Intégration Microsoft Teams

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Les discussions ont lieu avant, pendant et après les tâches communes pour maintenir l'alignement sur les objectifs. Les discussions d'une équipe commerciale peuvent prendre diverses formes, comme les réunions en personne, les annonces sur forum, les e-mails, les notes dans les enregistrements CRM et les outils de chat.

L'intégration de Zoho CRM avec Microsoft Teams améliore la collaboration pour les équipes commerciales et orientées client, permettant le partage d'enregistrements, les notifications en temps réel et la mise à jour sur les tendances commerciales pour faciliter la conclusion des transactions.

Avec cette intégration, vous pouvez :

Partager des enregistrements CRM avec un utilisateur ou un canal dans Microsoft Teams
Distribuer les graphiques de votre tableau de bord aux utilisateurs ou aux canaux dans Microsoft Teams
Recevoir des notifications automatiques via Microsoft Teams pour les événements dans CRM
Accéder aux données CRM dans Microsoft Teams

Disponibilité
Autorisation requise
Les utilisateurs disposant du profil administrateur peuvent configurer cette intégration.

Activer l'intégration Microsoft Teams

Les administrateurs peuvent activer l'intégration Microsoft Teams dans Zoho CRM pour permettre aux utilisateurs de CRM de partager des données vers les conversations et les canaux de Microsoft Teams.

Pour activer l'intégration Microsoft Teams dans Zoho CRM

Accédez à Setup > Marketplace > Microsoft.
Cliquez sur l'onglet Teams.
Cliquez sur Activer.

Remarque

Seuls les utilisateurs disposant de comptes professionnels Microsoft pourront utiliser cette intégration. Les comptes personnels Microsoft ne peuvent pas être utilisés ici.
Une fois que l'administrateur a activé l'intégration, les utilisateurs devront l'autoriser la première fois qu'ils effectuent une action, comme le partage d'un enregistrement via Teams.
À tout moment, un utilisateur peut lier son compte Zoho CRM à un seul compte Microsoft Teams. Vous devrez dissocier les comptes avant de vous connecter à un nouveau compte. Les instructions pour ce faire seront disponibles dans la fenêtre contextuelle elle-même.

Une fois activée, les utilisateurs et les administrateurs peuvent :

Collaborer avec les collègues dans Teams

Partager les données CRM avec les collègues via Teams

Vous pouvez fournir du contexte pour une conversation Microsoft Teams en partageant des enregistrements CRM avec vos collègues ou dans les canaux. Les enregistrements peuvent être partagés à partir de tout module disposant d'une vue de carte de visite.

Pour partager un enregistrement avec un utilisateur ou un canal sur Teams

Cliquez sur un enregistrement que vous souhaitez partager.
Dans la page de détail de l'enregistrement, cliquez sur l'icône Plus d'options, puis cliquez sur Partager via Microsoft Teams.
Dans la fenêtre contextuelle, effectuez les opérations suivantes :

Entrez le Message qui doit être publié avec la vue de carte de visite.
Choisissez si vous souhaitez Notifier les utilisateurs ou Canaux.
Si vous notifiez un utilisateur, sélectionnez l'utilisateur.
Si vous notifiez un canal, sélectionnez l'équipe et le canal.
Cliquez sur Envoyer.

Partager les composants du tableau de bord CRM avec les collègues via Teams

Parfois, les discussions internes vont au-delà des contacts ou transactions spécifiques et couvrent des sujets tels que la réalisation des objectifs et l'état du pipeline. Pour fournir plus de contexte dans ces situations, vous pouvez partager des composants de tableau de bord avec un utilisateur ou vers un canal.

Pour partager un composant de tableau de bord avec un utilisateur ou un canal sur Teams

Survolez le composant du tableau de bord sous le module Analytics.
Cliquez sur l'icône «Plus icône d'options, puis cliquez sur Partager via Microsoft Teams.
Dans la fenêtre contextuelle, effectuez les opérations suivantes :

Saisissez le Message à publier avec le composant du tableau de bord.
Choisissez si vous souhaitez Notifier les utilisateurs ou Canaux.
Si vous notifiez un utilisateur, sélectionnez l'utilisateur.
Si vous notifiez un canal, sélectionnez l'équipe et le canal.
Cliquez sur Envoyer.

Recevez des notifications automatiques via Teams

Les notifications CRM automatisées aident les utilisateurs à rester informés des événements critiques en temps réel. Cela comprend :

Recevoir des mises à jour immédiates sur les leads pour des relances rapides par les équipes commerciales
Notifications de progression sur les leads et les opportunités pour les responsables commerciaux
Rappels de Task pour les représentants commerciaux afin de mémoriser les actions importantes telles que les appels de relance ou les réunions, etc.

