Importation de données dans Zoho CRM

Importation de données dans Zoho CRM

Les données peuvent être recueillies par l'intermédiaire de diverses sources, telles que l'achat d'une base de données d'enregistrements, la collecte auprès de salons et de campagnes, etc. L'importation d'enregistrements depuis des sources externes dans Zoho CRM est l'une des activités de création de prospects les plus importantes dans toute entreprise. Pour cette raison, l'importation devrait être facile et devrait vous aider à conserver des données propres sans doublons.


Vous pouvez importer vos données à l'aide de l'une des deux options mentionnées ci-dessous :

Importation de données vers des modules individuels de Zoho CRM : des fichiers individuels peuvent être importés, un par un, vers un module spécifique.

Migration de données depuis d'autres comptes vers Zoho CRM : l'Assistant Migration de données vous aide à migrer les données d'autres systèmes CRM vers Zoho CRM. L'Assistant vous permet de joindre le fichier CSV du module à migrer et de définir le format de date et d’heure pris en charge dans le fichier d'importation pour éviter d'ignorer des valeurs pendant la migration. Vous pouvez également demander à Zoho CRM de vous prévenir lorsque l'importation est terminée en sélectionnant l'option Envoyer des notifications par e-mail. Après avoir indiqué les détails nécessaires, vous devez mapper tous les champs obligatoires dans le fichier CSV à ceux de Zoho CRM.  Voir aussi  Migrer des données

Disponibilité
Autorisation requise
Les utilisateurs disposant de l'autorisation Importer dans leur profil peuvent accéder à cette fonctionnalité. 

Liste de contrôle d'importation

Avant d'importer les données, veuillez consulter la liste de contrôle suivante :

  1.  Autorisation
    Assurez-vous que vous avez l'accès et le privilège d'importer des données. Si vous n'avez pas cette autorisation, le lien d'importation sera masqué dans votre interface utilisateur.
  2.  Format de fichier
    Les formats pris en charge sont Excel (XLS, XLSX), Comma Separated Value (CSV) et Business Card ou vCard (VCF). Toutes les pièces jointes doivent être séparées des données.
    Des erreurs inattendues peuvent se produire si les fichiers XLS/XLSX contiennent des commandes spéciales comme des filtres combo ou des images intégrées.
  3. Caractères non autorisés
    Les données du fichier à importer ne doivent pas contenir de données incluses dans "
  4.  Champs obligatoires
    Chaque champ requis (obligatoire) doit contenir une valeur. Assurez-vous de ne pas laisser les champs obligatoires vides dans le fichier d'importation. Par exemple, lorsque vous importez des informations de compte, chaque enregistrement de compte doit comprendre un Nom de compte. Veuillez noter que vous ne pouvez pas passer à l'étape suivante sans mapper les champs obligatoires.
  5. Données de case à cocher
    Vérifiez que les données que vous prévoyez d'importer depuis des champs booléens ou de case à cocher contiennent des valeurs qui se convertiront correctement pendant le processus d'importation.
    Les données importées des champs booléens et de case à cocher sont converties comme suit :
    • Si la case est cochée - Vrai ou 1
    • Si la case n'est pas cochée - Faux ou 0
  6.  Liste déroulante
    Toutes les valeurs des données affichées dans les listes déroulantes correspondantes doivent exister dans les champs Zoho CRM correspondants.
    Par exemple, si vous projetez d'importer des informations de compte qui contiennent une valeur pour la liste déroulante de type secteur, avant d'importer les informations de compte, assurez-vous que toutes les valeurs Secteur dans le fichier source apparaissent déjà dans la liste déroulante. Si les valeurs n'existent pas, vous devez modifier les valeurs dans le fichier source pour les faire correspondre aux valeurs existantes dans Zoho CRM, ou demander à votre administrateur d'ajouter les nouvelles valeurs.
    Si les valeurs ne sont pas ajoutées dans la liste déroulante, les données peuvent toujours être importées. Après l'importation, si vous modifiez la valeur pour le champ, vous ne pouvez pas la changer de nouveau pour revenir à l'ancienne, car celle-ci ne sera pas disponible dans la liste.
  7.  Noms de champ
    Assurez-vous que la première ligne de données (enregistrements) du fichier source contient des en-têtes de colonne ou des noms de champ plutôt que des valeurs réelles de données. Ces valeurs de nom de champ ou d'en-tête permettent d'identifier les données lorsque vous mappez les nouvelles données avec les champs existants dans Zoho CRM.
  8.  Lignes vierges dans le fichier d'importation
    Plus de 10 lignes vierges dans le fichier peuvent la fin du fichier. Les données après les lignes vierges seront ignorées lors de l'importation. Veillez à ne pas laisser de lignes vierges entre les lignes de données.
  9.  Taille de fichier
    Assurez-vous que la taille du fichier ne dépasse pas les limites suivantes en fonction de votre édition de Zoho CRM :
    Fichiers CSV : Entreprise et Ultime : 25 Mo, Professionnelle et Standard : 10 Mo, Gratuite : 5 Mo.
    Fichiers VCF : 5 Mo pour toutes les éditions.
  10. Lignes
    Le nombre de lignes pouvant être importées dépend de l'édition :
    Standard : 10 000 ; Professionnelle : 20 000 ; Entreprise : 30 000 ; Ultime : 50 000.
  11. Champ externe
    Tout champ présent dans le fichier .CSV peut être mappé à un champ externe présent dans le module CRM. La valeur du champ d'ID externe peut être mise à jour uniquement via l'API. 

