FAQ : Utilisateurs et contrôle

FAQ : Utilisateurs et contrôle

1. Comment puis-je supprimer des utilisateurs de manière permanente dans mon compte Zoho CRM ?

Lorsqu'un membre de votre organisation part ou est remplacé, vous devrez peut-être le supprimer de votre compte CRM. Lorsque vous supprimez un utilisateur :
  1. Vous ne pouvez pas annuler l'action. Si vous ne voulez pas que le membre ait accès à CRM, mais que vous n'êtes pas sûr de vouloir le supprimer, vous pouvez le désactiver.
  2. Les enregistrements appartenant à l'utilisateur supprimé restent dans Zoho CRM. Vous pouvez les transférer à un autre membre à tout moment. Il est recommandé de transférer les enregistrements avant de supprimer un utilisateur. Voir aussi : Comment transférer des enregistrements en masse.
  3. Vous ne pouvez pas réinviter un utilisateur supprimé. Si vous envoyez une invitation à un utilisateur que vous avez supprimé, cet utilisateur sera ajouté dans Zoho CRM comme nouvel utilisateur.
  4. Seul le Super-Administrateur de votre compte peut supprimer un utilisateur.
  5. Un utilisateur supprimé de Zoho CRM sera toujours en mesure d'accéder à d'autres services Zoho avec la même adresse mail.
  6. Toutes les intégrations configurées par l'utilisateur supprimé seront perdues après leur suppression.
  7. La suppression d'un utilisateur n'annule pas sa licence. Pour annuler la licence, vous devez vous rendre dans la gestion de vos abonnements.
        
Remarque : la suppression d'un utilisateur de Zoho CRM n'est pas la même chose que la fermeture de son compte Zoho. L'utilisateur est seulement supprimé de Zoho CRM.

Pour supprimer un utilisateur

  1. Cliquez sur Setup > Users & Control > Users.
  2. Passez votre souris sur l'utilisateur que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur l'icône Settings.
  3. Sélectionnez ensuite l'utilisateur que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Delete This User. 
  4. Lisez les conséquences de la suppression d'un utilisateur et confirmez l'action. L'utilisateur sera supprimé de Zoho CRM et s'affichera dans l'affichage Deleted Users.


Vous pouvez partager des informations sur des transactions avec d'autres utilisateurs grâce à la fonctionnalité de partage au niveau des enregistrements. Pour ce faire, vous devez activer l'autorisation de partage au niveau des enregistrements sur votre profil. Pour en savoir plus sur le partage au niveau des enregistrements, cliquez ici.

3. J'ai accidentellement désactivé un utilisateur. Ce dernier sera-t-il définitivement supprimé de Zoho CRM ?

Non, la désactivation d'un utilisateur ne le supprime pas de Zoho CRM. Zoho CRM vous permet d'activer à nouveau un utilisateur à tout moment. Pour réactiver l'utilisateur, procédez comme suit.

1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
2. Cliquez sur Setup > Users & Control > Users.
3. Sur la page Users, sélectionnez l'affichage Inactive Users dans la liste déroulante.
4. Déplacez le pointeur de la souris sur l'utilisateur que vous souhaitez activer, puis cliquez sur le lien Activate.
5. Pour terminer, confirmez l'activation.

L'utilisateur est désormais activé et un e-mail généré par le système concernant sa réactivation lui a été envoyé.

4. Est-il possible d'ajouter des utilisateurs et de leur donner des privilèges de lecture seule ?

Oui. Vous pouvez modifier les paramètres dans Zoho CRM de sorte qu'un utilisateur que vous avez ajouté puisse seulement consulter des enregistrements sans pouvoir travailler dessus. Pour configurer cette fonctionnalité, suivez ces étapes :
  1. Cliquez sur Setup > Security Control > Profiles.
  2. Puis sur + New Profile, et créez un « Custom Profile - Read Only ».
          
      3. Modifiez les Module-level Permissions de sorte que seule la case View soit activée et que les autorisations Create, Edit et Delete soient désactivées.

