Les données peuvent être recueillies par l'intermédiaire de diverses sources, telles que l'achat d'une base de données d'enregistrements, la collecte auprès de salons et de campagnes, etc. L'importation d'enregistrements depuis des sources externes dans Zoho CRM est l'une des activités de création de prospects les plus importantes dans toute entreprise. Pour cette raison, l'importation devrait être facile et devrait vous aider à conserver des données propres sans doublons.
Vous pouvez importer vos données à l'aide de l'une des deux options mentionnées ci-dessous :
Importation de données vers des modules individuels de Zoho CRM : des fichiers individuels peuvent être importés, un par un, vers un module spécifique.
Migration de données depuis d'autres comptes vers Zoho CRM : l'Assistant Migration de données vous aide à migrer les données d'autres systèmes CRM vers Zoho CRM. L'Assistant vous permet de joindre le fichier CSV du module à migrer et de définir le format de date et d’heure pris en charge dans le fichier d'importation pour éviter d'ignorer des valeurs pendant la migration. Vous pouvez également demander à Zoho CRM de vous prévenir lorsque l'importation est terminée en sélectionnant l'option Envoyer des notifications par e-mail. Après avoir indiqué les détails nécessaires, vous devez mapper tous les champs obligatoires dans le fichier CSV à ceux de Zoho CRM. Voir aussi Migrer des données
Avant d'importer les données, veuillez consulter la liste de contrôle suivante :
Les modules avec leurs champs obligatoires définis par Zoho sont décrits dans le tableau ci-dessous. Veuillez vous assurer de mapper ces champs lors de l'importation. Il peut également y avoir d'autres champs obligatoires dans chaque module, mais vous pouvez toujours personnaliser et marquer les champs comme non obligatoires, si nécessaire.
Modules | Champs obligatoires | Modules | Champs obligatoires |
Leads | Nom de famille | Dossiers | Origine du dossier Objet Statut |
Comptes | Nom du compte | Solutions | Titre de la solution |
Contacts | Nom | Registres de prix | Nom du registre des prix |
Transactions | Nom de la transaction Date Date de clôture | Produits | Nom du produit |
Campagnes | Nom de la campagne | Fournisseurs | Nom du fournisseur |
Si le fichier d'importation est au format .XLS, .XLSX ou .VCF, vous pouvez importer un maximum de 5 000 enregistrements par lot pour toutes les éditions CRM. Toutefois, pour importer plus de 5 000 enregistrements par lot, votre fichier d'importation doit être au format .CSV uniquement, et le nombre maximal d'enregistrements que vous pouvez importer varie en fonction de votre abonnement.
Importez tous les enregistrements qui sont la propriété (attribués) des utilisateurs dans votre organisation, y compris les enregistrements dont vous êtes le propriétaire.
Pour importer des données
Description
Durée de l'appel
Numérotation automatique
Champs uniques
Champs Formule
Recherche à sélection multiple
En attribuant des valeurs par défaut à un champ déjà mappé, vous écrasez le mappage de champs existant.
L'option Automatisation des déclencheurs et gestion des processus s'affiche uniquement si le fichier d'importation comporte moins de 10 000 lignes. Si vous ne parvenez pas à afficher l'option, cela signifie que votre fichier d'importation contient plus de 10 000 lignes.
Le processus d'automatisation n'est pas nécessairement terminé une fois les enregistrements importés. L'automatisation peut prendre du temps.
Vous aurez peut-être souvent besoin de rédiger des notes pour un grand nombre d'enregistrements en même temps. Parfois, la même note peut avoir besoin d'être associée à plusieurs enregistrements. Au lieu d'ajouter des notes les unes après les autres pour chaque enregistrement, vous pouvez les importer et les associer aux contacts pertinents.
Vous pouvez éviter ce problème en utilisant la fonctionnalité Importer des notes proposée par Zoho CRM. Il vous suffit d'exporter vos enregistrements existants dans une feuille de calcul, d'ajouter vos notes dans de nouvelles colonnes et d'importer les notes.
Pour importer des notes