Microsoft Exchange - Guide de l'administrateur

Microsoft Exchange - Guide de l'administrateur

Microsoft Exchange est un logiciel de serveur de messagerie et de calendrier qui comprend un ensemble d'applications pour la messagerie numérique et la collaboration. Ces applications incluent les services de messagerie électronique, la planification d'événements, la gestion des contacts, la gestion des tâches, la messagerie et le partage de documents. En outre, des fonctions de stockage et de sécurité permettent aux organisations d'archiver du contenu, d'effectuer des recherches et d'exécuter des tâches de conformité. Grâce à l'extension Microsoft Exchange pour Zoho CRM, vous pouvez synchroniser les informations entre le serveur Microsoft Exchange et Zoho CRM en temps réel et accéder à ces informations dans Zoho CRM.

Disponibilité 

Autorisation requise : administrateur
Disponible : dans l'édition Entreprise de Zoho CRM et versions ultérieures

Conditions préalables

Avant d'installer l'extension, l'administrateur système (qui dispose d'un accès au serveur Microsoft Exchange) doit activer les options suivantes dans le serveur pour que l'extension soit compatible avec Zoho CRM :
  1. Exchange Web Services (EWS) sur une connexion SSL
  2. Authentification de base sur le serveur MS Exchange

Configuration de l'emprunt d'identité dans le serveur Microsoft Exchange

Lorsque l'administrateur a activé l'emprunt d'identité dans le serveur, les utilisateurs qui relèvent de cet administrateur n'ont pas besoin d'autorisation. Ils sont dirigés directement vers le tableau de bord. Sinon, une autorisation avec les informations d'identification Microsoft est requise. Cliquez ici pour en savoir plus sur la fonctionnalité d'emprunt d'identité.

Pour activer la fonctionnalité d'emprunt d'identité :
  1. Connectez-vous au serveur Microsoft Exchange.
  2. Ouvrez Exchange Management Shell et exécutez la commande suivante :
    C:\Windows\system32> New-ManagementRoleAssignment - Name: newimpersonationAssignmentName - Role:ApplicationImpersonation -User:user1
Dans cette commande, Name fait référence à n'importe quel nom défini par l'utilisateur pour l'opération d'emprunt d'identité et User fait référence au nom de l'utilisateur qui doit accéder à l'option d'emprunt d'identité. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Remarque : cette extension est prise en charge uniquement dans Microsoft Exchange Server 2007/2010/2013/2016/2019 et les applications Office 365.

Installation de l'extension

Pour installer l'extension
  1. Accédez à Configuration > Marketplace > Tout.
  2. Cliquez sur Toutes les extensions, puis sélectionnez Synchronisation MS Exchange.
  3. Cliquez sur Acheter.
    Vous êtes alors redirigé vers la page de paiement. Une fois le paiement effectué, une nouvelle page s'affiche.

  4. Cliquez sur Installer.
  5. Acceptez les Conditions d'utilisation du service, puis cliquez sur Continuer.
  6. Dans la fenêtre Choisir les utilisateurs/profils, sélectionnez l'une des options suivantes :
    1. Installer pour les administrateurs uniquement
    2. Installer pour tous les utilisateurs
    3. Choisir des profils
      Tous les profils créés dans CRM sont répertoriés ici.

  7. Cliquez sur Confirmer.
L'extension sera installée pour les utilisateurs sélectionnés.

Autorisation de l'extension

Une fois l'extension installée, un onglet personnalisé intitulé Synchronisation MS Exchange est ajouté à votre compte CRM. Sur cette page, vous pouvez autoriser votre compte Microsoft Exchange et configurer des options de synchronisation. Vous pouvez synchroniser vos données de deux manières : avec ou sans emprunt d'identité.
Les paramètres d'emprunt d'identité ne peuvent être définis qu'une seule fois dans Zoho CRM et ne peuvent pas être modifiés ultérieurement (la page ne s'affichera plus une fois l'option choisie).

Pour autoriser et configurer la synchronisation :
  1. Dans votre compte CRM, cliquez sur l'onglet personnalisé Synchronisation MS Exchange.
  2. Dans Détails du compte, saisissez l'adresse e-mail, le mot de passe et le nom de domaine de votre compte Microsoft Exchange.
  3. Cliquez sur Soumettre.

  4. Sélectionnez une option de synchronisation des données :
    1. Pour l'option avec emprunt d'identité, cochez la case Option d'emprunt d'identité activée dans Exchange
    2. Pour l'option sans emprunt d'identité, cochez la case Informations d'identification Microsoft Exchange individuelles
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : une fois enregistrés, les paramètres de synchronisation ne peuvent pas être modifiés.

Configuration de la synchronisation

Une fois les options de synchronisation configurées dans CRM et Microsoft Exchange Server, vous pouvez commencer à synchroniser les contacts, les événements, les e-mails et les tâches entre Zoho CRM et MS Exchange.

