FAQ : Configuration des e-mails
Puis-je configurer plusieurs boîtes de réception dans Zoho CRM ?
Non. Vous ne pouvez sélectionner qu'UNE SEULE boîte de messagerie à la fois pour récupérer des e-mails dans CRM.
Puis-je configurer Gmail, Yahoo, Hotmail et d'autres services de messagerie Web dans CRM ?
Oui. Vous pouvez configurer Gmail, Yahoo, Hotmail et d'autres services de messagerie POP dans Zoho Mail.
Puis-je synchroniser mon client de messagerie existant avec la messagerie CRM ?
Oui, vous pouvez synchroniser vos e-mails à partir de clients de messagerie existants et les suivre efficacement dans Zoho CRM à l'aide de l'option POP/IMAP.
Zoho CRM synchronise-t-il les e-mails avec Gmail ?
Oui, vous pouvez synchroniser les e-mails entre Gmail et Zoho CRM.
Pour synchroniser Gmail avec Zoho CRM, vous devez d'abord configurer un compte POP dans Zoho Mail.
Zoho Mail (http://mail.zoho.com) s'intègre en toute transparence à Zoho CRM, et Zoho Mail prend en charge l'accès POP. Une fois que vous avez configuré l'accès POP, vous pouvez facilement récupérer des e-mails de Gmail dans Zoho Mail et, ensuite, dans Zoho CRM.
Comment savoir si la synchronisation des e-mails fonctionne une fois la configuration terminée ?
La synchronisation des e-mails dépend en grande partie du nombre d'e-mails, entre autres facteurs. Vous recevrez un e-mail de confirmation un fois la synchronisation du courrier terminée.
Quelle est la différence entre IMAP et POP3 ? Pourquoi devrais-je utiliser la configuration IMAP pour Zoho CRM ?
IMAP et POP3 sont simplement des méthodes ou des protocoles utilisés pour accéder à des e-mails. Les deux peuvent avoir des avantages en fonction de vos besoins.
Si vous utilisez POP3, vos e-mails seront téléchargés depuis le serveur POP3 vers votre boîte aux lettres dans Zoho Mail. Mais si vous accédez à vos e-mails depuis n'importe quel autre endroit, ils ne seront pas synchronisés.
Par contre, lorsque vous utilisez IMAP, vous pouvez vérifier les e-mails depuis plusieurs appareils (ordinateur de bureau, ordinateur portable, téléphone portable).
Si vous souhaitez pouvoir accéder à vos e-mails où que vous soyez, il est préférable de choisir la configuration IMAP, car elle permet de synchroniser les e-mails sur plusieurs appareils.
Si vous utilisez POP3, vos e-mails seront téléchargés depuis le serveur POP3 vers votre boîte aux lettres dans Zoho Mail. Mais si vous accédez à vos e-mails depuis n'importe quel autre endroit, ils ne seront pas synchronisés.
Par contre, lorsque vous utilisez IMAP, vous pouvez vérifier les e-mails depuis plusieurs appareils (ordinateur de bureau, ordinateur portable, téléphone portable).
Si vous souhaitez pouvoir accéder à vos e-mails où que vous soyez, il est préférable de choisir la configuration IMAP, car elle permet de synchroniser les e-mails sur plusieurs appareils.
Comment configurer mon compte de messagerie d'entreprise dans Zoho CRM ?
Dans Zoho CRM, vous pouvez configurer votre compte de messagerie d'entreprise en suivant les étapes ci-dessous :
- Connectez-vous à Zoho CRM.
- Ouvrez le service Zoho Mail à l'adresse http://mail.zoho.com ou cliquez sur l'onglet Email dans votre compte CRM.
- Dans Zoho Mail, cliquez sur Settings > Mail Accounts > Manage Mail Accounts > Add POP3 Account.
- Saisissez les informations requises pour configurer le service POP pour votre compte de messagerie.
- Cliquez sur Save.
Liens connexes
J'obtiens un message d'erreur indiquant « Authentication has failed ». Pourquoi cette erreur se produit-elle et comment la corriger ?
Vous recevrez cette erreur si vous avez activé l'authentification à deux facteurs pour l'adresse e-mail que vous souhaitez configurer. Dans ce cas, au lieu d'utiliser le mot de passe de l'adresse e-mail, utilisez le mot de passe spécifique à l'application. Cela devrait résoudre le problème.
Par exemple, si vous avez un compte Gmail, voici comment générer un mot de passe spécifique à l'application : https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=en
Où puis-je voir mes e-mails envoyés à un lead/contact à l'aide d'IMAP ?
