Synchronisation des réunions, des contacts et des tâches avec Office 365

Synchronisation des réunions, des contacts et des tâches avec Office 365

Synchroniser les réunions Zoho CRM avec Office 365 

Lorsque l'application Zoho CRM est installée dans MS Office 365, un calendrier Zoho CRM est automatiquement ajouté à MS Office 365, où les réunions de CRM sont disponibles. Toute réunion créée dans ce calendrier Zoho CRM dans Office 365 sera automatiquement capturée dans Zoho CRM. Une fois la synchronisation activée, seules les réunions appartenant à l'utilisateur seront synchronisées avec Office 365. De plus, lorsque vous êtes invité à une réunion par un lead ou un contact, l'invitation, une fois acceptée, sera ajoutée à votre calendrier Office 365. Ces réunions peuvent également être synchronisées avec Zoho CRM en activant l'option Ajouter une invitation à une réunion du client.

Pour activer la synchronisation des réunions Zoho CRM avec Office 365
  1. Accédez à Configuration > Marketplace > Microsoft. 
  2. Dans l'onglet Office 365, cliquez sur Activer sous Réunions.
    L'état de synchronisation sera marqué comme Actif.

    Vous verrez un calendrier Zoho CRM dans votre compte Office 365.
    Les réunionsque vous créez dans l'une ou l'autre des applications sont désormais synchronisées les unes avec les autres. Notez que les réunionssynchronisées seront indiquées dans le calendrier Zoho CRM et non dans d'autres calendriers.
  3. Activez le commutateur Ajouter une invitation à une réunion du client pour synchroniser les réunions auxquelles vous avez été invité par un lead/contact.
Remarque
  1. Si l'ID utilisateur est le même pour Office 365 et Zoho CRM, la synchronisation sera activée immédiatement. Si l'ID utilisateur de connexion est différent pour Zoho CRM et Office 365, vous devez vous connecter à votre compte Office 365 pour activer la synchronisation. Cette opération est nécessaire lorsque vous activez la synchronisation pour la première fois.
  2. Les participants ajoutés à une réunion dans Zoho CRM ne seront pas synchronisés avec Office 365.
  3. Si l'option Ajouter une invitation à une réunion du client est activée, veuillez noter les points suivants :
    1. La réunion sera synchronisée depuis Mon calendrier dans Office 365 vers Zoho CRM uniquement si l'organisateur de la réunion est un lead/contact dans votre compte CRM.

    2. L'utilisateur qui active l'Invitation à une réunion du client sera par défaut l'hôte de la réunion, car un utilisateur dans Zoho CRM ne peut être que l'hôte.
    3. Si plusieurs utilisateurs ont configuré l'Invitation à une réunion du client et si tous sont invités à une réunion, la réunion sera créée individuellement pour tous les utilisateurs et non comme une seule réunion commune.

Désactiver la synchronisation des réunions

Pour désactiver la synchronisation des réunions
  1. Sur votre compte Zoho CRM, cliquez sur Paramètres > Configuration > Marketplace > Microsoft.
  2. Dans la section Réunions, cliquez sur Désactiver.

    La synchronisation du calendrier entre Office 365 et Zoho CRM va maintenant être désactivée.
    Vous pouvez également désactiver la synchronisation en supprimant le calendrier Zoho CRM dans votre compte Office 365.
Remarque
  1. Lorsque vous désactivez la synchronisation ou supprimez le calendrier Zoho CRM d'Office 365, les réunions synchronisées seront supprimées d'Office 365. Les réunions resteront cependant intactes dans Zoho CRM.
  2. Les réunions récurrentes ne peuvent pas être synchronisées avec Office 365

Synchroniser les contacts Zoho CRM avec Office 365

Vous pouvez synchroniser les contacts Zoho CRM avec Office 365 pour vous permettre de travailler avec vos contacts de manière efficace où que vous soyez, sans avoir à basculer entre les deux applications. La synchronisation des contacts peut être activée par tout utilisateur dans Zoho CRM entre son compte Zoho CRM et son compte Office 365. Une fois la synchronisation activée, le dossier Contacts Zoho CRM est créé dans Office 365. Lorsque des contacts sont ajoutés à ce dossier dans Office 365, ils sont automatiquement capturés dans le module Contacts de Zoho CRM. Seuls les contacts de l'utilisateur seront synchronisés avec Office 365.

