FAQ : Assistants

FAQ : Assistants

Cette page a été traduite à l'aide d'outils d'IA et peut contenir des erreurs. Pour obtenir les informations les plus précises et à jour, veuillez consulter la version anglaise originale.

1. Qu'est-ce qu'un Assistant ?

Un Assistant vous permet de diviser un long formulaire en une série d'écrans, où les utilisateurs peuvent saisir des données sur chaque écran avant de passer à l'étape suivante jusqu'à l'achèvement. Une approche progressive est moins accablante et réduit les risques de saisie erronée, car le formulaire partiellement rempli peut être enregistré en tant que brouillon et soumis ultérieurement.

Les Assistants sont généralement utiles quand :
  1. vous souhaitez que les utilisateurs remplissent le formulaire uniquement dans une séquence systématique.
  2. Il y a plusieurs étapes impliquées pour accomplir quelque chose.
  3. Vous souhaitez que les utilisateurs puissent enregistrer le formulaire en tant que brouillon avant de le soumettre.

2. L'Assistant est-il compatible avec Sandbox ?

Oui, l'Assistant est compatible avec Sandbox.

3. Les règles de validation et de mise en page fonctionnent-elles avec les Assistants ?

Les règles de validation fonctionnent quand vous créez des enregistrements à l'aide d'Assistants.

Les Assistants ont leurs propres règles de mise en page appelées Règles conditionnelles, par conséquent, la règle de mise en page n'est pas nécessaire pour les Assistants puisque le même résultat peut être obtenu via les règles conditionnelles.

Si une règle de validation est appliquée sur un champ quelconque, elle se comportera de la manière prévue dans l'Assistant également. Par exemple, dans l'image ci-dessous, le champ mobile dispose d'une règle de validation configurée ; par conséquent, le créateur de l'enregistrement est invité à saisir une valeur pour enregistrer l'enregistrement. En savoir plus sur la création d'une règle de validation.


4. Les utilisateurs du portail peuvent-ils créer des enregistrements via les Assistants ?

Non, les Assistants ne sont pas encore accessibles aux utilisateurs du portail.

5. Puis-je créer un rapport pour voir le nombre d'enregistrements créés via l'Assistant ?

Oui, vous pouvez créer un rapport pour afficher les enregistrements créés par l'Assistant. Lors de la création du rapport, dans le filtre avancé, sélectionnez l'option Assistant.

Pour créer un rapport permettant d'afficher les enregistrements créés à l'aide de la mise en page des Assistants,
  1. Accédez à l'onglet Rapports et cliquez sur Créer un rapport.
  2. Sélectionnez le module souhaité, le type de rapport et les colonnes requises.
  3. Dans la section Filtre avancé , sélectionnez la mise en page des Assistants.
  4. Cliquez sur Exécuter.
    Vous pouvez désormais afficher le rapport des enregistrements créés via la mise en page des Assistants.

6. Comment puis-je envoyer des e-mails aux enregistrements créés via l'Assistant ?

Il existe plusieurs façons d'envoyer un e-mail à l'adresse e-mail de l'enregistrement :
  1. Une fois l'enregistrement enregistré, vous pouvez cliquer sur le bouton Envoyer un e-mail dans la page de détail de l'enregistrement.
  2. Vous pouvez également configurer un workflow pour envoyer des e-mails automatiquement.
  3. Vous pouvez définir une action automatique dans le bouton lors de la configuration de l'Assistant, de sorte qu'une alerte par e-mail soit envoyée quand le bouton est cliqué. Vous pouvez associer un modèle d'e-mail. L'e-mail peut également être envoyé au propriétaire de l'enregistrement, au responsable du propriétaire de l'enregistrement, à l'e-mail secondaire de l'enregistrement, à d'autres personnes associées à cet enregistrement (par exemple, contact, transaction, etc.) ou à d'autres utilisateurs du CRM.

7. Puis-je ajouter des balises ou mettre à jour des champs via les Assistants ?

Oui, vous pouvez déclencher une action à l'aide des fonctions qui ajouteront automatiquement des balises ou mettront à jour les champs dans les enregistrements quand le bouton est cliqué.

8. Y a-t-il un délai spécifique au-delà duquel un enregistrement ne peut pas rester en tant que brouillon ?

Non, il n'y a pas de limite de temps pour stocker les enregistrements en tant que brouillon. Les enregistrements resteront en tant que brouillon jusqu'à ce qu'ils soient supprimés. Vous pouvez afficher les enregistrements en brouillon et les enregistrer en tant qu'enregistrement quand vous le souhaitez.

