Intégration Google Chat

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Configuration de l'intégration Google Chat

Pour rester aligné sur les objectifs communs, la communication s'effectue naturellement avant, pendant et après toute tâche collaborative. Au sein de l'équipe commerciale, ces conversations peuvent prendre la forme de réunions en face à face avec vos collègues, d'annonces sur un forum, d'e-mails, de notes dans les enregistrements CRM, et ainsi de suite. Parmi ces outils, un outil de chat est souvent utilisé pour une communication interne rapide.

Les conversations sur cet outil portent généralement sur des opportunités, comptes ou contacts spécifiques. Les données liées à ces entités sont stockées dans le CRM. Les entreprises intègrent généralement leur CRM avec un outil de chat pour partager le contexte rapidement, envoyer des notifications opportunes et garantir une collaboration d'équipe fluide.

L'intégration de Zoho CRM avec Google Chat en fait le meilleur compagnon pour les commerciaux et les équipes en contact direct avec les clients qui s'appuient fortement sur Google Chat pour collaborer. Du partage d'enregistrements à l'obtention de notifications en temps réel sur les réponses des clients ou les écarts dans vos tendances de vente, l'intégration de Zoho CRM avec Chat vous aide à conclure des affaires là où vous collaborez.

Avec cette intégration, vous pouvez :

Partager des enregistrements CRM avec un utilisateur ou un espace dans Google Chat
Distribuer les graphiques de votre tableau de bord aux utilisateurs ou aux espaces dans Google Chat
Planifier la livraison de rapports via Google Chat
Recevoir des notifications automatiques via Google Chat pour les événements dans le CRM
Accéder aux données du CRM dans Google Chat

Disponibilité

Permission requise
Les utilisateurs disposant du profil administrateur peuvent configurer cette intégration.
Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les comptes situés dans le centre de données Chine.

Activer l'intégration Chat

Un utilisateur disposant du profil Administrateur peut configurer l'intégration Google Chat dans Zoho CRM. Une fois activée, les données du CRM peuvent être partagées dans les canaux et avec les utilisateurs de Google Chat.

Pour activer l'intégration Google Chat dans Zoho CRM

Accédez à Configuration > Marketplace > Google.
Cliquez sur l'onglet Google Chat.
Cliquez sur Activer.

Remarque

Cette intégration ne peut être utilisée que par les utilisateurs de Google Workspace.
Les utilisateurs devront autoriser l'intégration la première fois qu'ils effectuent une action, comme partager un enregistrement via Google Chat, si l'intégration est activée mais qu'ils ne l'ont pas encore autorisée.

Partager des données du CRM avec les pairs via Google Chat

Pour établir le contexte d'une conversation sur Google Chat, vous pouvez partager les enregistrements du CRM avec vos pairs ou des espaces. Vous pouvez partager des enregistrements de tous les modules qui disposent d'une vue de carte professionnelle.

Pour partager un enregistrement avec un utilisateur ou un espace sur Google Chat

Cliquez sur un enregistrement que vous souhaitez partager.
Sur la page de détails de l'enregistrement, cliquez sur l'icône Plus d'options, puis cliquez sur Partager via Google Chat.
Dans la fenêtre contextuelle, saisissez les détails suivants :

Saisissez le message qui doit être publié avec la vue de carte professionnelle.
Choisissez si vous souhaitez notifier les Notifier utilisateurs ou les espaces.
En fonction du choix précédent, sélectionnez l'utilisateur ou espace.
Cliquez sur Envoyer.

Parfois, l'objet de vos conversations internes dépasse les contacts ou les affaires particuliers et aborde des sujets tels que l'atteinte des objectifs, la santé du pipeline, et ainsi de suite. Pour ajouter du contexte dans ces cas, vous pouvez partager les composants du tableau de bord avec un utilisateur ou un espace.

Pour partager un composant du tableau de bord avec un utilisateur ou un espace sur Google Chat

Survolez le composant du tableau de bord dans le module Analyse.
Cliquez sur l'onglet Plus d'options, puis cliquez sur Partager via Google Chat.
Dans la fenêtre contextuelle, saisissez les détails suivants :

Saisissez le message qui doit être publié avec le composant du tableau de bord.

Choisissez si vous souhaitez Notifier Utilisateurs ou Espaces.

Selon votre choix précédent, sélectionnez l'élément requis utilisateur ou espace.

Cliquez sur Envoyer.

Pour envoyer un rapport programmé via Google Chat

Via Google Chat, vous pouvez recevoir automatiquement des rapports importants de manière périodique. Par exemple, vous pouvez automatiser l'envoi de rapports hebdomadaires de performance commerciale à votre équipe.