Pour afficher les e-mails envoyés à un lead ou à un contact à l'aide d'IMAP :
- Rendez-vous sur la page Détails des enregistrements du lead/contact souhaité.
- Dans la section Emails, sélectionnez l'utilisateur partagé IMAP souhaité dans la liste déroulante.
Les e-mails envoyés via IMAP s'affichent.
Où trouver la page de configuration IMAP ?
- Connectez-vous à votre compte Zoho CRM.
- Cliquez sur Setup > Personal Settings > Email settings.
La section IMAP Configuration s'affiche sous l'onglet IMAP / POP3 (Zoho Mail)
.
Où puis-je trouver les paramètres du serveur de messagerie sortant ?
Si vous ne connaissez pas les détails des paramètres du serveur de messagerie sortant, contactez votre fournisseur de services de messagerie et demandez les détails du serveur IMAP. Entrez les détails fournis dans cette section pour la configuration.
Comment modifier l'adresse e-mail utilisée pour envoyer des e-mails aux leads ou aux contacts dans CRM ?
Pour les utilisateurs qui ne disposent pas de l'extension Zoho Mail : l'adresse e-mail utilisée pour envoyer des e-mails aux leads ou aux contacts dans CRM est basée sur l'adresse e-mail principale de l'utilisateur. Vous devez modifier votre adresse e-mail principale en fonction de vos besoins et celle-ci sera utilisée pour envoyer des e-mails aux leads, aux contacts, etc. Consultez également : Modifier l'adresse e-mail principale.
Pour les utilisateurs qui disposent de l'extension Zoho Mail et qui ont configuré le compte POP3/IMAP : l'adresse e-mail utilisée pour envoyer des e-mails à des leads ou des contacts dans CRM est basée sur l'adresse e-mail sélectionnée dans la liste déroulante Send Mail as lors de la configuration de votre boîte aux lettres dans Zoho CRM.
Liens connexes :
Comment modifier l'adresse e-mail principale dans Zoho ?
Zoho Mail se synchronise-t-il avec Outlook via la configuration POP ?
Non, Zoho Mail se synchronise avec Outlook uniquement si l'accès IMAP est configuré.
Existe-t-il un moyen de s'assurer que les e-mails supprimés de Zoho Mail ne sont pas supprimés de Zoho CRM ?
Les e-mails que vous affichez via l'extension de messagerie dans Zoho CRM sont affichés en fonction des données de votre compte Zoho Mail. Supprimer ces e-mails dans Zoho Mail entraîne leur suppression dans Zoho CRM, car aucun doublon n'est généré.
Je dispose d'un compte gratuit pour mon entreprise, mais je ne peux pas ajouter plus d'une adresse e-mail à mon compte. Comment ajouter d'autres adresses e-mail à mon compte ?
Vous pouvez créer et utiliser des alias d'adresse e-mail pour ajouter plusieurs adresses e-mail à votre compte. Pour en savoir plus sur la configuration des alias d'adresse e-mail, cliquez ici.
Si vous souhaitez créer une nouvelle adresse e-mail et l'utiliser comme compte distinct pour un autre utilisateur de votre organisation, vous pouvez ajouter un nouvel utilisateur et configurer un compte de messagerie pour cet utilisateur. Pour en savoir plus sur l'ajout d'un nouvel utilisateur, cliquez ici.
Puis-je me connecter à plusieurs comptes de messagerie depuis le même navigateur ?
Pour le moment, vous ne pouvez pas vous connecter à plusieurs comptes de messagerie dans un même navigateur. Vous pouvez cependant ajouter d'autres adresses e-mail en tant qu'alias, et envoyer et recevoir des e-mails à l'aide de l'une de ces adresses e-mail. Pour en savoir plus sur l'ajout d'un alias d'adresse e-mail, cliquez ici.
Puis-je archiver les e-mails des commerciaux qui ont quitté la société via l'intégration IMAP ?
La sauvegarde des e-mails n'est disponible que pour les comptes POP. IMAP synchronise vos e-mails sans ajouter de sauvegarde, de sorte que vous ne pourrez pas archiver d'anciens e-mails.
J'ai intégré Zoho Mail à CRM et créé un filtre pour envoyer les e-mails des leads et des contacts vers un dossier distinct. J'ai également créé d'autres filtres, mais les e-mails ne sont pas envoyés vers ces dossiers spécifiques. Comment résoudre ce problème ?