Pour activer la synchronisation des Contacts Zoho CRM avec Office 365

  1. Sur votre compte Zoho CRM, cliquez sur Paramètres > Configuration > Marketplace > Microsoft.
  2. Dans la section Contacts, cliquez sur Activer.


  3. Dans la fenêtre Configuration, mappez les champs Microsoft avec ceux de Zoho CRM. Un mappage par défaut est déjà disponible, mais vous pouvez le modifier si nécessaire.

  4. Cochez la case si vous souhaitez supprimer les contacts Zoho CRM lorsqu'ils sont supprimés dans Office 365.
    Notez que les champs Contact Microsoft non pris en charge via les API ne seront pas disponibles pour le mappage dans cette fenêtre contextuelle Configuration.
    La synchronisation des contacts entre Office 365 et Zoho CRM sera désormais activée. Vous verrez un dossier Contacts Zoho CRM sur votre compte Office 365.

Les contacts que vous créez dans l'une des deux applications seront synchronisés avec l'autre application. Notez que les contacts synchronisés seront indiqués dans les Contacts Zoho CRM et non dans d'autres contacts.

Désactiver la synchronisation des Contacts

Pour désactiver la synchronisation des Contacts Zoho CRM avec Office 365

  1. Sur votre compte Zoho CRM, cliquez sur Paramètres > Configuration > Marketplace > Microsoft.
  2. Dans la section Contacts, cliquez sur Désactiver.



    La synchronisation des contacts entre Office 365 et Zoho CRM va maintenant être désactivée.
    Vous pouvez également désactiver la synchronisation en supprimant le dossier Contacts Zoho CRM de votre compte Office 365.
Remarque
  1. Si vous désactivez la synchronisation, le dossier Contacts Zoho CRM sera supprimé d'Office 365. Les contacts resteront cependant intacts dans Zoho CRM.

Synchroniser les tâches Zoho CRM avec Office 365

Les tâches créées dans Zoho CRM peuvent être synchronisées avec Office 365 et vice-versa, ce qui vous permet de suivre toutes vos tâches à partir d'un seul et même endroit. Une fois la synchronisation activée, un dossier nommé Tâches Zoho CRM est créé dans le compte Office 365 dans lequel s'affichent toutes vos tâches de CRM. Lorsque des tâches sont créées dans Office 365, elles sont immédiatement capturées dans le module Tâches de Zoho CRM. 
Ce processus est mis en place par étapes. Vous pourrez bientôt y accéder depuis votre compte. 

Pour activer la synchronisation des Tâches Zoho CRM avec Office 365
  1. Accédez à Configuration > Marketplace > Microsoft.
  2. Dans l'onglet Office 365, sous Tâches, cliquez sur Activer.

  3. Sur la page Configuration, mappez les champs de Microsoft Office 365 avec Zoho CRM.

  4. Cliquez sur Suivant.
  5. Mappez les valeurs de champ supplémentaires présentes dans Zoho CRM avec Microsoft Office 365.

  6. Cliquez sur Activer.
    Vous pouvez également cliquer sur Modifier les options de synchronisation et modifier le mappage des champs si nécessaire.
Remarque
  1. Pour synchroniser Zoho CRM et Office 365, l'utilisateur doit disposer des autorisations Créer, Modifier et Supprimer pour le module Tâches.
  2. Les tâches et rappels récurrents ne peuvent pas être synchronisés entre Zoho CRM et Office 365.
  3. Si le propriétaire de la tâche est modifié dans Zoho CRM, la tâche sera supprimée d'Office 365.
  4. Si la tâche est déplacée du dossier Tâches Zoho CRM dans Office 365 vers un autre dossier, elle sera supprimée de Zoho CRM.
  5. Si une tâche est supprimée dans l'un des services Zoho CRM ou Office 365, elle sera automatiquement supprimée de l'autre service.

Désactiver la synchronisation des tâches

La désactivation de la synchronisation des tâches dans Office 365 supprimera le dossier Tâches Zoho CRM d'Office 365, ainsi que les tâches synchronisées. Cependant, les tâches créées à partir de Zoho CRM seront conservées. 
Remarque 
  1. La synchronisation sera désactivée si vous supprimez manuellement le dossier Tâches Zoho CRM d'Office 365. 
Pour désactiver la synchronisation
  1. Accédez à Configuration > Marketplace > Microsoft.
  2. Dans l'onglet Office 365 sous la section Réunions, cliquez sur Désactiver.

