Zoho Sign
Zoho Sign est une solution de signature électronique qui vous permet d'envoyer des documents à des destinataires précis afin d'obtenir leur signature numérique. Grâce à l'extension Zoho Sign pour Zoho CRM, vous pouvez envoyer des documents nécessitant une signature à tous les contacts enregistrés dans votre système CRM, directement depuis Zoho CRM.
Installer l’extension Zoho Sign
Vous pouvez installer l'extension Zoho Sign à partir de Zoho Marketplace ou de votre compte Zoho CRM comme suit :
- Cliquez sur Paramètres > Configuration > Marketplace > Tous. Toutes les extensions installées sont répertoriées.
Dans Toutes les extensions, vous pouvez consulter toutes les extensions prises en charge par votre système CRM. - Cliquez sur Toutes les extensions, recherchez Zoho Sign, puis cliquez dessus. Les détails concernant l'extension s'afficheront.
- Cliquez sur Installer maintenant.
- Acceptez les conditions d'utilisation du service et cliquez sur Installer.
- Choisissez l'une des options suivantes et cliquez sur Confirmer.
- Installer pour les administrateurs uniquement : l'extension est installée dans CRM uniquement pour les utilisateurs disposant d'un profil administrateur.
- Installer pour tous les utilisateurs : l'extension est installée dans CRM pour tous les utilisateurs.
- Choisir les profils : l'extension est installée dans CRM pour les utilisateurs sélectionnés manuellement. Choisissez cette option, cliquez sur Continuer, puis sélectionnez les profils souhaités.
L'extension est installée automatiquement pour les utilisateurs spécifiés.
- Vous êtes désormais prêt l’utiliser.
Conditions préalables requises
Un compte d'organisation doit avant tout être créé et les utilisateurs requis doivent être ajoutés à l'avance.
Obtention de documents signés à l’aide de Zoho Sign
Une fois l'extension installée, les pages de détails des leads ou prospects, contacts, comptes et transactions affichent le bouton Envoyer pour Zoho Sign. Ce bouton peut être utilisé pour envoyer les documents qui doivent être signés par les contacts. Pour envoyer vos documents nécessitant une signature numérique :
- Cliquez sur le module Prospects, Comptes, Contacts ou Transaction.
- Cliquez sur l'enregistrement auquel vous voulez envoyer des documents.
- Sur la page des détails de l'enregistrement, cliquez sur Envoyer pour Zoho Sign.
- Vous pouvez également envoyer des documents à partir des modules de gestion des stocks, Devis, Factures, Bons de commande et Commandes client.
- Les options suivantes s’affichent dans le nouvel onglet :
- Cliquez sur le bouton Ajouter un document et choisissez si vous souhaitez charger le fichier à partir de votre bureau ou du module Documents dans votre système CRM.
- Sous l'option Destinataires, sélectionnez le module auquel votre destinataire appartient. Cliquez ensuite sur l'icône en forme de loupe pour choisir le destinataire.
- Pour ajouter un autre destinataire, cliquez sur Ajouter un destinataire et sélectionnez un autre contact de la même façon.
Vous pouvez aussi ajouter un destinataire en lecture seule sans demander de signature, en cliquant sur le bouton Ajouter un destinataire. - Zoho Sign permet également de préciser l'ordre dans lequel vous voulez que vos destinataires signent le document.
Cliquez sur le bouton Définir l'ordre de signature et attribuez un numéro à chaque destinataire afin de choisir l'ordre dans lequel ils doivent signer le document. Le document sera transmis au destinataire suivant pour signature uniquement une fois que le destinataire précédent l’a signé. - Vous pouvez ajouter une remarque pour les destinataires si vous avez des informations supplémentaires à communiquer.
- Vous pouvez également ajouter une description de vos documents pour votre référence personnelle.
- Cliquez sur le bouton Plus de paramètres pour définir :
- Des rappels automatiques.
- Une date limite de signature.
- Le délai de validité de l'accord.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur Suivant pour revenir à la page Zoho Sign.
- Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Continuer.
- Glissez et déposez les champs dont vous avez besoin dans votre document, puis cliquez sur le bouton Envoyer en haut à droite de la page.
- Vérifiez les informations, puis cliquez sur Confirmer. Vous recevrez un reçu confirmant l'envoi du document.
Remarque
Lorsque vous installez l'extension Zoho Sign, trois autres modules sont également Il s'agit des vues suivantes :
- Zoho Sign Documents (Documents Zoho Sign) : liste des documents qui ont été envoyés.
- Zoho Sign Recipients (Destinataires Zoho Sign) : liste des destinataires à qui les documents ont été envoyés.
- Zoho Sign Document Events (Événements documentaires Zoho Sign) : liste des documents et leur statut.
Chaque enregistrement intègre également une liste connexe dans laquelle figurent les détails de l'accord.
Afficher et personnaliser les notifications SalesSignals
La fonctionnalité SalesSignals vous informe d'événements importants liés à Zoho Sign. Par défaut, elle vous avertit lorsqu'un utilisateur signe ou rejette un document.
Pour afficher vos notifications SalesSignals, cliquez sur l'icône en forme de cloche en haut à droite du tableau de bord.
Pour personnaliser vos notifications SalesSignals
- Cliquez sur l'icône en forme de cloche dans le coin supérieur droit de votre tableau de bord.
- Cliquez sur Paramètres en bas de la fenêtre SalesSignals.
- Choisissez les notifications que vous souhaitez recevoir.
- Cliquez sur Enregistrer.
Désinstallation de l’extension Zoho Sign
Si vous désinstallez l'extension Zoho Sign, toutes les données seront supprimées et vous ne pourrez pas les récupérer.
Pour désinstaller l'extension
- Accédez à Configuration > Marketplace > Tous.
Toutes les extensions installées sont répertoriées. Dans Toutes les extensions, vous pouvez voir toutes les extensions prises en charge dans votre CRM. - Recherchez Zoho Sign, puis cliquez sur le lien Désinstaller correspondant.
- Cliquez sur OK pour confirmer et désinstaller l'extension.
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