choisissez l'édition de Zoho CRM dont vous avez besoin et cliquez surMettre à niveau.
  4. Cliquez sur Procéder au paiement et effectuez le paiement.
  5. Activez la sauvegarde de données hebdomadairecase à cocher pour l'ajouter à votre abonnement.
    Vous pouvez également choisir d'acheterune sauvegarde de données uniqueen sélectionnant le nombre d'unités dans la liste déroulante.
Acheter un module complémentaire de sauvegarde de données unique (Utilisateur disposant d'une édition payante de Zoho CRM)

Une fois votre sauvegarde de données gratuite épuisée, vous pouvez acheter un module complémentaire de sauvegarde si vous souhaitez planifier une sauvegarde.Pour acheter une sauvegarde de données à partir de la page d'abonnement

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Cliquez sur votre Profil> Gérer l'abonnement.
  3. Sur la page Zoho Store, cliquez surAcheter plusdans lasection Modules complémentaires non récurrents.
      
  4. Sélectionnez le nombre de modules complémentaires de sauvegarde unique dans la liste déroulante et cliquez sur Continuer.
  5. Cliquez sur Effectuer le paiementpour confirmer votre commande.
    Le résumé de l'achat s'affichera.

Pour acheter à partir de la page de sauvegarde des données

  1. Accédez à Configuration> Administration des données> Sauvegarde des données.
  2. Choisissez un type de répétition et cliquez surTerminé .
  3. Une fenêtre contextuelle apparaît vous demandant d'acheter un module complémentaire de sauvegarde des données.
    Cette fenêtre contextuelle s'affiche uniquement si vous avez épuisé vos modules complémentaires de sauvegarde des données disponibles.

  4. Sélectionnez le nombre d'unités et cliquez sur Effectuer le paiement .

Rétrograder les modules complémentaires

Pour rétrograder les modules complémentaires

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Cliquez sur votre Profil > Gérer l'abonnement.
  3. Sur la page Zoho Store, cliquez sur Rétrograder l'utilisateur/les modules complémentaires.
      
  4. Sélectionnez le nombre d'unités à rétrograder et cliquez sur Continuer.
      
  5. Cliquez sur Confirmer .
Format de fichier

Les données CRM exportées seront au format .CSV, compressées dans un seul fichier archivé (*.ZIP). Vous pouvez ouvrir le fichier dans un éditeur de texte ou dans un programme de feuille de calcul. Les étapes pour ouvrir le fichier CSV dans Microsoft Excel sont listées ci-dessous :

Pour les utilisateurs de Microsoft Excel 2007 :

  1. Ouvrez Microsoft Excel.
  2. Sur l'onglet Données , sélectionnez À partir du texte , dans la section « Récupérer les données externes ».
  3. Dans la boîte de dialogue Importer un fichier texte , sélectionnez le fichier CSV exporté, puis cliquez sur Importer.
  4. Dans la boîte de dialogue Assistant d'importation de texte , spécifiez les éléments suivants :
    • Type de fichier : Choisissez le type de fichier en tant que « Délimité ».
    • Origine du fichier : Sélectionnez l'origine du fichier en tant que « Unicode(UTF-8) », puis cliquez sur Suivant.
    • Délimiteurs : Sélectionnez le délimiteur en tant que « Virgule », puis cliquez sur Terminer.

      Vous serez invité à sélectionner la plage de cellules.
  5. Sélectionnez la plage de cellules et les données CRM correspondantes seront importées dans la feuille de calcul.

Pour Microsoft Excel 2003   utilisateurs :

  1. Ouvrez Microsoft Excel .
  2. Cliquez sur Données onglet > Récupérer les données externes > Importer les données .
  3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données , sélectionnez le fichier CSV exporté, puis cliquez sur Ouvrir .
  4. Dans la boîte de dialogue Assistant d'importation de texte , spécifiez les éléments suivants :
    • Type de fichier : Choisissez le type de fichier en tant que « Délimité ».
    • Origine du fichier : Sélectionnez l'origine du fichier en tant que « Unicode(UTF-8) », puis cliquez sur Suivant.
    • Délimiteurs : Sélectionnez le délimiteur en tant que « Virgule », puis cliquez sur Terminer .
      Vous serez invité à sélectionner la plage de cellules.
  5. Sélectionnez la plage de cellules et les données CRM correspondantes seront importées dans la feuille de calcul.
Notes
Remarque
  • Zoho CRM n'inclut en aucune façon d'informations ou de données nuisibles dans vos fichiers exportés. Cependant, par mesure de précaution pour vous protéger contre des menaces de sécurité inconnues, il est recommandé de rechercher des avertissements concernant les opérations exécutables lors de l'ouverture d'un fichier exporté dans MS Excel. Veuillez vous abstenir de modifier les commandes dans le fichier CSV exporté depuis Zoho CRM.
  • Les éléments suivants ne feront pas partie de la sauvegarde de données :
    • E-mail : contenu des e-mails et pièces jointes.
    • Documents.
    • Toute donnée obtenue via une intégration.

