FAQ : Migration des données

FAQ : Migration des données

À quoi sert l'assistant de migration des données dans Zoho CRM ?

L'assistant de migration des données dans Zoho CRM garantit que vos données sont migrées correctement et vous aide à réduire considérablement le travail manuel. Il mappe automatiquement les fichiers d'importation vers les modules CRM et fait correspondre les colonnes de données avec les champs appropriés dans Zoho CRM. Dans le cas où vos données préexistantes nécessitent des modules qui ne sont pas encore disponibles, Zoho CRM crée les modules et mappe les données appropriées vers ces derniers. L'outil vous donne une idée claire du nombre de fichiers mappés, non mappés et non pris en charge.

Voir également>> Migration des données

Comment puis-je migrer mes données vers Zoho CRM ?

Dans votre compte CRM, accédez à Setup > Data administration > Import, puis choisissez le CRM à partir duquel vous souhaitez effectuer la migration.

Si vous chargez des fichiers CSV déjà enregistrés sur votre appareil pour la migration, cliquez sur Other CRM. Cliquez sur le bouton Browse Files et sélectionnez le fichier CSV à migrer.

 


Comment fonctionne la migration des données ?  

La migration des données s'appuie sur des identifiants uniques. Les identifiants de migration sont utilisés pour associer des enregistrements entre des modules et pour les propriétaires d'enregistrements.
Pour migrer des enregistrements, vous devez impérativement saisir un identifiant unique pour chaque enregistrement.

Qu'est-ce qu'un identifiant de migration ?

Les identifiants de migration sont utilisés pour associer des enregistrements entre des modules et pour les propriétaires d'enregistrements. Chaque enregistrement doit avoir un identifiant unique. Les contacts et les comptes sont interconnectés. Plusieurs contacts peuvent être associés à un seul et même compte. 
 
Dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez voir un contact nommé Sathish avec l'identifiant 00C1 (cet identifiant s'applique uniquement au back-end). Il sera associé au compte Zoho.

 

 





Lorsque vous accédez aux modules Accounts et cliquez sur Zoho, vous pouvez accéder au contact Sathish. Le processus est le même pour tous les modules.
 


Pourquoi dois-je migrer mes données ?

Chaque fois que nos clients prévoient de passer à Zoho CRM à partir de leur ancien outil CRM ou d'un outil non CRM, ils peuvent choisir de migrer leurs données préexistantes vers Zoho CRM. Notez que les options d'importation par module impliquent peu de restrictions. Par conséquent, nous recommandons la migration aux clients qui sont passés d'un outil CRM différent à Zoho CRM.

Vous pourrez ainsi migrer les enregistrements vers tous les modules. Vous avez la possibilité de migrer des images, des modules Inventory, des activités, des pièces jointes, des documents, etc.

Remarque : les dossiers ZIP peuvent contenir jusqu'à 10 Go ou 200 fichiers csv.

Comment puis-je créer des identifiants de migration ?

Les migrations s'appuient sur des identifiants uniques. Si votre fichier de données ne dispose d'aucun identifiant unique, vous pouvez créer vos propres identifiants. Ces derniers peuvent contenir des caractères numériques, alphanumériques ou alphabétiques. Notez toutefois que chaque module et chaque enregistrement doivent disposer de leur propre identifiant unique.

Par exemple, les identifiants utilisés dans le module Contacts ne peuvent pas être utilisés pour les modules Accounts. 

L'exemple ci-dessus présente un ensemble de données impliquant la génération manuelle de l'identifiant 00A1 pour votre compte CRM.

Comment puis-je associer les enregistrements entre les modules ?   

Identifiant : concept principal pour les migrations. Prenons un exemple pour étudier le fonctionnement. 

Les modules Accounts et Contacts sont liés entre eux. Un compte peut contenir plusieurs contacts. Lorsque vous ouvrez les enregistrements du module Accounts, vous pouvez afficher tous les contacts associés qu'il contient. Ces modules s'appuient sur des identifiants.

  


Comment puis-je attribuer des enregistrements à leur propriétaire ?

