FAQ : Gestion de l'inventaire

Comment puis-je créer des modèles d'inventaire ?

Zoho CRM dispose d'une galerie de modèles d'inventaire prédéfinis. Vous pouvez choisir n'importe quel échantillon et l'utiliser à des fins professionnelles. Vous pouvez également créer votre propre modèle et le personnaliser selon vos besoins. 

Suivez les étapes ci-dessous pour créer un modèle :

1. Cliquez sur Setup > Customization > Templates > Inventory.
   
2. Cliquez sur + New Template. 
   
3. Sélectionnez le module (Quotes, Sales Orders, Purchase order, Invoices) pour lequel vous voulez créer un modèle d'inventaire.
   
4. Cliquez sur Next pour accéder à la page Template Gallery
   et choisissez un modèle vierge ou pré-défini.

En savoir plus sur la prévisualisation des modèles, leur organisation, la création de dossiers de modèles et plus encore.

Comment puis-je personnaliser les conditions générales pour les factures, les devis ou les commandes ?

Le champ Terms & Conditions est défini par le système sous la catégorie champs spéciaux qui est exclusivement fourni pour les modules Inventory. Il vous permet d'inclure les règles et directives suivies par votre organisation concernant les factures, les devis, les commandes client et les bons de commande avant de les partager avec les partenaires commerciaux. 

Pour personnaliser la valeur du champ, procédez comme suit : 

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges Administrateur.
2. Cliquez sur Setup > Customization > Modules and Fields > Quotes/Invoices/Sales order/Purchase order.
   
3. Dans le champ Terms and Conditions, cliquez sur l'icône More > Settings > Edit Properties.
   
4. Sur la page Edit Properties, spécifiez les conditions dans la zone de texte Value.
   
5. Cliquez sur Done.

Quels types de modèles différents puis-je créer à l'aide des modèles d'inventaire ?

La fonctionnalité Inventory template vous permet de créer des modèles personnalisés pour les devis, les commandes client, les factures et les bons de commande. Pour en savoir plus sur la création de modèles, consultez les ressources ci-dessous :

• Créer des modèles d'inventaire
• Supprimer des modèles d'inventaire
• Gérer des dossiers de modèles

Puis-je modifier le champ de numérotation automatique pour les devis et les factures ?

Non, vous ne pouvez pas modifier le champ de numérotation automatique pour les devis et les factures. Cependant, vous pouvez créer votre propre champ de numérotation automatique et masquer les champs Quote Number et Invoice Number. Vous pouvez utiliser le champ personnalisé que vous créez dans le modèle d'e-mail de devis ou de facture. Voir aussi : Modèles d'inventaire

Pour créer des champs de numérotation automatique pour un module donné,

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges Administrateur.
2. Accédez à Setup > Customization > Modules and Fields > Modules.
   
3. Choisissez le module de votre choix.
   
4. Si le module dispose de plusieurs mises en page, cliquez sur Layout.
   
5. Sur la page Layout, faites glisser et déposez le champ de numérotation automatique. Mettez à jour les nombres/valeurs de votre choix dans ce champ.
   
6. Cliquez sur Save Layout.
   

Remarque : le champ de numérotation automatique est masqué lorsque vous créez ou modifiez un enregistrement.

Voici une capture d'écran du champ de numérotation automatique pour les devis. Vous pouvez également suivre ces étapes pour les factures.



Pour masquer des champs

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges Administrateur.
2. Accédez à Setup > Customization > Modules and Fields > Modules.
   
3. Choisissez le module approprié et cliquez sur Layout.
   
4. Sur la page Layout, placez le curseur de la souris sur le champ que vous souhaitez masquer.
5. Cliquez sur Settings (icône en forme d'engrenage) à droite du champ.
   
6. Cliquez sur Module Permission et définissez l'autorisation nécessaire en sélectionnant les profils qui auront accès au module.
   
7. Cliquez sur Don't Show pour les champs que vous souhaitez masquer dans le profil d'un utilisateur spécifique. 
   

          

         8. Cliquez sur Save.

Remarque : les champs définis comme obligatoires par le système ne peuvent pas être masqués.

Comment puis-je ajouter des conditions générales communes pour les enregistrements Inventory ?

Certaines organisations utilisent un ensemble commun de directives et de conditions d'utilisation du service pour chaque service ou produit qu'elles proposent. Il est donc logique de définir une valeur commune dans le champ Terms and Conditions qui s'applique à l'ensemble de l'organisation.