9. Les Assistants sont-ils utilisés pour créer des enregistrements par des méthodes automatiques ?

Non, les Assistants ne peuvent pas être utilisés pour créer des enregistrements via un formulaire web, une importation ou une API. Ils ne sont disponibles que quand les enregistrements sont créés manuellement dans le module CRM.

10. Quel type d'erreurs peut empêcher un Assistant d'être enregistré ?

Il existe une gamme d'erreurs que vous pourriez rencontrer lors de l'enregistrement d'un Assistant. Par exemple :
  1. Écrans orphelins : Si un écran n'est pas connecté à un autre écran.
  2. Bouton Enregistrer non valide : Si le bouton Enregistrer sur un écran est disponible avant que tous les champs obligatoires du système ne soient ajoutés.
  3. Boutons non valides : Si le bouton n'est pas configuré pour l'action d'enregistrement ou n'est pas lié à un autre écran avant d'enregistrer l'Assistant.
  4. Pas d'option d'enregistrement : Si un écran n'a pas de bouton Enregistrer.
  5. La boucle n'est pas autorisée : Si les écrans sont connectés de sorte que l'Assistant commence et se termine par le même écran. Par exemple, si vous avez connecté écran 1 > écran 2 > écran 3 > écran 1, cela provoquera une erreur car le chemin commence et se termine par le même écran (écran 1).
  6. Bouton Enregistrer manquant : Si le bouton Enregistrer n'est pas configuré avant d'enregistrer l'Assistant.
  7. Assistant vide : Si aucun écran n'a été ajouté à l'Assistant.
  8. Nom en double : Si le nom de l'Assistant existe déjà.
  9. Des champs obligatoires sont manquants : Si l'écran ne contient pas tous les champs obligatoires.
  10. Le nœud ne comporte pas de sauvegarde ou de transition : S'il n'y a pas de bouton de sauvegarde ou de chemin à partir de l'écran.
  11. Le champ [field name] est répété : Si un champ apparaît sur plusieurs écrans, le créateur d'enregistrement rencontrera le même champ deux fois dans un chemin. Par exemple, si le chemin de l'assistant est écran 1 > écran 2 > écran 3 > écran 4, et qu'un champ apparaît sur les écrans 2 et 4, une erreur de répétition de champ s'affichera.

11. Les actions configurées sur un bouton seront-elles déclenchées lors de l'enregistrement en tant que brouillon ?

Oui, les actions sont configurées sur les boutons et elles seront déclenchées lors du clic sur un bouton. Les actions automatiques auront lieu indépendamment de l'état d'un enregistrement, sauf si une action est spécifiquement configurée sur un bouton qui enregistre l'enregistrement.
Vous pouvez configurer des actions telles que l'envoi d'alertes par e-mail, ou configurer des actions à l'aide de webhooks ou de fonctions. En savoir plus sur les actions et l'enregistrement d'un enregistrement en tant que brouillon.

12. Comment puis-je modifier les données en brouillon et les enregistrer en tant qu'enregistrement ?

Pour afficher le brouillon :
  1. Accédez à Modules, cliquez sur le bouton Plus et sélectionnez Brouillons.
  2. Sélectionnez le brouillon que vous souhaitez modifier.
  3. Modifiez l'enregistrement et cliquez sur Enregistrer.
L'enregistrement sera enregistré et ajouté au module.

13. Dans quels modules les assistants sont-ils pris en charge ?

Les assistants sont pris en charge dans les modules standard et personnalisés, à l'exception des modules Inventaire et Activités. Vous pouvez également créer des assistants pour différentes dispositions.

14. L'assistant peut-il être utilisé pour modifier des enregistrements ?

Oui, les enregistrements créés à l'aide de l'assistant peuvent être modifiés à l'aide de la même disposition.
Autrement dit, si vous avez créé un assistant pour le formulaire de candidature d'un étudiant et ajouté le profil d'un étudiant, alors à l'avenir, si vous modifiez cet enregistrement, vous pourrez le faire à l'aide de la disposition d'assistant.

15. Est-il obligatoire de créer des boutons dans les assistants ?

Oui, il est obligatoire de créer des boutons, car les boutons agissent comme des navigateurs ou des liens vers les écrans suivants et sont également utilisés pour enregistrer les enregistrements.

16. Un enregistrement en brouillon peut-il être envoyé pour approbation ?

Non. Un « brouillon » est considéré comme un enregistrement incomplet. L'enregistrement ne sera ajouté au module et n'entrera dans le processus d'approbation qu'après avoir été soumis ou enregistré. Jusque-là, les brouillons sont stockés dans le Brouillons section du module.