Les modules avec leurs champs obligatoires définis par Zoho sont décrits dans le tableau ci-dessous. Veuillez vous assurer de mapper ces champs lors de l'importation. Il peut également y avoir d'autres champs obligatoires dans chaque module, mais vous pouvez toujours personnaliser et marquer les champs comme non obligatoires, si nécessaire.

Modules
Champs obligatoires
Modules
Champs obligatoires
Leads
Nom de famille
Dossiers
Origine du dossier
Objet
Statut
Comptes
Nom du compte
Solutions
Titre de la solution
Contacts
Nom
Registres de prix
Nom du registre des prix
Transactions
Nom de la transaction
Date
Date de clôture
Produits
Nom du produit
Campagnes
Nom de la campagne
Fournisseurs
Nom du fournisseur
Remarque
  • En utilisant la fonctionnalité d'importation, vous ne pouvez pas importer les appels, les réunions (activités), les rapports, les factures, les devis, les bons de commande, les prévisions, les commandes client et les modèles dans Zoho CRM.
  • Cependant, vous pouvez importer des événements au format ICS depuis le calendrier.

Limites d'importation

Si le fichier d'importation est au format .XLS, .XLSX ou .VCF, vous pouvez importer un maximum de 5 000 enregistrements par lot pour toutes les éditions CRM. Toutefois, pour importer plus de 5 000 enregistrements par lot, votre fichier d'importation doit être au format .CSV uniquement, et le nombre maximal d'enregistrements que vous pouvez importer varie en fonction de votre abonnement.  

Remarque
  • Les formats pris en charge sont Excel (XLS, XLSX), Comma Separated Value (CSV) et Business Card ou vCard (VCF).
  • Si vos enregistrements dépassent les limites spécifiées mentionnées ci-dessus, vous pouvez fractionner les enregistrements en deux ou plusieurs fichiers et les importer.
  • Lorsque vous importez un fichier VCF, le champ d’image d’enregistrement est automatiquement associé à l'enregistrement au cours du processus d'importation et n’est pas disponible à des fins de mappage.

Importer des données dans un module

Importez tous les enregistrements qui sont la propriété (attribués) des utilisateurs dans votre organisation, y compris les enregistrements dont vous êtes le propriétaire.

Pour importer des données

  1. Cliquez sur l'onglet [Module]approprié (p. ex., Leads, Contacts, Comptes, etc.).
  2. Sur la page d'accueil [Module], cliquez sur Importer des leads [Enregistrements] dans la liste déroulante Créer un lead.