L'attribution d'enregistrements au propriétaire s'appuie sur les identifiants de migration. Pour attribuer le propriétaire des enregistrements, vous devez d'abord migrer le fichier user.csv tout en migrant d'autres modules.

Le fichier user.csv doit contenir le prénom, le nom, l'adresse e-mail et l'identifiant utilisateur. Dans le tableau ci-dessous, vous pouvez voir que l'identifiant propriétaire est 00U1, 00U2, 00U3, etc.



Qu'est-ce qu'un format de fichier de migration et quels sont les types de formats de fichiers pris en charge pour la migration ?   

Les formats pris en charge pour les migrations sont les dossiers ZIP et les fichiers CSV. Lors du chargement du dossier ZIP, vous devez vous assurer qu'il ne contient aucun sous-dossier. Lorsque vous ouvrez le dossier ZIP, ce dernier doit uniquement contenir des fichiers CSV.

 

Remarque : les dossiers ZIP peuvent contenir jusqu'à 10 Go ou 200 fichiers CSV.

 


Quels sont les types de messages d'erreur susceptibles d'apparaître pendant la migration ?

En général, 5 types d'erreurs peuvent s'afficher dans le cadre d'un processus de migration. 
  1. Mandatory fields are empty
  2. Parent record not found
  3. File not found
  4. Child record not found
  5. Inserted file format is wrong

  1. Mandatory fields are empty : ce type d'erreur se produit lorsque le ou les champs obligatoires définis sont laissés vides ou ne sont pas remplis correctement. 
    Par exemple, le champ Lastname dans les modules Lead generation est un champ obligatoire défini par le système. Si ce champ est vide, tous les enregistrements seront ignorés et l'erreur « Mandatory fields left empty » s'affichera.
  1. Parent record not found : si l'enregistrement du module parent n'est pas migré avec le fichier, cette erreur se produit. 
    Supposons, par exemple, que les modules Contacts et Accounts soient liés par des données. Toutefois, les données du compte n'ont pas été migrées ou les identifiants que vous avez utilisés pour migrer les comptes sont différents de ceux que vous avez stockés dans le fichier. Dans ce cas-là l'erreur « Parent record not found » se produit. 
    Si vous avez utilisé la procédure ci-dessus pour la migration, les identifiants utilisés pour la migration du module Accounts sont différents des identifiants affichés dans l'exemple de module Contacts. Par conséquent, l'erreur « Parent Id not found » s'affiche.

    Cette erreur se produit chaque fois que les enregistrements associés ne sont pas migrés.
  • File not found : cette erreur se produit lorsque les fichiers joints sont introuvables lors de la migration. Pour éliminer cette erreur, assurez-vous que le dossier des pièces jointes contient toutes les pièces jointes. Les pièces jointes de l'enregistrement sont stockées au format CSV. Par exemple, si la pièce jointe Alpha.jpeg est présente au format CSV, mais que celle-ci est manquante dans le dossier, cette erreur se produit.
  • Child record not found : chaque fois que vous migrez les modules Inventory tels que les devis, les commandes client, les bons de commande, etc., vous devez vous assurer que le ou les modules parents (produits) correspondants sont migrés. Si l'identifiant de produit n'est pas présent dans le fichier ou s'il n'est pas migré avec celui-ci, cette erreur se produit. 
    Par exemple, si vous migrez le module Quotes et le fichier d'éléments de ligne Quotes. Dans le fichier d'éléments de ligne, si vous ne parvenez pas à ajouter l'identifiant de produit ou si les produits ne sont pas migrés avec le fichier, cette erreur se produit.
  1. Inserted file format is wrong : ce type d'erreur se produit lorsque le fichier ajouté utilise un autre format de fichier que le format .csv. Le dossier zip doit contenir des fichiers .csv lors de la migration. Veillez à ce qu'il n'y ait pas d'autres sous-dossiers dans le dossier zip avant la migration ou cette erreur se produira.

Quels sont les types de modules qui peuvent être migrés vers Zoho CRM ?

