Adobe Sign

Adobe Sign

Cette page a été traduite à l'aide d'outils d'intelligence artificielle et peut contenir des erreurs. Pour les informations les plus précises et à jour, veuillez consulter la version originale en anglais.
Les documents signés numériquement peuvent être collectés facilement auprès de vos clients et prospects à l'aide de l'extension Adobe Sign dans votre compte Zoho CRM. Lorsque votre activité vous oblige à obtenir l'approbation et la signature des documents à temps pour que une transaction soit menée à bien, ne perdez pas de temps à envoyer des copies papier par courrier. Vous pouvez utiliser l'extension Adobe Sign pour envoyer des documents aux leads et contacts par e-mail et obtenir une copie du document signé jointe à la fiche CRM pour référence ultérieure.

Cette extension est compatible avec les modules Leads, Contacts, Accounts, Deals, Quotes, Invoices, Purchase Orders et Sales Orders. À l'exception des leads et des contacts, les documents seront envoyés aux contacts associés pour le reste des fiches. Les devis, factures, bons de commande et bons de vente sont générés au format PDF. Des modèles peuvent être créés pour ces fiches et les documents peuvent être envoyés pour signature à l'aide de cette extension. À l'installation de cette extension, trois modules personnalisés seront créés. Ces modules sont nommés en fonction de la terminologie utilisée dans Adobe Sign.

Agreements - Cela désigne chaque processus d'envoi de documents et d'obtention de signatures de la part des clients ou prospects.
AgreementEvents - Ce module enregistre les détails concernant la date et l'heure d'envoi des documents pour signature ainsi que la date et l'heure de leur signature.
AgreementRecipients - Ce module enregistre les détails relatifs aux destinataires du document, à l'ordre dans lequel ils doivent signer, etc.

Remarque
  • Seuls les administrateurs peuvent installer cette extension.
  • L'adresse e-mail pour se connecter au compte Zoho CRM et au compte Adobe Sign doit être la même.
  • Veuillez noter que l'extension Adobe Sign pour Zoho CRM est disponible dans les US, IN, CA, et les JP centres de données.

Installer Adobe Sign

Vous pouvez accéder à Zoho Marketplace et installer l'extension Adobe Sign, ou vous connecter à votre compte Zoho CRM et procéder à l'installation.

Pour installer Adobe Sign
  1. Accédez à Setup > Marketplace > All.
    Toutes les extensions installées sont listées. Sous All Extensions, vous pouvez consulter toutes les extensions compatibles avec CRM.
  2. Cliquez sur All Extensions, parcourez pour trouver Adobe Sign et cliquez dessus.
    Les détails concernant l'extension s'afficheront.
  3. Cliquez sur Installer maintenant.
  4. Sur l'écran suivant, acceptez les conditions de service et cliquez sur Continuer vers l'installation.
  5. Choisissez l'une des options suivantes et cliquez sur Confirmer.
    • Installer pour l'administrateur uniquement - L'extension sera installée dans CRM uniquement pour les utilisateurs disposant du profil administrateur.
    • Installer pour tous les utilisateurs - L'extension sera installée dans CRM pour tous les utilisateurs. Les utilisateurs doivent disposer d'un compte Adobe Sign pour utiliser cette fonctionnalité.
    • Choisir des profils - L'extension sera installée dans CRM pour tous les utilisateurs. Vous devez choisir cette option, cliquer sur Continuer, puis sélectionner le profil
      L'extension sera installée automatiquement pour les utilisateurs spécifiés. Après l'installation, vous devez autoriser à l'aide de vos identifiants de connexion Adobe Sign.
  6. Cliquez sur Autoriser.
    Si vous cliquez sur Skip à cette étape, vous pourrez vous autoriser ultérieurement à partir de Setup > Marketplace > All.
    Sur la page de détails de l'extension Adobe Sign, vous pouvez cliquer sur Autoriser.



  7. Dans la fenêtre contextuelle, indiquez l'adresse e-mail et le mot de passe du compte Adobe Sign et cliquez sur Se connecter.
    Le compte sera autorisé et l'extension pourra être utilisée. Trois modules personnalisés seront créés après l'installation de l'extension.


Obtenir la signature de documents à l'aide d'Adobe Sign

À l'installation, la page de détails du lead, du contact, du compte et de la transaction aura un bouton nommé Send for eSign. Ce bouton peut être utilisé pour envoyer des documents qui doivent être signés par des contacts. Chaque fiche aura également une liste associée où les détails de l'accord seront listés.