Pour définir une valeur commune pour le champ Terms and Conditions :

1. Accédez à Setup > Customization > Modules and Fields > Quotes.
   
2. Déplacez votre souris sur Terms and Conditions > Edit Properties.
   
3. Sur la page Edit Properties, cliquez sur le lien Edit correspondant au champ Terms and Conditions.
   
4. Indiquez les conditions générales dans la zone de texte Values sous Multi-Line Properties.
   

                    

      5. Cliquez sur Done.

Vous pouvez procéder ainsi pour Purchase Orders (Bons de commande), Invoices (Factures), Quotes (Devis) et Sales Orders (Commandes client). Ainsi, tous les enregistrements contenus dans ces modules disposeront des conditions générales par défaut que vous avez spécifiées.

Où puis-je trouver les détails relatifs aux prix unitaires, à la quantité en stock et au total après remise dans l'élément de ligne ?

Une fois qu'un élément de ligne est ajouté aux devis, factures et commandes, il vous suffit de passer votre curseur sur le Product Name/Product Code pour afficher la quantité en stock et le prix unitaire du produit.

Pour afficher le montant total après la remise dans l'élément de ligne, passez le curseur sur Discount.

Comment les informations de stock d'un produit sont-elles mises à jour automatiquement ?

Les commerciaux doivent connaître le stock disponible dans l'inventaire avant de confirmer une réservation auprès d'un client. Lorsqu'une réservation est effectuée manuellement, ils peuvent vérifier et tenir informé le client et l'équipe de gestion de l'inventaire si le stock est faible. Toutefois, lorsque les commandes sont traitées par le biais de systèmes automatisés, il est important de disposer d'un moyen permettant d'éviter toute dépendance vis-à-vis des mises à niveau manuelles. Notez également que le système enregistre automatiquement l'inventaire en fonction de différents facteurs. 

Pour faciliter cette opération, nous disposons d'un système automatique nous permettant de mettre à jour les informations sur le stock en fonction des trois facteurs suivants :

1. la quantité en stock ;
   
2. la quantité demandée ;
   
3. la quantité commandée.
   

Quantité en stock

La quantité en stock s'ajuste en fonction des détails de la facture et du bon de commande, comme ceci :

1. La quantité en stock augmente lorsqu'un bon de commande est envoyé.
   
2. La quantité en stock diminue lorsqu'un bon de commande déjà envoyé est annulé.
   
3. La quantité en stock diminue lors de la création d'une facture (lorsqu'un devis ou une commande sont convertis en facture).
   
4. La quantité en stock augmente avec une annulation de facture.
   

Quantité demandée

La quantité demandée s'ajuste en fonction du résultat des commandes client, comme ceci : 

1. La quantité demandée augmente lorsqu'une commande est créée.
   
2. La quantité demandée diminue lorsqu'une commande est livrée ou annulée.
   
3. La quantité demandée diminue aussi lorsqu'une commande est convertie en facture. Le statut de la commande ainsi transformée automatiquement passe à « livrée ».

La quantité commandée s'ajuste en fonction du résultat des bons de commande, comme ceci : 

1. La quantité commandée augmente lorsqu'un bon de commande est créé.
   
2. La quantité commandée diminue lorsqu'un bon de commande est envoyé ou annulé.
   

Lisez cet exemple pour comprendre clairement la logique ci-dessus.

Comment puis-je ajouter des produits à un devis, une facture ou une commande ?

Vous pouvez ajouter des détails de produit à un devis, une facture et une commande en ajoutant des éléments de ligne aux enregistrements des modules respectifs. Les produits répertoriés dans le module Products sont affichés de façon à ce que vous puissiez sélectionner le bon produit. Vous pouvez également créer un nouveau produit à partir d'ici.

Pour cela, il vous suffit de suivre les mêmes étapes que celles vous permettant d'ajouter des produits à un bon de commande, à une commande client ou à une facture.

Comment puis-je rechercher des produits tout en ajoutant des éléments de ligne ?

Pour créer une commande, une facture ou un devis pour un produit, vous devez les ajouter aux éléments de ligne. Lors de l'ajout d'un produit, vous pouvez facilement trouver le produit souhaité dans la longue liste en saisissant au moins un caractère du nom du produit ou du code produit dans la section Choose products. 