Toutes les données du module standard (Leads, Contacts, Accounts, Deals), ainsi que celles des modules Calls, Meetings, Tasks (données du module Activity) et Inventory peuvent être migrées vers Zoho CRM.
De plus, si un client possède d'autres fichiers ou modules personnalisés qui doivent être migrés, ces derniers peuvent être migrés vers Zoho CRM en créant des modules personnalisés séparément.

Comment doivent être les exemples de fichiers pour la migration ? 

Reportez-vous à la section relative aux exemples de fichiers pour la migration. Le fichier d'origine doit être organisé comme indiqué dans ces exemples de fichiers.

Quelles sont les différentes techniques pour charger des données dans le widget de migration Zoho CRM ?

Les données peuvent être chargées de deux manières différentes dans le widget de migration Zoho CRM.
  1. Fichiers .csv individuels par module.
  1. Fichiers zip : tous les fichiers .csv requis sont conservés dans un seul dossier zippé (compressé).
    Toutefois, rappelez-vous qu'un dossier zip ne doit pas contenir d'autres dossiers zip. Il doit uniquement contenir des fichiers .csv.

 

Reportez-vous aux images ci-dessous relatives aux fichiers individuels et aux fichiers zip.

Fichiers individuels :


Fichiers zip :

Organisez tous les fichiers individuels dans un dossier, comme illustré ci-dessous :




Quels sont les types de fichiers non pris en charge dans le cadre de la migration vers Zoho CRM ?

Les types de fichiers XLS qui ne contiennent pas de données sous les en-têtes de colonne ne seront pas pris en charge lors de la migration. Tout comme les fichiers corrompus.
 
Si vous tentez de charger un fichier individuel ou un fichier dans une archive zip ne contenant aucune donnée, à l'exception des en-têtes de colonne, le système affichera un message d'erreur.


Quelle est la différence entre les fichiers non pris en charge et non mappés dans le cadre de la migration des données vers Zoho CRM ? 

Les fichiers non pris en charge sont des fichiers qui ne contiennent aucune donnée et qui ne sont donc pas adaptés à la migration. De plus, si un fichier est corrompu, il sera également classé comme non pris en charge dans le cadre de la phase de mappage de module.
 
Les fichiers non mappés sont quant à eux des fichiers contenant des données, mais qui n'ont pas encore été liés à un module existant ou créés en tant que module personnalisé lors de la phase de mappage de module. Notez également que tout fichier non pertinent chargé avec un groupe de fichiers ou dans un fichier zip sera considéré comme non mappé par le système pendant le processus de migration.

Pour en savoir plus, reportez-vous à l'image des fichiers non mappés ci-dessous :


Pour en savoir plus, reportez-vous à l'image des fichiers non pris en charge ci-dessous :

Comment puis-je migrer des données vers les mises en pages personnalisées dans Zoho CRM ? 

Pour migrer des données vers les mises en page personnalisées, vous devez utiliser un fichier de mise en page pris en charge.
Reportez-vous à l'exemple de fichier de mise en page illustré ci-dessous. Ce fichier doit contenir l'identifiant de mise en page, le nom de la mise en page et le nom d'onglet (module).



Par exemple : nous souhaitons migrer les données de leads vers la mise en page du module correspondante intitulée « Retailer ». Pour cela, recherchez le fichier Leads contenant un identifiant de mise en page identique à l'identifiant du fichier de mise en page dans la ligne Leads.



Chargez ensuite le fichier de mise en page ainsi que le fichier Leads pour la migration, comme indiqué ci-dessous :

Mappage de modules :


Mappage de champs :
1. Mises en page :


2. Leads :

Une fois les données migrées, vous pouvez accéder à la mise en page séparée intitulée « Retailers » dans le module Leads, ainsi qu'à l'enregistrement du lead correspondant dans le module Retailers.


Données dans le module Leads sous la mise en page « Retailer » :

Suivez la procédure ci-dessus pour la migration des enregistrements vers la mise en page correspondante dans vos modules.

Comment puis-je migrer les données relatives à la recherche d'utilisateur dans le cadre de la migration des données vers Zoho CRM ?

