RingCentral Video

RingCentral Video

Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent organiser des réunions professionnelles quasi quotidiennes. Qu'il s'agisse d'une réunion avec des clients pour une démonstration de produit ou d'une discussion avec les membres d'une équipe sur un projet, les réunions sont souvent incontournables. Parmi les nombreuses exigences, il est essentiel de connaître la disponibilité des participants, de l'organisateur et du lieu. En outre, les réunions physiques nécessitent parfois qu'on leur consacre beaucoup de temps et d'argent, ce qui n'est pas toujours possible. 
 
Une alternative est la réunion en ligne, qui n'implique pas ces facteurs externes. Il vous suffit de déterminer un moment approprié et d'inviter les participants. Vous n'avez plus à vous soucier des limites géographiques. 
 
Zoho CRM vous permet d'intégrer RingCentral Video, une solution de conférence Web pour organiser des réunions en ligne. Une fois l'extension configurée, vous pouvez animer des événements ou des réunions directement depuis votre compte CRM. De plus, vous pouvez visualiser le nombre de participants et partager l'enregistrement de votre événement avec eux.

Configuration de l'extension

Cette extension peut être configurée à partir du Marketplace Zoho CRM.

Pour configurer l'extension :

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM.
  2. Accédez à Configuration > Marketplace > Tout, puis recherchez RingCentral Vidéo.
  3. Cliquez sur Installer.

  4. Cliquez sur Modifier le profil pour modifier vos informations personnelles dans la section Utilisation des informations personnelles.
  5. Dans la fenêtre contextuelle Confirmer l'installation, cliquez sur Installer.

  6. Cliquez sur Activer RingCentral Video.

Planification d'une réunion en ligne

Une fois l'extension activée, vous pouvez créer une réunion dans RingCentral Video à partir du module Événements de Zoho CRM.
 
Pour planifier une réunion en ligne :
  1. Accédez au module Réunions.
  2. Cliquez sur + Événements.
  3. Sur la page Informations sur l'événement :
    1. Saisissez le Nom de l'événement.
    2. Cochez la case Transformer en réunion en ligne.
    3. Cliquez sur Autoriser RingCentral Video dans la fenêtre contextuelle pour autoriser votre compte RingCentral Video.

      Si vous avez installé d'autres fournisseurs de réunions en ligne, sélectionnez RingCentral Video dans la liste déroulante et autorisez la solution.

    4. Saisissez l'adresse e-mail et le Mot de passe de votre compte RingCentral Video.
    5. Cliquez sur Se connecter.
    6. Cliquez sur Autoriser après avoir lu l'autorisation demandée par Zoho CRM.
  4. Saisissez la durée de votre réunion dans les champs De et À.
  5. Sélectionnez l'organisateur de l'événement dans la liste déroulante.
  6. Cliquez sur + Ajouter, sélectionnez les participants à l'événement, puis cliquez sur Terminé.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
Remarque
Vous pouvez également organiser immédiatement une réunion avec un lead ou un contact à l'aide de l'option Réunion instantanée disponible sur la page Détails des enregistrements.

Pour organiser une réunion instantanée :

  1. Accédez au module Prospects/Contacts, puis sélectionnez un enregistrement.
  2. Cliquez sur Plus > Réunion instantanée > RingCentral Video.
  3. Saisissez les Informations sur l'événement, puis cliquez sur Démarrer la réunion.
Pour planifier des événements à partir du calendrier :
  1. Accédez au calendrier CRM.
  2. Sélectionnez la date de l'événement, puis cliquez sur Nouvel événement.

  3. Suivez l'étape 3 comme indiqué ci-dessus pour saisir les Informations sur l'événement.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Invitation de participants

  1. Accédez au module Réunions, puis sélectionnez un enregistrement.
  2. Dans la section Participants, cliquez sur + Ajouter.

  3. Sélectionnez les participants.
    Vous pouvez également saisir les adresses e-mail des participants que vous souhaitez inviter et qui ne font pas partie de votre compte CRM.
  4. Cliquez sur Ajouter.
  5. Cliquez sur Envoyer dans la fenêtre contextuelle.
    Une invitation est envoyée aux participants.

Commencer une réunion  

Vous pouvez démarrer la réunion 15 minutes avant l'heure de début de l'événement, à partir de la page de détails de l'enregistrement ou du calendrier. Le bouton Démarrer la réunion s'affiche dans la fenêtre contextuelle de notification des événements 5 minutes avant le début de l'événement.

Pour démarrer une réunion depuis la page de détails de l'enregistrement :
  1. Accédez au module Réunions, puis sélectionnez un enregistrement.
  2. Cliquez sur Démarrer la réunion.
    Vous êtes redirigé vers votre compte RingCentral Video.

Pour démarrer la réunion à partir du calendrier :
  1. Accédez au Calendrier, puis sélectionnez la Date.
  2. Sélectionnez l'événement, puis cliquez sur Démarrer la réunion dans la fenêtre contextuelle.

Pour démarrer la réunion à partir de la fenêtre contextuelle Rappels d'activité :
  1. Dans la fenêtre contextuelle Rappels d'activité, cliquez sur le bouton Démarrer la réunion.
    Vous êtes redirigé vers votre compte RingCentral Vidéo.

Partage de l'enregistrement d'une réunion en ligne  

Si vous avez enregistré la réunion en ligne dans RingCentral, vous pouvez la partager avec tous les participants.

Pour partager un enregistrement :
  1. Accédez à la page de détails de l'événement, puis cliquez sur Plus > Envoyer l'enregistrement.
     
  2. Sélectionnez la ou les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager l'enregistrement dans la liste déroulante.
  3. Cliquez sur Envoyer.

Désactivation de l'extension RingCentral Vidéo

Si vous désactivez cette extension, vous ne pourrez plus créer de réunion en ligne dans RingCentral Vidéo depuis CRM. Toutefois, les événements que vous aurez créés précédemment seront conservés. 
Pour désactiver l'extension RingCentral Vidéo :
  1. Accédez à Configuration > Marketplace > Tout, puis cliquez sur l'onglet Extensions installées.
  2. Cliquez sur Désinstaller en regard de RingCentral Vidéo pour Zoho CRM.

  3. Cliquez sur OK dans la fenêtre contextuelle de confirmation.
  4. Vous pouvez également désactiver l'extension en cliquant sur RingCentral Vidéo > Désactiver.

  5. Confirmez la désinstallation dans la fenêtre contextuelle.

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