FAQ : Paramètres utilisateurs

FAQ : Paramètres utilisateurs

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Comment désactiver des utilisateurs dans Zoho CRM ?

Vous pouvez désactiver des utilisateurs en suivant ces étapes :
  1. Cliquez sur Configuration > Général > Utilisateurs.
  2. Sur la page Utilisateurs, cochez la case correspondant à l'utilisateur que vous souhaitez désactiver.
  3. Cliquez sur le bouton Désactiver. Un message vous demandera si vous souhaitez désactiver le compte.
Cliquez sur J'ai compris. Désactiver maintenant pour désactiver l'utilisateur.

Puis-je modifier l'adresse e-mail de mes utilisateurs ?



Non, vous ne pouvez pas modifier l'adresse e-mail des utilisateurs. Les utilisateurs doivent modifier leur adresse e-mail eux-mêmes. Les utilisateurs peuvent changer leur adresse e-mail en suivant les étapes ci-dessous :
  1. Connectez-vous à http://accounts.zoho.com.
  2. Sur la page Accueil, cliquez sur Mes informations de profil et sélectionnez Adresse e-mail.
  3. Sur la page Mon adresse e-mail, cliquez sur Modifier pour changer l'adresse e-mail correspondante.
  4. Saisissez la nouvelle adresse e-mail et le mot de passe du compte auquel vous êtes actuellement connecté dans les champs correspondants.
  5. Cliquez sur Mettre à jour.

Pourquoi ne parviens-je pas à ajouter un nouvel utilisateur ?

Voici les raisons possibles pour lesquelles vous ne pouvez pas ajouter d'utilisateurs à votre compte :
  1. Vous ne disposez pas de suffisamment de licences utilisateur pour ajouter d'autres utilisateurs.
  2. Vous n'êtes pas administrateur de l'organisation. Seuls les utilisateurs ayant des privilèges d'administrateur peuvent ajouter des utilisateurs.
  3. L'utilisateur que vous essayez d'ajouter peut déjà avoir un compte Zoho distinct.

Puis-je changer le nom d'utilisateur utilisé pour me connecter à Zoho CRM ?

Non, vous ne pouvez pas changer le nom d'utilisateur dans Zoho CRM. Cependant, vous pouvez utiliser votre adresse e-mail pour vous connecter à votre compte CRM et changer votre adresse e-mail si nécessaire.

Comment renvoyer une invitation à des utilisateurs qui n'ont pas encore confirmé leurs comptes ?

Vous pouvez renvoyer une invitation à l'utilisateur en suivant les étapes ci-dessous :
1. Connectez-vous à Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
2. Cliquez sur Configuration > Général > Utilisateurs.
3. Sur la page Utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur à qui renvoyer une invitation en cochant la case correspondante.
4. Cliquez sur Renvoyer l'invitation.

Le système envoie l'invitation à l'adresse e-mail de l'utilisateur.

Comment désactiver des utilisateurs dans Zoho CRM ?

Vous pouvez désactiver des utilisateurs en suivant les étapes ci-dessous :
  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Cliquez sur Configuration > Général > Utilisateurs.
  3. Sur la page Utilisateurs, placez votre curseur sur l'utilisateur que vous souhaitez désactiver et cliquez sur le Désactiver bouton.
    L'utilisateur sera désactivé et un e-mail généré par le système sera envoyé à cet utilisateur.

Puis-je modifier l'adresse e-mail de mes utilisateurs ?

Non, vous ne pouvez pas modifier l'adresse e-mail des utilisateurs actifs dans votre compte. Cependant, vous pouvez modifier l'adresse e-mail des utilisateurs non confirmés (utilisateurs qui n'ont pas encore accepté votre invitation pour rejoindre le compte Zoho CRM).

Suivez ces étapes pour changer l'adresse e-mail :
  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Cliquez sur Configuration > Général > Utilisateurs.
  3. Sélectionnez Utilisateurs non confirmés dans la liste déroulante.
  4. Sur la page des détails de l'utilisateur, cliquez sur Modifier dans la section correspondante pour changer l'adresse e-mail.
  5. Dans la fenêtre contextuelle, modifiez l'adresse e-mail de l'utilisateur et cliquez sur Enregistrer.
    Un e-mail d'invitation sera envoyé à la nouvelle adresse e-mail de l'utilisateur. L'utilisateur doit accepter cette invitation.

Lors de l'ajout d'un utilisateur, j'ai saisi une mauvaise adresse e-mail. Comment supprimer cela et ajouter l'utilisateur avec la bonne adresse e-mail ?

Vous ne pouvez pas supprimer l'utilisateur dans Zoho CRM. Vous pouvez désactiver l'utilisateur avec la mauvaise adresse e-mail, puis ajouter l'utilisateur avec la bonne adresse e-mail. La désactivation de l'utilisateur ne réduit pas votre licence utilisateur.

