FAQ : règles de validation

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Qu'est-ce qu'une règle de validation dans Zoho CRM et pourquoi en avez-vous besoin ?

Dans un monde piloté par la donnée, il est essentiel de garantir la validité et l'exactitude de vos informations. Les données peuvent entrer dans votre système CRM par de multiples canaux : publicités, formulaires web, campagnes, e-mails, pages web, et bien d'autres. Un jeu de données mal entretenu peut nuire à votre entreprise de plusieurs façons : il ralentit vos opérations, génère des rapports inexacts et vous contraint à vérifier manuellement les détails de chaque enregistrement, détournant ainsi votre attention des tâches les plus importantes.

Avant qu'une donnée ne devienne un enregistrement officiel, elle doit être validée. Les règles de validation jouent un rôle central dans ce processus. Vous définissez les valeurs acceptables pour un champ au sein d'une règle de validation. Si la valeur saisie pour un enregistrement correspond aux critères définis dans la règle, le système CRM déclenche une alerte et autorise l'enregistrement. Vous pouvez configurer des valeurs définies par l'administrateur pour déterminer si les données saisies satisfont les critères et peuvent être enregistrées dans votre CRM, ou si elles ne les satisfont pas et doivent être rejetées avec une alerte à l'utilisateur.

Vous disposez de toute la flexibilité nécessaire pour personnaliser les alertes, qu'il s'agisse de données conformes ou non conformes. Vous pouvez ainsi adapter les messages à vos besoins spécifiques. Par exemple, vous pouvez définir différents messages d'erreur basés sur des critères, comme s'assurer que les remises pour les États-Unis ne dépassent pas 10 %, tout en autorisant celles du Royaume-Uni à atteindre 15 %. Dans ce cas, configurez des conditions de branchement pour les champs de remise et précisez les messages d'erreur appropriés en conséquence.

Veuillez noter que la règle de validation ne s'exécutera pas si le champ est défini en lecture seule pour un profil utilisateur.

Comment configurer une règle de validation pour mes modules CRM ?

Un utilisateur disposant de l'autorisation de profil Personnalisation des modules peut créer des règles de validation dans Zoho CRM.

Pour configurer une règle de validation dans votre compte CRM :

Accédez à Configuration( ) > Personnalisation > Modules et champs.
Sélectionnez le module dans la liste pour lequel vous souhaitez créer des règles de validation.
Cliquez sur Validation Rules sur la page des modules.
Choisissez la mise en page à laquelle appartient le champ que vous souhaitez valider.
Cliquez sur le bouton Créer une nouvelle règle de validation .
Sélectionnez le champ à valider dans la liste déroulante et choisissez le type de validation.
Cliquez sur Suivant.

Dans l'Éditeur de règles de validation, précisez les critères de validation du champ.

Sélectionnez une Exécuter la règle dans la liste déroulante.
Dans l'Éditeur de règles de validation, saisissez le message d'alerte qui doit s'afficher pour les enregistrements satisfaisant la condition.
Par exemple : "Le numéro de téléphone mobile doit comporter 10 chiffres"
Pour créer plusieurs conditions, survolez l'icône Plus et cliquez sur Modifier.
Pour Sur quels enregistrements souhaitez-vous appliquer la règle? sélectionnez Choisir en fonction de conditions spécifiques.
Définissez chaque condition et précisez le message d'erreur approprié.

Cliquez sur Ajouter une autre option pour modifier la valeur du champ principal et configurer différents messages d'alerte selon vos besoins.

Cliquez sur Enregistrer.

Puis-je valider les données de tous les champs de mes enregistrements ?

Les données de tous les champs définis par le système peuvent être validées à l'aide d'une règle de validation. Cependant, à l'heure actuelle, les champs personnalisés ne peuvent pas être validés via des règles de validation.

Quel est l'ordre d'exécution lorsque toutes les règles d'automatisation sont configurées dans votre compte CRM ?

Dans Zoho CRM, si toutes ces configurations d'automatisation sont en place, elles respectent l'ordre d'exécution suivant :

Règles d'attribution : La première étape consiste à attribuer un propriétaire à tout enregistrement entrant dans le système CRM.

Processus de révision : Si les enregistrements entrants satisfont les conditions du processus de révision, ils doivent être examinés par un réviseur autorisé avant de poursuivre leur traitement dans le CRM.
Règles de notation : Ensuite, les règles de notation sont appliquées à l'enregistrement.
Workflow Rules : Les Workflow Rules configurées entrent en jeu à cette étape.
Processus d'approbation : L'enregistrement entre dans le processus d'approbation en fonction des critères prédéfinis.

Ces cinq processus s'exécutent de manière séquentielle. Si des Workflow Rules supplémentaires sont configurées, elles se déclencheront en fonction de leurs critères d'exécution respectifs. Par exemple, une Workflow Rules a été définie de sorte que si le statut du lead est «Prêt à être contacté», un e-mail de bienvenue sera envoyé. Dans ce cas, l'e-mail sera déclenché dès que le statut correspond à ce critère, indépendamment des autres automatisations.

Blueprint : À la suite des étapes précédentes, le Blueprint entre en vigueur.
Règles de notation (répétition) : Les règles de notation sont appliquées une nouvelle fois dans cette boucle afin de garantir que le score est mis à jour lors de l'exécution des actions.
CommandCenter : Enfin, le processus CommandCenter est lancé, ce qui finalise le workflow d'automatisation complet au sein de Zoho CRM.

La chronologie affiche l'ordre dans lequel chaque processus a été exécuté dans votre compte CRM.

Comment valider le format d'un numéro de téléphone mobile dans Zoho CRM ?

Vous pouvez définir des règles pour valider le nombre de caractères des numéros de téléphone mobile. Par exemple, vous pouvez stipuler que le numéro doit comporter exactement 10 chiffres pour que le système l'accepte et l'enregistre. Par ailleurs, lorsque le pays est défini sur Inde, vous pouvez exiger que le numéro commence par « +91 » pour le valider en conséquence. Ces règles permettent une validation précise des numéros de téléphone mobile en fonction de leurs critères respectifs.

Est-il possible d'ajouter plusieurs conditions dans les règles de validation ?

Oui, vous pouvez ajouter plusieurs conditions dans les règles de validation.

Est-il possible de réorganiser les conditions configurées pour les règles de validation ?

Oui, vous pouvez réorganiser les conditions définies pour les règles de validation, ce qui vous permet de modifier l'ordre des critères d'exécution des règles.

Nous espérons que cette liste de questions fréquentes sur les règles de validation vous a été utile. Si vous avez encore des questions auxquelles nous n'avons pas répondu, n'hésitez pas à nous en faire part ici. Nous serons ravis de les soumettre à nos experts et de les ajouter prochainement. N'oubliez pas de partager votre évaluation ci-dessous !