Grâce à l'intégration Microsoft Teams, les utilisateurs peuvent désormais recevoir ces notifications via Teams. Vous pouvez déclencher des notifications liées à Workflow Rules, signaux, la détection d'anomalies Zia et CommandCenter.

Remarque
Nous utilisons le CRM Bot dans MS Teams pour envoyer des notifications automatiques aux utilisateurs. Si l'utilisateur se désabonne du Bot, il ne recevra plus de notifications.

Déclencher des notifications via Workflow Rules

Workflow Rules peuvent être utilisées pour automatiser les actions régulières. Par exemple, vous pouvez configurer une Workflow Rule pour envoyer des alertes par e-mail lorsqu'une transaction atteint un stade spécifique. Grâce à l'intégration à Microsoft Teams, les Workflow Rules peuvent désormais envoyer des notifications aux utilisateurs et aux canaux de Teams.

Remarque

Nous utilisons le CRM Bot pour envoyer des notifications Microsoft Teams automatiques aux utilisateurs. Si l'utilisateur se désabonne du Bot, il ne recevra plus de notifications.
Vous pouvez configurer jusqu'à cinq notifications/conditions Microsoft Teams.

Pour envoyer des notifications Microsoft Teams dans le cadre d'une Workflow Rule

Accédez à Configuration > Automatisation > Workflow Rules.
Dans la page Workflow Rules, sélectionnez une règle à laquelle vous souhaitez ajouter une notification Microsoft Teams en tant qu'action instantanée.
Sous Actions instantanées ou Actions programmées, cliquez sur + Action > Notifier > via Microsoft Teams.
Dans la fenêtre contextuelle, entrez les détails suivants :
Saisissez le Message à publier.
Choisissez si vous souhaitez Notifier les utilisateurs ou Canaux.
Si vous notifiez un utilisateur, sélectionnez l'utilisateur.
Si vous notifiez un canal, sélectionnez l'équipe et canal.
Cliquez Enregistrer.

Activer les notifications Signals via Microsoft Teams

Les clients vous contactent par différents canaux, tels que l'e-mail ou les sondages. Grâce à l'intégration entre Zoho CRM et Microsoft Teams, vous pouvez recevoir des notifications en temps réel Signals sur les deux plateformes. Cela vous permet d'assurer un suivi client efficace tout en collaborant sur Teams ou en travaillant dans Zoho CRM.

Pour activer les notifications Signals via Microsoft Teams

Dans Zoho CRM, accédez à Setup > Channels > Signals.
Dans l'onglet Signals Settings, sous la colonne Microsoft Teams, cochez ou décochez les cases correspondant aux services de communication respectifs.

Par exemple, si vous cochez l'option Missed sous Call, vous commencerez à recevoir des notifications sur Microsoft Teams pour chaque appel manqué dans Zoho CRM.
Une fois que vous avez terminé la configuration, cliquez Enregistrer en bas de la page.

Activer les notifications CommandCenter via Microsoft Teams

Journey Builder dans CommandCenter vous permet de modéliser les parcours que les clients empruntent dans leur relation avec votre entreprise et d'automatiser des actions en fonction de leurs comportements. L'une de ces actions consiste à notifier les utilisateurs par différents canaux. Après avoir activé l'intégration Microsoft Teams, vous pouvez recevoir ces notifications via Teams.

Pour activer les notifications Journey Builder via Microsoft Teams

Dans Zoho CRM, accédez à Setup > Experience Center > CommandCenter.
Cliquez sur

un parcours existant ou
Create Journey si vous souhaitez créer un nouveau parcours client.

Cliquez sur un state ou transition pour laquelle vous souhaitez recevoir des notifications via Teams.
Cliquez sur l'onglet Actions dans le menu de droite.
Selon que vous ayez sélectionné un state ou une transition, cliquez Add/Add Action sous Instant Actions.
Sélectionnez Microsoft Teams Notification.
Dans la fenêtre contextuelle qui s'affiche, entrez les informations suivantes :

Entrez le Message à publier.
Choisissez si vous souhaitez Notify To Users ou Channels.
Si vous notifiez un utilisateur, sélectionnez l'utilisateur.
Si vous notifiez un canal, sélectionnez le équipe et canal.
Cliquez Enregistrer.

