FAQ : Rôles et profils

FAQ : Rôles et profils

Cette page a été traduite à l'aide d'outils IA et peut contenir des erreurs. Pour les informations les plus précises et à jour, veuillez consulter la version anglaise originale.

1. Qu'est-ce qu'un profil ?

Un profil est un ensemble de permissions pour les actions qu'un utilisateur devra effectuer dans le cadre de son travail. Par exemple, un responsable de département peut avoir besoin de permissions pour importer des données, personnaliser des modules et ajouter des utilisateurs au CRM. Vous pouvez créer un profil disposant de toutes ces permissions et l'attribuer à tous les utilisateurs ayant le rôle de Responsable de département. Cela vous permet de garantir que tous les utilisateurs ayant ce rôle disposent des mêmes permissions et d'éviter qu'une permission incorrecte soit attribuée par erreur.

En savoir plus sur la création de profils.

2. Puis-je personnaliser le profil standard ?

Vous pouvez personnaliser uniquement quelques permissions dans les profils standard définis par le système. La meilleure façon de personnaliser le profil standard est de le cloner, puis d'ajouter ou de supprimer les permissions requises sur le clone.

3. Pourquoi je ne peux pas accéder à certains modules de mon compte ?

Les modules peuvent être désactivés selon vos besoins dans les Paramètres de profil. Les modules auxquels vous n'avez pas accès sont probablement désactivés pour votre profil.

Pour activer les modules, suivez les étapes ci-dessous :
Seul un administrateur peut effectuer cette opération.
  1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Profils.
  2. Sélectionnez le profil.
  3. Activez le bouton bascule du module auquel vous souhaitez activer l'accès.

4. Puis-je supprimer un profil ? Qu'arrivera-t-il aux utilisateurs ayant ce profil ?

Oui, vous pouvez supprimer un profil s'il n'est plus nécessaire. Cependant, vous devez d'abord transférer les utilisateurs vers un autre profil.
Pour transférer les utilisateurs et supprimer un profil :
  1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Profils.
  2. Sélectionnez le profil spécifique.
  3. Cliquez sur les points de suspension en haut à droite.
  4. Cliquez sur Supprimer et transférer les utilisateurs vers un autre profil.

Si vous n'avez pas attribué d'utilisateurs à un profil, celui-ci peut être supprimé sans transfert.

5. Où puis-je voir la liste des utilisateurs qui appartiennent à un profil particulier ?

Dans le CRM, vous pouvez afficher la liste des utilisateurs présents dans un profil parmi les profils qui ont été créés.

Pour afficher les utilisateurs d'un profil particulier :
  1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Profils.
  2. Sélectionnez le profil spécifique
  3. Cliquez sur Afficher les utilisateurs en haut à droite.

6. Comment cloner un profil existant ?

Pour cloner un profil existant, suivez les étapes ci-dessous :
  1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Profils.
  2. Passez la souris sur un profil spécifique et cliquez sur l'icône .
  3. Cliquez sur Cloner.

  4. Dans la fenêtre contextuelle Créer un profil, ajoutez le nom du profil et la description.
  5. Cliquez sur Créer.
Lors du clonage d'un profil, ses paramètres de permission seront également copiés. Ces permissions peuvent être ajustées ultérieurement.

7. Pourquoi je ne peux pas changer le propriétaire de l'enregistrement ?

Pour modifier la propriété de l'enregistrement, vous devez avoir la permission Modifier le propriétaire activée dans votre profil.

Pour activer la permission Modifier le propriétaire :
  1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Profils.
  2. Sélectionnez le profil spécifique.
  3. Cliquez sur Outils à gauche.
  4. Activez ou désactivez le bouton bascule Modifier le propriétaire.
    Sélectionnez les modules dans lesquels l'utilisateur pourra modifier la propriété des enregistrements. Cela vous permet d'empêcher l'utilisateur de modifier la propriété des enregistrements d'autres modules.

8. Comment puis-je empêcher les utilisateurs de modifier les paramètres de la page Configuration ?

Vous pouvez empêcher les utilisateurs d'accéder aux paramètres de Configuration en désactivant les Autorisations de configuration pour leur profil.