      4. Ajoutez un nouvel utilisateur et attribuez-lui ce profil.

En savoir plus : Gestion de la sécurité

5. Pourquoi dois-je vérifier et confirmer l'adresse e-mail que j'ai utilisée pour m'inscrire à Zoho CRM ?

Après vous être inscrit à Zoho, il est essentiel de vérifier votre adresse e-mail. Cela vous permet de confirmer que l'adresse e-mail n'appartient pas à quelqu'un d'autre et que vous l'avez saisie correctement.

Vous pourrez utiliser les options de messagerie disponibles dans Zoho CRM, uniquement après confirmation de l'adresse e-mail. Cependant, sans confirmation, vous ne pouvez pas accéder à votre compte Zoho CRM.

Pour vérifier votre adresse e-mail :
  1. Rendez-vous sur votre compte de messagerie enregistré.
  2. Ouvrez l'e-mail de Zoho et cliquez sur le lien d'accès dans l'e-mail.

Pour renvoyer l'e-mail de vérification :

  1. Rendez-vous sur www.accounts.zoho.com.
  2. Cliquez sur l'onglet Profile, puis sur le lien de l'adresse e-mail.

    3. Dans la section My Email Address, vérifiez l'adresse e-mail que vous avez saisie et cliquez sur le lien Resend Confirmation mail.
    4. Un e-mail de confirmation sera envoyé à l'adresse e-mail que vous avez saisie. Si vous souhaitez modifier cette adresse e-mail, cliquez sur
        le lien Edit et indiquez la nouvelle adresse e-mail dans la zone de texte Email ainsi que votre mot de passe actuel dans la zone Current Password.

6. Comment puis-je révoquer l'accès à Zoho CRM pour un employé qui quitte la société ?

Un utilisateur qui quitte votre société ne pourra pas accéder au compte Zoho CRM de l'entreprise si vous désactivez son compte. Lorsque vous désactivez le compte de l'utilisateur, vous êtes libre d'utiliser la même licence utilisateur pour créer un nouvel utilisateur.


Pour désactiver un utilisateur :

  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Cliquez sur Setup > Users and Control > Users.
  3. Sur la page Users, sélectionnez l'utilisateur dont vous souhaitez désactiver le compte, puis cliquez sur le bouton Deactivate. Un message vous demande si vous souhaitez poursuivre la désactivation.
  4. Cliquez sur I Understand > Deactivate Now.

L'utilisateur est désormais désactivé. Vous devrez vous désabonner de la licence utilisateur si vous ne souhaitez plus la conserver. Voir aussi : Gérer les abonnements

7. Comment puis-je modifier le rôle d'un utilisateur ?

Vous pouvez modifier le rôle d'un utilisateur en procédant comme suit :

  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
  2. Cliquez sur Setup > Users and Control > Users.
  3. Sur la page Users, cliquez sur le lien Edit correspondant à l'utilisateur dont vous souhaitez modifier le rôle.
  4. Sur la page Edit User Details, sélectionnez le Role dans la liste déroulante.
  5. Cliquez sur Save.
Remarque : les utilisateurs de l'édition gratuite ne peuvent pas modifier le rôle des utilisateurs, car ils n'ont qu'un seul rôle disponible dans leur compte.

8. Pourquoi ne puis-je pas ajouter un nouvel utilisateur ?

Il se peut que vous ne puissiez pas ajouter de nouvel utilisateur si :
  • Vous ne disposez d'aucune licence utilisateur qui vous permette d'ajouter davantage d'utilisateurs.
  • Vous n'êtes pas l'administrateur. Seuls les utilisateurs disposant de privilèges d'administrateur peuvent ajouter des utilisateurs.
  • L'utilisateur que vous tentez d'ajouter a peut-être déjà un compte Zoho.
Pour plus d'informations sur les utilisateurs CRM et sur l'ajout d'utilisateurs, consultez le document d'aide.

9. Puis-je modifier l'adresse e-mail de mes utilisateurs ?

Non, vous ne pouvez pas modifier l'adresse e-mail des utilisateurs. Les utilisateurs doivent modifier leur adresse e-mail eux-mêmes. Pour ce faire, ils doivent suivre les étapes suivantes :
  1. Connectez-vous à http://accounts.zoho.com.
  2. Sur la page My Profile Info, cliquez sur Email Address.
  3. Sur la page My Email Address, cliquez sur Edit correspondant à l'identifiant de messagerie à modifier.
  4. Saisissez le nouvel Email ID et le Current Password.
  5. Cliquez sur Mettre à jour.