Pour synchroniser les données
  1. Dans Zoho CRM, cliquez sur l'onglet Web Synchronisation MS Exchange.
  2. Dans Microsoft Exchange, cliquez sur Synchroniser.

  3. Dans Paramètres de synchronisation :
    Cochez les cases Oui ou Non en regard des éléments que vous souhaitez synchroniser.
    1. Synchroniser les contacts.
    2. Synchroniser les tâches.
    3. Synchroniser les événements.
    4. Synchronisez les e-mails.
    5. Dans Type de synchronisation, cochez Unidirectionnelle ou Bidirectionnelle.
    6. Dans Comportement de synchronisation, sélectionnez Microsoft Exchange vers CRM ou CRM vers Microsoft Exchange.
    7. Sélectionnez le comportement en cas de conflit dans la liste déroulante.
      1. CRM gagne toujours : les données CRM sont prises en compte en cas de conflit.
      2. Microsoft Exchange gagne toujours : les données CRM sont remplacées par les données MS Exchange.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
    La synchronisation des données s'effectue conformément aux paramètres de synchronisation définis.
  5. Une fois la synchronisation terminée, les détails de la synchronisation s'affichent dans votre tableau de bord MS Exchange dans CRM.

Gestion des utilisateurs

Une fois les paramètres de synchronisation configurés, la synchronisation des données s'effectue conformément aux paramètres de synchronisation et au calendrier défini. Dans Gestion des utilisateurs, votre statut de synchronisation par défaut est Réussi. Pour synchroniser les profils d'autres utilisateurs, vous devez les sélectionner manuellement.
 
Pour gérer les utilisateurs :
  1. Dans Zoho CRM, cliquez sur l'onglet Web Synchronisation MS Exchange.
  2. Cliquez sur l'icône , puis sélectionnez Gérer les utilisateurs.
    Tous les utilisateurs de votre compte sont répertoriés.

  3. Sélectionnez les utilisateurs dont les données doivent être synchronisées.
  4. Cliquez sur Synchroniser.
    Seules les données des utilisateurs actifs sont synchronisées.

Planification des réunions et des rendez-vous

Vous pouvez créer des programmes, définir des tâches, planifier des réunions avec votre équipe et gérer des rendez-vous à partir du tableau de bord MS Exchange de votre compte CRM. 

Pour planifier une réunion :
  1. Cliquez sur l'onglet Web Synchronisation MS Exchange.
  2. Cliquez sur Nouveau.
  3. Sélectionnez Planifier une réunion ou Planifier un rendez-vous dans la liste déroulante.

  4. Saisissez un objet pour la réunion.
  5. Cliquez sur Voir la disponibilité pour afficher la disponibilité des leads ajoutés.
  6. Indiquez l'emplacement, l'heure de début et l'heure de fin de l'événement.
  7. Cochez Rappel pour envoyer des rappels aux participants.
  8. Sélectionnez l'heure à laquelle le rappel doit être envoyé.
  9. Cliquez sur Planifier.

Accès aux e-mails

Les e-mails provenant du serveur Microsoft Exchange sont synchronisés et affichés dans la liste associée « E-mails » dans Zoho CRM. Une fois la synchronisation terminée, vous pouvez gérer tous vos e-mails dans Zoho CRM. Tous les autres e-mails envoyés et reçus seront synchronisés entre Zoho CRM et Microsoft Exchange conformément aux paramètres de synchronisation.
Remarque : la synchronisation des e-mails ne fonctionne que si la fonctionnalité SalesInbox n'est pas déjà utilisée.
 
Pour accéder aux e-mails :
  1. Dans votre compte CRM, cliquez sur les modules Contacts, Prospects, Comptes ou Transactions.
  2. Affichez un enregistrement dans la liste.
  3. Tous les e-mails correspondant à l'enregistrement s'affichent dans la liste associée « E-mails ».

Mise à jour du mot de passe

Si vous modifiez votre mot de passe pour le compte Microsoft sur le serveur, vous pouvez le mettre à jour à tout moment dans Zoho CRM.
 
Pour mettre à jour le mot de passe de votre compte Microsoft Exchange :
  1. Dans Zoho CRM, cliquez sur l'onglet Web Synchronisation MS Exchange.
  2. Dans Microsoft Exchange, cliquez sur l'icône , puis sélectionnez Mettre à jour le mot de passe.

  3. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez votre nouveau mot de passe.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

    Votre mot de passe est mis à jour.

Désinstaller l'extension

Vous pouvez désinstaller l'extension, si nécessaire. Lorsque vous désinstallez l'extension, l'onglet personnalisé MS Exchange est supprimé de votre compte CRM. La désinstallation interrompt uniquement la synchronisation des données. Les données déjà synchronisées sont conservées en l'état.

Pour désinstaller l'extension
  1. Accédez à Configuration > Marketplace > Tout.
  2. Cliquez sur Désinstaller.
  3. Cliquez sur OK.

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