Pour désactiver les Autorisations de configuration :
  1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Profils.
  2. Sélectionnez le profil spécifique.
  3. Cliquez sur Autres sur la gauche.
  4. Désactivez les Autorisations de configuration.

9. Qu'est-ce que les profils Standard et Administrateur ?

Ce sont des profils définis par le système dont les autorisations sont préconfigurées pour chaque catégorie en fonction des actions que nous pensons que les utilisateurs sont les plus susceptibles d'effectuer dans CRM.

Le profil administrateur a accès à toutes les autorisations. Tout utilisateur disposant d'autorisations administratives peut effectuer toutes les activités disponibles dans CRM. Vous ne pouvez pas modifier les autorisations de ce profil, sauf pour les autorisations de base et quelques autorisations d'extension.

Le profil standard a accès aux fonctionnalités nécessaires pour gérer les activités quotidiennes dans CRM. Par exemple, les utilisateurs disposent de l'autorisation pour consulter l'historique d'importation, mais pas pour importer des données dans CRM. De même, toutes les autorisations de niveau administrateur sont désactivées pour le profil standard.
Ces profils ne peuvent pas être modifiés. Nous recommandons donc aux administrateurs de cloner ces profils et de personnaliser les autorisations dans les copies clonées selon vos besoins.

10. Je n'ai pas la permission d'envoyer des e-mails en masse, que dois-je faire ?

Pour envoyer des e-mails en masse, un utilisateur doit avoir l'autorisation E-mail en masse activée dans son profil.
Pour activer l'autorisation E-mail en masse :
  1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Profils.
  2. Sélectionnez le profil spécifique.
  3. Cliquez sur Envoyer un e-mail dans les Autorisations du module sur la gauche.
  4. Activez ou désactivez E-mail en masse.
Conseil : Vous pouvez également gérer les paramètres pour supprimer des e-mails et envoyer des e-mails individuels dans la même section.

11. Je ne peux pas créer une vue personnalisée dans un module ?

Pour créer une vue personnalisée, vous devez disposer de l'autorisation Gérer la vue personnalisée.
Pour activer cette autorisation :
  1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Profils.
  2. Sélectionnez le profil spécifique.
  3. Cliquez sur Autres dans les Autorisations du module sur la gauche.
  4. Activez Gérer la vue personnalisée.
Conseil : Vous pouvez également gérer les paramètres pour Affichage pour impression et Affichage feuille dans la même section.

12. Pourquoi je ne peux pas me connecter à mon compte Zoho CRM depuis l'application mobile CRM ?

Vous devrez disposer de l'autorisation d'accès aux applications mobiles pour vous connecter à l'application.
Pour activer cette autorisation :
  1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Profils.
  2. Sélectionnez le profil spécifique.
  3. Cliquez sur Autres dans les Autorisations d'extension sur la gauche.
  4. Activez Applications mobiles CRM l'accès.

13. J'ai accès aux modèles d'e-mail, mais pas aux modèles de fusion de courrier ou d'inventaire, que dois-je faire ?

Les autorisations d'accès aux modèles d'inventaire et aux modèles de fusion de courrier sont énumérées séparément dans Gérer les modèles. Vous ne pourrez créer des modèles d'inventaire et de fusion de courrier que si les trois sont activés pour votre profil.
Pour activer les trois autorisations de modèle :
  1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Profils.
  2. Sélectionnez le profil spécifique.
  3. Cliquez sur E-mail et Modèles dans les Autorisations de configuration sur la gauche.
  4. Cliquez sur la liste déroulante Gérer les modèles.
  5. Sélectionnez Modèles d'e-mail, Modèles d'inventaire et Fusion de courrier avec Zoho Writer.

14. Quels sont les rôles par défaut dans Zoho CRM ?

Par défaut, Zoho CRM fournit les rôles PDG et Responsable.
Vous pouvez ajouter d'autres rôles en fonction de la structure de votre organisation, comme responsable des ventes, représentant des ventes, etc.