Le champ de recherche User permet d'associer les utilisateurs à leurs enregistrements respectifs dans les modules. Il existe deux types de champs de recherche User :
  1. Utilisateur unique
  2. Utilisateurs multiples 

Notez que le champ de recherche Multiple Users doit être créé dans la mise en page avant de procéder à la migration. Vous ne pouvez pas créer la recherche Multiple Users pendant le processus de migration.



Sélectionnez le champ de recherche User dans la section New fields de la mise en page du module.


Créons maintenant des champs de recherche Single User et Multiple Users dans le module Contacts intitulés « Person and Agents ».
Pour créer un champ de recherche User, accédez à la mise en page du module et suivez les étapes suivantes :
  1. Pour créer un champ Single User : cliquez sur le champ de recherche User dans la section New fields, puis faites-le glisser dans la mise en page. Sélectionnez le type Single User, étiquetez le champ, puis cliquez sur Save pour enregistrer la mise en page.
  2. Pour créer un champ Multiple Users : cliquez sur le champ de recherche User dans la section New fields, puis faites-le glisser dans la mise en page. Sélectionnez le type Multiple Users, étiquetez le champ, puis cliquez sur Save pour enregistrer la mise en page.
Prenons un exemple dans lequel nous devons attribuer plusieurs utilisateurs dans le module Contacts à l'aide du champ de recherche Multiple Users et un seul utilisateur à l'aide du champ de recherche Single User.


 

Nous devons organiser les données dans les fichiers qui seront utilisés pour la migration afin de déterminer lesquelles dépendent d'un utilisateur unique et d'utilisateurs multiples.
  1. Pour migrer les données d'un utilisateur unique : deux fichiers sont requis : le fichier utilisateur et le fichier de contacts.
  2. Pour migrer les données d'utilisateurs multiples : trois fichiers sont requis : le fichier utilisateur, le fichier de contacts et le fichier du module de liaison (identifiant utilisateur X identifiant module).
Migrons maintenant les données des champs de recherche Single User et Multiple Users :
Fichier utilisateur :

 

Fichier de contacts :



L'identifiant utilisateur du fichier de contacts est expressément utilisé pour attribuer des utilisateurs au champ de recherche Single User, étiqueté « Person ». Cependant, il est important de préciser que cet identifiant utilisateur ne permet pas d'attribuer le propriétaire de l'enregistrement et ne s'applique pas aux attributions Multiple Users.

Module de liaison : utilisé uniquement pour la migration de données d'utilisateurs multiples.


Passons à la migration. Intéressons-nous à la migration des champs Single User et Multiple Users.
Chargement de fichiers :


Mappage des modules :

Pour activer le champ de recherche Multiple Users dans le module Contacts, un module de liaison entre les contacts et les utilisateurs sera créé automatiquement. Au cours du processus de migration, il est essentiel de mapper le module de liaison qui a été créé afin de faciliter le bon fonctionnement du champ de recherche Multiple Users.

Mappage des champs :
  • Mappage du champ du module Contacts :
  • Mappage des champs Users :
  • Mappage des champs Contacts et Users :


Une fois les données migrées, les résultats ainsi que les utilisateurs attribués sont affichés ci-dessous :



Les champs de recherche User Person and Agents indiquent les données en fonction des informations du fichier.

Comment puis-je migrer les données du champ Multi-Select Lookup vers Zoho CRM ?

Le champ Multi-Select Lookup vous permet d'associer plusieurs valeurs de recherche à un seul enregistrement, créant ainsi une association plusieurs-à-plusieurs de deux modules.
 
Prenons l'exemple suivant : nous souhaitons migrer les données vers le module Contacts et le module personnalisé Buildings, à l'aide du champ Multi-Select Lookup pour associer des contacts à plusieurs bâtiments. Cette association permet d'établir une relation flexible et solide entre les deux modules et ainsi de relier un contact à plusieurs bâtiments et vice versa.

Créons un champ Multi-Select Lookup dans le module Contacts et activons le module de liaison. 

Activation du module de liaison :


Une fois le champ créé, ce dernier apparaît comme suit. Enregistrez la mise en forme.