Cliquez sur l'onglet Rapports .
Sur la page d'accueil Rapports, sélectionnez Rapports programmés dans le volet Dossiers sur le côté gauche.
Cliquez sur :

Un rapport programmé existant si vous souhaitez modifier son canal vers Google Chat
Nouveau planificateur de rapport si vous souhaitez créer un nouveau rapport programmé.

Dans la fenêtre contextuelle, entrez les détails selon vos besoins. Sous la section Informations du destinataire :

Sélectionnez Google Chat dans la liste déroulante Envoyer le rapport via .
Choisissez si vous souhaitez Notifier Utilisateurs ou Espaces.
Selon votre choix précédent, sélectionnez l'élément requis utilisateur ou espace.
Cliquez sur Programmer.

Recevoir des notifications automatisées via Google Chat

Les notifications CRM automatisées aident les utilisateurs à recevoir des mises à jour en temps réel sur les événements importants. Voici des exemples :

Les notifications de leads en temps réel permettent aux équipes commerciales de relancer rapidement les clients potentiels.
Les notifications aux responsables commerciaux sur la progression des leads et des opportunités dans l'entonnoir de vente.
Les rappels Task pour aider les représentants commerciaux à mémoriser les tâches importantes, comme les appels de suivi ou les réunions.

Grâce à l'intégration Google Chat, vous pouvez recevoir ces notifications via Google Chat. Vous pouvez déclencher des notifications liées aux Workflow Rules, aux signaux, à la détection d'anomalies Zia et aux alertes de concurrence.

Déclencher des notifications via Workflow Rules

Vous pouvez utiliser Workflow Rules pour automatiser l'exécution d'actions routinières. Le déclencheur de ces actions routinières doit être configuré. Par exemple, vous pouvez envoyer des alertes par e-mail (action) lorsqu'une transaction atteint une étape particulière (déclencheur). Avec l'intégration Google Chat, vos Workflow Rules incluront l'option d'envoyer des notifications via Google Chat.

Remarque

Nous utilisons CRM Bot pour envoyer des notifications Google Chat aux utilisateurs. Si un utilisateur se désabonne du Bot, il ne recevra plus de notifications.
Vous pouvez configurer jusqu'à cinq notifications/conditions Google Chat.

Pour envoyer des notifications Google Chat dans le cadre d'une Workflow Rule

Accédez à Setup > Automation > Workflow Rules.
Sur la page Workflow Rules, sélectionnez une règle auquel vous souhaitez ajouter une notification Google Chat en tant qu'action instantanée.
Cliquez sur Instant Actions > Notify > via Google Chat.
Dans la fenêtre contextuelle, saisissez les détails suivants :

Saisissez le Message qui doit être publié.
Choisissez si vous souhaitez Notify To Utilisateurs ou Espaces.
En fonction du choix précédent, sélectionnez le utilisateur ou l'espace.
Cliquez sur Enregistrer.

Activer les notifications Signals via Google Chat

Les clients communiquent avec votre organisation par plusieurs canaux. Par exemple, un client peut envoyer un e-mail à votre représentant commercial ou avoir répondu à une enquête. Les notifications en temps réel (nommées à juste titre « Signals») sont déclenchées dans CRM chaque fois que cela se produit.

En intégrant Zoho CRM avec Google Chat, vous pouvez choisir de recevoir également ces notifications Signals via Google Chat. Que vous collaboriez sur Chat ou que vous travailliez dans CRM, cela vous permettra de suivre rapidement vos clients.

Pour activer les notifications Signals via Google Chat

Dans Zoho CRM, accédez à Setup > Channels > Signals.
Dans l'onglet Signals Settings, dans la colonne Google Chat, cochez ou décochez les cases correspondant aux services de communication respectifs.
Par exemple, si vous cochez la case Missed sous Call, vous commencerez à recevoir des notifications sur Google Chat pour chaque appel manqué dans Zoho CRM.
Une fois que vous avez terminé la configuration, cliquez sur Enregistrer.

Activer les notifications Zia via Google Chat

Zia est l'assistant IA de Zoho CRM. Les capacités de Zia vous permettent d'exploiter la puissance de l'IA pour améliorer tout, de la productivité des utilisateurs de CRM à la stratégie que votre entreprise devrait adopter. Concernant les notifications, Zia peut déclencher des alertes dès qu'une anomalie est détectée. Par exemple, si le taux de fermeture connaît une baisse significative, Zia vous notifiera pour vous tenir informé de cette évolution.

Avec l'intégration de Google Chat avec CRM, vous pouvez recevoir les notifications Zia dans Google Chat.

