DocuSign

DocuSign

L'extension DocuSign dans Zoho CRM vous aide à envoyer des documents à vos contacts pour qu'ils les signent. Cette extension est prise en charge par les modules Prospects, Contacts, Comptes, Transactions, Devis, Factures, Bons de commande et Commandes. Hormis pour les prospects et contacts, pour le reste des enregistrements, le document sera envoyé aux contacts associés. Les devis, factures, bons de commande et commandes sont générés au format PDF. Il est possible de créer des modèles pour ces enregistrements et les documents peuvent être envoyés pour signature à l'aide de cette extension.

À l'installation de cette extension, trois modules personnalisés seront créés. Selon la terminologie utilisée dans DocuSign, ces modules se nomment :

Enveloppes : ce terme désigne chaque processus d'envoi de documents et de demande de signature par les clients ou prospects.
Événements de l'enveloppe : ce module enregistre les informations sur la date et l'heure d'envoi des documents pour signature et la date de signature.
Destinataires de l'enveloppe : ce module enregistre les informations sur les destinataires du document, l'ordre dans lequel ils doivent signer, etc.

Remarque
  • Seuls les administrateurs peuvent installer cette extension.
  • Vous devez utiliser la même adresse e-mail pour vous connecter au compte Zoho CRM et au compte DocuSign

Installer DocuSign

Vous pouvez aller dans Zoho Marketplace et installer l'extension DocuSign, ou vous connecter à votre compte Zoho CRM et l'installer.

Pour installer DocuSign
  1. Accédez à Configuration > Marketplace > Tous.
  2. Toutes les extensions installées sont répertoriées. Dans Toutes les extensions, vous pouvez voir toutes les extensions prises en charge par le système CRM.
  3. Cliquez sur Toutes les extensions, recherchez DocuSign et cliquez dessus.
    Les détails de l'extension s'affichent.
  4. Cliquez sur Installer maintenant.
  5. Dans l'écran suivant, acceptez les conditions d'utilisation du service et cliquez sur Continuer l'installation.
  6. Choisissez l'une des options suivantes et cliquez sur Confirmer.
    • Installer pour les administrateurs uniquement : l'extension est installée dans CRM uniquement pour les utilisateurs disposant d'un profil administrateur.
    • Installer pour tous les utilisateurs : l'extension est installée dans CRM pour tous les utilisateurs. Les utilisateurs doivent avoir un compte DocuSign pour utiliser cette fonctionnalité.
    • Choisir les profils : l'extension est installée dans CRM pour les utilisateurs sélectionnés. Choisissez cette option, cliquez sur Continuer, puis sélectionnez le profil.
      L'extension est installée automatiquement pour les utilisateurs spécifiés. Après l'installation, vous devrez autoriser l'utilisation de vos identifiants de connexion DocuSign.
  7. Cliquez sur Autoriser.
    Si vous cliquez sur Ignorer à cette étape, vous pourrez autoriser l'extension ultérieurement dans Configuration > Marketplace > Tous.
    Dans la page de détails de l'extension DocuSign, vous pouvez cliquer sur Autoriser.



  8. Dans la fenêtre contextuelle, indiquez l'adresse e-mail et le mot de passe du compte DocuSign et cliquez sur Connexion.
    Le compte sera autorisé et l'extension pourra être utilisée. Trois modules personnalisés sont créés une fois l'installation de l'extension terminée.


Obtenir des documents signés à l'aide de DocuSign

Une fois l'extension installée, les pages de détails des leads ou prospects, contacts, comptes et transactions affichent le bouton Envoyer pour DocuSign. Ce bouton peut être utilisé pour envoyer les documents qui doivent être signés par les contacts. Chaque enregistrement disposera également d'une liste associée où vous trouverez les détails de l'enveloppe.

Pour envoyer des documents pour signature électronique
  1. Cliquez sur le module Prospects, Comptes, Contacts ou Transaction.
  2. Cliquez sur l’enregistrement auquel vous voulez envoyer des documents.
  3. Dans la page de détails de l'enregistrement, cliquez sur Envoyer pour DocuSign.



  4. Dans la fenêtre contextuelle Envoyer l'accord avec DocuSign, procédez comme suit :
    • Cliquez sur Ajouter un document et sélectionnez une option afin de charger le document qui doit être signé numériquement, ou sélectionnez ce document à partir des fichiers disponibles dans le module Documents du CRM.
      Si vous ajoutez plusieurs fichiers, ils sont fusionnés en un seul document PDF.
      Les modules Devis, Factures, Commandes client et Bons de commande disposent d'une option permettant de créer un modèle dans le CRM et de l'envoyer pour signature.