Pour créer de nouveaux rôles
  1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Rôles et partage.
  2. Dans la section Rôles et partage, cliquez sur +Nouveau rôle.
  3. Sur la page Nouveau rôle, effectuez les actions suivantes :
  4. Entrez le nom du rôle. N'ajoutez pas un rôle portant le même nom.
  5. Sélectionnez le rôle du supérieur hiérarchique direct dans la recherche Dépend de.
  6. Si vous ne sélectionnez pas le rôle du supérieur, le nouveau rôle sera créé sous le rôle PDG.
  7. Cochez la case Partager les données avec les pairs si vous souhaitez activer les droits d'accès pour les pairs.
  8. Spécifiez la Description du rôle.
  9. Cliquez sur Enregistrer.

15. Pourquoi certains utilisateurs peuvent-ils voir les données de leurs pairs même si les paramètres de partage des données sont définis comme Privé ?

Cela s'explique par le fait que l'option Partager les données avec les pairs est activée pour le rôle de ces utilisateurs. L'autorisation Partager les données avec les pairs a toujours la priorité sur les règles de partage des données.
Conseil : Pour éviter que vos données ne soient compromise, la meilleure pratique est de préparer une liste des rôles et des utilisateurs assignés à ces rôles, puis de définir les données qu'ils doivent pouvoir consulter.

16. Pourquoi ne vois-je pas l'option Partager les données avec les pairs ?

Il existe deux situations dans lesquelles vous ne pourrez pas voir l'option Partager les données avec les pairs :
  1. S'il n'y a qu'un seul utilisateur dans votre compte CRM.
  2. Si vous avez sélectionné Hiérarchie de rapports comme préférence de hiérarchie.
Conseil : Préparez une liste des utilisateurs que vous souhaitez ajouter au CRM et indiquez dans quels rôles vous souhaitez que ces utilisateurs puissent partager des données avec leurs pairs avant de commencer à les ajouter au compte CRM.

17. Où puis-je consulter la liste de tous les utilisateurs ayant un rôle particulier ?

Dans CRM, la liste des utilisateurs ayant un rôle est affichée sous le rôle correspondant.
Pour consulter tous les utilisateurs ayant un rôle particulier :
  1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Rôles et partage.
  2. Cliquez sur un rôle spécifique.
  3. Vous verrez tous les utilisateurs ayant ce rôle dans la section Utilisateurs associés.

18. Comment puis-je modifier le rôle auquel un rôle particulier dépend dans la hiérarchie des rôles ?

Chaque rôle doit dépendre d'un autre rôle. C'est une étape obligatoire. Lorsque vous créez un rôle, vous devez sélectionner un rôle dans la liste déroulante Dépend de .
Pour modifier le rôle auquel dépend ce rôle :
  1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Rôles et partage.
  2. Sélectionnez un rôle et cliquez sur Modifier.
  3. Modifiez le rôle dans Dépend de.

19. Puis-je déplacer des utilisateurs d'un rôle à un autre ?

Oui, vous pouvez supprimer un rôle après avoir transféré les utilisateurs à un autre rôle.
Pour supprimer et transférer des utilisateurs :
  1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Rôles et partage.
  2. Ouvrez un rôle et cliquez sur Supprimer.
  3. Choisissez le nouveau rôle vers lequel transférer les utilisateurs.
Si vous souhaitez déplacer tous les utilisateurs en masse, vous pouvez supprimer un rôle pour transférer les utilisateurs à un autre.

20. Quand dois-je utiliser les règles de partage des données ?

La hiérarchie des rôles empêche les utilisateurs ayant un rôle supérieur de consulter les données de leurs subordonnés qui sont partagées via le partage des données personnalisé. En savoir plus sur la création de règles de partage des données.
Pour permettre aux supérieurs de consulter ces données, utilisez l'option Supérieurs autorisés dans les règles de partage des données.

21. Pourquoi ne puis-je pas modifier le nom du rôle, changer le rôle d'un supérieur ou désactiver le partage des données avec les pairs ?

