Intégration QuickBooks avec Zoho CRM
Auparavant, les équipes commerciales devaient recourir à des exports manuels ou à des outils tiers coûteux pour connecter les données CRM à QuickBooks. Cela entraînait souvent des doublons, des données incohérentes et un manque de visibilité entre les équipes commerciales et financières.
Désormais, avec cette intégration native, les commerciaux peuvent créer et gérer les enregistrements directement dans Zoho CRM en utilisant les modules natifs, tandis que toutes les mises à jour sont automatiquement synchronisées avec QuickBooks. Cela économise du temps, réduit les erreurs et donne aux équipes commerciales une visibilité complète sur la situation financière de leurs transactions, sans basculer entre les systèmes.
Avec cette intégration, vous pouvez :
- Synchroniser les contacts, comptes, fournisseurs et produits entre Zoho CRM et QuickBooks.
- Importer les devis, factures et bons de commande de QuickBooks vers Zoho CRM.
- Gérer les doublons, créer des mappages de champs et personnaliser les paramètres de synchronisation selon vos besoins métier.
- Maintenir des configurations de devises et des registres de transactions cohérents sur les deux systèmes.
- Tirer parti des fonctionnalités de Zoho CRM comme Blueprint et l'automatisation des workflows pour simplifier les processus commerciaux et d'approbation.
Disponibilité
Éditions : Fonctionne dans Professional et les éditions supérieures de Zoho CRM
Centres de données : Disponible sur tous les centres de données
Prérequis
Avant d'activer l'intégration QuickBooks, assurez-vous des points suivants :
- Devise de base identique : Bien que les enregistrements individuels puissent utiliser différentes devises, toutes les transactions et les calculs de taux de change dépendent de devises de base identiques dans les deux systèmes. Par conséquent, la devise de base dans Zoho CRM et QuickBooks doit être identique.
- Paramètres multi-devises : Si le mode multi-devises est activé dans Zoho CRM, une notification apparaîtra pour vous inviter à l'activer dans QuickBooks. S'il est déjà activé dans QuickBooks, il sera automatiquement activé dans Zoho CRM.
Notes :
- L'intégration QuickBooks ne prend en charge que la synchronisation des produits classés dans la catégorie Inventory de votre compte QuickBooks.
- La configuration du module ne peut pas être terminée si la limite de mise en page personnalisée pour les modules Inventory a été dépassée.
- De même, la configuration échouera si la limite de champs personnalisés a été atteinte dans l'un des six modules.
- Les devises créées via l'intégration auront un taux de change par défaut de un. Vous devrez mettre à jour manuellement le taux de change si nécessaire.
Activer l'intégration QuickBooks
Les Super Administrateurs peuvent activer l'intégration QuickBooks à partir de la page de configuration de Zoho CRM. Une fois activée, les utilisateurs peuvent configurer la synchronisation au niveau des modules et gérer les mappages de champs.
Pour activer l'intégration QuickBooks dans Zoho CRM :
- Allez à Market Place > Integration > QuickBooks > Install
- Connectez-vous à votre QuickBooks compte.
- Si vous avez plusieurs sociétés, vous devrez choisir la QuickBooks Company à laquelle vous souhaitez vous connecter.
- Sur la page d'autorisation, cliquez sur Connect.
- Vous serez redirigé vers la page de configuration des modules CRM, où vous pouvez choisir les modules à synchroniser et définir les mappages de champs.
Synchronisation entre Zoho CRM et QuickBooks
Zoho CRM prend en charge la synchronisation de six modules dans QuickBooks :
Modules | Direction de synchronisation |
Modules SFA | |
Contacts | Bidirectionnelle (Les enregistrements créés dans CRM seront synchronisés avec QuickBooks et vice versa) |
Comptes | |
Fournisseurs | |
Produits | |
Modules Inventory | |
Devis | Unidirectionnelle (Les données circulent uniquement de QuickBooks vers Zoho CRM.) |
Factures | |
Bons de commande | |
Configuration de SFA Modules (Contacts/Comptes, Fournisseurs et Produits)
Une fois redirigé vers la page de configuration :
- Choisissez le module (Contacts/Comptes, Fournisseurs ou Produits).
- Sélectionnez une vue personnalisée disponible dans ce module pour synchroniser uniquement des enregistrements spécifiques. Si aucune vue n'est sélectionnée, tous les enregistrements seront considérés pour la synchronisation.
- Vous pouvez définir les critères selon lesquels les enregistrements doivent être synchronisés.
- Vous pouvez gérer les doublons en sélectionnant l'une des options suivantes :
- Ignorer – Ignorer les doublons.
- Remplacer – Choisissez si CRM doit remplacer les données QuickBooks ou inversement.