  3. Cliquez sur Parcourir pour télécharger le fichier ou faites glisser le fichier dans la section À partir du fichier.
    L'encodage de caractères sera automatiquement détecté.

  4. Si nécessaire, changez l'encodage de caractères à partir de la liste déroulante et cliquez sur Suivant.

  5. Sélectionnez la Disposition sous laquelle vous souhaitez importer les enregistrements.  Voir également Dispositions de page 
    Si vous n'avez pas créé de disposition, les enregistrements seront importés sous la disposition standard et l'option de choix de la disposition ne sera pas disponible.
  6. Sélectionnez une des options suivantes.
    • Ajouter comme nouveau [Enregistrements] : choisissez cette option pour importer tous les enregistrements du fichier d'importation vers Zoho CRM.
      Sélectionnez ID d'enregistrement ou E-mail/Nom de l'enregistrement dans la liste déroulante. Pour éviter toute duplication de données, vous pouvez aussi ignorer les enregistrements dans le fichier qui correspondent aux enregistrements existants dans Zoho CRM. Elles peuvent être filtrées en fonction de l'ID de l'enregistrement, du nom ou de l'adresse e-mail, selon le module.

    • Mettre à jour [Enregistrements] existants uniquement : choisissez cette option pour apporter des modifications aux enregistrements existants uniquement.
      Sélectionnez ID d'enregistrement ou E-mail/Nom de l'enregistrement dans la liste déroulante pour trouver les enregistrements existants correspondant à ceux du fichier d'importation. Cette option vous permet de filtrer les enregistrements existants qui doivent être mis à jour. En outre, vous pouvez choisir d'ignorer la mise à jour des valeurs vides dans les enregistrements. Par exemple : disons que votre enregistrement CRM a une valeur, Hôtellerie, pour le champ Secteur et le fichier d'importation ne possède aucune valeur pour le même champ. Lorsque vous importez les données du fichier et que vous sélectionnez l'option Ignorer la mise à jour des valeurs vides, la valeur vide ne sera pas remplacée et la valeur du champ Secteur d'activité ne sera pas modifiée. Cela permet d'éviter les risques de perte de données.

    • Les deux : choisissez cette option pour ajouter de nouveaux enregistrements et mettre à jour les modifications dans les enregistrements existants.
      Sélectionnez ID d'enregistrement ou E-mail/Nom de l'enregistrement dans la liste déroulante pour trouver des enregistrements existants correspondant à ceux du fichier d'importation. Vous pouvez filtrer les enregistrements existants qui doivent être mis à jour. Vous pouvez aussi choisir d'ignorer la mise à jour des valeurs vides à partir de votre fichier d'importation pour les enregistrements dans Zoho CRM.
  7. Cliquez sur Suivant.
  8. Mappez les champs du fichier d'importation avec ceux dans Zoho CRM.

    Les données des trois premières colonnes dans le fichier d'importation seront disponibles. Sur la base de ces données, les formats de certains champs seront ajoutés. Ces formats peuvent être modifiés, si nécessaire.
    • Cliquez sur Créer de nouveaux champs si vous avez besoin de champs personnalisés qui ne sont pas disponibles dans votre compte CRM.
    • Cliquez sur Mappé et Non mappé pour afficher les colonnes respectivement mappées et non mappées aux champs dans Zoho CRM.
    • Cliquez sur le lien Réinitialiser le mappage de champs pour commencer le mappage en partant de zéro.
      Tout mappage effectué jusqu'à présent sera supprimé et vous pouvez recommencer.
    • Cliquez sur le lien Appliquer le mappage automatique pour que CRM mappe les colonnes d'importation aux champs correspondants.
      Le système identifie les colonnes qui correspondent aux champs CRM et les mappe automatiquement. 

