Comment Zoho CRM aide-t-il les organisations à être conformes à la norme HIPAA ?

1. Sélectionner les modules contenant des données de santé personnelles : Tous les modules contenant des informations de santé protégées doivent être sélectionnés. Les modules standard et personnalisés peuvent être sélectionnés. Un total de 10 modules peut être sélectionné.
2. Marquer les champs comme contenant des informations de santé personnelles : Dans un module, il se peut que seuls quelques champs contiennent des détails de santé personnelle d'un client. Par exemple, antécédents chirurgicaux, symptômes, détails des médicaments, etc. Marquer ces champs comme détails de santé personnelle aidera le système à identifier et à restreindre l'accès à ces champs via l'API et à empêcher l'export de ces valeurs de champs. Un total de 25 champs par module peut être marqué comme contenant des données de santé personnelles.
   Remarque : Les champs Recherche, Recherche multi-sélection et Numérotation automatique ne peuvent pas être marqués comme données de santé personnelles.
3. Définir les restrictions pour les données marquées comme PHI : Il existe quatre options pour restreindre l'accès aux données personnelles en dehors de Zoho CRM. L'une de ces options peut être activée selon les besoins de l'organisation :
1. Restreindre l'accès aux données via l'API : D'autres applications peuvent se connecter à CRM via l'API et les données peuvent être transférées. Vous pouvez vous assurer que les données de santé personnelles de vos clients ne sont pas partagées au cours du processus, en restreignant le transfert de données de santé personnelles vers d'autres applications via l'API.
2. Restreindre l'export des données : Lors de l'export de données depuis le compte CRM, vous pouvez souhaiter empêcher l'export d'informations de santé personnelles en cochez cette option.
3. Restreindre le transfert de données vers les applications Zoho : Si le compte CRM est intégré à d'autres applications Zoho comme Desk, Campaigns, Projects, etc., les données circuleront de CRM vers ces applications. Cette option empêchera les données de santé personnelles d'être transférées vers d'autres applications. Pour vérifier les restrictions de flux de données consultez le tableau.
4. Restreindre le transfert de données vers les applications tierces : Si votre compte CRM est intégré à des applications tierces pour des raisons professionnelles, il y aura des chances que les données circulent de CRM vers ces applications. Cette option empêchera les données de santé personnelles d'être transférées vers d'autres applications. Pour vérifier les restrictions de flux de données, consultez le tableau.
4. Chiffrer les champs PHI : Les champs contenant des informations de santé personnelles peuvent être chiffrés pour une sécurité supplémentaire. Bien que le chiffrement des champs ne soit pas une étape obligatoire dans Zoho CRM, nous vous recommandons vivement d'activer le chiffrement car il s'agit de la meilleure pratique pour prévenir l'accès non autorisé aux données confidentielles.

En savoir plus pour configurer le chiffrement et en comprendre les limites. Consultez également le livre blanc Zoho Encryption pour comprendre en détail le processus de chiffrement et la gestion des clés.

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Où trouver l'option pour marquer les champs comme informations de santé personnelles ?

Dans un module, il se peut que seuls quelques champs contiennent des détails de santé personnelle d'un client. Par exemple, antécédents chirurgicaux, symptômes, détails des médicaments, etc. Marquer ces champs comme détails de santé personnelle aidera le système à identifier et à restreindre l'accès à ces champs via l'API et à empêcher l'export de ces valeurs de champs. Un total de 25 champs par module peut être marqué comme contenant des données de santé personnelles.

Remarque : Les champs Recherche, Recherche multi-sélection et Numérotation automatique ne peuvent pas être marqués comme données de santé personnelles.

Pour marquer les champs contenant des données de santé personnelles

1. Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et Champs.
2. Sélectionnez un module et cliquez sur Plus pour sélectionner la disposition souhaitée.
   Vous pouvez également cliquer sur Plus et sélectionner Modifier la disposition.
3. Accédez au champ souhaité et cliquez sur Plus.
4. Cliquez sur Modifier les propriétés et cochez Contient des données de santé personnelles case.
   N'oubliez pas que cette option n'apparaîtra que si le module a été sélectionné pour la conformité HIPAA.