Inviter des utilisateurs d'Office 365

Une fois que Zoho CRM pour Office 365 est activé, vous pouvez inviter des utilisateurs à partir de votre compte Office 365 en tant qu'utilisateurs de Zoho CRM. Il existe deux possibilités pour inviter les utilisateurs. 
Remarque
  1. Les utilisateurs d'Office 365 peuvent être ajoutés à Zoho CRM uniquement si l'ID utilisateur de connexion est identique pour les deux comptes. S'il est différent, vous ne pourrez pas ajouter d'utilisateurs d'Office 365 à Zoho CRM.

Cas n°1 : l'administrateur envoie une invitation utilisateur à un utilisateur d'Office 365

Dans ce cas, l'administrateur envoie une invitation à un utilisateur d'Office 365 et ce dernier accepte l'invitation.

Pour inviter des utilisateurs depuis votre compte Office 365

  1. Dans votre compte Zoho CRM, cliquez sur Paramètres > Configuration > Utilisateurs et Contrôle > Utilisateurs.
  2. Sur la page Utilisateurs, cliquez sur Utilisateur d'Office 365.



    L'option Nouvel utilisateur permet d'inviter un nouvel utilisateur, qui n'utilise pas nécessairement Office 365, sur votre compte Zoho CRM.
  3. Dans la fenêtre Ajouter un utilisateur, sélectionnez l'utilisateur souhaité dans la liste puis cliquez sur Enregistrer. 



    Une invitation par e-mail sera envoyée à l'utilisateur sélectionné.

Pour accepter une invitation Zoho CRM

  1. Cliquez sur le lien de l'invitation dans l'e-mail que vous avez reçu de l'administrateur de votre compte Office 365.
    Sinon, dans votre compte Office 365, recherchez et cliquez sur l'application Zoho CRM dans la section Applications
  2. Sur la page de connexion Zoho CRM, acceptez les conditions générales pour rejoindre le compte CRM de votre organisation.
    Si vous souhaitez associer un compte Zoho CRM existant enregistré avec une autre adresse e-mail, cliquez sur Associer mon compte et connectez-vous à l'aide de vos identifiants Zoho CRM existants. Veuillez noter que dans ce cas, vous ne pourrez pas associer le compte pour lequel vous avez reçu une invitation, mais l'autre compte Zoho CRM dont vous disposez déjà.

 Cas n°2 : un utilisateur d'Office 365 demande à rejoindre Zoho CRM

Dans ce cas, un utilisateur d'Office 365 demande à l'administrateur de l'ajouter au compte CRM et l'administrateur autorise la demande.

Pour demander de rejoindre le compte Zoho CRM de votre organisation

Si vous n'avez pas été invité à rejoindre le compte CRM de votre organisation mais que vous souhaitez le rejoindre, vous pouvez envoyer une demande.

  1. Sur votre compte Office 365, cliquez sur l'icône Applications.
  2. Recherchez et cliquez sur l'application Zoho CRM.
    Sur la page Zoho CRM, vous serez informé que votre organisation dispose déjà d'un compte Zoho CRM.
  3. Cliquez sur Demande de rejoindre.
    Une demande sera envoyée par e-mail à tous les utilisateurs qui ont l'autorisation Gérer les utilisateurs sur leur profil utilisateur Zoho CRM.

Pour approuver la demande d'un utilisateur d'Office 365 d'accéder à votre compte Zoho CRM

  1. Cliquez sur le lien d'approbation fourni dans l'e-mail de demande que vous avez reçu de l'utilisateur d'Office 365.
    Vous serez directement redirigé vers la section Utilisateurs de Zoho CRM.
    Notez que vous ne pourrez ajouter un utilisateur que si l'autorisation Gérer les utilisateurs est activée dans votre profil utilisateur Zoho CRM.
  2. Dans la fenêtre Ajouter un nouvel utilisateur, cliquez sur Approuver et ajouter. 
    L'utilisateur d'Office 365 sera ajouté en tant qu'utilisateur de Zoho CRM.

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