Lorsque vous utilisez plusieurs filtres, il se peut que l'ordre de ces filtres pose problème et que les conditions de certains filtres soient également en conflit avec d'autres.
Pour éviter cela, il suffit de définir un filtre ToMe ; celui-ci vous permettra de ne pas manquer les e-mails provenant de leads, de contacts, de transactions et autres qui vous sont adressés directement. Vous serez ainsi toujours au fait des e-mails qui nécessitent votre attention.
Pour en savoir plus sur les différentes façons de créer des filtres intelligents et d'éviter l'encombrement des e-mails, cliquez ici.
Comment ajouter des adresses d'expédition supplémentaires ?
L'intégration des e-mails dans CRM est généralement spécifique au compte. Autrement dit, chaque utilisateur d'un compte Zoho CRM doit configurer son compte de messagerie dans CRM. Il existe deux façons d'ajouter d'autres adresses d'expédition :
Vous pouvez ajouter des adresses d'expédition supplémentaires lors de la configuration IMAP. Pour en savoir plus à ce sujet, cliquez ici.
Vous pouvez créer un compte de messagerie partagé basé sur la société depuis lequel tous les utilisateurs peuvent envoyer des e-mails. Par exemple, support@zylker.com. Il s'agit d'une adresse e-mail de l'organisation, qui doit être configurée par l'administrateur.
Pour ajouter des adresses e-mail d'organisation :
1. Accédez à Settings > Setup > Channels > Email > Email Configuration et sélectionnez l'onglet Organization Emails.
2. Cliquez sur + Add New Email Address.
3. Sur la page Add Email Address :
- Ajoutez un nom d'affichage.
Le nom d'affichage permet d'identifier la personne qui a envoyé l'e-mail. Cela aide le client si l'adresse e-mail de l'organisation n'est pas spécifique.
- Entrez l'adresse e-mail d'organisation.
- Sélectionnez la personne qui peut utiliser cette adresse e-mail de l'organisation dans la liste déroulante Profile.
4. Cliquez sur Create.
Puis-je accéder à mes e-mails via mon client de messagerie après avoir intégré mon compte de messagerie à Zoho CRM ?
L'intégration de votre compte de messagerie à Zoho CRM peut vous permettre de consulter vos e-mails depuis votre compte de messagerie. Une copie de tous les e-mails entrants et sortants sera associée aux enregistrements CRM correspondants afin que vous puissiez les consulter dans CRM. Vous pouvez utiliser l'un des deux protocoles suivants pour configurer votre compte de messagerie professionnel dans Zoho CRM :
- IMAP : ce protocole vous permet de travailler sur les e-mails sans les télécharger sur votre ordinateur. IMAP permet de stocker les e-mails sur des serveurs distants. Ce protocole bidirectionnel permet également de synchroniser des e-mails sur plusieurs appareils.
- POP3 : ce protocole télécharge les e-mails sur votre ordinateur et supprime généralement les e-mails du serveur distant. Ce protocole ne permet pas de synchroniser les e-mails sur plusieurs appareils. Si vous lisez vos e-mails sur plus d'un appareil, vous pourriez voir des e-mails lus marqués comme non lus et ne pas savoir lesquels ont été supprimés, lus ou marqués sur un autre appareil. Les dossiers que vous avez créés sur un appareil ne seront pas répliqués sur les autres appareils.
Zia peut-elle identifier l'intention d'un e-mail envoyé via BCC Dropbox ?
Non, le sentiment et l'intention des e-mails ne seront pas analysés dans les e-mails reçus via BCC Dropbox. L'intention des e-mails est uniquement identifiée dans les e-mails reçus dans CRM.
Pourquoi un e-mail reçu via BCC Dropbox n'a-t-il pas été associé à la transaction ?
Un e-mail BCC Dropbox est toujours associé à la transaction modifiée la plus récente qui n'a pas la valeur de probabilité égale à zéro à son stade actuel. Si la probabilité est égale à zéro, il existe deux possibilités :
- L'e-mail sera associé à la transaction récemment modifiée suivante dont la probabilité ne sera pas égale à zéro.
- Si aucune transaction n'est disponible ou si toutes les transactions ont une probabilité nulle, l'e-mail sera associé au contact.
Par exemple, si une transaction est au stade de l'approbation budgétaire et que sa valeur de probabilité est 0, aucun e-mail reçu via BCC Dropbox ne lui sera associé. Si le contact particulier affiche une transaction « Deal 2 » récemment modifiée dont la valeur de probabilité n'est pas 0, l'e-mail sera associé à « Deal 2 ». Si aucune transaction n'est disponible, l'e-mail sera automatiquement associé au contact.
