Qu'est-ce que Workflow Rules pour les e-mails et pourquoi en avez-vous besoin ?

• Relances automatisées : Avec Workflow Rules, vous pouvez configurer des e-mails de suivi automatisés basés sur des déclencheurs spécifiques. Par exemple, vous pouvez créer une règle qui envoie un e-mail de suivi à un lead s'il n'a pas répondu à votre e-mail initial dans un délai déterminé.
  
• Nourrir les leads : Workflow Rules vous permet de nourrir les leads en envoyant des e-mails ciblés à différentes étapes de l'entonnoir de vente. Par exemple, vous pouvez envoyer automatiquement un e-mail de bienvenue aux nouveaux leads ou une série d'e-mails éducatifs pour les accompagner tout au long du processus de vente.
  
• Affectation de tasks : Vous pouvez utiliser Workflow Rules pour affecter automatiquement des tasks liées aux e-mails. Par exemple, lorsqu'un nouveau lead est ajouté, une Workflow Rules peut créer une task pour qu'un représentant commercial fasse un suivi avec un e-mail d'introduction.
• Mises à jour des données : Workflow Rules peut être utilisée pour mettre à jour les données de votre CRM en fonction des interactions e-mail. Par exemple, si un lead clique sur un lien dans un e-mail, vous pouvez automatiquement mettre à jour son statut ou l'étiqueter avec un libellé spécifique.
  
• Alertes de notification : Configurez des règles pour recevoir des notifications ou des alertes lorsque certains événements liés aux e-mails se produisent. Cela peut être utile pour rester informé des interactions e-mail critiques ou des réponses des leads et clients.
  
• Segmentation et ciblage : Utilisez Workflow Rules pour segmenter automatiquement vos contacts en fonction de leurs interactions e-mail. Cette segmentation peut vous aider à cibler des groupes spécifiques avec des campagnes e-mail personnalisées.
  
• Efficacité et cohérence : L'automatisation par le biais de Workflow Rules garantit que certaines tasks sont régulièrement exécutées sans intervention manuelle. Cela contribue à maintenir l'efficacité et libère du temps pour votre équipe afin qu'elle se concentre sur des activités plus stratégiques.

Comment automatiser différents modèles d'e-mail en fonction des champs sélectionnés ?

Pour créer des modèles d'e-mail :

1. Accédez à Configuration() > Personnalisation > Modèles > E-mail.
   
2. Cliquez sur Ajouter un modèle, puis sélectionnez le module souhaité.
   
3. Choisissez un modèle approprié dans la galerie, ou créez-en un à partir de zéro.

Puis-je créer un dossier pour le Contact chaque fois que je reçois un e-mail ?

1. Choisissez la condition d'exécution comme Quand un e-mail est reçu.
   
2. Choisissez Contacts comme module auquel appliquer la règle.
   
3. Choisissez les conditions du champ e-mail, si nécessaire.
   
4. Choisissez la fonction comme Action instantanée.
   
5. Créer une nouvelle fonction pour le module Contacts.
   
6. Copiez et collez le code suivant dans l'Deluge éditeur :
   mp=map();
   mp.put("Status", "New");
   mp.put("Case_Origin", "Email");
   mp.put("Subject", "New email received");
   mp.put("Related_To", id);
   createcase=zoho.crm.createRecord("Cases", mp);
   info createcase;
   
   
7. Cliquez sur Modifier les arguments et nommez l'argument « id ». Marquez le champ ID de contact pour l'argument et enregistrez les modifications.
   

Comment puis-je suivre la dernière fois qu'un e-mail a été envoyé ou reçu de mes enregistrements ?

Puis-je créer une Workflow Rule pour envoyer des e-mails de relance automatiques si aucune réponse n'est reçue ?

1. Connectez-vous à Zoho CRM et accédez à votre compte CRM.
   
2. Accédez à Setup > Automation > Workflow Rules > Create New Workflow Rule.
   
3. Choisissez un [Module], par exemple Leads ou Contacts, dans la liste déroulante, puis saisissez le Nom de la règle et la Description, si nécessaire.
   
4. Cliquez sur Suivant.
   
5. Sur la page Configuration du workflow, sélectionnez le moment d'exécution de la règle dans la liste déroulante.
   
6. Définissez les critères dans Condition. Vous pouvez choisir entre des enregistrements spécifiques ou tous les enregistrements de votre module.
   
7. Après avoir effectué vos sélections, cliquez sur Suivant.
   
8. Choisissez Notification par e-mail en tant qu'Action instantanée.
   
9. Dans la Notification par e-mail boîte de dialogue, cliquez sur Créer une notification par e-mail.
   
10. Saisissez le Nom de la règle et sélectionnez l'adresse « À » à laquelle vous souhaitez envoyer la notification par e-mail. Vous pouvez ajouter des destinataires supplémentaires, si nécessaire.
    
