Microsoft Exchange - Guide de l'utilisateur

Dans l'extension Microsoft Exchange pour Zoho CRM, seul l'administrateur peut gérer toutes les options de paramètres. Les utilisateurs ne peuvent effectuer que les actions suivantes :

1. Autoriser l'extension
   
2. Accéder au tableau de bord de l'extension
   
3. Accéder aux e-mails
   
4. Mettre à jour le mot de passe du compte
   

Si l'administrateur a activé le serveur avec l'emprunt d'identité, les utilisateurs qui relèvent de cet administrateur n'ont pas besoin d'autorisation ; ils sont dirigés directement vers le tableau de bord. Sinon, une autorisation avec les informations d'identification Microsoft est requise.

Autorisation de l'extension

Tous les utilisateurs (sans emprunt d'identité) doivent se connecter avec leurs informations d'identification Microsoft Exchange pour utiliser l'extension dans Zoho CRM. Leurs données seront alors synchronisées entre Microsoft Exchange et Zoho CRM.

Pour autoriser votre compte :

1. Dans votre compte CRM, cliquez sur l'onglet personnalisé Synchronisation MS Exchange.
   
2. Dans Détails du compte, saisissez l'adresse e-mail, le mot de passe et le nom de domaine de votre compte Microsoft Exchange.
   
3. Cliquez sur Envoyer.
   
   

Accès au tableau de bord

Une fois connecté, vous êtes redirigé vers le tableau de bord de l'extension. Vous y trouverez le type de synchronisation en fonction de vos paramètres de synchronisation, ainsi que la date et l'heure de la dernière synchronisation. Vous pouvez également créer des programmes, définir des tâches, planifier des réunions avec votre équipe et afficher des rendez-vous à partir du tableau de bord MS Exchange de votre compte CRM.

Pour planifier une réunion :

1. Cliquez sur l'onglet Web Synchronisation MS Exchange.
   
2. Dans Microsoft Exchange, cliquez sur Nouveau.
   
3. Sélectionnez Planifier une réunion ou Planifier un rendez-vous dans la liste déroulante.
   
   
4. Saisissez un objet pour la réunion.
   
5. Cliquez sur Voir la disponibilité pour afficher la disponibilité des leads ajoutés.
   
6. Indiquez l'emplacement, l'heure de début et l'heure de fin de l'événement.
   
7. Cochez la case Rappel pour envoyer des rappels aux participants.
   Sélectionnez le moment auquel le rappel doit être envoyé.
8. Cliquez sur Planifier.
   
   
   
   

Accès aux e-mails

Les e-mails provenant du serveur Microsoft Exchange sont synchronisés et affichés dans la liste associée « E-mails » dans Zoho CRM. Une fois la synchronisation terminée, vous pouvez gérer tous vos e-mails dans Zoho CRM. Tous les autres e-mails envoyés et reçus seront synchronisés entre Zoho CRM et Microsoft Exchange conformément aux paramètres de synchronisation.

Remarque : la synchronisation des e-mails ne fonctionne que si la fonctionnalité SalesInbox n'est pas déjà utilisée.

Pour accéder aux e-mails :

1. Dans votre compte CRM, cliquez sur les modules Contacts, Prospects, Comptes ou Transactions.
   
2. Affichez un enregistrement dans la liste.
   
3. Tous les e-mails correspondant à l'enregistrement s'affichent dans la liste associée « E-mails ».
   
   

Mise à jour de votre mot de passe

Si vous modifiez votre mot de passe pour le compte Microsoft sur le serveur, vous pouvez le mettre à jour à tout moment dans Zoho CRM.

Pour mettre à jour le mot de passe de votre compte Microsoft Exchange :

1. Dans Zoho CRM, cliquez sur l'onglet Web Synchronisation MS Exchange.
   
2. Cliquez sur l'icône , puis sur Mettre à jour le mot de passe.
   
   
3. Saisissez votre nouveau mot de passe dans la fenêtre contextuelle.
   
4. Cliquez sur Enregistrer.
   Votre mot de passe est mis à jour.

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