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Où puis-je voir les enregistrements de données de santé personnelles dans CRM ?

Tous les champs marqués comme contenant des données de santé personnelles seront répertoriés dans la page des détails d'enregistrement. Sous Confidentialité des données, dans la section Données personnelles, vous pouvez cliquer sur l'onglet Santé pour afficher les champs contenant des données de santé personnelles.

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Zoho fournit-il un journal d'audit dans le cadre de la conformité HIPAA ?

En tant qu'entité couverte, il est de votre responsabilité et c'est une meilleure pratique d'exporter régulièrement les journaux et de les conserver pendant la période requise. Pour faciliter cela, nous vous permettons d'exporter les données selon vos besoins en utilisant l'option Exporter le journal d'audit. Dans Zoho CRM, le journal d'audit est disponible pendant 60 jours par défaut.

Pour exporter les entrées du journal d'audit

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec les privilèges Administrateur.
   
2. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Journal d'audit.
   
3. Dans la page Journal d'audit, cliquez sur Exporter le journal d'audit.
   Les entrées seront exportées au format .csv.

Si vous avez besoin de données au-delà de 60 jours, veuillez nous contacter à support@zohocrm.com.

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Comment configurer la conformité HIPAA dans mon compte Zoho CRM ?

Avec un nombre croissant d'organisations de santé utilisant Zoho CRM pour gérer leur activité efficacement et stocker les informations clients dans une base de données partagée, il est crucial qu'elles puissent garantir la confidentialité des informations de santé personnelles. Dans Zoho CRM, nous fournissons des moyens pour que les organisations de santé sécurisent et limitent l'export des informations de santé personnelles et restent conformes aux directives HIPAA.

1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Paramètres de conformité.
   
2. Cliquez sur l'onglet Conformité HIPAA.
   
3. Activez le bouton Activer les paramètres de conformité HIPAA.
   Sélectionnez les modules dans la liste déroulante. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 10 modules.
4. Dans la section Gestion des données personnelles de santé, activez Restreindre l'accès aux données via API, Restreindre les données à l'export, ou les deux, selon les besoins.
   
   

1. Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et champs.
   
2. Sélectionnez un module et cliquez sur l'icône Plus pour sélectionner la mise en page souhaitée.
   Vous pouvez également cliquer sur l'icône Plus et sélectionner Modifier la mise en page.
3. Accédez au champ souhaité et cliquez sur l'icône Plus.
   
4. Cliquez sur Modifier les propriétés et cochez l'option Contient des données personnelles de santé.
   Rappelez-vous que cette option n'apparaîtra que si le module a été sélectionné pour la conformité HIPAA.
   
   

1. Les champs chiffrés sont soumis à certaines limitations.
   
2. Seule la recherche en texte intégral est prise en charge dans la recherche globale. Par exemple, si les données chiffrées sont « Joseph Wells », l'enregistrement du champ chiffré n'apparaît pas dans les résultats d'une recherche de « Joseph ».
   
3. Les champs chiffrés ne peuvent pas être utilisés dans les filtres avancés
   
4. Les champs chiffrés ne peuvent pas être trouvés à l'aide de la recherche par critères
   
5. Les champs chiffrés ne sont pas visibles dans l'option de tri.
   
6. Les informations chiffrées sont stockées uniquement dans le domaine crm.zoho.com. Utilisez les informations chiffrées dans d'autres domaines ou services tiers à votre discrétion.
   
7. Dans la page Prévisions, les champs chiffrés ne peuvent pas être utilisés comme Champs cibles.

Veuillez noter que le chiffrement des champs est une entité distincte et ne fait pas partie de la conformité HIPAA. Les champs PHI peuvent être chiffrés même sans les marquer comme contenant des PHI (obligatoire pour la conformité HIPAA).

Quel type de restrictions peut être défini pour les champs PHI dans le cadre de la conformité HIPAA ?

Un total de 25 champs dans chaque module peut être marqué comme contenant des données personnelles de santé. Une fois marqués, certaines restrictions peuvent être définies pour prévenir l'accès non autorisé aux valeurs sensibles présentes dans les champs.