Que se passe-t-il quand je désactive un utilisateur ?

Quand vous désactivez un utilisateur :
  1. Vous empêchez cet utilisateur d'accéder à son compte Zoho CRM.
  2. Vous pouvez utiliser la même licence utilisateur pour créer un nouvel utilisateur.
Remarque : Quand vous désactivez un utilisateur, la licence utilisateur n'est pas annulée. Vous serez facturé pour le nombre de licences utilisateur que vous aviez achetées.

Comment ajouter des utilisateurs à mon compte Zoho CRM ?

Dans Zoho CRM, seuls les administrateurs peuvent ajouter des utilisateurs en suivant les étapes ci-dessous :
  1. Cliquez sur Configuration > Général > Utilisateurs.
  2. Sur la page Utilisateurs, cliquez sur Ajouter un utilisateur.
  3. Sur la Ajouter un utilisateur page, saisissez les informations suivantes
    1. Prénom et Nom – Il est obligatoire de saisir le Nom.
    2. E-mail – Saisissez une adresse e-mail utilisateur valide qui n'est associée à aucun autre compte Zoho CRM.
    3. Une invitation sera envoyée à cette adresse e-mail.
    4. Rôle – Choisissez le rôle de l'utilisateur dans votre organisation.
    5. Profil – Choisissez un profil qui définit les droits d'accès de l'utilisateur dans Zoho CRM.
      Vous pouvez également ajouter d'autres informations pour l'utilisateur, telles que les numéros de téléphone, l'adresse, la photo, le numéro de fax, l'URL du site web, la date de naissance, la langue, etc.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Qui est un utilisateur dans votre compte CRM ?

Toute personne dont l'adresse e-mail est associée à une licence utilisateur de votre compte est un utilisateur CRM. Un utilisateur Zoho CRM est une personne capable de gérer des enregistrements, qu'ils soient les siens ou partagés par d'autres utilisateurs, au sein de l'organisation. En résumé, tout employé qui accède au compte CRM pour gérer les données est un utilisateur.
En plus d'accéder aux données CRM, certains utilisateurs peuvent effectuer des fonctions administratives pour assurer le bon fonctionnement du compte CRM. En tant qu'administrateur, vous pouvez ajouter des utilisateurs au compte Zoho CRM de votre organisation, permettant à vos employés d'effectuer leurs tâches quotidiennes de manière indépendante.

Le nombre d'utilisateurs que vous pouvez ajouter à CRM dépend du nombre de licences utilisateur que vous achetez.

Vous devez acheter une licence pour chaque utilisateur qui accède à CRM. Chaque utilisateur peut se connecter à son compte avec son adresse e-mail et son mot de passe.
Chaque utilisateur se voit attribuer un rôle et un profil. Le profil détermine les fonctionnalités auxquelles un utilisateur peut accéder, et le rôle détermine les données auxquelles il peut accéder en fonction de la hiérarchie de l'organisation.

Qui sont les utilisateurs confirmés dans Zoho CRM ?

Les nouveaux utilisateurs qui s'inscrivent à Zoho CRM reçoivent un e-mail pour confirmer leur inscription. Une fois qu'ils ont cliqué sur le lien pour confirmer leurs comptes, ils sont appelés Utilisateurs confirmés. Les utilisateurs ont 30 jours pour confirmer leur compte à partir de la date d'inscription. Seul un utilisateur confirmé peut accéder au compte Zoho CRM.

Quelle est la différence entre « utilisateurs » et « utilisateurs du portail client » ?

Toute personne dont l'adresse e-mail est associée à une licence utilisateur de votre compte est un utilisateur CRM. Un utilisateur Zoho CRM est une personne capable de gérer des enregistrements, qu'ils soient les siens ou partagés par d'autres utilisateurs, au sein de l'organisation. En résumé, tout employé qui peut accéder au compte CRM pour gérer les données est un utilisateur.
 
Les portails sont conçus pour donner aux clients accès à une partie de votre CRM. Via un portail, vos clients peuvent accéder aux modules et à certaines données associées, comme les produits, les factures et les notes. Ils peuvent également afficher, modifier ou créer des enregistrements, ou ajouter des notes et des pièces jointes. Par exemple, si vous gérez une école, au lieu de saisir manuellement les détails de chaque élève dans CRM, vous pouvez donner aux parents l'accès au portail. Les parents peuvent ajouter, mettre à jour ou afficher les détails de leur enfant dans le portail, et l'école peut partager les notes et les résultats de performance des élèves avec les parents via le portail. En savoir plus sur la configuration des portails ici.

Puis-je augmenter le nombre d'utilisateurs dans l'édition d'essai ?