    • Passez le curseur sur le champ et saisissez les valeurs de champ dans la zone de texte Remplacer les valeurs vides.
      Parfois, le champ d'un fichier d'importation ne contient pas de valeur. Si ce champ est marqué comme obligatoire dans CRM, l'enregistrement ne sera pas importé en raison de l'absence de valeur. Pour éviter de telles situations, vous pouvez mentionner une autre valeur qui remplacera le champ vide. 
      Par exemple, vous avez mappé le champ Nom de famille du fichier au champ Nom de famille du module Leads, qui est obligatoire. Si la valeur du champ est absente, l'enregistrement est ignoré pendant le processus d'importation. Pour éviter cela, vous pouvez spécifier la valeur qui doit remplacer le champ Nom de famille vide. 
       
    • Passez le curseur sur le champ et cliquez sur l'icône Ajouter (+) en regard du nom du champ et mappez plusieurs champs dans CRM à un seul champ du fichier.
      Par exemple, si l'adresse de facturation et l'adresse de livraison sont identiques, vous pouvez mapper ces deux champs CRM aux champs appropriés du fichier. 
    • Cliquez sur l'onglet Attribuer des valeurs par défaut et sélectionnez les champs CRM avec les valeurs par défaut des champs appropriées. Une fois les valeurs spécifiées, tous les dossiers ont la valeur de champ spécifiée par défaut.
      Par exemple, vous importez un ensemble d'enregistrements dans le module Leads où vous souhaitez définir le propriétaire du lead et la balise appropriés pour les enregistrements importés. Dans l'onglet Attribuer des valeurs par défaut, vous pouvez sélectionner le champ Propriétaire du lead et Nom de balise dans CRM puis choisir les valeurs du champ. Cette valeur sera ajoutée à tous les enregistrements par défaut. 
  9. Cliquez sur Suivant.
  10. Cochez la case Attribuer un propriétaire en fonction des règles d'attribution et choisissez une règle d'attribution dans la liste déroulante ou cliquez sur Créer des règles d'attribution pour créer une règle d'attribution.
  11. Cochez la case Automatisation des déclencheurs et gestion des processus pour permettre l'exécution d'actions associées sur des enregistrements créés ou mis à jour via l'importation.
  12. Sélectionnez une tâche dans la liste déroulante Attribuer des tâches de suivi ou créez une tâche en cliquant sur Créer une tâche de workflow.  
  13. Cochez la case pour Activer l'approbation de leads manuelle.
    Les enregistrements seront approuvés manuellement par l'administrateur avant d'être attribués à des utilisateurs spécifiques. Cette option est disponible uniquement pour les leads, les contacts, les dossiers et les modules personnalisés.  Voir également Approuver les enregistrements
  14. Cliquez sur Terminer.
    L'action d'importation sera initiée. 
Remarque
  • Sélectionnez l'[ID de module] dans le champ Trouver existant(e) en utilisant si et seulement si vous réimportez des enregistrements qui ont été exportés depuis Zoho CRM. Le champ [ID de module] est généré par Zoho CRM et est donc unique à Zoho CRM. Par conséquent, il est idéal de le choisir comme champ unique dans les cas où vous voulez exporter un ensemble d'enregistrements depuis Zoho CRM dans une feuille de calcul, y effectuer des modifications et importer à nouveau les enregistrements. Dans ce cas, lorsque vous sélectionnez l'[ID de module] comme champ unique et choisissez de mettre à jour les enregistrements existants, les enregistrements correspondants sont mis à jour de façon transparente. Choisir l'[ID de module] comme champ unique dans tout autre cas peut entraîner la duplication des enregistrements.
  • Les champs uniques ne sont pas sensibles à la casse. Ainsi, si la valeur du champ unique dans le fichier d'importation est « ABC » et que la valeur dans l'enregistrement existant est « abc », Zoho CRM continuera de les identifier comme des valeurs correspondantes.
  • Dès que le processus d'importation commence, vous ne pouvez pas l'annuler.
  • L'option d'approbation manuelle est disponible uniquement lors de l'importation des prospects.
  • Si vous sélectionnez une tâche de workflow lors de l'importation, l'option Notification au cessionnaire dans la tâche de workflow sélectionnée ne sera pas applicable.
  • Il est impossible d’indiquer des valeurs par défaut pour les champs suivants :

    • Description

    • Durée de l'appel

    • Numérotation automatique

    • Champs uniques

    • Champs Formule

    • Recherche à sélection multiple

  • En attribuant des valeurs par défaut à un champ déjà mappé, vous écrasez le mappage de champs existant.