Activer les notifications Zia via Microsoft Teams

Zia, l'assistant IA de Zoho CRM, offre un ensemble de fonctionnalités alimentées par l'IA pour améliorer la productivité des utilisateurs de CRM et la stratégie commerciale. Zia peut envoyer des notifications concernant des anomalies, par exemple vous alerter sur une baisse notable des taux de clôture. Grâce à l'intégration de Microsoft Teams avec CRM, vous pouvez recevoir les notifications Zia directement dans Microsoft Teams.

Pour activer les notifications Zia via Microsoft Teams

Dans Zoho CRM, accédez à Configuration > Zia > Notifications.
Cliquez sur l'onglet onglet dont vous souhaitez recevoir les notifications via Microsoft Teams.
Survolez la notification et cliquez sur l'icône Modifier qui s'affiche sous la colonne Notifier via.
Dans la fenêtre contextuelle Sélectionner le canal, activez la case à cocher Microsoft Teams.
Cliquez sur Enregistrer.

Remarque

Vous pouvez créer des détecteurs d'anomalies personnalisés (disponibles en tant que composants de tableau de bord). Si vous vous abonnez aux notifications d'un détecteur d'anomalies, vous pouvez choisir de recevoir ces notifications via Microsoft Teams.

Utiliser des commandes pour récupérer les informations CRM dans Microsoft Teams

Lors d'une conversation avec vos collègues, vous pourriez avoir besoin d'accéder à un enregistrement CRM spécifique.

En intégrant Zoho CRM à Microsoft Teams, vous pouvez facilement récupérer l'enregistrement nécessaire sans quitter le chat. Les commandes peuvent être utilisées dans Microsoft Teams pour récupérer les enregistrements CRM dans les modules Leads, Contacts, Accounts et Deals.

La syntaxe de ces commandes est Module [mot-clé] où :

Module peut être Leads, Contacts, Accounts ou Deals.
Le mot-clé est le nom de l'enregistrement.

Voici les commandes de chat qui peuvent être saisies dans Teams :

Objectif	Commande	Exemple
Récupérer un enregistrement du module Leads	Leads [valeur]	Leads Smith
Récupérer un enregistrement du module Contacts	Contacts [valeur]	Contacts Watson
Récupérer un enregistrement du module Deals	Deals [valeur]	Deals Trulhar
Récupérer un enregistrement du module Accounts	Accounts [valeur]	Accounts Zylker

Pour saisir une commande

Accédez à la fenêtre du bot CRM dans Microsoft Teams ou à un canal.
Dans la boîte de message, saisissez l'une des commandes indiquées ci-dessus. Par exemple,
Leads [valeur]. Si vous publiez dans un canal, vous devrez d'abord marquer le bot CRM.
Une liste de résultats correspondants vous sera proposée. Une vue de carte de visite de l'enregistrement s'affiche.

Remarque

Les commandes sont uniquement prises en charge dans les modules Leads, Accounts, Contacts et Deals.
Seuls 10 résultats seront affichés.
Notez que le nom du module doit être au pluriel. Par exemple, « Leads », « Contacts », « Accounts ». La forme singulière du nom du module n'est pas prise en charge dans les commandes.

Désactiver l'intégration Microsoft Teams

Vous pouvez désactiver l'intégration complète en cliquant sur le bouton Désactiver. Lors de la désactivation, toutes les options dans Zoho CRM pour partager via Microsoft Teams ne seront plus disponibles.

Pour désactiver l'intégration Microsoft Teams

Connectez-vous à Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
Accédez à Configuration > Marketplace > Microsoft.
Cliquez sur l'onglet Teams.
Cliquez sur Désactiver.

Remarque

Toutes les autorisations entre CRM et Microsoft Teams seront supprimées lorsque vous effectuez l'une des actions suivantes :

Désactiver l'intégration dans CRM
Désinstaller le bot CRM dans Teams
Invoquer l'option Révoquer dans Teams

Lorsque vous désactivez l'intégration de l'une des manières ci-dessus, certaines configurations liées à Teams seront complètement supprimées. Elles devront être reconfigurées lorsque vous réactiverez l'intégration. Celles-ci incluent :

Notifications de workflow
Notifications CommandCenter

Les autres configurations liées à Teams ne seront pas disponibles lorsque vous désactiverez l'application. Toutefois, lorsque vous réactiverez l'intégration et autoriserez le compte Microsoft Teams, elles seront restaurées à l'état dans lequel elles se trouvaient au moment de la désactivation de l'intégration. Celles-ci incluent :

Signals
Notifications Zia
Notifications du détecteur d'anomalies