Création d'un sandbox

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Création d'un compte sandbox

Les administrateurs CRM peuvent créer plusieurs sandboxes dans un compte pour tester différentes configurations indépendamment. Lors de la création d'un sandbox, vous devez effectuer les opérations suivantes :

1. Choisissez le type de sandbox : Il existe quatre types de sandboxes pour répondre à différents besoins métier : Configuration, Sample Data, Partial Data et Full Data. Le tableau ci-dessous explique les avantages.

Type de sandbox	Utile pour	Spécification du sandbox
Configuration	Tester et déployer des configurations CRM en utilisant vos données.	Les utilisateurs peuvent tester tout ou partie des configurations CRM dans le sandbox selon leurs besoins.
Sample Data	Tester des configurations avec des données d'exemple générées par le système.	Le sandbox avec données d'exemple permet aux utilisateurs de remplir des données d'exemple et de sélectionner des configurations selon leurs besoins, créant ainsi un environnement de test sûr et sécurisé.
Partial Data	Tester avec des données et des configurations de production partielles.	Les utilisateurs peuvent sélectionner des modules ou des enregistrements de la production pour les tester, tout en protégeant les données sensibles et en économisant de l'espace de stockage.
Full Data	Tests de bout en bout avec l'ensemble des données et configurations de production	Le sandbox Full Data copie l'ensemble des données de la production ainsi que la configuration requise. Cela permet à l'utilisateur d'effectuer un essai pour voir l'effet de ses modifications sans affecter l'environnement de production.

2. Sélectionnez les configurations : Vous pouvez sélectionner les configurations à tester dans la disponibilité des éléments dans le Sandbox. Par exemple, pour tester les configurations liées aux utilisateurs, vous pouvez cocher les fonctionnalités requises sous Utilisateurs et Contrôle. Seules les configurations sélectionnées s'afficheront dans le sandbox créé.

3. Sélectionnez le type de remplissage des données : Le compte sandbox peut être testé avec des données d'exemple préremplies ou des données du compte CRM. Cependant, toute modification apportée aux données du compte sandbox ne peut pas être déployée en production.

Sample Data Sandbox

Si vous souhaitez économiser le temps consacré à la création manuelle d'enregistrements ou à leur importation dans le compte sandbox, ou si vous ne souhaitez pas que les développeurs ou utilisateurs voient des enregistrements CRM, vous pouvez remplir des données d'exemple pour les tests. En choisissant cette option, 10 enregistrements d'exemple chacun pour les modules Leads, Accounts, Contacts, Deals, Tasks, Calls, Meetings et Notes seront remplis. Vous pouvez accéder aux enregistrements dans les modules respectifs et les modifier selon vos besoins. Pendant le déploiement, ces enregistrements ne seront pas remplis dans le compte CRM.

Sandbox Partial Production Data

Si vous souhaitez voir les modifications exactes qui se produiront sur les enregistrements CRM, vous pouvez remplir certaines données CRM dans l'environnement Sandbox. Vous pouvez choisir le nombre d'enregistrements qui doivent être remplis dans chaque module. Vous pouvez également choisir les modules spécifiques qui doivent être remplis avec des données dans le compte sandbox.

Par exemple, si vous choisissez 100 enregistrements/module, les 100 enregistrements les plus récemment ajoutés du module choisi seront remplis dans le compte Sandbox. Si les enregistrements associés aux règles CPQ ne font pas partie des 100 enregistrements récents (ou de la limite donnée), nous inclurons les enregistrements manquants en plus des 100 enregistrements les plus récents (ou de la limite donnée). Si le module contient un champ de recherche obligatoire, c'est-à-dire un champ de recherche marqué comme requis, les données du module de recherche seront également remplies dans le sandbox avec les enregistrements récents du nombre d'enregistrements sélectionné. L'association entre ces modules sera maintenue dans le Sandbox.

Dans cet exemple, 500 enregistrements récents des modules Leads, Contacts et Quotes seront remplis dans le compte Sandbox. Puisque le module Quotes dispose de deux modules de recherche obligatoires (Account et Products) et d'un autre module de recherche non-obligatoire pour Deals, les données des modules Accounts et Products seront automatiquement remplies dans le compte Sandbox. Vous ne pouvez pas désélectionner les modules de recherche obligatoires qui sont sélectionnés automatiquement.

Full Data Sandbox

Si vous souhaitez tester des configurations dans une configuration qui correspond exactement à votre compte actif, vous pouvez choisir le remplissage complet des données. Cela crée une réplique complète de votre compte de production, incluant tous les modules standard et personnalisés ainsi que leurs enregistrements. Cela vous permet d'effectuer des tests approfondis en utilisant des données en temps réel avant le déploiement.

