FAQ : Conformité RGPD

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Les droits des personnes concernées peuvent-ils être exercés via les Portails ?

Oui, la personne concernée peut exercer une demande relative à ses droits sur les données via les Portails.

La personne concernée peut-elle utiliser les Portails pour mettre à jour son consentement ?

Oui, la personne concernée peut mettre à jour son consentement via les Portails.

Puis-je réintégrer dans CRM un enregistrement qui avait été précédemment bloqué ?

Oui, un enregistrement qui avait été précédemment bloqué peut être ajouté à nouveau en tant que nouvel enregistrement dans CRM. Avant d'ajouter l'enregistrement, vous recevrez une alerte indiquant qu'il a été précédemment bloqué.

Qu'est-ce que le délai d'attente ?

C'est la durée pendant laquelle vous souhaitez attendre une réponse à votre e-mail de consentement. L'organisation peut définir ce délai d'attente. Une fois ce délai d'attente dépassé, toutes les activités de traitement associées à l'enregistrement seront arrêtées.

Où puis-je mettre à jour la base de traitement des données ?

Vous pouvez mettre à jour la base de traitement des données pour les clients sur la page des détails de l'enregistrement. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Confidentialité des données, sélectionnez ou modifiez la base de traitement des données. Le troisième moyen passe par le tableau de bord d'aperçu du consentement. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Paramètres de conformité, cliquez sur l'onglet Aperçu, sélectionnez les enregistrements et mettez à jour la base de traitement des données.

Comment puis-je empêcher le partage de données personnelles ?

Pour empêcher le partage de données personnelles :

Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Paramètres de conformité.
Cliquez sur l'onglet Préférences .
Sous Gestion des données personnelles , sélectionnez où vous souhaitez restreindre le transfert de données (applications Zoho, applications tierces, API, export).
Cliquez sur Enregistrer .

Puis-je empêcher l'accès aux données personnelles en dehors de Zoho CRM ?

Oui, vous pouvez empêcher l'accès aux données personnelles de la personne concernée en dehors de Zoho CRM. Une fois que vous avez marqué les données comme personnelles et sensibles, vous pouvez :

Restreindre le transfert de données vers les applications Zoho/Intégrations.
Restreindre l'accès aux données via API.
Restreindre les données dans l'export.
Restreindre l'accès aux données pour les applications tierces.

J'utilise Zoho CRM, Survey et Campaigns. J'ai créé un formulaire de consentement, mais je ne vois pas d'alertes quand un client a déjà donné son consentement. Recevrai-je également des notifications quand les données sont poussées vers Campaigns depuis Zoho CRM ?

Dès que vous obtenez le consentement de vos clients via le formulaire de consentement dans Zoho Campaigns, l'état du traitement des données passe à Consentement donné .

Vous pouvez afficher tous les contacts qui ont donné leur consentement en cliquant sur Abonnés > Gérer le consentement > Explicite.

Vous pouvez également créer un segment en créant le critère « O pt-in est vrai » et filtrer les contacts qui ont donné leur consentement.

Pour créer ce segment, cliquez sur Abonnés > Liste de diffusion > Créer un segment . Il n'y a actuellement pas de notifications push pour envoyer le consentement de Zoho Campaigns vers CRM, mais cette fonctionnalité sera bientôt disponible.

Nous sommes basés aux États-Unis et avons des clients à la fois aux États-Unis et au Canada. Le RGPD aura-t-il un impact sur nous ?

Le RGPD s'applique dans les scénarios suivants :

Votre organisation traite les données personnelles de personnes concernées qui se trouvent dans l'UE, indépendamment de la localisation de l'entreprise.
Votre organisation propose des biens/services à des personnes concernées dans l'UE.
Votre organisation surveille les personnes concernées qui se trouvent dans l'UE.

Si vous entrez dans l'une de ces catégories, le RGPD s'applique à votre organisation.

Comment puis-je activer le double opt-in pour mon formulaire web ?

Pour activer le double opt-in :

Accédez à Configuration > Canaux > Formulaires web > Créer un formulaire web .
Glissez-déposez les champs que vous souhaitez dans votre formulaire web.
Cliquez sur Étape suivante . Sur la page Détails du formulaire , entrez les détails pertinents du formulaire.
Sélectionnez le curseur Activer le double opt-in et enregistrez les modifications.

Les champs des sous-formulaires peuvent-ils également être marqués comme personnels ?

Oui, vous pouvez également marquer comme personnels les champs qui sont pris en charge pour le traitement dans les sous-formulaires.

Une fois que j'ai marqué mes données comme personnelles, comment cela affectera-t-il le traitement des données ?

Quand vous marquez vos données comme personnelles, les données seront restreintes pour des activités comme les exports, API et autres services connectés de Zoho CRM (Books, Finance, Campaigns, etc.).