Le Brouillons onglet est automatiquement créé dès que vous enregistrez un enregistrement en tant que brouillon.
Cliquez avec le bouton droit sur le lien ou le connecteur et cliquez sur Supprimer le chemin.


18. Comment créer l'ÉCRAN 2 ou les écrans suivants dans un assistant ?

Sur la page Conception de l'assistant, glissez-déposez le curseur depuis le bouton pour ajouter un autre écran.
Vous pouvez également cliquer sur Lier à l'écran au-dessus du bouton.


19. Comment créer un bouton pour enregistrer l'enregistrement ?

Lorsque vous ajoutez un bouton à l'écran, il existe une option pour utiliser le bouton pour enregistrer l'enregistrement. Si vous cochez cette option, vous ne pourrez pas ajouter d'autres écrans à l'assistant, car cela sera considéré comme l'étape finale de la création d'un enregistrement.

Vous ne pourrez pas non plus enregistrer l'assistant à moins d'avoir ajouté un bouton qui enregistre l'enregistrement.

20. Puis-je modifier la couleur et la forme des boutons ?

Oui, vous pouvez personnaliser les boutons en sélectionnant la forme ou la couleur de votre choix parmi les styles disponibles. Vous pouvez choisir une forme normale, courbe ou arrondie. Vous pouvez sélectionner une couleur pour les options disponibles.

21. Quand utiliser l'option Désactiver le bouton ?

La meilleure pratique pour utiliser l'option Désactiver le bouton est de s'assurer que le créateur d'enregistrement saisit des valeurs correctes dans les champs.

Par exemple, vous pouvez définir le critère qu'jusqu'à ce que l'adresse e-mail soit saisie, le bouton Suivant sera désactivé. Cela garantira que le créateur d'enregistrement remplisse ce champ avant de passer à l'écran suivant.

22. Quand utiliser l'option Masquer le bouton ?

Un bouton peut être complètement masqué de l'écran si vous ne souhaitez pas que le créateur l'utilise ou le consulte.

Par exemple, si un agent crée un enregistrement, vous pouvez masquer le bouton Détails des paiements qui amène la personne à l'écran des paiements. Cela empêchera l'agent de naviguer vers cet écran. Vous pouvez utiliser le même assistant sans activer l'option Masquer le bouton
pour les administrateurs de bureau. Cela leur permettra d'entrer des détails sur l'écran des paiements.

23. Qu'est-ce qu'un « composant texte » dans un assistant ?

Un composant texte permet aux administrateurs d'ajouter des instructions, des avertissements ou un script d'appel au cas où le formulaire serait rempli via un appel téléphonique au formulaire de création d'enregistrement. Cela facilite le respect par le créateur d'enregistrement des directives de l'entreprise.
(Un maximum de cinq composants texte peut être ajouté à chaque écran).

24. Puis-je déclencher des actions lors du clic sur un bouton ?

Oui, l'administrateur peut configurer des actions telles que l'envoi d'alertes par e-mail et de webhooks qui seront déclenchés en cliquant sur un bouton.
Par exemple, les étudiants peuvent recevoir une notification via webhook lorsque leur formulaire de candidature est soumis au portail universitaire.

25. Comment créer des enregistrements à l'aide d'assistants ?

Les étapes nécessaires pour créer des enregistrements dans les assistants peuvent varier en fonction de la permission de disposition définie par l'administrateur CRM.
  1. Si l'administrateur a défini la disposition d'assistant comme disposition par défaut, alors
    1. Accédez au module souhaité et cliquez sur l'icône + .
    2. L'écran de l'assistant s'affichera et vous pourrez saisir les valeurs des champs.
  2. Si l'assistant n'est pas défini comme disposition par défaut :
    1. Accédez au module souhaité et cliquez sur l'icône +.
    2. Cliquez sur le menu déroulant Modifier la mise en page.
    3. Sélectionnez la mise en page Wizard.
    4. Commencez à ajouter des valeurs aux champs de l'écran Wizard.

26. Quel est l'objectif des Wizard ?

Wizard est une fonctionnalité de personnalisation de module qui vous permet de :
  1. Simplifier la création d'enregistrements en présentant le processus sous la forme d'une série d'écrans, chacun affichant un ensemble de champs sélectionnés.
  2. Garantir l'entrée des données de manière systématique.
  3. Naviguer aisément en affichant les écrans pertinents au créateur d'enregistrement selon les valeurs saisies.
  4. Enregistrer l'enregistrement en tant que brouillon.
Page de création d'enregistrement standard :



Page de création d'enregistrement Wizard :