- Dupliquer – Créer des entrées dupliquées.
- Si nécessaire, activez la synchronisation de suppression pour vous assurer que les suppressions d'enregistrements se reflètent dans les deux systèmes.
- Mappez maintenant les champs entre QuickBooks et Zoho CRM. Si le même champ est mappé deux fois, une fenêtre contextuelle s'affichera pour confirmer le remplacement.
- S'il n'existe pas de champ correspondant dans Zoho CRM pour un champ QuickBooks, vous pouvez créer un champ personnalisé directement à partir de la page de configuration :
- Cliquez sur Créer un nouveau champ vous serez redirigé vers la disposition du module, où vous pourrez ajouter le champ personnalisé.
- Après avoir ajouté le champ, cliquez sur Actualiser et incluez le nouveau champ personnalisé dans le mappage.
- Les champs sont remplis automatiquement par défaut pour faciliter le mappage.
- Une fois la configuration terminée, une nouvelle vue QBO Records est créée dans les modules mentionnés ci-dessus.
Remarques :
- Vous pouvez choisir soit le module Contacts, soit le module Comptes, mais pas les deux, et une fois choisi, il ne peut pas être modifié.
Configuration des modules d'inventaire (Commandes, Factures et Bons de commande)
Pour les Commandes et les Factures et les Bons de commande, seuls les enregistrements QuickBooks sont synchronisés dans Zoho CRM, les enregistrements de Zoho CRM ne peuvent pas être synchronisés vers QuickBooks. Pour configurer,
- Mappez les champs entre QuickBooks et CRM.
- Une fois la configuration terminée, la synchronisation commence automatiquement.
- Vous recevrez une notification une fois la synchronisation terminée.
Remarques :
- Les modules d'inventaire QuickBooks seront définis en lecture seule dans les règles de partage de données.
Création et synchronisation d'enregistrements
Lorsque vous créez un enregistrement dans Zoho CRM ou QuickBooks :
- L'enregistrement sera automatiquement synchronisé dans les deux systèmes.
- Pour les modules synchronisés à sens unique (Devis, Factures et Bons de commande), les enregistrements importés de QuickBooks sont verrouillés dans Zoho CRM et ne peuvent pas être modifiés.
- Pour les modules synchronisés à sens unique (Devis, Factures et Bons de commande), un nouveau champ appelé Lien d'enregistrement QuickBooks est ajouté dans Zoho CRM, qui contient l'URL de l'enregistrement QuickBooks correspondant.
Remarques :
- Une fois l'intégration configurée, les utilisateurs ne pourront plus créer de Devis, Factures ou Bons de commande natifs dans Zoho CRM.
- Lorsqu'un enregistrement d'inventaire est supprimé dans QuickBooks, il sera également supprimé définitivement de Zoho CRM.
Gestion des erreurs et de la synchronisation
Lors de la synchronisation :
- Si certains enregistrements ne se synchronisent pas, la page de configuration affichera des messages d'erreur indiquant la raison.
- Une fois que vous apportez les corrections nécessaires, l'enregistrement sera synchronisé à nouveau.
- Pour les Contacts, Comptes, Fournisseurs et Produits, vous pouvez mettre en pause la synchronisation à tout moment.
- Les enregistrements qui restent non synchronisés seront déplacés vers la liste des enregistrements en erreur, avec la raison indiquée comme synchronisation arrêtée.
Types d'erreur :
Les erreurs sont classées en deux catégories : celles qui surviennent lors de la synchronisation CRM vers QuickBooks et celles qui surviennent lors de la synchronisation QuickBooks vers CRM.