Comment puis-je marquer mes données comme personnelles ?

Pour marquer vos données comme personnelles

Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et champs
Placez votre curseur de souris sur le module qui contient les informations personnelles des personnes concernées.
Cliquez sur Gérer les champs personnels dans la liste déroulante.
Dans la Gérer les champs personnels section, cliquez sur Marquer comme champ personnel.
Sélectionnez les champs que vous souhaitez marquer comme personnels dans la liste déroulante.
Sélectionnez le type de données comme Normal ou Sensible .
Cliquez sur Terminé .

Quels types de champs peuvent être marqués comme personnels ?

Tous les champs, à l'exception des champs de recherche, de recherche utilisateur, de formule et de numérotation automatique, peuvent être marqués comme personnels.

Combien de champs puis-je marquer comme personnels ?

Vous pouvez marquer un maximum de 30 champs dans chaque module comme personnels.

Puis-je marquer mes données comme personnelles ?

Oui, vous pouvez marquer vos données comme personnelles. Une fois que vous l'avez fait, vous pouvez ensuite choisir les champs que vous souhaitez marquer comme normaux et ceux que vous souhaitez marquer comme sensibles.

Mes données résident actuellement dans le centre de données américain. Comment puis-je migrer ces données vers le centre de données de l'UE ?

Si vous devez migrer vos données vers le centre de données de l'UE, vous pouvez envoyer un e-mail à migrations@zohoaccounts.com en mentionnant tous les services que vous utilisez. Cet e-mail sera transmis aux équipes produit pertinentes, qui vous aideront avec la migration. La capacité peut être limitée et la durée de la migration peut varier selon le service.

Où puis-je trouver des ressources supplémentaires sur le RGPD ?

Voici quelques liens pour en savoir plus sur le RGPD :

Remarque

Zoho Corporation n'est pas responsable du contenu de ces pages et n'approuve pas ces liens.

À quelle fréquence puis-je examiner le fondement juridique du traitement des données ?

En tant que responsable du traitement des données, vous devriez régulièrement examiner le fondement juridique sur lequel vous avez traité les données des clients. En effet, le fondement juridique sur lequel vous avez initialement traité les données personnelles et l'objectif de la collecte de données peuvent changer au fil du temps.

Qui peut accéder aux paramètres de conformité dans Zoho CRM ?

Les utilisateurs disposant du profil Administrateur peuvent accéder aux paramètres de conformité dans Zoho CRM.

Les personnes concernées peuvent-elles modifier ou supprimer leurs propres données avant de donner leur consentement aux responsables du traitement ?

Oui, les personnes concernées peuvent modifier et mettre à jour leurs données personnelles avant de donner leur consentement, via le Droit de rectification (Article 16) et le Droit à l'oubli (Article 17) .

Puis-je filtrer les leads et les contacts en fonction de leur base de traitement des données ?

Oui, vous pouvez filtrer les leads et les contacts en fonction de leur base de traitement des données.

Comment le responsable du traitement peut-il classer les champs dans Zoho CRM ?

Le responsable du traitement a la possibilité de marquer les champs de l'utilisateur comme personnels et sensibles dans Zoho CRM. Le responsable peut également décider de restreindre ces champs pour les activités telles que les exportations, les API et d'autres services connectés de Zoho CRM (Books, Finance, Campaigns, etc.).

Que se passe-t-il avec les données si un client ne répond pas à un e-mail de consentement dans un délai spécifique ?

Si le client ne répond pas à un e-mail de consentement, les responsables du traitement peuvent décider du délai d'attente pour une réponse. Une fois ce délai dépassé, le statut sera Non répondu et les données ne seront pas traitées.

Le double consentement est-il obligatoire pour le traitement des données ?

Non, le double consentement n'est pas obligatoire pour le traitement des données. Cependant, un double consentement est recommandé pour vous assurer que les clients sont authentiques et réellement intéressés par le produit. Avec le double consentement, les clients recevront un e-mail supplémentaire pour confirmer leur identité une fois qu'ils se sont inscrits via les formulaires web.

Comment le responsable du traitement peut-il suivre les différentes activités de traitement qui ont eu lieu dans Zoho CRM ?

Le responsable du traitement peut accéder à la vue Chronologie existante et suivre les mises à jour et les modifications apportées aux activités de traitement des données dans Zoho CRM.

Les personnes concernées peuvent-elles demander que leurs données soient supprimées de Zoho CRM ?

Les personnes concernées peuvent utiliser le Droit à l'oubli (ou Droit à l'effacement - Article 17) pour demander que leurs données personnelles soient supprimées de Zoho CRM.

En tant que responsable du traitement, vous devrez supprimer les données si le client le demande, sauf si vous avez des obligations légales prioritaires pour conserver les données. Pour plus de détails, consultez Article 17 du RGPD de l'UE .