Un utilisateur doit avoir l'accès Gestion des utilisateurs activé dans son profil pour effectuer ces paramètres. SEUL un utilisateur disposant d'un profil administrateur peut activer cette autorisation.
Pour activer cette option
Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Profils > Gestion des utilisateurs et activez le commutateur.

22. Je suis PDG de l'entreprise mais je ne peux pas créer de rôles ?

Si votre compte CRM ne contient qu'un seul utilisateur, vous ne pourrez pas créer de rôles. L'option Nouveau rôle ne s'affichera pas.
Pour le premier utilisateur que vous ajoutez, seuls les rôles définis par le système : PDG et Responsable, ainsi que les profils standard : Administrateur et Standard peuvent être attribués.

23. Un administrateur peut-il consulter les données des autres utilisateurs ?

Oui, par défaut, tous les utilisateurs ayant le profil Administrateur dans Zoho CRM pourront consulter les données des autres utilisateurs quel que soit leur rôle.

24. Comment puis-je empêcher mes collègues de consulter mes données ?

Par défaut, les utilisateurs ayant le même rôle sont empêchés de consulter les données les uns des autres, mais si l'option Partager les données avec les pairs est activée pour votre rôle, vos données seront visibles pour les autres utilisateurs ayant votre rôle. Demandez à votre administrateur CRM de modifier les paramètres ci-dessous.

Pour empêcher vos pairs de consulter vos données :
  1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Rôles et partage.
  2. Modifiez le rôle et désactivez la case à cocher Partager les données avec les pairs.

25. Comment puis-je attribuer des utilisateurs à un rôle ?

La meilleure pratique consiste à créer les rôles avant d'ajouter des utilisateurs à CRM, afin de pouvoir leur attribuer leur rôle lors de la création de l'utilisateur.
Pour attribuer des rôles aux utilisateurs :
  1. Accédez à Configuration > Général > Utilisateurs.
  2. Cliquez sur le nom d'un utilisateur sur la page Utilisateurs.
  3. Cliquez sur l'icône Modifier sur la page Détails de l'utilisateur.
  4. Sélectionnez un rôle dans la liste déroulante sur la page Modifier l'utilisateur.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

26. Que sont les rôles ?

Les rôles dans CRM représentent la hiérarchie de votre organisation. Par exemple, si votre organisation comprend des responsables des ventes, des cadres commerciaux et des représentants des ventes, vous pouvez créer ces rôles dans CRM.
Un autre avantage de la création de rôles est qu'elle vous permet de fournir le niveau d'accessibilité des données approprié en fonction du rôle de l'utilisateur. Par exemple, vous pouvez empêcher un représentant d'accéder aux enregistrements d'un cadre.

Voici quelques points clés sur le fonctionnement de l'accès aux données avec les rôles :
  1. Un utilisateur ayant le rôle PDG aura accès à l'ensemble de la base de données CRM.
  2. Les responsables ne peuvent consulter ou modifier les enregistrements de leurs subordonnés que s'ils disposent des autorisations Lecture ou Modification pour un enregistrement appartenant au subordonné.
  3. Par défaut, les utilisateurs ayant un rôle supérieur ont accès aux données de leurs subordonnés.
  4. Les utilisateurs ayant le même rôle ne peuvent pas accéder aux données les uns des autres. Par exemple, le directeur de l'ingénierie ne peut pas accéder aux données du directeur du marketing, et inversement.
  5. Les utilisateurs ayant un rôle supérieur ne peuvent pas consulter les données partagées avec leurs subordonnés via des règles de partage personnalisées sauf si l'option Supérieurs autorisés est activée.
  6. Vous pouvez utiliser l'option Partager les données avec les pairs pour activer le partage de données entre utilisateurs ayant le même rôle.
  7. Vous devez disposer d'un accès Lecture/Écriture à l'enregistrement principal pour ajouter des notes ou des pièces jointes ou envoyer un e-mail à un enregistrement.
  8. Un utilisateur disposant de privilèges administratifs peut accéder à toutes les données quel que soit son rôle.