Non. Zoho CRM offre une période d'essai gratuite de 15 jours pour les éditions Standard, Professional, Enterprise et Ultimate. La version d'essai inclura toutes les fonctionnalités de l'édition choisie. Dans l'édition d'essai, vous pouvez ajouter jusqu'à 3 utilisateurs seulement. Pour ajouter plus d'utilisateurs, vous devez mettre à niveau vers l'édition payante. Consultez la disponibilité des fonctionnalités pour l'essai ici.

Comment ajouter un utilisateur précédemment supprimé de mon compte CRM ?

Vous pouvez ajouter à nouveau des utilisateurs que vous avez précédemment supprimés au compte. Même après la suppression permanente d'un utilisateur, l'adresse e-mail supprimée peut être utilisée pour créer un nouvel utilisateur. Cet utilisateur ajouté sera considéré comme un nouvel utilisateur pour CRM et ne sera lié à aucun des anciens enregistrements existants. Cependant, si vous pensez que vous pourriez vouloir renvoyer une invitation à l'utilisateur ultérieurement, au lieu de supprimer l'utilisateur, vous pouvez le désactiver. En savoir plus ici sur la façon de désactiver un utilisateur.

Pour ajouter un nouvel utilisateur :
  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Accédez à Configuration > Général > Utilisateurs.
  3. Cliquez sur le bouton +Ajouter un utilisateur
  4. Dans la fenêtre contextuelle Ajouter un utilisateur, remplissez les informations requises.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
Notez que la suppression ou la désactivation d'un utilisateur n'annule pas la licence de l'utilisateur. Si vous ne voulez plus de la licence utilisateur, vous devrez la résilier.

Pour résilier les licences utilisateur :
  1. Cliquez sur Mettre à niveau.
  2. Cliquez sur Gérer pour votre édition.
  3. Cliquez sur Rétrograder sous Action.
Sélectionnez le Nombre de licences utilisateur que vous souhaitez résilier sous Utilisateurs. Cliquez sur Rétrograder.

Comment modifier l'e-mail associé aux identifiants d'un utilisateur ?

Pour modifier l'e-mail associé à un utilisateur :
  1. Allez sur accounts.zoho.com.
  2. Ajoutez la nouvelle adresse e-mail à la section Mes adresses e-mail de la page de profil et vérifiez-la.
  3. Une fois l'adresse e-mail vérifiée, définissez-la comme adresse e-mail principale et ce sera l'adresse e-mail associée à cet utilisateur dans Zoho CRM.

Je ne vois pas l'option « Partager les données avec les pairs » dans mes paramètres Modifier le rôle ?

Il est probable que vous ayez choisi la Préférence de hiérarchie comme Hiérarchie de rapports au lieu de Rôle.

Lorsque la « Hiérarchie de rapports » est activée, vous ne pourrez pas voir l'option « Partager les données avec les pairs » lors de la modification des Paramètres du rôle. En effet, une fois que vous avez choisi un responsable hiérarchique pour un subordonné, le concept de partage de données entre pairs au sein du même rôle devient inutile.
Pour activer l'option Partager les données avec les pairs, vous devez désactiver la hiérarchie de rapports dans Paramètres de l'entreprise et revenir à la Hiérarchie des rôles.
Info
Remarque : Dans la hiérarchie de rapports, la visibilité des données est linéaire, c'est-à-dire que seul le supérieur ou le responsable hiérarchique peut afficher les données du subordonné ou du junior.

Pourquoi un utilisateur peut-il afficher les données de ses pairs lorsque le partage de données avec les pairs est désactivé ?

Si le partage de données est désactivé et que certains utilisateurs peuvent toujours afficher les données de leurs pairs, cela peut être parce que l'utilisateur est un gestionnaire de prévisions.
Par exemple, si Jean, qui a le rôle de Directeur des ventes, est un gestionnaire de prévisions, il pourra afficher les données d'autres gestionnaires de prévisions, même si l'option « partage de données avec les pairs » n'est pas activée.
Cependant, les autres directeurs des ventes ne pourront pas afficher les données de Jean.
Il s'agit d'un comportement par défaut qui ne peut pas être modifié.

Les administrateurs peuvent-ils accéder directement aux e-mails de leurs subordonnés ?

Actuellement, les administrateurs ne peuvent pas accéder aux messages e-mail de leurs subordonnés sans activer l'option Partager dans le module Leads/Contacts.

Puis-je réinviter un utilisateur que j'ai supprimé ?

Vous pouvez réinviter un utilisateur que vous avez supprimé, mais il sera considéré comme un nouveau membre par Zoho CRM. Les enregistrements et intégrations qui appartenaient précédemment à cet utilisateur doivent lui être à nouveau associés.
Si vous souhaitez réinviter un utilisateur, ne le supprimez pas. Vous pouvez plutôt le rendre inactif. Pour rendre un utilisateur inactif, cliquez sur Désactiver au lieu de Supprimer dans les options.