10. Comment puis-je désactiver des utilisateurs dans Zoho CRM ?

Vous pouvez désactiver des utilisateurs en procédant comme suit :
  1. Cliquez sur Setup > Users and Control > Users.
  2. Sur la page Users, sélectionnez un utilisateur que vous voulez désactiver.
  3. Cliquez sur Deactivate.
  4. Un message s'affiche. Cliquez sur I Understand > Deactivate Now.

11. Dans l'édition gratuite, chaque utilisateur que j'ajoute dispose du profil d'administrateur. Comment puis-je changer cela ?

Dans l'édition gratuite, seuls le profil Administrator et le rôle CEO sont disponibles. Vous ne pouvez pas modifier le rôle et le profil des utilisateurs. Vous pouvez cependant créer des profils et des rôles dans les éditions Professional, Enterprise et ultérieures.

12. Comment puis-je ajouter un utilisateur Zoho CRM existant au compte CRM de ma société ?

Vous pouvez ajouter un utilisateur au compte CRM de votre société si l'adresse e-mail de celui-ci n'est pas déjà utilisée pour créer un compte dans Zoho CRM. Si l'adresse e-mail de l'utilisateur n'est pas disponible, vous avez deux options :

Option 1 : remplacez l'adresse e-mail de l'utilisateur dans son compte par une autre. Cela vous permettra de libérer l'adresse e-mail (sans clôturer le compte) nécessaire pour rejoindre le compte de la société.

Pour modifier l'adresse e-mail :
  1. Connectez-vous à https://accounts.zoho.com.
  2. Sur la page Home, cliquez sur My Profile Info et sélectionnez Email Address.
  3. Sur la page My Email Address, ajoutez un nouvel identifiant de messagerie en cliquant sur Add Email.
    Un e-mail de confirmation sera envoyé au nouvel identifiant de messagerie.
Après confirmation, revenez sur https://accounts.zoho.com, faites du nouvel identifiant l'identifiant principal et supprimez l'identifiant de messagerie utilisé précédemment. Une fois l'identifiant de messagerie libéré, vous pouvez l'utiliser pour rejoindre le compte CRM de la société.

Option 2 : l'utilisateur peut clôturer son compte Zoho existant afin de pouvoir utiliser l'adresse e-mail pour rejoindre le compte CRM de la société.

Pour clôturer le compte
  1. Connectez-vous à https://accounts.zoho.com.
  2. Sur la page Home, cliquez sur Preferences, puis sur Close Account.

Remarque :
  • Une fois votre compte clôturé, vous ne pourrez plus accéder à aucun de nos Zoho Services.
  • Avant de le clôturer, veuillez vous assurer que vous avez exporté toutes vos données du système Zoho CRM ainsi que celles des autres Zoho Services.
  • Une fois votre compte clôturé, toutes vos données existantes dans les Zoho Services seront immédiatement supprimées et ne pourront plus être restaurées.

13. Comment puis-je partager des données avec des collègues (pairs) ?

Pour partager des données avec des pairs, vous devez définir les utilisateurs comme appartenant à la même catégorie dans la liste de Roles. Une fois les utilisateurs définis, vous pouvez cliquer sur Edit Role et cocher la case « Share Data with Peers ».

14. Comment puis-je restreindre les autorisations des utilisateurs avec un profil Standard ?

Pour les utilisateurs dotés d'un profil Standard, vous pouvez modifier uniquement les autorisations au niveau du module. Les autres autorisations telles que l'importation, l'exportation, les autorisations d'outil, etc. ne peuvent pas être modifiées pour le profil par défaut (profil Standard). Cependant, vous pouvez modifier les autorisations des profils personnalisés que vous créez.

15. Puis-je masquer les onglets de certains utilisateurs ?

Oui, vous pouvez masquer les onglets de certains utilisateurs ou modules. Voici comment procéder :
  1. Cliquez sur Setup > Users and Control > Security Control.
  2. Sélectionnez le profil pour lequel vous souhaitez masquer certains onglets.
  3. Pour masquer les onglets aux utilisateurs, désélectionnez simplement le module auquel vous ne souhaitez pas accorder d'autorisations. Les modifications sont enregistrées automatiquement.