J'ai désactivé la conformité. Comment cela affectera-t-il le processus de traitement des données existant de mes enregistrements ?

Lorsque vous accédez aux paramètres de conformité et désactivez la conformité, les activités de traitement que vous aviez précédemment effectuées avec les données de la personne concernée deviendront inopérantes, et les données seront traitées sans appliquer de base de traitement des données.

Puis-je utiliser le champ chiffré dans un formulaire web ?

Oui, vous pouvez utiliser un champ chiffré dans un formulaire web.

Le chiffrement des données est-il obligatoire en vertu du RGPD ?

Non, le RGPD ne rend pas obligatoire le chiffrement des données des clients. Cependant, Zoho CRM vous permet de chiffrer manuellement les champs dans la page Propriétés du champ.

Mon entreprise n'est pas basée dans l'UE. Je n'ai pas non plus de clients en provenance de l'UE. Dois-je toujours me conformer au RGPD ?

Le RGPD n'est pas obligatoire si vous n'avez ni activité commerciale dans l'UE ni relations avec des résidents de l'UE. Toutefois, si vous souhaitez garantir une meilleure sécurité et confidentialité des données de vos clients, il est recommandé d'activer la conformité RGPD. Vous pouvez le faire en cliquant sur Configuration > Utilisateurs et contrôle > Paramètres de conformité et en activant les paramètres de conformité.

Que se passera-t-il si les organisations ne se conforment pas au RGPD ?

Les organisations peuvent être condamnées à une amende pouvant atteindre 4 % de leur chiffre d'affaires annuel mondial ou 20 millions d'euros (le montant le plus élevé), pour les violations ou infractions les plus graves en matière de protection des données, notamment l'absence de consentement suffisant des clients pour traiter les données ou la violation des principes fondamentaux de la protection des données dès la conception.

Elles pourraient être condamnées à une amende de 2 % de leur chiffre d'affaires annuel mondial ou 10 millions d'euros (le montant le plus élevé) pour ne pas tenir leurs registres à jour, ne pas notifier l'autorité de contrôle et le client d'une violation, ou ne pas mener correctement une évaluation des intérêts légitimes.

Quels sont les différents moyens par lesquels vous pouvez obtenir le consentement du client ?

Vous pouvez obtenir le consentement du client par e-mail (e-mail manuel ou formulaire de consentement joint à un e-mail), via les portails ou oralement par téléphone.

Quels droits les personnes concernées auront-elles en vertu du RGPD dans Zoho CRM ?

Les personnes concernées auront cinq des huit droits fondamentaux en vertu du RGPD dans Zoho CRM :

Le droit d'accès - Les clients ont le droit de savoir exactement quelles informations les concernant sont détenues et comment elles sont traitées. (Article 15 du RGPD).
Le droit de rectification - Les personnes physiques/clients ont le droit de faire rectifier leurs données à caractère personnel en cas d'inexactitude ou d'incomplétude.
Le droit à la portabilité des données - Les informations propres au client peuvent être exportées, jointes à un e-mail et envoyées aux clients dans un format lisible par une machine (CSV), sans être téléchargées sur votre appareil. (Article 20).
Le droit de limiter le traitement Les personnes physiques ont le droit de limiter les finalités pour lesquelles le responsable du traitement peut traiter leurs données (Article 18).
Le droit à l'oubli - Également connu sous le nom de « droit à l'oubli », les personnes physiques ont le droit de faire supprimer ou retirer leurs données à caractère personnel à tout moment.

Comment Zoho CRM vous aide-t-il dans votre démarche de conformité ?

Voici les moyens par lesquels Zoho CRM vous aide à respecter la conformité RGPD.

Suivi de la source des données : Zoho CRM enregistre la source des données (sources directes comme les formulaires web et sources indirectes comme l'interface utilisateur, les imports, les API et autres intégrations tierces), ainsi que des détails supplémentaires le cas échéant (par ex. URL, adresse IP), sur la page Détails de l'enregistrement. Ces informations sont communiquées au client à sa demande.
Marquage des champs personnels : Les utilisateurs peuvent marquer les champs contenant des données à caractère personnel et également marquer les champs sensibles.
Droits des personnes concernées : Vos clients ont également le droit de demander l'accès, la rectification, la suppression, l'exportation et la limitation du traitement de leurs données. En tant que responsable du traitement, vous devez effectuer ces actions.

Qu'adviendra-t-il de mes données existantes dans Zoho CRM après l'entrée en vigueur du RGPD ?

Après l'entrée en vigueur du RGPD le 25 mai, tous les enregistrements existants de votre compte Zoho CRM devront être marqués selon la base légale appropriée de traitement. Vous pouvez le faire via :

La page Aperçu
La vue Liste du module concerné
Les enregistrements individuels

Comment le RGPD peut-il être activé pour les clients existants ?

