FAQ – Macros
Que sont les macros ?
Les macros sont un ensemble d'actions qui peuvent être exécutées pour un groupe d'enregistrements dans un module. Ces ensembles d'actions comprennent l'envoi d'e-mails, la création de tâches et la mise à jour d'un champ dans les enregistrements avec une valeur spécifiée. Il peut y avoir un ensemble d'actions que vous effectuez tous les jours ou fréquemment pour certains enregistrements. Vous pouvez combiner toutes ces actions en une seule macro et les exécuter à volonté.
Supposons que vous deviez appeler chaque jour un nouvel ensemble de leads. Une fois un appel terminé, vous devez envoyer un e-mail standard et mettre à jour le statut du lead sur « Contacted ». Ensuite, vous devez assigner le lead à un collègue qui prendra en charge les étapes suivantes.
Vous avez trois choses à faire dans le CRM :
- Envoyer un e-mail
- Mettre à jour les champs
- Créer une tâche
Imaginez devoir faire la même chose pour chaque lead. Cela serait fastidieux et monotone, et vos commerciaux perdraient du temps. Au lieu de cela, vous pouvez créer une « macro » pour ces trois tâches. Il vous suffit ensuite de sélectionner les enregistrements et d'exécuter la macro. Toutes ces modifications seront appliquées aux enregistrements sélectionnés, ce qui vous permettra de gagner du temps et d'économiser des efforts.
Quels sont les modules pris en charge dans une macro ?
Les modules Leads, Contacts et Deals prennent en charge les macros dans votre Zoho CRM.
Comment puis-je créer des macros pour les modules dans Zoho CRM ?
Les utilisateurs disposant des autorisations Mass email, Mass update et Create activities dans leur profil peuvent créer et accéder aux macros.
Pour créer des macros pour les modules (Leads) :
Cliquez sur le module Leads
Dans la page d'accueil Leads, sélectionnez les enregistrements pour lesquels vous souhaitez créer une macro.
- Sur la page Create Macro, renseignez les champs Name et Description de la macro.
Choisissez un modèle d'e-mail sous Send Email.
Sous Update Field, choisissez le champ à mettre à jour et la modification à apporter..
Sous Create Task, renseignez les informations requises et cliquez sur Add.
Une fois que vous avez fourni tous les détails, cliquez sur Create.
Remarque : les macros doivent être exécutées manuellement. Vous ne pouvez pas automatiser l'exécution des macros.
Combien d'e-mails, de tâches et de mises à jour de champ puis-je configurer dans une macro ?
Vous pouvez inclure un e-mail, trois tâches et trois mises à jour de champ dans une seule macro.
Pourquoi le bouton Run Macro ne s'affiche-t-il pas ?
Si vous ne voyez pas le bouton Run Macro, c'est probablement parce que la fonction Macros et le bouton Run Macro ne sont accessibles que si vous disposez des trois autorisations de profil suivantes :
- Mass Email
- Mise à jour de masse
- Créer des activités
Les e-mails envoyés à l'aide de macros seront-ils répertoriés sous un enregistrement ?
Oui, les e-mails envoyés à l'aide de la fonction Macros seront enregistrés et affichés sous l'enregistrement correspondant. Il est important de noter que ces e-mails sont envoyés à l'adresse e-mail indiquée dans le champ Email.
Si l'option Email Opt-Out est activée, l'e-mail ne sera pas envoyé. Vous pouvez également visualiser les actions effectuées ou les e-mails envoyés dans la chronologie des enregistrements.
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