Pour migrer les données avec des relations plusieurs-à-plusieurs entre les contacts et les bâtiments, vous aurez besoin de trois fichiers :
  1. un fichier Contacts ;
  2. un fichier Buildings ;
  3. un fichier du module de liaison (Contacts et Buildings). 
Pour en savoir plus sur l'organisation du fichier Contacts, reportez-vous à l'exemple ci-dessous.



Pour en savoir plus sur l'organisation du fichier Buildings, reportez-vous à l'exemple ci-dessous.



Pour en savoir plus sur l'organisation du fichier du module de liaison, reportez-vous à l'exemple ci-dessous.

 

C'est vous qui créez votre propre identifiant pour le module de liaison selon nos critères, par conséquent vous pouvez utiliser des valeurs alphanumériques, numériques ou alphabétiques. Rappelez-vous simplement qu'il doit être unique pour éviter les conflits.
 
Pour établir une relation plusieurs-à-plusieurs entre les contacts et les bâtiments et créer une association, placez l'identifiant du contact et l'identifiant du bâtiment sur la même ligne. Par exemple, C1 (Xin Jon) est associé à deux bâtiments : B1 (Oxygen Towers) et B3 (King's Palace).
 
Pendant le chargement des fichiers dans le widget de migration, assurez-vous que les trois fichiers mentionnés ci-dessus sont chargés. Mappez ensuite le fichier Contacts avec le module Contacts, et le fichier Buildings avec le module Buildings et le module de liaison avec le module de liaison (Contacts X Buildings).
 
Pour en savoir plus, consultez les images fournies pour le mappage des modules et le mappage des champs.


Mappage des modules :



Mappage des champs :
Buildings :


Contacts :


Module de liaison :



Données migrées (indiquées ci-dessous) : 
  1. Dans le module Contacts :
  1. Dans le module Buildings :
  1. Modules de liaison :
     
Grâce aux informations des fichiers, les données ont été migrées avec succès et les contacts ont été correctement associés à leurs bâtiments respectifs.

Pour mieux comprendre la migration des données du champ Multi-Select Lookup et pour établir des relations un-à-plusieurs et plusieurs-à-plusieurs entre les modules, reportez-vous à la vidéo fournie. Celle-ci vous fournira une explication plus claire et détaillée du processus de migration.


Qu'est-ce qu'un module de liaison et comment les données apparaissent-elles dans un module de liaison lorsqu'elles sont migrées ? 

Un module de liaison agit en tant qu'intermédiaire et facilite les connexions entre deux modules grâce à un champ Multi-Select Lookup.
 
Ce module de liaison est nécessaire lorsque vous souhaitez établir des relations un-à-plusieurs ou plusieurs-à-plusieurs entre les modules. Repensez au scénario des contacts et des bâtiments. Si vous souhaitez associer un contact à plusieurs bâtiments dans le même enregistrement Contacts, décrire chaque bâtiment de la liste associée de notes et de pièces jointes (le cas échéant) peut s'avérer fastidieux. C'est là que le module de liaison entre en jeu et fournit une solution indiquant plusieurs associations possibles entre les contacts et les bâtiments sous forme d'enregistrements individuels. Cette approche simplifie le processus de description individuelle des contacts et des bâtiments et évite toute confusion, tout en conservant le caractère unique des associations un-à-un, même lorsqu'un contact est associé à plusieurs bâtiments différents.
 
Par exemple, dans le cas des contacts et des bâtiments, les images ci-dessous illustrent la façon dont les données du module de liaison apparaissent après la migration, ainsi que l'organisation des fichiers du module de liaison.

Organisation des fichiers du module de liaison :


Le module de liaison doit disposer d'un identifiant unique et, sur chaque ligne du module, l'identifiant du contact doit être placé à côté de l'identifiant du bâtiment respectif afin d'autoriser l'association entre le contact et le bâtiment.