Pour envoyer des documents pour signature électronique
  1. Cliquez sur Leads, Accounts, Contacts, ou Deals modules.
  2. Cliquez sur une fiche à laquelle vous souhaitez envoyer des documents.
  3. Sur la page de détails de la fiche, cliquez sur Send for Sign.



  4. Dans la fenêtre contextuelle Envoyer l'accord avec Adobe Sign, procédez comme suit :
    • Cliquez sur AddDocument et sélectionnez une option pour charger le document qui doit être signé numériquement, ou sélectionnez le document parmi les fichiers disponibles dans le module Documents du CRM.
      Lorsque plusieurs fichiers sont ajoutés, ils sont tous fusionnés en un seul document PDF.
      Pour les modules Devis, Factures, Commandes d'achat et Bons de commande, vous aurez la possibilité de Créer un modèle dans le CRM et de les envoyer pour signature.
    • Sélectionnez les destinataires à qui vous souhaitez envoyer les documents pour signature.
      Lorsque plusieurs destinataires sont ajoutés, les documents doivent être signés par tous dans l'ordre dans lequel ils ont été ajoutés.
      Par défaut, le lead ou le contact sélectionné sera ajouté en tant que destinataire.
    • Cochez la case « Je dois également signer ce document » si nécessaire.
      Un e-mail vous sera également envoyé avec le document. Vous pouvez signer le document une fois qu'il vous revient après avoir été signé par le contact.



    • Spécifiez les adresses e-mail supplémentaires dans le champ « Envoyer les copies par e-mail à ».
      Vous pouvez ajouter un maximum de 10 adresses e-mail, chacune séparée par une virgule.
    • Sous Détails de l'accord, spécifiez le Nom de l'accord.
    • Spécifiez un Message qui sera ajouté à l'e-mail envoyé au contact.
    • Sélectionnez la Langue dans laquelle l'e-mail doit être envoyé.
      La langue de l'utilisateur sera sélectionnée par défaut.
    • Ajoutez les contacts Associés à l'accord. Les contacts sélectionnés ici auront les détails de l'accord qui y sont associés.
    • Sous Options de l'accord, spécifiez la Date limite de signature.
    • Sélectionnez l'option « Rappeler au destinataire de signer » pour définir des rappels quotidiens ou hebdomadaires.
    • Sélectionnez l'option « Aperçu du document et modification de la position du champ de signature » si nécessaire.
    • Cliquez sur le lien Plus d'options pour les options suivantes :
    • Spécifiez l'URL de redirection après signature et le Délai de redirection après signature en secondes.
    • Cliquez sur Envoyer pour signature.
      Un e-mail sera envoyé au destinataire avec le document.
Remarque
  • Les formats de documents pris en charge sont : pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, wp, txt, rtf, jpg, jpeg, gif, tif, tiff, bmp, png, htm et html.
  • Vous pouvez charger et envoyer un maximum de 5 fichiers. Chaque fichier ne doit pas dépasser 50 Mo.
  • Lorsque plusieurs destinataires sont ajoutés, les documents doivent être signés par tous dans l'ordre dans lequel ils ont été ajoutés. L'e-mail sera envoyé au premier destinataire dans l'ordre. Une fois que le premier destinataire a signé le document, il sera envoyé au destinataire suivant dans l'ordre.
  • Lorsque vous supprimez un contact, tous les accords associés ne sont pas supprimés.
  • Les modules personnalisés Accords, Événements d'accords et Destinataires d'accords ne peuvent pas être personnalisés. Des workflows peuvent être créés pour ces modules.

Afficher les accords associés à un enregistrement

Pour afficher les accords associés à un enregistrement
  1. Cliquez sur le lien Leads, Comptes, Contacts, ou Opportunités modules.
  2. Cliquez sur un enregistrement et accédez à l'Liste des accords associés.
    Vous pouvez consulter les accords et l'état du document.

Désinstaller Adobe Sign

Lorsque vous souhaitez désinstaller l'extension Adobe Sign, veuillez noter que toutes les données seront supprimées lors de la désinstallation et ne pourront pas être récupérées.

Pour désinstaller Adobe Sign
  1. Accédez à Setup > Marketplace > All.
    Toutes les extensions installées sont répertoriées. Dans la section Toutes les extensions, vous pouvez consulter l'ensemble des extensions compatibles avec CRM.
  2. Recherchez Adobe Sign et cliquez sur le lien correspondant Désinstaller.



  3. Cliquez sur OK pour confirmer.
    Toutes les données liées à Adobe Sign seront supprimées.