11. Choisissez les destinataires de l'e-mail en masse. Cochez la case pour inclure tous les destinataires souhaités.
    

En suivant ces étapes, vous pouvez facilement configurer une Workflow Rule dans Zoho CRM pour les e-mails de relance automatisés.

Les workflows pour les e-mails peuvent-ils être configurés pour des modules autres que Leads ou Contacts ?

Une Workflow Rule pour les e-mails peut-elle être activée pour des utilisateurs spécifiques ?

Ai-je besoin d'une intégration IMAP pour configurer des workflows pour les e-mails ?

Quelles actions peuvent être déclenchées en fonction du statut d'un e-mail ?

1. Création de Task : Automatisez la création de Task en réponse à des déclencheurs d'e-mail spécifiques, garantissant une attribution et une gestion rapides des Task.
   
2. Mises à jour de champ : Les e-mails peuvent déclencher automatiquement des mises à jour dans les champs CRM, maintenant l'exactitude et la pertinence des données en temps réel.
   
3. Notifications utilisateur : Mettez en place des notifications automatisées pour alerter les utilisateurs ou les équipes concernées en fonction du contenu ou des critères des e-mails, garantissant une attention opportune aux informations critiques.
   
4. Exécution de fonction personnalisée : Utilisez les déclencheurs d'e-mail pour exécuter des fonctions personnalisées, ce qui permet des actions adaptées ou des opérations complexes en réponse à des entrées d'e-mail spécifiques.
   
5. Déclencheurs de webhooks : L'automatisation par e-mail peut activer des webhooks, facilitant une communication transparente entre votre CRM et les systèmes ou applications externes pour une intégration et un échange de données optimisés.
   

Les actions suivantes sont disponibles pour les modules Leads, Contacts et les modules connexes, ainsi que pour d'autres cas :

1. Assigner un propriétaire : Lorsqu'une condition spécifique est remplie (par exemple, le statut de l'e-mail est « X »), vous pouvez automatiquement assigner un nouveau propriétaire au lead, au contact ou au module connexe.
   
2. Exécuter le circuit : Cette action peut être une fonction personnalisée ou un script que vous avez développé en utilisant le langage de script Deluge de Zoho. Elle peut impliquer une logique complexe ou des intégrations avec d'autres systèmes.

1. Créer un enregistrement : Créer automatiquement un nouvel enregistrement dans Zoho CRM ou une autre application connectée lorsqu'un statut d'e-mail spécifique est détecté.
   
2. Fonctions : Effectuer des fonctions personnalisées ou des opérations dans Zoho Flow, telles que la manipulation de données, les calculs ou la logique conditionnelle.
   
3. Webhooks : Déclencher un webhook pour communiquer avec les systèmes ou services externes. Cela peut être utilisé pour intégrer Zoho CRM à des applications tierces ou effectuer des actions spécifiques sur d'autres plateformes.
   

1. Créer un enregistrement : Dans les cas où le statut de l'e-mail ne correspond à aucun critère prédéfini, vous pouvez créer un nouvel enregistrement dans Zoho CRM ou un autre système connecté.
   
2. Fonctions : Appliquez des fonctions personnalisées ou des scripts pour gérer les scénarios inconnus. Cela peut impliquer des vérifications supplémentaires ou une logique conditionnelle pour déterminer le plan d'action approprié.
   
3. Webhooks : Utilisez les webhooks pour communiquer avec les systèmes ou services externes lorsque le statut de l'e-mail est inconnu. Cela peut aider à intégrer d'autres outils ou plateformes pour recueillir plus d'informations ou prendre des mesures spécifiques.
   

Quel est l'objectif de la création de workflows pour l'e-mail ?

1. Déclencheurs de notification pour les e-mails sans réponse : Automatisez les notifications aux utilisateurs lorsqu'un e-mail reste sans réponse dans un délai spécifié, en assurant les suivis opportuns et en prévenant les lacunes de communication.
   
2. Mises à jour des champs dynamiques liées au statut de l'e-mail : Utilisez les changements de statut d'e-mail pour mettre à jour automatiquement des champs spécifiques dans les modules CRM, en veillant à ce que les données reflètent précisément le statut ou la progression de l'e-mail.
   
3. Attribution automatisée des tâches basée sur l'objet de l'e-mail : Activez la création automatique de tâches pour les représentants en analysant les objets des e-mails, en rationalisant la distribution du travail et la gestion des tâches en fonction du contenu de l'e-mail.
   