L'apparence du contact et du bâtiment individuels dans le module de liaison est illustrée ci-dessous :

 


L'apparence des autres bâtiments associés et des enregistrements de contacts individuels dans le module de liaison est illustrée ci-dessous :

 


Les données ci-dessus représentent les données migrées dans le module de liaison. Les enregistrements mis en surbrillance ont été migrés individuellement dans le module de liaison.

À quoi servent les jeux de caractères dans le cadre de la migration des données CRM ?

Le fichier de données qui nécessite une migration peut contenir différents caractères spéciaux. De plus, il est primordial de garantir une migration précise de ces données de caractères spéciaux dans le système.

Pour gérer les données de caractères spéciaux pendant la migration, utilisez la fonctionnalité Charset en cliquant sur l'un des widgets CRM. Une fois les fichiers chargés, vous trouverez la fonctionnalité Charset dans le coin inférieur gauche de la page, comme illustré ci-dessous :


 

La fonctionnalité Charset regroupe plusieurs options de jeux de caractères en fonction des caractères spéciaux et des langues utilisés. Ces options sont les suivantes :
  1. Détection automatique
  2. UTF-8 (Unicode)
  3. UTF-16 (Unicode)
  4. SO-8859-1(Western Europe)
  5. ISO-8859-2 (Eastern Europe)
  6. ISO-8859-8 (Hebrew)
  7. ISO-8859-9 (Turkish)
  8. ISO-8859-11(Thai)
  9. GB2312 (Simplified Chinese)
  10. GBK
  11. Big5 (Traditional Chinese)
  12. Shift_JIS (Japanese)
  13. Windows-1251 (Cyrillic) 
Les jeux de caractères mentionnés ci-dessus sont utilisés en fonction des caractères présents dans le fichier.
Grâce à l'option de détection automatique, le système identifie et utilise le jeu de caractères des fichiers chargés. Cependant, cette méthode présente des limites, notamment lorsqu'il s'agit de fichiers contenant un mélange de caractères anglais et de caractères spéciaux. Par exemple, si un fichier comporte 20 000 enregistrements et que seuls certains d'entre eux contiennent des caractères spéciaux, l'option de détection automatique peut identifier les caractères des 100 à 500 premiers enregistrements (qui peuvent ne pas être des caractères spéciaux) et poursuivre avec le même jeu de caractères pour le reste. Par conséquent, les enregistrements restants contenant des caractères spéciaux risquent de ne pas être migrés avec précision, ce qui entraînerait des valeurs incorrectes.
 
Pour garantir une migration précise des fichiers contenant des caractères spéciaux, il est essentiel d'identifier les caractères spéciaux présents dans le fichier et de choisir le jeu de caractères approprié lors du chargement des fichiers, avant de procéder au mappage des modules. En général, l'option UTF-8 Unicode est privilégiée pour traiter les caractères spéciaux des langues autres que le chinois, le japonais et d'Europe. Pour les autres langues, les jeux de caractères respectifs doivent être sélectionnés afin de garantir la migration précise des données.

 

Le nom du contact contenant des caractères spéciaux dans le fichier est indiqué ci-dessous :


Les données migrées à l'aide du jeu de caractères UTF-8 Unicode sont indiquées ci-dessous :

 

Sélectionnez le jeu de caractères approprié en fonction des langues et des caractéristiques, puis poursuivez avec le module.

Comment puis-je mapper les champs et les modules pendant la migration des données ?

Afin de préparer les fichiers pour la migration, assurez-vous qu'ils soient au format .CSV. Une fois les fichiers prêts, procédez comme suit pour les charger et lancer le processus de migration :
  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM.
  2. Accédez à Setup, puis à Data Administration.
  3. Cliquez ensuite sur Import et choisissez le widget CRM spécifique avec lequel vous souhaitez travailler.
  4. Chargez les fichiers préparés.
  5. Rendez-vous dans la section Module Mapping pour définir comment faire correspondre les données avec les modules CRM.
  6. Cliquez sur Field Mapping pour mapper les champs de vos fichiers avec les champs correspondants dans Zoho CRM.
  7. Vérifiez l'exactitude de la configuration.
  8. Cliquez ensuite sur Finish pour confirmer votre configuration.
  9. Enfin, cliquez sur Start Migration.