Type d'erreur | Erreur | Explication |
QB → CRM | Des enregistrements en doublon existent dans le système. | Cette erreur se produit lorsqu'un enregistrement de QuickBooks existe déjà dans CRM et ne peut pas être créé à nouveau. |
Le(s) champ(s) obligatoire(s) suivant(s) a/ont été laissé(s) vide(s) : {field name} | Cette erreur se produit lorsqu'un champ obligatoire dans CRM n'a aucune valeur dans l'enregistrement QuickBooks en cours de synchronisation. | |
Champ obligatoire non trouvé. | Cette erreur se produit lorsqu'un champ que CRM attend comme obligatoire manque entièrement des données QuickBooks. | |
Le produit trouvé dans la liste n'est pas présent dans CRM. | Cette erreur se produit lorsque QuickBooks fait référence à un produit qui n'existe pas dans CRM. | |
Le(la) {Contact/Compte/Fournisseur} associé(e) dans {Facture/Devis/Bon de commande} n'est pas présent(e) dans CRM. | Cette erreur se produit lorsqu'une transaction dans QuickBooks est liée à un contact, un compte ou un fournisseur qui n'a pas d'enregistrement correspondant dans CRM. | |
Désolé, vous ne pouvez pas effectuer cette opération car l'enregistrement est verrouillé. | Cette erreur se produit lorsque l'enregistrement CRM en cours de mise à jour est verrouillé et ne peut pas accepter les modifications entrantes de QuickBooks. | |
CRM → QB | Le nom fourni existe déjà. : Un autre client, fournisseur ou employé utilise déjà ce nom. Veuillez utiliser un nom différent. | Cette erreur survient lorsque le nom synchronisé depuis CRM est déjà utilisé par un autre enregistrement dans QuickBooks. |
La longueur de la chaîne spécifiée ne correspond pas à la longueur prise en charge. Min : 0 Max : 16 pris en charge. Longueur fournie : 27 : {field name} | Cette erreur survient lorsqu'une valeur de champ du CRM dépasse la longueur de caractères maximale que QuickBooks accepte pour ce champ. | |
Champ obligatoire manquant : Date de l'état | Cette erreur survient lorsque la date de l'état du stock requise par QuickBooks n'est pas fournie lors de la synchronisation. | |
Le fournisseur associé n'est pas présent dans QuickBooks. | Cette erreur survient lorsque le CRM référence un fournisseur qui n'a pas d'enregistrement correspondant dans QuickBooks. | |
L'URL du site web n'a pas le bon format. Valeur fournie : www.vendor41.com:WebAddr | Cette erreur survient lorsque l'URL du site web envoyée depuis le CRM n'est pas dans un format que QuickBooks peut accepter. | |
La valeur doit être une date valide : Valeur fournie : Sélectionnez une date de l'état pour suivre votre quantité en stock. | Cette erreur survient lorsque le CRM envoie une date invalide ou non prise en charge au lieu d'une date correctement formatée. | |
Les transactions contenant des produits en stock (QOH) ne peuvent pas être antérieures à la date de début du stock pour le produit. | Cette erreur survient lorsqu'une date de transaction du CRM est antérieure à la date de début du stock définie pour ce produit dans QuickBooks. | |
Courant | La synchronisation est suspendue pour ce module à partir du {timestamp}. | Cette erreur survient lorsque la synchronisation a été suspendue pour un module, empêchant les données de circuler dans l'une ou l'autre direction. |
L'enregistrement n'est pas synchronisé en raison d'une incompatibilité de devise entre Zoho CRM et QuickBooks. | Cette erreur survient lorsque la devise configurée dans Zoho CRM ne correspond pas à la devise définie dans QuickBooks pour cet enregistrement. |
Remarques
- Seuls les super administrateurs peuvent activer et configurer l'intégration QuickBooks.
- Chaque compte Zoho CRM ne peut être lié qu'à une seule entreprise QuickBooks à la fois. Si vous souhaitez vous connecter à une autre entreprise, vous devez d'abord déconnecter l'intégration actuelle.
Disposition QuickBooks
Une disposition spécifique à QuickBooks sera ajoutée aux modules d'inventaire. Cette disposition ne peut pas être modifiée, et de nouvelles dispositions ne peuvent pas être créées.
Rapports QuickBooks
Un nouveau dossier sera créé sous le Rapports contenant les données QuickBooks. Si nécessaire, vous pouvez modifier les données dans ce module Rapports.
Télécharger les enregistrements en PDF
Cette fonctionnalité est disponible pour tous les centres de données sauf IN.
- Accédez au module requis (Devis, Factures ou Bons de commande).
- Ouvrez l'enregistrement que vous souhaitez télécharger.
- Cliquez sur Plus (trois points) dans le coin supérieur droit de la page de détails de l'enregistrement.
- Sélectionnez Télécharger le PDF dans le menu déroulant, spécifiez le nom du fichier et l'emplacement du téléchargement (si nécessaire), puis cliquez sur Enregistrer.
Le fichier PDF sera téléchargé à l'emplacement que vous avez spécifié.
Désactiver l'intégration QuickBooks
Pour désactiver l'intégration, accédez à Marketplace > Intégration > QuickBooks > Désinstaller. Si la synchronisation est en cours, vous ne pouvez pas désinstaller.
La désactivation va :
- Supprimer l'autorisation entre Zoho CRM et QuickBooks.
- Arrêter toutes les futures synchronisations entre Zoho CRM et QuickBooks.
- Conserver les données synchronisées dans le CRM, mais aucune mise à jour supplémentaire ne sera effectuée. Le lien de l'enregistrement QuickBooks dans les modules sera également conservé.
- Conserver les dispositions créées lors de l'intégration.
Remarques :
- Si vous réinstallez l'intégration, elle créera de nouvelles dispositions. La configuration d'intégration précédente ne continuera pas, une nouvelle intégration sera initiée à la place.