Le nombre de comptes Sandbox de différents types qui peuvent être créés dépend de l'édition CRM souscrite :

Édition CRM	Type de sandbox
Édition CRM	Configuration	Configuration et Données	Full-data
Enterprise	3	2	–
Ultimate	7	3	1
Enterprise/Ultimate Trial Edition	2	–	–

Remarque concernant le Full-Data Sandbox :

Disponible uniquement pour les utilisateurs de l'édition Ultimate disposant de 10 Go de stockage de données.
Peut être reconstruit une fois tous les 30 jours.
Limité à un Full-Data Sandbox par organisation.
Certains modules, enregistrements et champs qui ne sont pas actuellement pris en charge ne seront pas inclus lors de la création du sandbox :

Campaigns
Modules Activities (Tasks, Meetings et Calls)
Enregistrements en brouillon
Modules liés à l'intégration
Détails des leads convertis (les contacts convertis à partir de leads seront copiés, mais pas les leads eux-mêmes)
Competitor (liste liée aux deals)
Suivi de picklist

Remarques sur les fonctionnalités CPQ :

CPQ Guided Selling et CPQ Settings seront pris en charge dans les sandboxes de type « Configuration » et « Configuration and Data ».
CPQ Product Configurator et Price Rules seront pris en charge uniquement dans les sandboxes de type « Configuration and Data » avec le type de remplissage des données « Partial Production Data ».
Lors de la sélection de « Partial Production Data », les modules de recherche associés au premier panneau de Price Rules et aux panneaux premier et dernier du Product Configurator doivent être sélectionnés. Cela garantit que les enregistrements nécessaires sont exportés vers le sandbox.
Pour Product Configurator/Price Rules créés dans l'environnement sandbox, seuls les enregistrements importés de l'environnement de production seront répertoriés. Les enregistrements créés directement dans le sandbox ne seront pas répertoriés.

4. Définissez l'accessibilité des comptes sandbox : Vous pouvez ajouter des utilisateurs CRM pour accéder aux configurations et les tester dans le compte sandbox. Lors de la création de plusieurs comptes, différents utilisateurs peuvent recevoir accès à différents comptes selon ce que vous souhaitez qu'ils testent et valident. Ils ne pourront accéder qu'aux comptes auxquels ils sont ajoutés.

Une fois ajoutés, une invitation par e-mail sera envoyée aux utilisateurs, accompagnée de l'URL du sandbox pour un accès facile.

Disponibilité

Autorisation requise
Les utilisateurs disposant de l'autorisation Gérer Sandbox peuvent effectuer les actions suivantes :

Créer ou modifier un sandbox
Reconstruire le sandbox
Ajouter des développeurs
Déployer les modifications en production
Désactiver le compte sandbox
Supprimer le compte sandbox

Vérifier la disponibilité des fonctionnalités

Création d'un sandbox

Pour créer un Sandbox
1. Accédez à Configuration > Administration des données > Sandbox.

2. Sur la page Sandbox, cliquez sur Créer un nouveau Sandbox.

3. Dans la fenêtre contextuelle Créer un nouveau Sandbox, effectuez les opérations suivantes :

Entrez un nom pour le Sandbox.
Entrez une brève description du Sandbox.
Modifiez l'URL d'accès.
Dans la section Type, choisissez le type de sandbox que vous souhaitez créer :

Configuration
Données d'exemple
Données partielles
Données complètes

Sélectionnez Tous pour inclure toutes les configurations.
Sélectionné pour inclure uniquement des configurations spécifiques.
Dans Accessible à, sélectionnez les utilisateurs CRM actifs et les développeurs dans la liste déroulante.

4. Cliquez sur Créer.

Remarque : La création d'un sandbox de données complètes prend plus de temps que d'autres types de sandbox. Le temps de création dépend de la quantité de données dans votre compte de production.

Vous pouvez accéder au sandbox en cliquant sur le Accéder au Sandbox bouton en haut à droite. Cet environnement Sandbox aura un ruban orange vif avec le titre du sandbox. Ceci est utilisé pour différencier Sandbox de votre configuration de production.

Ajout d'un développeur

Un développeur est un utilisateur non-CRM qui peut être ajouté aux comptes sandbox pour tester et valider différentes fonctions CRM. Un développeur peut faire partie d'autant de comptes Sandbox que possible. L'objectif d'ajouter un développeur est de :

Concevoir, créer et tester tous les processus complexes impliqués dans les outils d'automatisation tels que
Workflow Rules, planifications, fonctions et autres.
Écrire et tester des fonctions personnalisées pour les activités qui impliquent des processus complexes.
S'assurer que tous les processus sont sans erreur avant d'être déployés dans le compte de production.
Un développeur doit se voir assigner un rôle, un profil et un responsable hiérarchique. Vous pouvez sélectionner les rôles et profils CRM existants en fonction des autorisations d'accès aux enregistrements et de configuration que vous souhaitez attribuer au développeur. Par exemple, les développeurs disposant de l'autorisation Gérer les formulaires Web peuvent créer et tester avec des formulaires Web. En savoir plus sur les rôles et profils. Un utilisateur ayant un rôle supérieur au rôle sélectionné peut être défini comme responsable hiérarchique et il sera capable d'accéder au sandbox de ce développeur.