Puis-je annuler l'action « supprimer l'utilisateur » ?

Non. Une fois que vous supprimez un utilisateur, il ne fera plus partie de Zoho CRM. Vous ne pouvez pas annuler cette action. Si vous n'êtes pas sûr de vouloir supprimer l'utilisateur, vous pouvez plutôt le rendre inactif au lieu de le supprimer complètement. Notez que l'utilisateur supprimé n'est supprimé que de Zoho CRM, mais peut toujours accéder à d'autres services Zoho à partir de son adresse e-mail.

Je ne parviens pas à créer un groupe. Pourquoi ?

Il y a trois raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas créer un groupe.
  1. Vous utilisez l'édition gratuite de Zoho CRM. Dans ce cas, veuillez passer à l'édition payante pour créer et gérer des groupes.
  2. Votre administrateur ne vous a pas accordé la permission de profil pour gérer les groupes. Dans ce cas, veuillez demander à votre administrateur d'activer la permission Gérer les groupes pour votre profil.
  3. Vous avez un compte utilisateur individuel. Dans ce cas, il n'est pas possible de créer des groupes.

Quelles sont les conséquences de la suppression d'un utilisateur ?

  1. L'utilisateur supprimé de Zoho CRM ne peut pas être réadmis en tant que même utilisateur. Il s'agit d'une action permanente. Vous pouvez ajouter cet utilisateur à nouveau, mais il sera considéré comme un nouvel utilisateur par Zoho CRM. Les anciennes intégrations et enregistrements ne seront pas automatiquement réassignés comme c'est le cas pour les utilisateurs inactifs. Vous devez associer manuellement les enregistrements.
  2. Les intégrations configurées par l'utilisateur ne fonctionneront plus après sa suppression.
  3. L'utilisateur supprimé de Zoho CRM pourra toujours accéder à d'autres services Zoho à partir de la même adresse e-mail.

Quelles sont les différences entre la suppression et la désactivation d'un utilisateur

Suppression d'un utilisateur :
  1. La suppression d'un utilisateur est une action permanente.
  2. Toutes les configurations effectuées par l'utilisateur supprimé sont perdues.
  3. L'utilisateur supprimé ne peut pas accéder au compte Zoho CRM duquel il a été supprimé.
  4. L'utilisateur supprimé peut s'inscrire à un compte Zoho CRM d'une autre organisation avec la même adresse e-mail.
Désactivation d'un utilisateur
  1. La désactivation d'un utilisateur n'est pas une action permanente. L'utilisateur peut être réactivé.
  2. Les configurations effectuées par l'utilisateur désactivé resteront intactes.
  3. L'utilisateur désactivé ne peut pas accéder au compte CRM existant ni rejoindre le compte CRM d'une autre organisation en utilisant la même adresse e-mail tant qu'il est inactif dans ce compte.
Remarque : Dans les deux cas, l'utilisateur supprimé ou désactivé d'un compte Zoho CRM d'une organisation peut toujours accéder à d'autres services Zoho en utilisant la même adresse e-mail.

Quand je supprime un utilisateur, que se passe-t-il pour les enregistrements dont il est propriétaire ?

Les enregistrements dont est propriétaire un utilisateur que vous avez supprimé restent dans Zoho CRM après sa suppression. Vous pouvez transférer ces enregistrements à tout moment. Nous vous recommandons fortement de transférer en masse les enregistrements à un nouveau propriétaire avant de supprimer l'utilisateur.

Où puis-je mentionner des utilisateurs dans Zoho CRM ?

Vous pouvez mentionner vos collègues aux endroits suivants :
  1. Mises à jour de statut
  2. Flux
  3. Commentaires
  4. Section Notes sur la page des détails d'un enregistrement.

Comment puis-je restreindre les permissions pour les utilisateurs ayant le profil Standard ?

Pour les utilisateurs ayant des profils Standard, vous pouvez modifier uniquement les permissions au niveau du module. D'autres permissions, comme les permissions d'importation, d'exportation, d'outils, etc., ne peuvent pas être modifiées pour le profil par défaut (profil Standard). Cependant, vous pouvez modifier les permissions pour les profils personnalisés que vous créez.

Puis-je masquer les onglets à certains utilisateurs ?

Oui, vous pouvez masquer les onglets à certains utilisateurs ou modules. Voici comment procéder :
  1. Cliquez sur Paramètres > Contrôle de sécurité > Profils.
  2. Sélectionnez le profil pour lequel vous souhaitez masquer certains onglets.
  3. ​Pour masquer les onglets aux utilisateurs, désélectionnez simplement le module particulier auquel vous ne souhaitez pas accorder de permissions. Les modifications sont enregistrées automatiquement.