FAQ – Règles de validation
Qu'est-ce qu'une règle de validation dans Zoho CRM et pourquoi en ai-je besoin ?
Dans ce monde axé sur les données, il est essentiel de garantir la validité et l'exactitude de vos données. Les données peuvent arriver dans votre système CRM via différents canaux, tels que des publicités, des formulaires Web, des campagnes, des e-mails, des pages Web, etc. Un ensemble de données mal géré peut coûter cher à une entreprise, et ce pour plusieurs raisons, notamment le ralentissement des opérations, la génération de rapports inexacts et la nécessité de vérifier manuellement les détails de chaque enregistrement qui entraîne de la frustration, détournant ainsi votre attention des tâches plus essentielles.
Avant que les données ne deviennent un enregistrement officiel, elles doivent être validées, et les règles de validation jouent un rôle essentiel dans ce processus. Pour résumer, vous définissez les valeurs acceptables pour un champ au sein d'une règle de validation. Si une valeur de champ saisie pour un enregistrement correspond aux critères définis dans la règle, le système CRM déclenche une alerte et permettra la sauvegarde de l'enregistrement. Vous pouvez configurer des valeurs définies par l'administrateur pour déterminer si les données saisies répondent aux critères et peuvent être enregistrées dans votre CRM, ou si elles ne répondent pas aux critères et doivent être rejetées avec une alerte utilisateur.
Vous avez la possibilité de personnaliser les alertes à la fois pour les données qui correspondent et celles qui ne correspondent pas. Autrement dit, vous pouvez adapter les messages à vos besoins spécifiques. Par exemple, vous pouvez établir différents messages d'erreur basés sur des critères, en veillant par exemple à ce que les remises pour les États-Unis ne dépassent pas 10 %, tout en autorisant les remises pour le Royaume-Uni à atteindre 15 %. Dans ce cas, vous devez configurer des conditions de ramification pour les champs de remise et spécifier les messages d'erreur appropriés en conséquence.
Veuillez noter que la règle de validation ne s'exécutera pas si le champ est défini en lecture seule pour un quelconque profil utilisateur.
Comment configurer une règle de validation pour mes modules CRM ?
Un utilisateur disposant de l'autorisation de profil Module Customization peut créer des règles de validation dans Zoho CRM.
Pour configurer une règle de validation dans votre compte CRM :
- Accédez à Setup(
) > Customization > [Modules].
- Sélectionnez le [module] dans la liste pour lequel vous voulez créer des règles de validation.
- Cliquez sur Validation Rules sur la page des modules.
- Choisissez le layout auquel le champ que vous souhaitez valider appartient.
- Cliquez sur le bouton Create New Validation Rule.
- Sélectionnez le champ à valider dans la liste déroulante et choisissez le type de validation.
- Cliquez sur Suivant.
Sous Validation Rule Editor, spécifiez les critères de validation du champ.
Sélectionnez une Execute rule dans la liste déroulante.
- Sous Validation Rule Editor, saisissez le message d'alerte qui doit être émis pour les enregistrements qui remplissent la condition.
Par exemple : « Le numéro de téléphone portable doit comporter 10 chiffres » - Pour créer plusieurs conditions, passez le curseur sur l'icône More et cliquez sur Edit.
- À la question Which records would you like to apply the rule on ?, sélectionnez Choose based on specific conditions.
- Définissez chaque condition et indiquez le message d'erreur approprié.
Cliquez sur Add another option pour modifier la valeur du champ principal et configurer différents messages d'alerte le cas échéant.
Cliquez sur Save.
Puis-je valider les données de tous les champs de mes enregistrements ?
Les données de tous les champs définis par le système peuvent être validées à l'aide d'une règle de validation. Cependant, pour le moment, cela n'est pas possible pour les champs personnalisés.
Quel est l'ordre d'exécution lorsque toutes les règles d'automatisation sont configurées dans votre compte CRM ?
Dans Zoho CRM, si toutes ces configurations d'automatisation sont paramétrées, elles suivront l'ordre d'exécution spécifique suivant :
- Assignment Rules : l'étape initiale consiste à attribuer un propriétaire à tout enregistrement entrant dans le système CRM.
- Review Process : si les enregistrements entrants répondent aux conditions du processus de révision, ils doivent être examinés par un réviseur autorisé avant de poursuivre dans le CRM.
- Scoring Rules : par la suite, les règles de notation sont appliquées à l'enregistrement.
- Workflow Rules : toutes les règles de workflow configurées entrent en jeu à ce stade.
- Approval Process: l'enregistrement entre dans le processus d'approbation en fonction des critères prédéfinis.
Ces cinq processus se déroulent de manière séquentielle. Si des règles de workflow supplémentaires sont configurées, elles se déclenchent en fonction de leurs critères d'exécution respectifs. Par exemple, une règle de workflow a été définie pour que, si le statut du lead est « Ready to be engaged », un e-mail de bienvenue soit envoyé. Dans ce cas, l'e-mail sera déclenché dès que le statut correspondra à ce critère, indépendamment des autres automatisations.
- Blueprint : en suivant les étapes ci-dessus, le Blueprint est appliqué.
- Scoring Rules (Repeat) : les règles de notation sont appliquées à nouveau dans cette boucle pour s'assurer que la note est mise à jour lors de l'exécution des actions.
- CommandCenter : enfin, le processus CommandCenter est lancé, terminant ainsi le workflow d'automatisation complet dans Zoho CRM.
La Timeline affiche l'ordre dans lequel chaque processus a été exécuté dans votre compte CRM.
Comment puis-je valider un format de numéro de téléphone portable dans Zoho CRM ?
Vous pouvez établir des règles pour valider le nombre de caractères pour les numéros de téléphone portable. Par exemple, vous pouvez spécifier qu'il doit y avoir exactement 10 chiffres pour que le système accepte et enregistre un numéro de téléphone portable. Sinon, lorsque le pays est spécifié comme l'Inde, vous pouvez demander que le numéro commence par « +91 » pour le valider en conséquence. Ces règles permettent une validation précise des numéros de téléphone portable en fonction de leurs critères respectifs.
Puis-je ajouter plusieurs conditions dans les règles de validation ?
Oui, vous pouvez ajouter plusieurs conditions dans les règles de validation.
Puis-je réorganiser la configuration des conditions pour les règles de validation ?
Oui, vous pouvez réorganiser les conditions configurées dans les règles de validation, ce qui vous permet de réorganiser les critères d'exécution des règles.
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