GoToMeeting
L'extension GoToMeeting permet aux utilisateurs de programmer des réunions, d'inviter des utilisateurs et d'assurer le suivi des réunions auxquelles ils ont assisté dans Zoho CRM. Avec GoToMeeting, vous avez accès à la visioconférence en HD et au partage d'écran. Grâce à cette extension, vous pouvez garder une trace de vos réunions dans un seul et même endroit.
Installer l'extension GoToMeeting
Vous pouvez accéder à Zoho Marketplace et installer l'extension GoToMeeting, ou vous connecter à votre compte Zoho CRM et l'installer.
Pour l'installer à partir de Zoho CRM
- Accédez à Configuration > Marketplace > Tout.
- Toutes les extensions installées sont répertoriées. Dans Toutes les extensions, vous pouvez visualiser toutes les extensions prises en charge par le système CRM.
- Cliquez sur Toutes les extensions, cherchez GoToMeeting et cliquez dessus.
Les détails concernant l'extension s'affichent. - Cliquez sur Installer maintenant.
- Dans l'écran suivant, cochez la case Conditions d'utilisation du service et cliquez sur Continuer l'installation.
- Choisissez l'une des options suivantes et cliquez sur Confirmer.
- Installer pour les administrateurs uniquement : l'extension est installée dans CRM uniquement pour les utilisateurs disposant d'un profil administrateur.
- Installer pour tous les utilisateurs : l'extension est installée dans CRM pour tous les utilisateurs. Les utilisateurs doivent avoir un compte GoToMeeting pour utiliser cette fonctionnalité.
- Choisir les profils : l'extension est installée dans CRM pour les utilisateurs sélectionnés. Choisissez cette option, cliquez sur Continuer, puis sélectionnez le profil.
L'extension est installée automatiquement pour les utilisateurs spécifiés. Après l'installation vous devrez autoriser l'utilisation de vos identifiants de connexion GoToMeeting. - Cliquez sur Autoriser.
Si vous cliquez sur Ignorer dans cette étape, vous pourrez autoriser l'extension ultérieurement dans Configuration > Marketplace > Tout.
Dans la page de détails de l'extension GoToMeeting, vous pouvez cliquer sur Autoriser. - Dans la fenêtre contextuelle, indiquez l'adresse e-mail et le mot de passe du compte GoToMeeting et cliquez sur Se connecter.
Le compte est autorisé et l'extension peut être utilisée.
Planifier des réunions grâce à l'extension
Une fois l'extension installée et activée, vous pouvez programmer GoToMeeting dans Zoho CRM en utilisant le bouton Programmer une réunion qui apparaît dans les enregistrements des contacts, des prospects et des comptes.
Pour programmer une réunion
- Accédez au module Comptes, Contacts ou Prospects et choisissez l'enregistrement pour lequel la réunion doit être programmée.
- Dans la page de détails de l'enregistrement, cliquez sur Programmer une réunion.
- Dans la page Programmer une réunion, procédez comme suit :
- Précisez l'objet de la réunion.
- Sélectionnez la date de début dans le calendrier déroulant.
- Choisissez l'heure de début et spécifiez le fuseau horaire
- Choisissez la durée de la réunion dans la liste déroulante.
- Sélectionnez le type de réunion, c'est-à-dire VoIP uniquement, conférence uniquement, les deux ou fournissez vos propres informations d'appel.
- Ajoutez les participants depuis les modules Contacts, Prospects. En outre, vous pouvez saisir l'adresse e-mail manuellement.
- Cliquez sur Programmer une réunion.
Vous obtiendrez un résumé de la page Détails de la réunion avec l'identifiant de la réunion et l'URL de la réunion. - Cliquez sur Fermer.
Remarque :
- Une fois qu'une réunion est programmée, les destinataires reçoivent un e-mail contenant les détails de la réunion, ainsi que son Identifiant et son URL.
- Une invitation indiquant l'heure, le lieu et l'hôte sera envoyée par e-mail au destinataire. Le destinataire peut répondre Oui, Non ou Peut-être, en fonction de quoi son statut sera mis à jour dans le compte de l'hôte.
L'invitation sera envoyée au destinataire seulement après qu'il a cliqué sur l'URL de la réunion et chargé GoToMeeting si l'extension n'est pas déjà présente sur son système. - Une fois la réunion programmée, l'hôte peut voir le statut des personnes invitées à la réunion dans la section Réunions.
Cliquez sur l'événement en question et les détails de la réunion seront listés. Dans la section Participants, vous obtiendrez un décompte du nombre de personnes invitées, précisant le nombre de personnes dont la présence est certaine et dont la présence est probable. Vous pouvez afficher les détails lorsque vous cliquez sur le champ concerné.
Désinstaller l'extension
Quand vous souhaiterez désinstaller l'extension GoToMeeting, veuillez noter que toutes les données seront supprimées lors de la désinstallation et ne pourront pas être récupérées.
Pour désinstaller l'extension :
- Accédez à Configuration > Marketplace > Tout.
Toutes les extensions installées sont répertoriées. Dans Toutes les extensions, vous pouvez visualiser toutes les extensions prises en charge par le système CRM. - Cherchez GoToMeeting et cliquez sur le lien Désinstaller correspondant.
- Cliquez sur OK pour confirmer.
L'extension sera désinstallée et toutes les données relatives à l'extension seront supprimées.
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