Remarque

Les champs Lookup, Lookup multi-sélection et Numérotation automatique ne peuvent pas être marqués comme données de santé personnelles.

Les restrictions suivantes peuvent être définies sur les champs PHI :

• Restreindre l'accès aux données via l'API : D'autres applications peuvent se connecter à CRM via l'API et les données peuvent être transférées. Vous pouvez garantir que les données de santé personnelles de vos clients ne sont pas partagées au cours du processus, en restreignant le transfert de données de santé personnelles vers d'autres applications via l'API.
• Restreindre l'export de données : Lors de l'export de données depuis le compte CRM, vous pouvez souhaiter empêcher l'export d'informations de santé personnelles en cochant cette option.
  
• Restreindre le transfert de données vers les applications Zoho : Si le compte CRM est intégré avec d'autres applications Zoho comme Zoho Desk, Zoho Campaigns et Zoho Projects, les données circuleront de CRM vers ces applications. Cette option empêchera le transfert de données de santé personnelles vers d'autres applications.
  

Le tableau suivant vous fournira les détails des diverses intégrations et les implications lorsque les données personnelles sont restreintes. Certains champs sont obligatoires pour l'intégration, comme l'Email pour l'intégration Zoho Projects. Si vous marquez l'email comme champ personnel, les données ne seront pas envoyées de CRM vers Projects.

Intégrations avec les applications Zoho

Intégrations avec les applications Zoho	Champs obligatoires pour l'intégration	Que se passe-t-il lorsque les données de santé personnelles sont restreintes ?
Zoho Desk	Nom et Email	Les données ne seront pas envoyées depuis Zoho CRM.
Zoho Projects	Email	L'utilisateur client ne sera pas ajouté lors de la création ou de l'association du projet.
Zoho Finance Suite	Nom et Email	Les données ne seront pas envoyées depuis Zoho CRM.
Zoho Campaigns	Email	Les données ne seront pas envoyées depuis Zoho CRM.
Zoho Recruit	Email	Les données ne seront pas envoyées depuis Zoho CRM.
Zoho Cliq	S/O	Les détails autres que ceux provenant des champs personnels seront partagés via Zoho Cliq.
Zoho Analytics	S/O	Si l'un des champs précédemment synchronisés est restreint, les rapports basés sur ces champs seront supprimés.
Zoho Writer	S/O	S/O
Zoho Motivator	S/O	S/O
Zoho Creator	S/O	S/O
Zoho Mail	S/O	S/O
Zoho Calendar	S/O	S/O
Zoho Social	S/O	S/O
Zoho Sales IQ	S/O	S/O
Zoho Survey	S/O	S/O

• Restreindre le transfert de données vers des applications tierces: Si votre compte CRM est intégré avec des applications tierces pour des raisons professionnelles, il y aura des risques de flux de données de CRM vers ces applications. Cette option empêchera le transfert de données de santé personnelles vers d'autres applications.
  

Intégrations avec des applications tierces

Intégrations avec d'autres applications	Champs obligatoires pour l'intégration	Que se passe-t-il lorsque les données de santé personnelles sont restreintes ?
Microsoft Office 365	Prénom	Comme le Prénom ne peut pas être marqué comme champ personnel, l'intégration fonctionnera normalement.
Microsoft Outlook	Prénom	Comme le Prénom ne peut pas être marqué comme champ personnel, l'intégration fonctionnera normalement.
Google Contacts	Prénom	Comme le Prénom ne peut pas être marqué comme champ personnel, l'intégration fonctionnera normalement.
Slack	NA	Les détails autres que ceux provenant des champs personnels seront partagés via Slack.
Reconnaissance vocale Android ou iOS (Zia Voice)	NA	Seul l'appel à l'action Zia sera désactivé ; l'option de conversation avec Zia continuera à fonctionner normalement.

Pour définir des restrictions sur les champs PHI

1. Accédez à Configuration > Sécurité Contrôle > Paramètres de conformité.
2. Cliquez sur HIPAA Compliance onglet.
3. Activez le Activer les paramètres de conformité HIPAA bouton.
4. Sélectionnez les modules dans la liste déroulante.
5. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 10 modules.
6. Dans Gestion des données personnelles de santé, activez Restreindre l'accès aux données via API, Restreindre les données à l'export, ou les deux, selon vos besoins.
   