 

Suivez ces étapes pour effectuer le processus séquentiel ci-dessus :
  1. Choisissez le widget CRM approprié et chargez tous les fichiers requis. Vous pouvez charger des fichiers liés aux modules Standard, aux modules Activity, aux modules Inventory et aux modules Custom. Si vous avez besoin de charger des pièces jointes ou des documents, assurez-vous de les charger au format de fichier .CSV ainsi que le dossier correspondant contenant les pièces jointes ou les documents, compressés ensemble. Cela vous garantira une migration transparente de toutes les données nécessaires et des fichiers associés.

 

  1. Mappage des modules :
    vous disposez de deux options pour mapper les fichiers vers leurs modules respectifs. Vous pouvez soit glisser et déposer les fichiers dans le module correspondant, soit cliquer sur l'option Map Files sous le module pour procéder au mappage.
    Dans le cadre du processus de mappage des modules, si vous devez créer des modules personnalisés (par exemple, « Teachers »), vous pouvez le faire directement. Il vous suffit de cliquer sur l'option Create Module dans le coin supérieur gauche de l'interface de mappage des modules. Vous pourrez ainsi créer efficacement tous les modules personnalisés requis au fur et à mesure du processus de mappage.

    Remarque : le fichier « Teachers » est une donnée de module personnalisé qui nécessite la création d'un module personnalisé pour le mappage.

  1. Créer des modules personnalisés :

  1. Mappage des modules :
    à cette étape vous avez accès aux informations relatives aux fichiers mappés, aux fichiers non mappés et aux fichiers non pris en charge. Vous pouvez accéder facilement à ces statistiques sur le côté gauche de la page et ainsi bénéficier d'un aperçu clair de chaque catégorie.


  1. Mappage des champs :

    une fois le mappage des modules terminé, cliquez sur Next dans le coin inférieur droit pour lancer le mappage des champs.

  2. Mappage des champs du module Standard :
    Contacts

  1. Mappage des champs du module Note :
    Notes
  1. Mappage des champs du module Activities :
    Events
  1. Mappage des champs du module Inventory :
    Products
  1. Éléments de ligne Quote

  1. Devis
     
  2. Mappage des champs du module Attachments :
    Attachments

  3. Mappage des champs du module Users :
    Users
     
  1. Mappage des champs du module personnalisé :
    Teachers
Comme illustré ci-dessus, vous pouvez effectuer le mappage des champs des différents fichiers de module.

 

Vous pouvez accéder aux statistiques des champs (All fields, Mapped fields, Unmapped fields) dans la barre supérieure du mappage de champs.

Vous pouvez également attribuer des valeurs par défaut aux champs présents dans la mise en page du module. Toutefois, vous ne pouvez pas attribuer de valeurs par défaut à l'identifiant de module respectif dans la mesure où celui-ci doit être unique.

 

  1. Attribution de valeurs par défaut aux champs.
     
Certains champs peuvent être automatiquement mappés s'ils correspondent aux champs du module. La fonctionnalité de mappage automatique peut être utilisée pour les champs CRM standard présents sur la page Import Widget (par exemple, Salesforce, Zoho, ACT, etc.).
 
Si un mappage incorrect est effectué pendant le processus de mappage automatique, ne vous inquiétez pas. Il vous suffit de réinitialiser le mappage et de procéder manuellement au mappage des champs, selon vos préférences.
 
Si vous oubliez de migrer certains fichiers avec d'autres lors de votre première migration, une option vous permet d'annuler la migration. Vous pourrez ainsi procéder aux ajustements nécessaires avant de lancer la migration lorsque cela vous convient ou est nécessaire.

Comment puis-je créer de nouveaux champs pendant le mappage des champs ? 

Pour créer de nouveaux champs pendant la phase de mappage des champs de la migration, il vous suffit de cliquer sur Create Field dans le coin supérieur droit de la page de mappage des champs. Vous pourrez ainsi ajouter et mapper de nouveaux champs en toute fluidité.