Vous pouvez activer le RGPD pour les clients existants en cliquant sur Configuration > Utilisateurs et contrôle > Paramètres de conformité, en activant les paramètres de conformité et en sélectionnant les modules pour lesquels la conformité s'appliquera.

Qu'est-ce qu'un DPD ?

Un Délégué à la Protection des Données (DPD) vous aide à surveiller la conformité interne, vous informe et vous conseille sur vos obligations en matière de protection des données, vous fournit des conseils concernant les évaluations d'impact relatives à la protection des données (AIPD) et sert de point de contact entre les personnes concernées et l'autorité de contrôle.

Un DPD sert également de point de contact entre l'entreprise et les autorités de contrôle (AC) qui supervisent les activités liées au traitement des données. Il est recommandé que chaque organisation dispose d'un DPD.

Qu'est-ce qu'une EIIL ?

EIIL signifie Évaluation des Intérêts Légitimes. Elle spécifie la raison pour laquelle une organisation souhaite traiter les données à caractère personnel d'un client. L'organisation doit également mener une EIIL pour montrer que le traitement est nécessaire. Une EIIL est divisée en trois étapes :

L'évaluation de l'existence d'un intérêt légitime.
L'établissement de la nécessité du traitement.
L'effectuation du test d'équilibre.

Quelles sont les bases légales que le responsable du traitement peut utiliser pour traiter les données des clients ?

Le responsable du traitement peut choisir parmi six bases de traitement des données. Les voici :

Contrat - Elle s'applique lorsque vous devez traiter les données à caractère personnel du client pour respecter vos obligations contractuelles, ou pour prendre une mesure à la demande du client (par ex. envoyer un devis ou une facture).
Obligation légale - Elle s'applique lorsque vous devez vous conformer à une obligation en vertu de la loi applicable (par ex. fournir des informations en réponse à des demandes valides, comme une enquête d'une autorité).
Intérêts vitaux - Elle s'applique aux questions urgentes de vie ou de mort, notamment concernant les données de santé.
Mission d'intérêt public - Elle s'applique aux activités des autorités publiques.
Intérêts légitimes - Ils peuvent inclure des intérêts commerciaux, comme le marketing direct, des intérêts individuels ou des bénéfices sociétaux plus larges.
Consentement- Le consentement constitue également une base légale pour traiter les données. Le consentement de la personne concernée désigne « toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, le traitement de données à caractère personnel la concernant ».

Les activités de traitement selon ces bases légales doivent s'effectuer de manière conforme aux attentes normales des personnes. Le responsable du traitement doit documenter et conserver un enregistrement des décisions relatives aux intérêts légitimes sous la forme d'une analyse d'impact relative aux intérêts légitimes.

Qui sont les principaux acteurs du RGPD ?

Personne concernée- Toute personne dont vous collectez ou traitez les données à caractère personnel.
Responsable du traitement - La personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données.
Responsables conjoints du traitement - Deux ou plusieurs responsables du traitement qui déterminent conjointement les finalités et les moyens du traitement des données.
Sous-traitant - La personne ou l'entreprise qui traite les données selon les instructions du responsable du traitement.
Sous-traitant ultérieur - Une personne ou une entreprise tiers qui effectue le traitement des données pour d'autres sociétés et est responsable des données traitées.
Autorités de contrôle - Les autorités publiques qui contrôlent l'application du RGPD.

La conformité au RGPD s'appliquera-t-elle à tous les modules de Zoho CRM ?

La conformité au RGPD s'applique uniquement aux modules relatifs aux personnes au sein de l'organisation. Dans Zoho CRM, elle s'applique aux modules Leads, Contacts, Vendors et aux modules personnalisés.

À qui s'appliquera le RGPD ?

Le RGPD s'appliquera aux entreprises situées dans l'UE, ainsi qu'aux entreprises qui font affaires avec des résidents de l'UE, indépendamment du lieu où se trouve l'entreprise.

Qu'est-ce que le RGPD et quel sera son impact sur les organisations ?

Le Règlement général sur la protection des données (ou RGPD) est un nouveau règlement développé par l'Union européenne (UE) qui concerne la protection et la libre circulation des données à caractère personnel ainsi que les droits des individus, y compris les enfants. Il s'agit d'un ensemble de règles qui remplacera la Directive actuelle sur la protection des données (Directive 95/46/EC) et sera appliqué dans toute l'UE. Le RGPD responsabilisera les citoyens de l'UE en leur donnant le contrôle direct sur le traitement de leurs données et protégera leur vie privée.

À quel type d'informations le RGPD s'applique-t-il ?

Le RGPD s'applique exclusivement aux données à caractère personnel. La Directive actuelle sur la protection des données définit les données à caractère personnel comme « toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable, ou à une personne concernée. Une personne identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, mentale, économique, culturelle ou sociale ».