Pour activer les notifications Zia via Google Chat

Dans Zoho CRM, accédez à Setup > Zia > Notifications.
Cliquez sur l'onglet dont vous souhaitez recevoir les notifications via Google Chat.
Survolez la notification et cliquez sur l'icône Edit qui apparaît dans la colonne Notify Via.
Dans l'onglet Select Channel de la fenêtre contextuelle, activez la case Google Chat.
Cliquez sur Enregistrer.

Remarque

Vous pouvez créer des détecteurs d'anomalies personnalisés (disponibles en tant que composants du tableau de bord). Si vous vous abonnez aux notifications d'un détecteur d'anomalies, vous pouvez choisir de recevoir ces notifications via Google Chat.

Recevoir les alertes concurrents de Zia via Google Chat

Alerte concurrent Zia notifie vos commerciaux chaque fois qu'un concurrent est mentionné par un lead ou un contact. Vous pouvez choisir de recevoir cette alerte via Google Chat.

Pour recevoir les alertes concurrents de Zia via Google Chat

Accédez à Setup > Zia > Competitors.
Dans la page Competitor Alerts, cliquez sur New Alert.
Dans la page Create Competitor Alerts, remplissez les détails selon vos besoins.
Dans la page Envoyer les alertes via, sélectionnez Google Chat.
Sélectionnez les destinataires (Users ou Spaces) de l'alerte.
Cliquez sur Save.

Utilisez des slash commands pour récupérer des informations CRM dans Google Chat

Lors d'une conversation avec vos collègues, vous pourriez avoir besoin de consulter ou de partager un enregistrement CRM. Vous savez exactement quel enregistrement vous recherchez. Cependant, vous devez basculer entre Zoho CRM et Google Chat pour l'obtenir.

Une fois que vous avez intégré CRM avec Google Chat, vous pouvez récupérer cet enregistrement sans quitter votre conversation dans Google Chat. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des slash commands.

Un slash command est une commande que vous entrez dans une conversation au sein de Google Chat pour récupérer des enregistrements CRM.

Voici les commandes de chat qui peuvent être entrées dans Chat :

Objectif	Slash Command	Exemple
Pour récupérer les leads récents de votre compte CRM	/zcrm_leads	/zcrm_leads
Pour récupérer les leads avec un nom de lead spécifique	/zcrm_searchlead [Lead]	/zcrm_searchlead watson
Pour récupérer les comptes récents de votre compte CRM	/zcrm_accounts	/zcrm_accounts
Pour récupérer les comptes avec un nom de compte spécifique	/zcrm_searchaccount [Account]	/zcrm_searchaccount zylker
Pour déboguer	/zcrm_debug	/zcrm_debug
Pour révoquer la connexion entre Zoho CRM et Google Chat	/zcrm_revoke	/zcrm_revoke

Pour entrer un slash command

Accédez à la fenêtre de chat dans Google Chat où vous souhaitez partager des informations CRM.
Dans la zone de message, entrez l'une des commandes présentées ci-dessus. Par exemple, /zcrm_searchlead watson.
Au fur et à mesure que vous tapez la commande, une liste de résultats correspondants s'affiche pour que vous en choisissiez un.
Choisissez l'enregistrement que vous souhaitez publier dans le chat.
Une vue de carte de visite de l'enregistrement s'affiche.
Cliquez sur Partagez pour envoyer les informations de l'enregistrement à l'utilisateur ou à l'espace.

Remarque

Seuls 10 résultats s'afficheront.

Désactiver l'intégration Google Chat

Vous pouvez désactiver l'intégration complète en cliquant sur le Désactiver bouton. Une fois désactivée, toutes les options de Zoho CRM permettant de partager via Google Chat ne seront plus disponibles.

Pour désactiver l'intégration Google Chat

Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges d'administrateur.
Accédez à Setup > Marketplace > Google.
Cliquez sur l'onglet Google Chat.
Cliquez sur Désactiver.

Remarque

Toutes les autorisations entre CRM et Google Chat seront supprimées lorsque vous effectuerez l'une des actions suivantes :

Désactiver l'intégration dans CRM
Désinstaller le bot CRM dans Chat
Invoquer l'option Révoquer dans Chat

Lorsque vous désactivez l'intégration de l'une des manières mentionnées ci-dessus, certaines configurations liées à Chat seront complètement supprimées. Elles devront être reconfigurées lors de la réactivation de l'intégration. Elles incluent :

Notifications de workflows
Notifications d'alerte concurrents
Rapports programmés

Les autres configurations liées à Chat ne seront pas disponibles lorsque vous désactiverez l'application. Cependant, lorsque vous réactiverez l'intégration et autoriserez le compte Google Chat, elles seront restaurées à l'état où elles se trouvaient au moment de la désactivation de l'intégration. Elles incluent :

Signaux
Notifications Zia
Notifications du détecteur d'anomalies