Restauration des données perdues

La perte de données crée de l'inquiétude dans toute entreprise. Dans la plupart des cas, elle est immédiatement perceptible. Toutefois, dans certains cas limites, en raison d'une anomalie technique ou d'une omission manuelle, la perte de données se manifeste comme une mauvaise nouvelle. Dans ces scénarios malheureusement, vous pouvez prendre les mesures suivantes pour tenter de récupérer les données perdues.
  1. Enquêter à l'aide du journal d'audit
  2. Restaurer à partir de la corbeille
  3. Restaurer à partir des données sauvegardées
  4. Contacter l'équipe d'assistance technique de CRM
  5. Mesures correctives après restauration

Enquêter à l'aide du journal d'audit

Les processus métier reposent sur les données pour prendre des décisions. Particulièrement si vous disposez d'automatisations basées sur un champ spécifique, un changement de données sans précédent et involontaire modifiera le cours de votre entreprise. Ainsi, au-delà de la perte de données, les mises à jour accidentelles (en masse) apportées à un champ pourraient également causer du chaos. C'est là qu'une enquête comportementale utilisant le journal d'audit deviendra bénéfique.
Le journal d'audit enregistre toutes les occurrences dans votre organisation CRM et les stocke dans l'ordre chronologique pendant 60 jours. Vous pouvez comprendre les modifications et les suppressions dans vos données CRM. Il affichera quel utilisateur a modifié ou supprimé une donnée et quand.

Pour en savoir plus sur les journaux d'audit, consultez Surveillance du journal d'audit.

Restaurer à partir de la corbeille

Si vous avez constaté votre perte de données dans les 60 jours suivant le moment de la suppression, vous pouvez facilement restaurer les données parentes et associées à partir de la corbeille. Cependant, vous devez vous assurer que la corbeille n'est pas vidée manuellement.

Pour en savoir plus sur la corbeille, consultez cet article.

Restauration des fichiers sauvegardés

Si le moment de votre perte de données a dépassé la limite de 60 jours ou si la corbeille a été vidée et qu'aucune information n'est trouvée dans le journal d'audit, les données sauvegardées vous aideront. La sauvegarde des données est une pratique fortement recommandée pour les entreprises ayant un flux de données élevé. Si vous avez déjà sauvegardé vos données, vous pouvez télécharger vos données immédiatement ou planifier une routine de sauvegarde. De toute façon, une sauvegarde inclura toutes les données et pièces jointes.

Restauration:
Un téléchargement de sauvegarde enregistrera une copie de vos données et pièces jointes dans votre système local. C'est une collection de fichiers contenant les informations d'enregistrement des modules respectifs, ainsi que les pièces jointes, dans.format CSV.
NotesRemarque: Chaque enregistrement du fichier de sauvegarde se verra attribuer un identifiant alphanumérique automatique et unique. Nous recommandons de ne pas apporter de modifications à ceux-ci, car cela entraverait la restauration.
Il existe deux façons de gérer la restauration des fichiers sauvegardés.
  1. Import de données: Si votre perte de données concernait une information de champ ou si un enregistrement n'a aucune information associée d'autres modules, vous pouvez choisir d'importer le fichier respectif du téléchargement de sauvegarde dans ce module particulier. Si l'enregistrement supprimé contient des informations associées d'autres modules, la migration de données est recommandée. Cliquez ici pour en savoir plus sur l'import de données.
  2. Migration de données : Si votre perte de données contient des enregistrements avec des listes associées d'autres modules (comme un compte, des contacts associés, des notes, des transactions, des activités, et ainsi de suite) ou si vous avez accidentellement effacé l'ensemble des données CRM, il est difficile de les identifier et de les nommer à partir du téléchargement de sauvegarde. Dans de tels cas, vous pouvez opter pour la migration de données. La migration de données est un import complet de votre fichier de sauvegarde dans votre système CRM. Cliquez ici pour en savoir plus sur la migration de données au sein des organisations Zoho CRM.

Contacter l'équipe d'assistance technique de CRM

La migration de données est une entreprise technique d'importation d'une base de données entière qui nécessite une attention méticuleuse. Les champs mappés incorrectement brouiller l'ensemble de votre compte CRM, causant une confusion supplémentaire. Pour cette raison, nous vous recommandons de contacter notre équipe d'assistance à support@zohocrm.com pour récupérer vos données. Nos experts en assistance technique évalueront votre compte et vous aideront dans le processus de récupération.

Mesures correctives après restauration

Maintenant que vous avez restauré, il est important de vous assurer des points suivants :
  1. Planifier une sauvegarde de données régulière
  2. Exporter le journal d'audit à intervalles réguliers
  3. Validez l'attribution des autorisations pour les utilisateurs et limitez la suppression aux utilisateurs disposant du profil administrateur. Pour en savoir plus sur les profils dans Zoho CRM, consultez Gérer les utilisateurs, les rôles et les autorisations .
Nous espérons que ce document vous aidera dans les moments difficiles.