GoToMeeting

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L'extension GoToMeeting permet aux utilisateurs de planifier des réunions, d'inviter des participants et de suivre les réunions auxquelles ils ont assisté dans Zoho CRM. Avec GoToMeeting, vous bénéficiez de la visioconférence HD et du partage d'écran. Une fois cette extension installée, vous pouvez suivre toutes vos réunions en un seul endroit.

Installer l'extension GoToMeeting

Vous pouvez installer l'extension GoToMeeting en accédant à Zoho Marketplace ou en vous connectant à votre compte Zoho CRM.

Pour installer depuis Zoho CRM
  1. Accédez à Configuration > Marketplace > Tous.
  2. Toutes les extensions installées sont répertoriées. Sous Toutes les extensions, vous pouvez consulter toutes les extensions compatibles avec CRM.
  3. Cliquez sur Toutes les extensions, parcourez la liste et cliquez sur GoToMeeting.
    Les détails concernant l'extension s'affichent.
  4. Cliquez sur Installer maintenant.
  5. Dans l'écran suivant, cochez Conditions d'utilisation et cliquez sur Poursuivre l'installation.



  6. Choisissez l'une des options suivantes et cliquez sur Confirmer.
    • Installer pour l'administrateur uniquement : l'extension sera installée dans CRM uniquement pour les utilisateurs ayant le profil administrateur.
    • Installer pour tous les utilisateurs : l'extension sera installée dans CRM pour tous les utilisateurs. Les utilisateurs doivent disposer d'un compte GoToMeeting pour utiliser cette fonctionnalité.
    • Sélectionner les profils : l'extension sera installée dans CRM pour tous les utilisateurs. Vous devez sélectionner cette option, cliquer sur Continuer et sélectionner ensuite le profil
      L'extension sera installée automatiquement pour les utilisateurs spécifiés. Après l'installation, vous devez l'autoriser en utilisant vos identifiants de connexion GoToMeeting.
  7. Cliquez sur Autoriser.
    Si vous cliquez sur Ignorer à cette étape, vous pourrez ultérieurement autoriser l'extension depuis Configuration > Marketplace > Tous.
    Sur la page extension GoToMeeting, vous pouvez cliquer sur Autoriser.



  8. Dans la fenêtre contextuelle, indiquez vos adresse e-mail et mot de passe du compte GoToMeeting et cliquez sur Se connecter.
    Le compte sera autorisé et l'extension pourra être utilisée.

Planifier des réunions avec l'extension

Une fois l'extension installée et activée, vous pouvez planifier des réunions GoToMeeting dans Zoho CRM en utilisant le bouton Planifier une réunion qui apparaît dans les fiches de contact, prospect et compte.

Pour planifier une réunion
  1. Accédez à Comptes, Contacts ou Prospects et sélectionnez l'enregistrement pour lequel la réunion doit être programmée.
  2. Dans la page de détails de l'enregistrement, cliquez sur Programmer une réunion.



  3. Dans la page Programmer une réunion, effectuez les opérations suivantes :
  4. Indiquez le sujet de la réunion.
    • Sélectionnez la Date de début dans le calendrier déroulant.
    • Choisissez l'Heure de début et spécifiez le fuseau horaire
    • Choisissez l'Durée de la réunion dans la liste déroulante.
    • Sélectionnez la Type de réunion selon qu'il s'agisse de VoIP uniquement, Conférence uniquement, Les deux ou indiquez vos propres informations d'appel.
    • Ajoutez les participants à partir de Contacts et Leads. Vous pouvez également saisir l'adresse e-mail manuellement.

  5. Cliquez sur Programmer une réunion.
    Vous obtiendrez un résumé de la page Détails de la réunion avec l'identifiant de réunion et l'URL de la réunion.
  6. Cliquez sur Fermer.



Remarque :
  • Une fois qu'une réunion est programmée, les destinataires reçoivent un e-mail contenant les détails de la réunion, ainsi que l'identifiant de réunion et l'URL de la réunion.
  • Un e-mail d'invitation sera envoyé au destinataire indiquant l'heure, le lieu et l'hôte. Le destinataire peut répondre par Oui, Non ou Peut-être, ce qui aura pour effet de mettre à jour son statut dans le compte de l'hôte.
    Cette invitation sera envoyée au destinataire uniquement après qu'il ait cliqué sur l'URL de la réunion et téléchargé GoToMeeting s'il n'est pas déjà présent sur son système.
  • Une fois la réunion programmée, l'hôte peut voir l'état des personnes invitées à la réunion dans la section Réunions.
    Cliquez sur l'événement spécifique et les détails de la réunion s'afficheront. Dans la section Participants, vous obtiendrez un décompte du nombre de personnes invitées, du nombre de personnes qui assisteront certainement et du nombre de personnes qui pourraient assister. Vous pouvez consulter les détails en cliquant sur le champ approprié.

Désinstaller l'extension

Lorsque vous souhaitez désinstaller l'extension GoToMeeting, notez que toutes les données seront supprimées lors de la désinstallation et ne pourront pas être récupérées.

Pour désinstaller l'extension :
  1. Accédez à Configuration > Marketplace > Toutes.
    Toutes les extensions installées sont listées. Sous Toutes les extensions, vous pouvez consulter toutes les extensions prises en charge dans CRM.
  2. Recherchez GoToMeeting et cliquez sur le lien correspondant Désinstaller.



  3. Cliquez sur OK pour confirmer.
    L'extension sera désinstallée et toutes les données associées à l'extension seront supprimées.