Complément Microsoft Outlook pour Zoho CRM

Complément Microsoft Outlook pour Zoho CRM

Le complément Zoho CRM pour MS Outlook vous permet d'afficher les détails de votre compte CRM directement dans votre compte Outlook. L'installation vous permettra d'effectuer les opérations suivantes à partir de votre compte MS Outlook :

  • Ajouter des leads ou des contacts 

  • Ajouter des notes dans vos enregistrements CRM

  • Créer de nouvelles activités pour les leads ou les contacts

  • Afficher les campagnes associées aux leads ou contacts

  • Convertir les leads

  • Associer les e-mails de leads, de contacts et de transactions à leur dossier

Installation du complément

Vous pouvez installer le complément depuis votre compte MS Outlook.
Pour procéder à une installation depuis MS Outlook

  1. Connectez-vous à votre compte Outlook.

  2. Sélectionnez un e-mail et cliquez sur l'icône Obtenir des compléments. 
    Vous serez redirigé vers la liste des compléments pour Outlook.
    Vous pouvez également cliquer sur l'icône Plus (...) et sélectionner Obtenir des compléments dans la liste déroulante.



  3. Dans la barre de recherche, saisissez Zoho CRM for email et cliquez sur Ajouter.

  4. Confirmez la politique de confidentialité et la durée de la licence.

Une fois l'installation terminée, le complément Zoho CRM for Email sera épinglé dans votre messagerie pour un accès rapide. 


Comprendre le complément

Une fois le complément installé, l'option Zoho CRM for Email s'affiche sous la liste des compléments. Vous pouvez cliquer sur la flèche vers le bas dans le panneau supérieur de vos e-mails pour y accéder. Lorsque vous cliquez sur l'icône, une section distincte de Zoho CRM pour Outlook est ajoutée au panneau de droite de votre boîte de réception. 


Vous pouvez cliquer sur le menu du complément pour afficher les éléments suivants :

  • Toutes les transactions - Affichez toutes les transactions créées ou ajoutées à votre compte CRM.

  • Toutes les campagnes - Affichez toutes les campagnes attribuées aux contacts via votre compte CRM.

  • Tous les comptes - Affichez tous les comptes créés ou existants dans votre compte CRM.


Ajout de leads ou de contacts 

Vous pouvez ajouter des utilisateurs en tant que leads ou contacts au compte CRM directement à partir de votre e-mail Outlook. 

Pour ajouter des leads ou des contacts

  1. Choisissez n'importe quel e-mail dans votre boîte de réception Outlook.

  2. Cliquez sur Zoho CRM for Email dans la flèche déroulante.
    Si l'utilisateur n'est pas ajouté en tant que lead ou contact, l'option Ajouter un lead ou un contact s'affiche.

  3. Cliquez sur l'onglet Lead ou Contact.

  4. Saisissez les détails.
    Cliquez sur +Autres champs pour ajouter des détails supplémentaires.

  5. Cliquez sur Ajouter lead ou Ajouter contact.

Associer des e-mails à des leads, des contacts ou des transactions

La fonction d'e-mail associée facilite le suivi des communications par e-mail avec vos leads ou contacts. Vous trouverez cet e-mail dans la liste E-mails associés de la page des détails de l'enregistrement.

Pour associer un e-mail

  1. Choisissez n'importe quel e-mail dans votre boîte de réception Outlook.
  2. Accédez à l'onglet Info et cliquez sur l'icône Zoho CRM for Email, puis cliquez sur Associer.

  3. Si l'utilisateur n'est pas ajouté en tant que lead, contact ou transaction, cliquez sur Ajouter un lead, un contact ou une transaction.
    Une fois l'e-mail associé, vous recevrez un message de réussite.

Remarque
Vous pouvez associer un e-mail à un seul enregistrement. S'il y a plusieurs adresses e-mail dans un e-mail et que vous enregistrez cet e-mail pour tout lead/contact ayant cette adresse e-mail, celle-ci ne sera plus disponible pour être associée à d'autres enregistrements. L'enregistrement peut être associé à différents e-mails, mais chaque e-mail ne peut être associé qu'à un seul enregistrement. 

Convertir des leads

Vous pouvez convertir un lead en contact directement depuis votre boîte de réception Outlook. Lors de la conversion, vous pouvez ajouter le contact à un compte existant ou créer un nouveau compte. Vous pouvez également choisir d'informer les propriétaires du compte ou le contact de l'ajout d'un enregistrement.

Pour convertir un lead

  1. Choisissez un e-mail dans la boîte de réception Outlook.

  2. Cliquez sur l'icône Plus > Convertir.

  3. Dans la fenêtre contextuelle Convertir le lead, cochez Ajouter au contact existant ou Créer un contact.

  4. Cochez Notifier le propriétaire de l'enregistrement

  5. Cliquez sur Convertir.

Modification ou suppression de leads ou de contacts

Si vous souhaitez modifier ou supprimer des informations sur un lead ou un contact, vous pouvez cliquer sur l'icône Plus et choisir les options nécessaires.

Ajout d'activités et de notes

Vous pouvez ajouter des activités et des notes à un enregistrement depuis votre boîte de réception. 

  1. Choisissez un e-mail dans votre boîte de réception et cliquez sur la flèche déroulante.

  2. Cliquez sur l'onglet Activités et accédez à Créer des activités.
    Cliquez sur l'option Ajouter une note pour créer une note.

  3. Dans Choisir une activité, sélectionnez une tâche, un appel ou un événement.

  4. Cliquez sur Ajouter.

Afficher les campagnes

Vous pouvez uniquement afficher les campagnes auxquelles un lead ou un contact est associé. 

Pour afficher les campagnes

  1. Choisissez un e-mail et cliquez sur la flèche vers le bas.

  2. Sélectionnez l'onglet Campagnes.
    Toutes les campagnes associées au lead ou au contact s'affichent.

Désactivation du complément MS Outlook

Vous pouvez désactiver le complément à tout moment à partir de l'option de gestion des compléments dans les paramètres de MS Outlook. Les leads ou contacts ajoutés par le biais du complément seront conservés tels quels après la désactivation.