Comment Zoho gère-t-il les champs contenant des informations personnelles de santé pour se conformer à HIPAA ?

Important

Zoho ne collecte, n'utilise, n'entrepose ni ne conserve les informations de santé protégées par HIPAA à ses propres fins.

Remarque

HIPAA exige que les entités couvertes signent un accord d'associé commercial (BAA) avec leurs associés commerciaux. Vous pouvez demander notre modèle BAA en envoyant un e-mail à legal@zohocorp.com.

Zoho CRM propose des fonctionnalités pour aider ses clients à utiliser CRM dans le cadre de la conformité HIPAA. Pour permettre aux organisations de santé de se conformer à HIPAA, nous autorisons les administrateurs à marquer les champs contenant les informations personnelles de santé des individus afin que certaines restrictions puissent être mises en place pour prévenir l'accès non autorisé à ces détails sensibles. Par exemple, l'identifiant du patient, les détails chirurgicaux et les maladies constituent les informations personnelles de santé d'un individu, qui ne doivent pas être accessibles aux tiers.

1. Accédez à Configuration > Personnalisation > Modules et champs.
   
2. Sélectionnez un module et cliquez sur Plus icône pour sélectionner la mise en page souhaitée.
   Vous pouvez également cliquer sur Plus icône et sélectionner Modifier la mise en page.
3. Accédez au champ souhaité et cliquez sur Plus icône.
   
4. Cliquez sur Modifier les propriétés et cochez la case Contient des données personnelles de santé.
   
5. N'oubliez pas que cette option n'apparaîtra que si le module a été sélectionné pour la conformité HIPAA.
    

1. Restreindre l'accès aux données via API : Les autres applications peuvent se connecter à CRM via API et les données peuvent être transférées. Vous pouvez vous assurer que les données personnelles de santé de vos clients ne sont pas partagées au cours du processus en restreignant le transfert de données personnelles de santé vers d'autres applications via API.
   
2. Restreindre l'export des données : Lors de l'export de données depuis votre compte CRM, vous pouvez souhaiter empêcher les informations personnelles de santé d'être exportées en cochant cette option.
   
3. Restreindre le transfert des données vers les applications Zoho : Si votre compte CRM est intégré à d'autres applications Zoho comme Desk, Campaigns et Projects, les données circuleront du CRM vers ces applications. Cette option empêchera le transfert de données personnelles de santé vers d'autres applications. Pour vérifier les restrictions du flux de données, reportez-vous au tableau.
   
4. Restreindre le transfert des données vers des applications tierces : Si votre compte CRM est intégré à des applications tierces pour des raisons commerciales, il y a des risques de circulation des données du CRM vers ces applications. Cette option empêchera le transfert de données personnelles de santé vers d'autres applications. Pour vérifier les restrictions du flux de données, reportez-vous au tableau
   

1. Accédez à Configuration > Contrôles de sécurité > Paramètres de conformité.
   
2. Cliquez sur Conformité HIPAA onglet.
   
3. Basculer l'activation des paramètres de conformité HIPAA bouton.
   Sélectionnez les modules dans la liste déroulante. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 10 modules.
4. Dans Gestion des données de santé personnelle, basculez Restreindre l'accès aux données via l'API, Restreindre les données à l'export, ou les deux, selon vos besoins.
   
   

Le marquage d'un champ en tant que PHI (Informations de santé personnelle) le chiffre-t-il automatiquement ?

1. Allez à Setup > Customization > Modules and Fields > [Select the module] .
   
2. Dans l'éditeur de mise en page du module, accédez au champ que vous souhaitez chiffrer, cliquez sur l'icône Paramètres et sélectionnez Modifier les propriétés.
   
   
3. Dans la fenêtre contextuelle Propriétés du champ, cochez la case Chiffrer le champ.
   
   
4. Cliquez sur Terminé.
   
5. Enregistrer la mise en page.