1. Conception et exécution systématiques des processus : Blueprint vous permet de définir chaque étape d'un processus métier, en veillant à ce qu'elles soient exécutées de manière bien organisée et systématique. Cette structure est essentielle pour maintenir la cohérence et l'efficacité, particulièrement dans les opérations complexes ou à grande échelle.
   
2. Accompagnement des équipes tout au long des processus : Il fournit un accompagnement clair aux équipes tout au long de l'exécution de divers processus. Cela inclut la configuration d'étapes telles que la qualification des leads, le suivi des transactions et la gestion des commandes, en veillant à ce que tous les membres de l'équipe restent sur la même longueur d'onde et suivent les mêmes procédures.
   
3. Automatisation des actions routinières : Blueprint peut automatiser des actions routinières telles que l'envoi de notifications par e-mail, l'attribution de Task ou la mise à jour de champs, ce qui réduit considérablement le travail manuel et le risque d'erreur humaine.
   
4. Validation des informations importantes : Elle joue un rôle clé dans la validation des informations essentielles au moment opportun. Cette fonctionnalité aide à éviter les problèmes courants tels que des détails client incorrects ou des violations de politique.
   
5. Transitions et états personnalisables : L'outil repose sur les concepts de États et de Transitions, où les États représentent les différentes étapes d'un processus, et les Transitions sont les conditions à remplir pour passer d'un État à un autre.
   
6. Conversion et suivi efficaces des leads : Blueprint rend le processus de conversion et de suivi des leads beaucoup plus facile et efficace. Il permet une meilleure planification et allocation des Task entre les différentes équipes.
   
7. Conception visuelle des processus : Vous pouvez concevoir visuellement vos processus à l'aide de l'éditeur Blueprint, qui utilise une interface simple de glisser-déposer, la rendant facile à utiliser.
   
8. Rapports et analyses : Blueprint permet également la création de rapports d'utilisation, fournissant des informations sur l'efficacité et la performance de vos processus.

Puis-je modifier un champ de stade Blueprint pour revenir à un état précédent ?

Non. Si vous avez construit un Blueprint sur un certain champ de statut, vous ne pouvez pas modifier ce champ pendant qu'un enregistrement se trouve encore dans le Blueprint. Cependant, vous pouvez utiliser une solution simple pour revenir à un état précédent.

Cette réponse est fournie en deux parties.

1. Pourquoi nous ne rendons pas les champs Blueprint modifiables
   
2. Solution pour revenir à des états précédents.

L'idée originale d'un Blueprint est de rationaliser un processus dans toute l'organisation. Donc, quand vous avez établi des directives étape par étape, vous ne voudriez pas que vos équipes s'écartent de ce chemin. De plus, si vous avez exigé certains champs et pièces jointes pour qu'un utilisateur puisse passer d'un état à un autre, permettre à l'utilisateur de mettre à jour un champ de statut sans respecter les spécifications de ce changement irait à l'encontre de l'objectif. Par exemple, pour qu'un utilisateur déplace une transaction de Négociation à Contrat, vous avez exigé des NOTES. Mais l'utilisateur met à jour la valeur du champ (modification) sans fournir ces notes. Ce qui va à l'encontre de l'objectif d'un Blueprint en premier lieu. C'est la raison pour laquelle les champs de statut sur lesquels vous créez un Blueprint ne sont pas modifiables tant que l'enregistrement se trouve dans le Blueprint. Le système déplacera automatiquement les enregistrements vers les étapes suivantes une fois que vous aurez terminé les actions obligatoires invitées par le système à chaque étape.

Cela dit, il pourrait y avoir des cas exceptionnels où vous souhaiteriez déplacer l'enregistrement vers un état précédent. Ce cas est en cours d'évaluation par nos équipes et vous devriez avoir une réponse bientôt.

Néanmoins, pour y parvenir, il existe une solution utilisant les Transitions communes.

Les Transitions communes sont celles qui peuvent être réutilisées à tout moment du processus pour atteindre une certaine étape. Par exemple, dans un processus de suivi de transaction, la fermeture d'une transaction (gagnée/perdue) se produit généralement à la fin du processus, après avoir franchi 6-7 étapes. Mais en réalité, un client peut exprimer son désintérêt à tout moment du processus, pas nécessairement au stade du contrat. Vous pouvez donc avoir ce que nous appelons une Transition commune appelée « Abandon de transaction », de sorte que ce bouton soit visible à toutes les étapes du processus. Vous pouvez simplement effectuer cette transition pour marquer la transaction comme perdue et sortir du processus.

Cette transition commune peut être utilisée comme solution dans votre cas.

Étape 1 : Créez votre flux de processus.

Étape 2 : Une fois que vous avez défini tous les états et transitions pour un scénario idéal, créez maintenant un État appelé « Restauré » (vous pouvez le renommer comme bon vous semble).

Étape 3 : Créez une transition de n'importe quel état vers cet État « Restauré ». Nommez la Transition « Restaurer ».