En savoir plus sur l'ajout d'éléments de ligne aux commandes client, aux factures, aux bons de commande et aux devis.

Puis-je modifier la taxe ou la remise d'un élément ajouté à une ligne produit ?

Oui, c'est possible.

Pour modifier la taxe ou la remise, pointez le curseur de la souris sur la valeur et cliquez sur l'icône Edit qui s'affiche, puis modifiez les valeurs. La modification de la valeur d'un produit entraîne automatiquement le changement des valeurs associées en conséquence.

Puis-je modifier l'ordre des éléments de ligne d'un devis ou d'un bon de commande ?

Oui, vous pouvez réorganiser les éléments de ligne dans un module Inventory à tout moment. Pour réorganiser les éléments de ligne, il vous suffit de faire glisser et déposer les éléments là où vous le souhaitez.

Je souhaite ajouter un prix catalogue issu du registre des prix pour un produit dans un devis. Comment puis-je procéder ?

Pour ajouter un prix catalogue issu du registre des prix pour un produit dans un devis, procédez comme suit :

• Pointez le curseur de votre souris sur la valeur du prix catalogue et cliquez sur l'icône de recherche dans le registre des prix.
• Choisissez le registre des prix requis et cliquez sur Add.
  

Les remises et le prix catalogue correspondant seront ajoutés au produit.

Combien d'éléments de ligne puis-je ajouter à un devis ou à tout autre module Inventory ?

Vous pouvez ajouter jusqu'à 200 éléments de ligne à un devis, un bon de commande, une commande client ou une facture.

Comment puis-je modifier la valeur ou le pourcentage d'une remise ?

Pour modifier une remise, pointez le curseur de votre souris sur la valeur de la remise et cliquez sur l'icône Edit qui apparaît.

Pour modifier une valeur de remise dans le total général, cliquez sur la zone de texte Discount et non pas sur l'étiquette « Discount ».

Comment puis-je effectuer des ajustements négatifs sur le total ?

Pour effectuer des ajustements négatifs sur le total, il suffit de saisir la valeur précédée du signe moins (-). Par exemple (-1 500).

Puis-je modifier les décimales arrondies des valeurs de devise ?

Oui, vous pouvez modifier les décimales arrondies qui apparaissent dans une valeur de devise en modifiant les paramètres de devise correspondants.

1. Cliquez sur Setup > General > Company Details > Currencies.
2. Cliquez sur Customize en regard de la zone de texte Format et modifiez les décimales.
   

J'ai ajouté d'autres champs à la section Product Details. Les nouvelles mises à jour du module Inventory affecteront-elles ces données ?

Non. Les mises à jour des modules Inventory n'affecteront aucune de vos données existantes. Notez toutefois que vous ne pourrez plus ajouter de sections à la section Product Details à l'avenir.

Comment puis-je voir des informations supplémentaires sur un produit tout en l'ajoutant à un élément de ligne d'inventaire ?

Lorsque vous ajoutez des éléments de ligne dans la fenêtre Choose Products, vous devez saisir au moins un caractère du nom du produit ou du code produit pour rechercher le produit souhaité.
Au cours de votre recherche, pointez le curseur de votre souris sur l'icône Info en regard du produit. Une carte de visite s'affichera avec des informations supplémentaires sur le produit.

Comment puis-je créer des devis dans différentes devises ?

Vous ne pouvez créer des devis dans différentes devises que si la fonction multidevise est activée sur votre compte. Voir aussi : Multidevise. 

Pour ajouter des devises :

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
   
2. Accédez à Setup > General > Company Details.
   
3. Sur la page Company Details, cliquez sur Currencies.
   
4. Dans la section Curriences, cliquez sur Add.
   
5. Sélectionnez le pays de votre choix dans la liste déroulante.
   
6. Cliquez sur Save.

Pourquoi ne puis-je pas supprimer un produit ?

Vous ne pouvez pas supprimer un produit s'il est lié à une facture ou un devis. Pour supprimer des produits, vous devez dissocier les produits de la facture ou du devis existant.

Puis-je convertir une commande client en bon de commande ?

Non, vous ne pouvez pas convertir une commande client en bon de commande.

Vous pouvez uniquement convertir une commande client en facture. En savoir plus sur la conversion d'une commande client en facture.

Puis-je créer une facture pro forma à partir de Zoho CRM ?

