Zoho CRM propose une variété d'options de messagerie que les utilisateurs peuvent choisir en fonction de leurs besoins. L'une de ces options est le complément Zoho Mail. Avec le complément Zoho Mail, vous pouvez configurer votre client de messagerie dans Zoho CRM en utilisant l'un des deux protocoles (POP3, IMAP) ou en utilisant Gmail API.

IMAP : il vous permet de travailler avec les e-mails sans les télécharger d'abord sur l'ordinateur. IMAP permet de stocker les e-mails sur des serveurs distants. Ce protocole bidirectionnel permet également la synchronisation des e-mails entre plusieurs appareils.

POP3 : POP télécharge les e-mails sur votre ordinateur et supprime généralement l'e-mail du serveur distant. Ce protocole ne permet pas la synchronisation des e-mails entre plusieurs appareils. Si vous avez plusieurs appareils sur lesquels vous lisez votre courrier, vous pourriez voir des e-mails lus comme non lus sans indication de ceux que vous avez supprimés, lus ou marqués. Les dossiers que vous avez créés sur un appareil ne seront pas répliqués sur les autres appareils.

Gmail API : pour les utilisateurs de Gmail, Gmail API est le meilleur choix pour un accès autorisé aux données Gmail d'un utilisateur. Cela ne stocke aucun des e-mails dans une base de données tierce, ce qui offre une meilleure sécurité et confidentialité à vos e-mails.

Les utilisateurs de Gmail peuvent recevoir leurs e-mails dans Zoho CRM en utilisant l'une de ces méthodes.
La principale différence est que, en utilisant le protocole POP3/IMAP, les e-mails sont stockés dans la base de données de Zoho CRM tandis que Gmail API ne stocke pas les e-mails dans la base de données de Zoho CRM. Tous les e-mails affichés dans votre compte sont directement extraits des serveurs de Gmail à l'aide des APIs.

Uniquement quand MailMagnet est activé, certains détails de l'e-mail sont stockés, notamment l'ID de messagerie (ID alphanumérique), l'adresse d'expédition et l'heure de réception du courrier.

Lors de la configuration du compte Gmail à l'aide de Gmail API, vous pouvez :

• Envoyer et recevoir des e-mails.
• Afficher les e-mails en contexte avec les détails des contacts.
• Partager les e-mails avec d'autres utilisateurs de Zoho CRM.
• Séparer les e-mails en trois catégories dans votre compte Gmail : Transactions en cours de fermeture ce mois-ci (CTM), Transactions ouvertes et Clients.
  

Disponibilité

Permission requise
Les utilisateurs disposant de la permission d'intégration Zoho Mail dans leur profil peuvent accéder à cette fonctionnalité.

Configurer un compte Gmail

Pour configurer un compte Gmail

1. Dans Zoho CRM, cliquez sur Configuration > Canaux > E-mail.
2. Cliquez sur Démarrer pour connecter votre boîte de messagerie.
3. Choisissez Gmail > API.
4. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez l'E-mailadresse et le mot de passe de votre compte Gmail, puis cliquez sur Suivant.
5. Dans la fenêtre contextuelle, cochez la permission des détails d'accès et cliquez sur Autoriser.
6. Activez MailMagnet si vous souhaitez recevoir des notifications des e-mails entrants en provenance des clients.
7. Activez
   
    
   Étiqueter votre e-mail dans la boîte aux lettres, si nécessaire.
   
   Trois étiquettes seront créées dans votre compte Gmail. Les e-mails provenant des contacts seront catégorisés selon ces étiquettes en fonction de critères.
   
   • Transactions en cours de fermeture ce mois-ci (CTM) Contacts ayant au moins une transaction en cours de fermeture au cours du mois actuel.
   • Transactions ouvertes Contacts ayant au moins une transaction en cours. Cela n'inclut pas les contacts disposant de transactions en cours de fermeture au cours du mois actuel.
   • ClientContacts ayant au moins une transaction fermée et remportée. Cela n'inclut pas les e-mails relevant des deux catégories ci-dessus.
8. Sélectionnez l'une des permissions de partage d'e-mail.
   En fonction de l'option sélectionnée, les e-mails correspondant aux contacts de votre compte CRM seront accessibles aux autres utilisateurs.
9. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque

• Vous pouvez toujours désactiver la configuration de Gmail API. Puisque les e-mails ne sont pas stockés dans la base de données de Zoho CRM, lors de la désactivation, ils ne seront pas disponibles dans la page de détails d'un enregistrement.
• Toutes les 10 minutes, les e-mails seront triés dans les étiquettes de votre compte Gmail.
• Lorsque les e-mails sont déplacés vers l'une des trois étiquettes, ils seront supprimés de la boîte de réception.
• Si les e-mails sont déplacés d'une étiquette vers l'une de ces trois étiquettes, une copie de l'e-mail sera également disponible sous l'étiquette parente.
• Uniquement quand MailMagnet est activé, vous aurez la possibilité d'activer les étiquettes pour la boîte aux lettres.