Pour ajouter un développeur

Accédez à Configuration > Administration des données > Sandbox.
Sur la page Sandbox, cliquez sur l' icône en haut à droite.
Cliquez sur Ajouter Développeur .
Dans la Ajouter un développeur fenêtre contextuelle, entrez les détails suivants :
Prénom du développeur.
Nom du développeur.
Adresse e-mail du développeur à laquelle l'invitation d'activation est envoyée.
Rôle : Sélectionnez le rôle du développeur dans le compte Sandbox.
Profil : Sélectionnez le profil du développeur dans le compte Sandbox.
Accessible à : Sélectionnez les Sandboxes qui seront accessibles au développeur.
Responsable hiérarchique : Sélectionnez un utilisateur ayant un profil de responsable comme responsable hiérarchique.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque :

Une invitation par e-mail est envoyée au développeur avec l'URL Sandbox pour accéder au compte.
Le bouton Ajouter un développeur n'est disponible qu'après la création d'au moins un compte Sandbox. Pour un compte, jusqu'à 5 développeurs peuvent être ajoutés.
Vous n'avez pas besoin d'acheter de licences utilisateur CRM pour ajouter les développeurs.
Un développeur ne peut accéder qu'au compte Sandbox.
Si le rôle ou le profil que vous souhaitez sélectionner n'est pas disponible dans le compte Sandbox, le développeur recevra automatiquement le rôle par défaut (PDG) et le profil (Administrateur).

Consultation de la liste des comptes Sandbox

Les utilisateurs qui disposent de l'autorisation Gérer Sandbox dans leur profil peuvent consulter la liste des comptes Sandbox créés en accédant à votre Configuration CRM > Administration des données > Sandbox. Cette page catégorise et affiche toutes les informations nécessaires sur les comptes Sandbox, telles que le nom du compte, les modifications, les utilisateurs et développeurs autorisés, la date de création et l'état.

À partir de là, vous pouvez cliquer sur un Sandbox souhaité et accéder à Change Set pour consulter les modifications effectuées lors des tests.

Stockage supplémentaire pour Full Data Sandbox

Full Data Sandbox est fourni avec 10 Go de stockage par défaut. Les organisations peuvent développer leur stockage Full Data Sandbox en achetant jusqu'à 30 Go de stockage supplémentaire.

Pour acheter du stockage supplémentaire :

Accédez à votre compte CRM actif, accédez àConfiguration > Administration des données > Stockage.
Vous serez sur la page Stockage des données. Basculez vers l'onglet Sandbox à partir de la production.
Vérifiez votre utilisation actuelle du stockage, puis cliquez surAjouter du stockage.
Dans la fenêtre contextuelle de mise à niveau du module complémentaire, sélectionnez la quantité de stockage souhaitée (qui s'affichera par multiples de 500 Mo) et cliquez sur calculer le prix.
Le montant total toutes taxes comprises s'affichera. Cliquez sur Acheter pour continuer et une fenêtre de paiement s'affichera sous la forme d'une fenêtre contextuelle dans la même page.
Complétez votre achat via le processus de paiement du Zoho Store.

Les administrateurs et les utilisateurs disposant de l'autorisation de consultation du stockage peuvent acheter du stockage supplémentaire.

Si votre stockage de production dépasse la capacité de Full Data Sandbox lors de la création ou de la reconstruction d'un Sandbox, vous verrez une alerte indiquant la quantité de stockage supplémentaire nécessaire.

Cliquez sur Acheter du stockage supplémentaire et suivez les étapes 5et 6pour terminer votre achat.

Lorsque vous achetez 30 Go de données, votre stockage total augmente à 40 Go. Lorsque vous créez un nouveau Sandbox, vous serez notifié du stockage disponible, et vous ne pourrez copier que jusqu'à 40 Go de données.

Remarque :La page de stockage n'est accessible que si vous disposez d'un Full Data Sandbox actif.

Suppression du compte Sandbox pour les éditions d'essai

Sandbox est disponible dans les éditions d'essai Enterprise et Ultimate. Si l'utilisateur ou l'organisation rétrograde vers l'édition gratuite ou vers toute autre édition qui ne prend pas en charge Sandbox, le compte sera supprimé après un délai de grâce de 30 jours. Toutefois, le compte sera conservé si :

Au cours du délai de grâce, si l'utilisateur ou l'organisation décide de relancer les éditions d'essai, le compte Sandbox sera conservé pendant 30 jours supplémentaires. À la fin de la période d'essai, le compte sera supprimé.
Au cours du délai de grâce s'ils achètent l'édition Enterprise ou Ultimate.