 

Reportez-vous à l'image ci-dessous pour accéder à l'option Create New fields sur la page Field mapping :



 

Pour créer de nouveaux champs, vous devez sélectionner le type de champ dans la liste déroulante. Reportez-vous à l'image ci-dessous pour sélectionner le type de champ afin de créer un nouveau champ.


Les différents types de champs sont les suivants :
  1. SMS
  2. Nombre entier
  3. Pourcentage
  4. Décimal
  5. Devise
  6. Date
  7. Date et heure
  8. E-mail
  9. Téléphone
  10. Liste déroulante
  11. URL
  12. Zone de texte
  13. Case à cocher
  14. Liste à sélection multiple
  15. Nombre entier long
  16. Rechercher
  17. Utilisateur

 

Les champs Multi-Select Lookup, ainsi que les champs Formula, Sections et Sub-forms ne peuvent pas être créés pendant le processus de mappage des champs. Vous devez créer ces types de champs dans le générateur de modules avant de commencer la migration.
 
Notez toutefois que vous pouvez définir les formats des dates, de la date et de l'heure et des nombres au cours de la phase de mappage des champs. Cela comprend notamment la personnalisation de l'affichage des dates et la mise en forme des nombres avec des séparateurs tels que des virgules ou des points, selon vos préférences. 

 

Format de la date et de l'heure :



Formats des nombres :

Format de la date :


Comme indiqué ci-dessus, vous pouvez créer ces champs durant la phase de mappage des champs dans le cadre du processus de migration.

Comment puis-je migrer les données des sous-formulaires ? 

Un sous-formulaire est un formulaire ou un tableau auxiliaire qui vous permet d'ajouter plusieurs éléments de ligne à un formulaire principal dans votre CRM. Souvent, vos données CRM sont interdépendantes et vous devez parfois associer plusieurs éléments à un seul et même enregistrement. Ces éléments sont appelés « éléments de ligne ». Un sous-formulaire permet donc d'associer plusieurs éléments de ligne à un seul et même enregistrement.

 

Pour migrer les données d'un sous-formulaire, procédez comme suit :
  1. Choisissez le module dans lequel le sous-formulaire doit être créé. Par exemple, si vous disposez d'un module Students et que vous avez besoin d'un sous-formulaire pour renseigner les détails Student-Parent, accédez à la mise en page étudiants.
  2. Créez le sous-formulaire en ajoutant les champs requis dans le sous-formulaire. Vous pouvez inclure un maximum de 10 champs dans le sous-formulaire pour répondre à vos besoins spécifiques.

 

 

Ci-dessous figure l'organisation des fichiers nécessaire pour migrer les données du sous-formulaire.
Données relatives aux étudiants (données du module Parents) :

Données relatives aux étudiants (données du sous-formulaire) :


Pour associer les données du sous-formulaire aux données parents, le fichier du sous-formulaire doit contenir l'identifiant des données parents (identifiants étudiants), comme illustré ci-dessus.
Mappage de module et mappage des champs du sous-formulaire et des données relatives aux étudiants.

  1. Mappage de module :
    lorsque vous créez un sous-formulaire, cela génère automatiquement un module de sous-formulaire correspondant portant le même nom. Au cours du processus de mappage du module, vous verrez ce nouveau module de sous-formulaire, comme illustré ci-dessous.
  1. Mappage des champs :
    mappage des champs de sous-formulaire
     
  1. Mappage des champs du module Parent :

 

Apparence des données de sous-formulaire une fois les données migrées.

 

 

Les données parents nous permettent de déterminer que l'identifiant Julie Sweet est S3, et S3 est associé à la ligne Wanhure de Parent Name.

 

Remarque : vous pouvez créer n'importe quel type de champs dans un sous-formulaire, à l'exception du champ Multi-Select Lookup.





Nous espérons que cette FAQ sur la migration des données vous a été utile. Si vous avez encore des questions qui n'ont pas été abordées, veuillez nous en faire part ici. Nous serons heureux d'en discuter avec nos experts et de les ajouter à l'avenir. Et n'oubliez pas de partager votre évaluation ci-dessous !



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