Puis-je voir tous les e-mails ajoutés via BCC Dropbox dans les rapports ?
Oui, les e-mails ajoutés via BCC Dropbox sont visibles dans les rapports personnalisés créés pour les e-mails.
Pour créer le rapport :
- Accédez au module Reports et sélectionnez Create Report.
- Sélectionnez le module Primary.
- Sélectionnez Emails dans Select related module.
- Cliquez sur Continuer.
- Sélectionnez Tabular report or Summary report dans Report type.
- Cliquez sur Continue.
- Sélectionnez le champ nécessaire dans Report Representation et cliquez sur Continue.
- Sélectionnez Source is BCC Dropbox dans la liste déroulante sous Advanced Filters.
- Cliquez sur Save.
Pourquoi ne puis-je pas voir les e-mails dans CRM même après avoir configuré le compte POP ?
Il peut y avoir deux raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas voir les e-mails, même après avoir configuré le compte POP.
Raison 1 : vous avez peut-être sélectionné la mauvaise adresse e-mail du compte POP configurée dans la boîte aux lettres. Si vous cliquez sur Setup > Channels > Email, la boîte aux lettres répertorie toutes les boîtes aux lettres POP configurées et la boîte aux lettres Zoho. Assurez-vous d'avoir sélectionné la boîte aux lettres exacte à partir de laquelle vous souhaitez récupérer les e-mails. Consultez aussi : Configurer la boîte aux lettres.
Raison 2 : vous avez peut-être ajouté la même adresse e-mail que celle du compte POP et vous l'avez peut-être définie comme adresse e-mail par défaut. Ainsi, l'adresse e-mail sera répertoriée dans la boîte de réception. Vous pouvez vérifier ceci en suivant les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur l'onglet Email.
- Sous Account Details, assurez-vous que l'ID d'e-mail par défaut sélectionné dans Set Default Email ID est celui de Zoho. (Par exemple, yourname@zoho.com.)
Assurez-vous que vous n'avez pas sélectionné l'adresse e-mail par défaut afin qu'elle soit identique à celle du compte POP configuré. La raison étant que l'adresse e-mail par défaut et l'adresse e-mail du compte POP configurée s'affichent dans la boîte de messagerie. Vous ne saurez pas quelle boîte aux lettres doit être sélectionnée pour récupérer les e-mails dans CRM, car les deux adresses e-mail seront identiques.
Comment configurer mon compte de messagerie professionnel ou personnel dans CRM ?
Vous pouvez configurer votre compte de messagerie professionnel ou personnel dans CRM en procédant comme suit :
1. Dans Zoho CRM, cliquez sur Setup > Channels > Email.
2. Sur la page Email Settings, sélectionnez une option dans Popular IMAP Email Integrations. 
3. Renseignez les champs Name, Email Address et Password. 
4. Si vous avez activé l'authentification à deux facteurs pour votre compte de messagerie, vous devez saisir le mot de passe spécifique à l'application pour la configuration IMAP, et non votre adresse e-mail normale et son mot de passe.
5. Cliquez sur Continue.
6. Si nécessaire, cliquez sur le lien Add pour ajouter d'autres adresses d'expédition à la liste From Addresses. 
7. Cliquez sur Server Details pour afficher les paramètres de serveur entrant et sortant. Le champ Server Details est renseigné automatiquement lorsque vous sélectionnez l'une des intégrations IMAP populaires.
8. Sélectionnez vos réglages dans EmailSharingSettings.
Comment puis-je configurer un compte de messagerie pour partager tous les e-mails des clients avec d'autres utilisateurs ?
Vous pouvez configurer un compte de messagerie pour partager tous les e-mails des clients avec d'autres utilisateurs en suivant ces étapes :
- Cliquez sur Setup > Channels > Email.
- Sur la page Zoho Mail Add-on, procédez comme suit :
- Sous Mailbox, sélectionnez la boîte aux lettres que vous souhaitez configurer dans Zoho CRM.
- Sous Account, sélectionnez le compte avec l'option de partage complet.
- Dans le champ Exclude Domains, indiquez les domaines de messagerie à exclure du partage.
- Cliquez sur Save.
Nous espérons que cette FAQ sur les e-mails vous a été utile. Si vous avez des questions qui n'ont pas été abordées, veuillez nous en faire part ici. Nous serons heureux d'en discuter avec nos experts et de les ajouter à l'avenir. Et n'oubliez pas de partager votre évaluation ci-dessous :)Related Articles
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