Mega Meeting

Mega Meeting

Mega Meeting est un logiciel de conférence Web qui vous permet d'organiser une réunion en ligne avec des participants distants. Grâce à l'intégration de Mega Meeting à votre compte Zoho CRM, vous pouvez créer des réunions en ligne à partir de Zoho CRM. Lorsque vous créez des réunions en ligne à partir de CRM, Mega Meeting crée automatiquement un enregistrement de la réunion dans le module Réunions.

Disponibilité :
Version d'évaluation et payante des éditions Standard, Professionnelle, Entreprise et Ultime.
 
Autorisation :
Les utilisateurs disposant d'un profil Administrateur peuvent configurer cette intégration.

Configuration de l'intégration

Cette intégration peut être installée à partir de votre Marketplace Zoho CRM.
Pour configurer l'intégration :
  1. Accédez à Configuration > Marketplace > Tout, puis recherchez « Mega Meeting ».
  2. Cliquez sur Activer.
  3. Saisissez l'URL du site.

Planification d'une réunion en ligne

Une fois l'intégration activée, vous pouvez créer une réunion via le calendrier ou le module Réunions de Zoho CRM. Chaque utilisateur CRM est invité à autoriser son compte Mega Meeting lorsqu'il utilise l'intégration pour la première fois. À défaut, il ne pourra pas utiliser l'intégration Mega Meeting. 
 
Planification d'une réunion en ligne à partir du module Réunions
  1. Accédez au module Réunions.
  2. Cliquez sur + Réunion.
  3. Sur la page Informations sur la réunion, procédez comme suit :
    1. Saisissez le nom de la réunion.
    2. Cochez la case Transformer en réunion en ligne.
    3. Dans Fournisseur de réunions en ligne, sélectionnez Mega Meeting dans la liste déroulante.
    4. Autorisez votre compte Mega Meeting en cliquant sur Autoriser Mega Meeting dans la fenêtre contextuelle. 
    5. Saisissez le jeton API pour autoriser le compte Mega Meeting.

      Remarque: pour obtenir le jeton API, saisissez l'URL de votre site dans votre navigateur > connectez-vous à votre compte Mega Meeting > Paramètres > API.
    6. Cliquez sur Connexion.
    7. Saisissez la durée de votre réunion dans les champs De et À. Vous pouvez cocher la case Toute la journée si vous souhaitez que la réunion dure toute la journée.
    8. Sélectionnez l'organisateur de la réunion dans la liste déroulante. Tous les utilisateurs CRM sont répertoriés ici.
    9. Cliquez sur + Ajouter et Terminé.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
Planification d'une réunion à partir du calendrier
  1. Accédez au Calendrier.
  2. Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez planifier la réunion, puis cliquez sur Nouvelle réunion.
  3. Sélectionnez l'organisateur de la réunion dans la liste déroulante.
  4. Cliquez sur + Ajouter et Terminé.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Invitation de participants

Une fois la réunion créée, vous pouvez inviter des participants.
  1. Accédez au module Réunions.
  2. Sélectionnez la Réunion à laquelle vous souhaitez ajouter des participants.
  3. Dans la section Participants, cliquez sur + Ajouter.
  4. Vous pouvez également ajouter des participants qui n'utilisent pas CRM. Dans la section Inviter par adresse e-mail, saisissez les adresses e-mail de ces participants.
  5. Cliquez sur Ajouter.
  6. Cliquez sur Envoyer dans la fenêtre contextuelle. 
    Une invitation sera envoyée aux adresses e-mail que vous avez saisies.



Remarque
  1. Vous pouvez également ajouter des participants lors de la modification de l'événement.
  2. Vous pouvez afficher les détails des participants en cliquant sur Participation dans la section Participants de la page de détails de l'enregistrement.
     

 

 

Organisation d'une réunion instantanée avec un enregistrement

Utilisez l'option Réunion instantanée sur la page de détails de l'enregistrement pour organiser des réunions instantanées.
Pour organiser une réunion instantanée :
  1. Accédez au module Prospects/contacts.
  2. Sélectionnez un enregistrement.
  3. Cliquez sur l'icône plus, puis sélectionnez Réunion instantanée ! 
  4. Cliquez sur Réunion, puis saisissez les informations de la réunion.
  5. Cliquez sur Démarrer la réunion.

 

Planification d'une réunion en ligne avec un prospect/contact

Si vous souhaitez organiser une réunion avec un prospect ou un contact à un instant précis, vous pouvez planifier une réunion en ligne à partir de la page de détails de l'enregistrement.
Pour planifier une réunion en ligne :
  1. Accédez au module Prospects/contacts.
  2. Sélectionnez un enregistrement.
  3. Cliquez sur Plus > Planifier une réunion en ligne.
  4. Saisissez les informations relatives à la réunion, puis cliquez sur Enregistrer.

 


  


Remarque

Les réunions en ligne peuvent être consultées par les utilisateurs dans le calendrier et sont indiquées par l'icône .

 

Démarrage d'une réunion

Vous pouvez démarrer la réunion à partir de la page de détails de l'enregistrement ou du calendrier 15 minutes avant l'heure de début de l'événement. Le bouton Démarrer la réunion s'affiche dans la fenêtre contextuelle de notification des réunions 5 minutes avant le début de la réunion. Vous pouvez démarrer une réunion depuis :
  1. La page de détails de l'enregistrement
  2. Calendar
  3. La fenêtre contextuelle Rappel d'activité
 
Pour démarrer une réunion depuis la page de détails de l'enregistrement :
  1. Accédez au module Réunions.
  2. Sélectionnez un enregistrement.
  3. Cliquez sur Démarrer la réunion. 
Pour démarrer la réunion à partir du calendrier :
  1. Accédez au Calendrier, puis sélectionnez la date.
  2. Cliquez sur la réunion.
  3. Cliquez sur Démarrer la réunion à partir de la fenêtre contextuelle.
 Pour démarrer la réunion à partir de la fenêtre contextuelle Rappels d'activité :
  1. Cliquez sur le bouton Démarrer la réunion dans la fenêtre contextuelle Rappels d'activité. L'application de bureau Mega Meeting s'affiche.

 

Partage de l'enregistrement d'une réunion en ligne

Si vous avez enregistré votre réunion en ligne, vous pouvez la partager avec tous les participants, une personne qui n'a pas assisté à la réunion ou toute personne de votre choix.
Pour partager l'enregistrement de la réunion :
  1. Accédez à la page Détails de l'événement, puis cliquez sur Plus > Envoyer l'enregistrement.
  2. Sélectionnez la ou les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager l'enregistrement dans la liste déroulante (participant ou autre personne).
  3. Cliquez sur Envoyer.

Désactivation de l'intégration de Mega Meeting

Pour désactiver l'intégration de Mega Meeting dans votre compte CRM :
  1. Accédez à Configuration > Marketplace > Tout, puis cliquez sur l'onglet Extensions installées.
  2. Cliquez sur Désactiver en regard de Mega Meeting.
  3. Cliquez sur Oui, désactiver dans la fenêtre contextuelle de confirmation.

 


 



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