  • L'option Automatisation des déclencheurs et gestion des processus s'affiche uniquement si le fichier d'importation comporte moins de 10 000 lignes. Si vous ne parvenez pas à afficher l'option, cela signifie que votre fichier d'importation contient plus de 10 000 lignes.

  • Le processus d'automatisation n'est pas nécessairement terminé une fois les enregistrements importés. L'automatisation peut prendre du temps. 

Importer des notes

Vous aurez peut-être souvent besoin de rédiger des notes pour un grand nombre d'enregistrements en même temps. Parfois, la même note peut avoir besoin d'être associée à plusieurs enregistrements. Au lieu d'ajouter des notes les unes après les autres pour chaque enregistrement, vous pouvez les importer et les associer aux contacts pertinents.

Vous pouvez éviter ce problème en utilisant la fonctionnalité Importer des notes proposée par Zoho CRM. Il vous suffit d'exporter vos enregistrements existants dans une feuille de calcul, d'ajouter vos notes dans de nouvelles colonnes et d'importer les notes.

Pour importer des notes

  1. Préparez votre feuille de calcul (exportée depuis CRM ou une nouvelle feuille) avec vos notes pour chaque enregistrement. Assurez-vous de disposer des colonnes Titre de la note et Contenu de la note dans votre feuille. En dehors de ces deux colonnes, la feuille de calcul doit avoir une colonne pour l'un des champs uniques pour le module choisi - Adresse e-mail, ID d'enregistrement ou tout autre champ unique.
  2. Dans votre compte Zoho CRM, cliquez sur le module requis.
  3. Cliquez sur l'onglet [Module].
    Module fait référence aux onglets comme Leads, Contacts, Comptes, etc.

  4. Sur la page d'accueil [Module], cliquez sur Importer des notes.
  5. Parcourez le fichier d'importation et chargez-le.
  6. Lorsque le fichier est chargé, cliquez sur Suivant.
      

  7. Mappez les champs du fichier d'importation avec ceux dans Zoho CRM.
    Les données des trois premières colonnes dans le fichier d'importation seront disponibles. Sur la base de ces données, les formats de certains champs seront ajoutés. Ces formats peuvent être modifiés, si nécessaire.
    • Cliquez sur Mappé et Non mappé pour afficher les colonnes respectivement mappées et non mappées aux champs dans Zoho CRM.
    • Cochez la case Réinitialiser les champs mappés pour commencer le mappage en partant de zéro.
    • Cliquez sur le lien Appliquer le mappage automatique pour que CRM mappe les colonnes d'importation aux champs correspondants.
  8. Cliquez sur Importer.
    L'action d'importation sera initiée. Les notes peuvent être consultées sur la page d'informations de l'enregistrement respectif.

 Remarque
  1. Les autorisations suivantes doivent être activées dans un profil d'utilisateur pour importer des notes :
    Créer une autorisation pour les notes sous Autorisations au niveau du module.

  2. Importer les autorisations doit être activé pour le module parent respectif dans Profils. 
    Par exemple, même si un utilisateur a l'autorisation de créer des notes, mais n'a pas les autorisations d'importation pour les leads, il ne sera pas en mesure d'importer des notes pour les leads. 

Importer des utilisateurs

Les administrateurs peuvent importer des utilisateurs dans le compte CRM à l'aide de l'option Importer un utilisateur. Leurs détails peuvent également être mis à jour lors de l'importation. Consultez également Importer des utilisateurs.


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