4. Génération d'alertes pour les e-mails rejetés : Configurez les notifications automatiques pour les administrateurs système ou les utilisateurs concernés lorsqu'un e-mail est rejeté, incitant à l'investigation et à la résolution des problèmes de livraison.
   
5. Création de tickets basée sur les e-mails envoyés : Automatisez la création de tickets de support ou de service basée sur les e-mails sortants, en veillant à ce que les demandes ou les problèmes des clients soient systématiquement documentés et traités au sein du CRM.

Comment envoyer automatiquement un e-mail lorsqu'un lead est créé ?

Pour ce faire :

1. Accédez à Setup > Customization > Templates > Email.
   
2. Cliquez sur Add New Template.
   
3. Sélectionnez le module pour lequel créer le modèle d'e-mail dans la liste déroulante, puis cliquez sur Next pour ouvrir la Template Gallery page.
   
4. Concevez un modèle à partir de zéro ou choisissez un modèle prédéfini et cliquez sur Save.

Pour configurer la Workflow Rule :

1. Accédez à Setup > Automation > Workflow Rules.
   
2. Cliquez sur Create Rule.
   
3. Sélectionnez le Leads module dans la Create New Rule fenêtre contextuelle et entrez le nom et la description de la règle.
   
4. Sélectionnez On a record action pour When do you want to execute this rule?, puis cliquez sur Create.
   
5. Spécifiez Tous les leads comme Condition.
   
6. Sélectionnez Notification par e-mail sous Action immédiate.
   
7. Sélectionnez le modèle d'e-mail et cliquez sur Associer.
   
8. Cliquez sur Enregistrer.
   

Quelles sont les différentes conditions qui peuvent être appliquées dans les règles Workflow Rules de messagerie ?

1. Conditions basées sur les champs de messagerie : Ces conditions portent sur des attributs de messagerie spécifiques. Par exemple, vous pouvez définir des conditions en fonction d'éléments de messagerie tels que le nom de la pièce jointe, la copie, l'expéditeur, le destinataire, la présence de pièces jointes ou l'objet. Par exemple, vous pourriez créer des règles déclenchées par des noms de pièce jointe spécifiques ou des adresses e-mail d'expéditeur.
   De plus, vous avez la flexibilité de choisir si la règle doit s'activer lorsque « tous » ou « l'un quelconque » des conditions spécifiées sont remplies.

1. Conditions basées sur les modules : Les conditions basées sur les modules impliquent de sélectionner le contexte dans lequel la règle doit être appliquée, offrant des options comme les modules Leads, Contacts, Unknown (Inconnu) ou Custom (Personnalisé). La sélection du module « unknown » est cruciale lorsque l'expéditeur est nouveau sur votre compte CRM. Cependant, cela impose de définir des conditions basées sur les champs de messagerie. Par exemple, des règles pourraient être établies pour déclencher des actions spécifiques lorsqu'un e-mail provenant d'un expéditeur inconnu est dirigé vers l'adresse e-mail du directeur général, assurant le suivi ou le traitement nécessaire.
   

Comment puis-je automatiser les notifications pour les enregistrements inactifs dans mon CRM, comme les leads qui restent dans un état spécifique pendant une période prolongée ?

1.  Accédez à Settings > Setup > Automation > Workflow Rules.
   
2. Cliquez sur Créer une règle.
   
3. Dans la fenêtre Créer une règle, sélectionnez Action d'enregistrement, choisissez Mise à jour du champ, et spécifiez le Statut du lead champ.
   

4. Sélectionnez Tous les enregistrements dans la Quel section.
   

5. Ajoutez une action programmée pour exécuter après 14 jours après le moment du déclenchement de la règle.
   

6. Associez une fonction personnalisée, permettant la configuration de l'e-mail automatisé comme le montre l'image fournie.

Remarque : Une fois cette règle configurée, toute modification du champ Statut du lead déclenchera un e-mail automatisé 14 jours après la date de modification (moment du déclenchement de la règle). Notamment, le critère input.status != "Qualified" (Qualifié) garantit que l'e-mail d'escalade ne sera pas déclenché une fois qu'un lead atteint le statut Qualifié. L'exclusion du statut Qualifié garantit que la règle s'applique uniquement aux enregistrements qui restent dans d'autres états pendant plus de 14 jours, comme « Non contacté » ou « Spam », empêchant les notifications inutiles pour les leads déjà qualifiés.

Combien d'e-mails peuvent être envoyés par jour à l'aide des alertes de workflow ?

Quelles méthodes sont disponibles pour automatiser l'envoi d'e-mails ?  

Puis-je créer une seule adresse e-mail qui peut servir à la fois l'entreprise et ses clients, en garantissant que lorsque je mets à jour l'e-mail de l'entreprise, les e-mails des clients associés changent également automatiquement ?