27. Pourquoi ne puis-je pas créer de rôles et de profils ?

Vous ne pouvez créer des rôles et des profils que si :
  1. Vous êtes abonné à l'une des éditions Professional, Enterprise ou Ultimate (non disponible dans l'édition gratuite).
  2. Vous avez plus d'un utilisateur dans votre compte Zoho CRM – vous devez ajouter d'autres utilisateurs à votre compte avant de créer des rôles ou des profils.
Liens connexes
Ajout d'utilisateurs

28. Comment modifier le rôle de l'utilisateur ?

Vous pouvez modifier le rôle des utilisateurs en suivant ces étapes :
  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Cliquez sur Configuration > Général > Utilisateurs.
  3. Dans la page Utilisateurs, cliquez sur le Modifier lien correspondant à l'utilisateur dont vous souhaitez modifier le rôle.
  4. Dans la page Informations du compte, sélectionnez le Rôle dans la liste déroulante.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

29. Comment modifier le profil de l'utilisateur ?

Vous pouvez modifier le rôle des utilisateurs en suivant ces étapes :
  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des droits d'administrateur.
  2. Cliquez sur Setup > General > Users.
  3. Dans la page Utilisateurs, cliquez sur le Modifier lien correspondant à l'utilisateur dont vous souhaitez modifier le rôle.
  4. Dans la page Informations du compte, sélectionnez le Profil dans la liste déroulante.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

30. Puis-je assigner plusieurs rôles à un seul utilisateur ?

Non, vous ne pouvez pas assigner plusieurs rôles à un seul utilisateur. Un rôle définit la position d'un utilisateur au sein de l'organisation dans CRM. Les rôles dans CRM reproduisent la hiérarchie de votre organisation pour permettre l'accès aux données de votre compte. Dans la réalité, un responsable des ventes ne peut pas également être un représentant commercial. De même, dans CRM, l'utilisateur ne peut avoir qu'un seul rôle assigné à la fois.

31. Comment mentionner des utilisateurs, des groupes et des rôles dans ma mise à jour de statut ?

Vous pouvez mentionner des utilisateurs, des groupes et des rôles en tapant @ avant le nom de l'utilisateur, du rôle ou du groupe.
Par exemple : @Cindy. Au fur et à mesure que vous tapez le nom, Zoho CRM affiche une liste de suggestions parmi lesquelles vous pouvez également choisir le nom approprié.

32. Dans l'édition gratuite, chaque utilisateur que j'ajoute dispose du profil Administrateur. Comment puis-je modifier cela ?

Dans l'édition gratuite, seuls le profil Administrateur et le rôle PDG sont disponibles. Vous ne pouvez pas modifier le rôle et le profil des utilisateurs. Vous pouvez toutefois créer des profils et des rôles dans les éditions Professional, Enterprise et supérieures.

33. Quels seront les rôles et les profils des utilisateurs que j'importe ?

Par défaut, les utilisateurs que vous importez auront le rôle et le profil suivants :

Rôle - Manager
Profil - Standard

Après l'importation, vous pouvez modifier les rôles et les profils à partir de la page Utilisateurs. Pour modifier les paramètres utilisateur, consultez Gestion des utilisateurs .

34. Comment puis-je restreindre l'accès à des champs spécifiques au sein d'un module ?

Vous pouvez contrôler l'accès à des champs spécifiques dans un module en définissant des autorisations au niveau des champs pour différents profils. Selon vos besoins, vous pouvez rendre un champ masqué, lecture seule, ou modifiable. Par exemple, les informations sensibles telles que les numéros de compte bancaire ou les détails de carte de crédit des clients peuvent être masqués pour certains utilisateurs. En même temps, d'autres champs peuvent être définis en lecture seule pour empêcher les modifications non autorisées.
  1. Accédez à Setup > Customization > Modules and Fields.
  2. Sélectionnez le module pour lequel vous souhaitez gérer l'accès aux champs.
  3. Cliquez sur Champs puis sélectionnez Autorisations de champs.
  4. Configurez les autorisations requises pour chaque champ.
  5. Cliquez sur Enregistrer.