    • Cochez la case Définir l'ordre de signature, le cas échéant.
      Vous aurez alors la possibilité de spécifier l'ordre correspondant à chaque destinataire.
    • Sélectionnez les destinataires à qui vous voulez envoyer les documents à signer.
      Lorsque plusieurs destinataires sont ajoutés, ils doivent tous signer les documents dans l'ordre dans lequel ils ont été ajoutés.
      Par défaut, le prospect/contact sélectionné sera ajouté en tant que destinataire.
    • Dans Message à tous les destinataires, indiquez le message qui sera inclus dans l'e-mail envoyé aux destinataires.



    • Cliquez sur le lien Modifier, puis dans la fenêtre contextuelle Options avancées :
      • Cochez la case « Envoyer des rappels automatiques » pour définir des rappels.
      • Spécifiez le nombre de jours au terme desquels la demande de signature du document doit expirer.
      • Spécifiez le délai au terme duquel le client doit être averti de l'expiration du document.



      • Cliquez sur Enregistrer.
    1. Cliquez sur Suivant pour afficher un aperçu du document et y ajouter le champ Signature.
    2. Cliquez sur Envoyer maintenant.
      Les documents sont envoyés aux destinataires.
Remarque
  • Les formats de documents pris en charge sont : pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, wp, txt, rtf, jpg, jpeg, gif, tif, tiff, bmp, png, htm et html.
  • Vous pouvez télécharger et envoyer un maximum de 5 fichiers. 50 Mo maximum par fichier.
  • Lorsque plusieurs destinataires sont ajoutés, ils doivent tous signer les documents dans l'ordre dans lequel ils ont été ajoutés. L'e-mail sera envoyé au premier destinataire dans l'ordre d'ajout.
  • Une fois que le premier destinataire aura signé le document, il sera envoyé au destinataire suivant dans l'ordre d'ajout.
  • Lorsque vous supprimez un contact, tous les accords associés ne sont pas supprimés.
  • Les modules personnalisés Enveloppe, Événements d'enveloppe, Destinataires d'enveloppe ne peuvent pas être personnalisés. Des workflows peuvent être créés pour ces modules.

Créer des documents à l'aide des modèles du CRM

En plus de charger des documents dans les modules Devis, Factures, Bons de commande et Commandes client, vous pouvez également créer des documents, en utilisant les modèles de Zoho CRM. Les devis, factures, bons de commande et commandes sont créés sous forme de fichiers PDF. Différents modèles peuvent être créés pour chacun de ces types de fichiers. En utilisant ces modèles, il est possible, par exemple, d'envoyer un devis pour signature.

Pour créer des documents en utilisant des modèles du CRM
  1. Cliquez sur les modules Devis, Factures, Bons de commande et Commandes client.
  2. Cliquez sur l’enregistrement auquel vous voulez envoyer des documents.
  3. Dans la page de détails de l'enregistrement, cliquez sur Envoyer pour DocuSign.
  4. Dans la fenêtre contextuelle Envoyer l'accord avec DocuSign, procédez comme suit :
    • Cliquez sur Créer un document > À partir des modèles CRM.
    • Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez un modèle dans la liste déroulante.



    • Cliquez sur Créer.
      Le document est créé.
    • Indiquez les autres détails et cliquez sur Envoyer maintenant.

Afficher les accords associés à un enregistrement

Pour afficher les accords associés à un enregistrement
  1. Cliquez sur le module Prospects, Comptes, Contacts ou Transaction.
  2. Cliquez sur un enregistrement et affichez la liste des Enveloppes associées.
    Vous pouvez afficher les enveloppes et le statut du document.

Désinstaller DocuSign

Si vous souhaitez désinstaller l'extension DocuSign, veuillez noter que toutes les données seront supprimées lors de la désinstallation et ne pourront pas être récupérées.

Pour désinstaller DocuSign
  1. Accédez à Configuration > Marketplace > Tous.
  2. Toutes les extensions installées sont répertoriées. Dans Toutes les extensions, vous pouvez voir toutes les extensions prises en charge par le système CRM.
  3. Cherchez DocuSign et cliquez sur le lien Désinstaller correspondant.



  4. Cliquez sur OK pour confirmer.
    Toutes les données liées à l'extension DocuSign seront supprimées.