Étape 4 : Cochez la case Transition commune.

Maintenant cette Transition « Restaurer » sera disponible à n'importe quel stade du Blueprint. Donc, si vous souhaitez modifier le statut du lead, cliquez sur la transition Restaurer, et votre enregistrement sortira complètement du Blueprint.

Le champ Statut du lead devient à présent modifiable. Vous pouvez modifier la valeur pour choisir l'étape souhaitée et réintégrer le Blueprint à partir de cette étape.

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J'ai configuré un Blueprint, mais les enregistrements n'ont pas intégré le processus bien qu'ils répondent aux critères du Blueprint. Pourquoi ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vos enregistrements n'intègrent pas le Blueprint bien qu'ils répondent aux critères. Veuillez vérifier les points suivants :

• Un Blueprint est désactivé par défaut. Assurez-vous qu'il est activé.
  
• Un Blueprint peut être créé pour des dispositions spécifiques. Vérifiez que l'enregistrement en question appartient à la disposition spécifiée dans les paramètres du Blueprint.
  
• Si vos critères d'entrée du Blueprint contiennent un État inutilisé dans le Blueprint, l'enregistrement aurait intégré le processus, mais les transitions ne s'afficheraient pas pour cet enregistrement, car l'État ne fait pas partie du Blueprint.
  

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Si un enregistrement répond aux critères de plusieurs Blueprints, lequel s'exécute en premier ?

L'ordre dans lequel les Blueprints sont listés détermine l'ordre d'exécution. Si un enregistrement répond aux critères de plusieurs Blueprints, le Blueprint qui figure en tête de liste s'exécute. Vous pouvez réorganiser les Blueprints à tout moment selon le Blueprint qui devrait être considéré en premier pour l'exécution.

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Puis-je imposer la mise à jour du statut d'une Task dans les paramètres « During Transition » ?

J'ai assigné une Transition à un utilisateur spécifique, mais celle-ci est également visible pour les autres utilisateurs. Pourquoi ?

Comment connaître le nombre d'enregistrements actuellement dans un Blueprint et le nombre d'enregistrements ayant terminé le traitement d'un Blueprint ? 

Blueprint vous permet de créer une réplique de votre processus métier hors ligne dans votre CRM. De la génération de leads à la conclusion d'une affaire, une organisation suit plusieurs processus métier. Vous pouvez utiliser les Blueprints pour donner à vos utilisateurs de CRM un guide sur la façon d'exécuter toutes les étapes d'un processus métier. Par exemple, vous devez collecter certains documents avant d'envoyer un devis à votre client. Vous pouvez configurer une étape dans un Blueprint qui impose le téléchargement de documents, et l'enregistrement ne pourra passer à l'étape suivante (Envoi du devis) que si les documents corrects ont été téléchargés.

Est-il possible d'envoyer des alertes e-mail après qu'une transition ait eu lieu dans Blueprint ?

Si un utilisateur n'a pas accès à un enregistrement particulier mais est désigné comme propriétaire de la transition, cet utilisateur peut-il exécuter la transition et modifier l'enregistrement également ?

Qu'est-ce qu'un Blueprint continu et en quoi diffère-t-il d'un Blueprint classique ?  

Un Blueprint continu vous permet de concevoir un processus qui s'exécute sans interruption. Par exemple, le scripting d'appel.

Différences entre Blueprint classique et Blueprint continu.

Comment choisir les enregistrements qui doivent entrer dans un Blueprint que j'ai créé ?

Comment puis-je créer mon propre processus de vente dans Zoho CRM ?

Vous pouvez utiliser Blueprint pour créer votre propre processus de vente. En savoir plus sur Blueprint ici.

Nous espérons que cette liste de questions fréquemment posées sur Blueprint vous sera utile. Si vous avez d'autres questions qui n'ont pas été traitées, merci de nous le faire savoir ici. Nous serons heureux de les discuter avec nos experts en la matière et de les ajouter à l'avenir.

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Puis-je réorganiser les éléments dans la fenêtre contextuelle de transition d'un Blueprint ?

Oui. Si votre transition nécessite plusieurs champs et inclut des instructions, organiser les éléments dans un ordre logique peut améliorer l'expérience utilisateur.

Par exemple, dans la transition Négociation montrée dans l'image ci-dessous, le processus affiche actuellement d'abord les notes, suivies de plusieurs champs obligatoires, puis les instructions pour le propriétaire de la transition. Selon votre processus, il peut être plus efficace d'afficher d'abord les instructions, suivies des champs obligatoires et des notes.

Pour réorganiser les éléments, utilisez les flèches HAUT et BAS situées sur le côté droit de chaque paramètre Pendant la transition. Cliquez sur la flèche HAUT à côté de la zone de message jusqu'à ce qu'elle atteigne le sommet de la liste. Vous pouvez de la même manière déplacer les autres éléments vers le haut ou vers le bas pour créer l'ordre qui convient le mieux à votre workflow.