Une facture pro forma, également appelée devis, peut être envoyée à partir du module Quotes de Zoho CRM. Une facture pro forma ou un devis est un accord juridiquement contraignant conclu entre le client et la société en vue de livrer les produits demandés dans le délai stipulé au prix final. Vous pouvez créer des devis pour différents produits, services ou fournisseurs et les stocker dans le module Quotes.

Pour créer des devis, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Create Quote dans le module Quotes.
   
2. Saisissez les détails du devis sur la page Create Quote.
   
3. Cliquez sur Add Line Items dans la section Product Details.
   
4. Recherchez le produit requis dans la liste déroulante de la fenêtre contextuelle Choose Products.
   
5. Saisissez la quantité désirée du produit choisi.
   
6. Une fois que vous avez ajouté toutes les lignes de produits, cliquez sur Add Products pour les ajouter au devis. Toutes les informations requises pour l'élément de ligne choisi, y compris les taxes, les remises par rapport au registre des prix et la description du produit, sont automatiquement renseignées.
   
7. Cliquez sur Save.

Comment puis-je créer et envoyer des factures ?

Le fournisseur émet une facture à destination du client regroupant les produits ou services commandés. La facture contient généralement le numéro de référence du bon de commande, la date, l'adresse de facturation, l'adresse de livraison, les conditions de paiement et les éléments de ligne (produits/services) avec les quantités et les prix pour chacun d'eux. 

Vous pouvez créer une facture dans CRM en clonant une facture existante ou en renseignant les détails dans le formulaire de création de factures. 

 Pour créer une facture manuellement

1. Cliquez sur l'icône (+) Create Invoice dans le module Invoices.

2. Saisissez les détails de la facture sur la page Create Invoice.

3. Cliquez sur Add Line Item dans la section Product Details.
Notez que vous pouvez ajouter jusqu'à 200 éléments de ligne par facture.

4. Une fois que vous avez ajouté toutes les lignes de produits, cliquez sur Add Products pour les ajouter à la facture. 

5. Cliquez sur Save. 

Pour cloner une facture

1. Cliquez sur la facture que vous souhaitez cloner dans l'onglet Invoices.

2. Cliquez sur l'icône More (...) sur la page Invoices Details et sur Clone dans la liste déroulante.

3. Modifiez les détails requis sur la page Clone Invoice.

4. Cliquez sur Save.

Vous pouvez également convertir un devis ou une commande client directement en facture en cliquant sur le bouton Convert du devis ou sur la page Détail de l'enregistrement des commandes client. 

Une fois que vous avez créé la facture, vous pouvez l'exporter au format PDF ou la partager par e-mail. 

Comment puis-je ajouter mon propre numéro de facture sur les factures ?

Vous pouvez ajouter votre numéro de facture en créant votre propre champ de numérotation automatique et en masquant le champ de numérotation de facture existant. Vous pouvez ensuite utiliser ce champ personnalisé dans le modèle de facture pour afficher le numéro de facture personnalisé. Voir aussi : Modèles d'inventaire.

Pour créer un champ de numérotation automatique

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges Administrateur.
2. Cliquez sur Setup > Customization > Modules and Fields.
3. Sélectionnez le module de votre choix dans la liste déroulante.
   
4. Sur la page List of Fields, cliquez sur + Create and Edit Fields.
5. Sur la page New Custom Function, procédez comme suit :
• Dans la section Select Field Type, cliquez sur Auto Number.
• Dans la section Provide Field Details, saisissez les détails associés au champ.
  Vous pouvez également créer des champs pour les enregistrements existants.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : vous devez créer un champ avec un nom unique.

Pour masquer des champs

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges Administrateur.
2. Cliquez sur Setup > Customization > Modules and Fields.
3. Sélectionnez le module dans la liste déroulante.
4. Sur la page Page Layout, faites glisser et déposez les champs dans la section List of Removed Fields.
5. Cliquez sur Save.
   

Pourquoi le champ Grand Total d'un modèle Inventory n'indique-t-il pas les valeurs de l'enregistrement ?

1. Les champs de fusion sont utilisés lorsque la valeur d'un champ en particulier ne cesse de changer. Le champ Grand Total est un champ défini par le système qui affiche les données en fonction de la valeur du champ de fusion dans un enregistrement. Si la valeur n'est pas retranscrite malgré sa présence dans l'enregistrement, assurez-vous que le module ne dispose pas d'un champ personnalisé portant le même nom « Grand Total ».
   
   
   
   

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