Une fois que vous avez intégré Zoho Finance Suite dans Zoho CRM, vous pouvez effectuer les actions suivantes pour chacune des applications Zoho Finance.

Zoho Books

• L'onglet Zoho Books regroupe les sous-modules Factures, Devis, Bons de commande et Commandes client.
  
• Vous pourrez créer dans CRM des factures, devis, commandes clients et bons de commande, qui seront également synchronisés avec Zoho Books.
• Vous pouvez afficher les factures, devis, commandes clients et bons de commande en contexte dans Zoho CRM.
• Vous pouvez créer des vues, rapports et tableaux de bord personnalisés dans CRM pour les modules Zoho Books.
• Vous pouvez également voir une bande Zoho Finance sur la page Détails de l'enregistrement des comptes/contacts qui affichent les informations Comptes créditeurs/débiteurs associées.
• Vous pouvez voir les informations sur les stocks mises à jour dans le module Products, sous la section Informations de Zoho Finance. Elles sont extraites de Zoho Finances Suite.
  

Zoho Invoice

• L'onglet Zoho Invoice regroupe les sous-modules Factures et Devis.
  
• Vous pourrez créer dans CRM des factures et devis, qui seront également synchronisés avec Zoho Invoice.
• Vous pouvez visualiser les factures et les devis en contexte dans Zoho CRM
• Vous pouvez créer des vues, rapports et tableaux de bord personnalisés dans CRM pour les modules Zoho Invoice.

Zoho Expense

• L'onglet Zoho Expense regroupe les sous-modules Dépenses, Rapports de dépenses.
  
• Vous pouvez créer à partir de CRM des dépenses et des rapports de dépenses qui seront également synchronisés avec Zoho Expense.
• Vous pouvez également visualiser les informations de Zoho Expense en contexte dans CRM.

Zoho Subscriptions

• Vous ne pouvez pas voir l'onglet Zoho Subscription pour le moment. Vous pouvez afficher, ajouter et modifier les informations de Zoho Subscription en contexte dans CRM.
  

Zoho Inventory

• Vous ne pouvez pas voir l'onglet Zoho Inventory pour le moment. Cependant, vous pourrez voir les informations de Zoho Inventory en contexte, par le biais d'une liste et d'une bande d'informations associées dans les pages de détails des comptes et contacts associés. L'image suivante montre le statut d'un colis. Par exemple, Expédié, Livré, etc. 
  
  Vous trouverez ci-dessous la bande d'informations figurant sur la page de détails d'un compte. Les détails de Zoho Inventory sont affichés sous les sections Articles commandés et Expédition en cours, tandis que les informations de Zoho Books sont affichées sous Comptes débiteur et créditeur. 
  
  

Mettre à jour le statut des factures/devis/bons de commande/commandes clients

Vous pouvez mettre à jour le statut des factures, devis, bons de commande et commandes clients directement à partir de Zoho CRM.

Lorsque vous envoyez un devis à un client pour approbation, il arrive que le client l'accepte en mode hors ligne, par exemple par téléphone. Dans un tel cas, vous pouvez marquer manuellement un devis comme accepté directement à partir de Zoho CRM.

De même, il existe beaucoup d'actions similaires que vous pouvez effectuer sur les factures, devis, bons de commande et commandes clients directement à partir de Zoho CRM. Les voici :

Actions associées aux factures

• Marquer comme Envoyé

Actions associées aux devis

• Marquer comme Envoyé
• Marquer comme Accepté
• Marquer comme Refusé

Actions associées aux commandes clients

• Convertir en Ouvert
• Marquer comme Fermé
• Marquer comme Annulé
• Rouvrir

Actions associées aux bons de commande

• Convertir en Ouvert
• Marquer comme Annulé
• Marquer comme Fermé
• Rouvrir

Créer des enregistrements Zoho Finance dans Zoho CRM

Pour créer des enregistrements Zoho Finance, vous n'avez besoin de vous connecter à aucune des applications Zoho Finance. Vous pouvez créer un enregistrement à partir de Zoho CRM. Cela comprend les modules Zoho Books (Invoices, Estimates, Sales Orders, Purchase Orders), ainsi que les modules Zoho Expense (Expenses et Expense Reports). 

Pour créer un enregistrement Zoho Finance dans Zoho CRM

1. Allez à l'onglet Zoho Finance souhaité. (Zoho Books/Zoho Expense)
2. Cliquez sur le sous-module désiré. Par exemple, Factures.
3. Cliquez sur Nouveau [Enregistrement]. Par exemple, Nouvelle facture. 
   Le formulaire Facture de Zoho Books s'affiche dans CRM.
4. Remplissez des détails de [enregistrement] et enregistrez.
   L'enregistrement Zoho Finance créé dans CRM sera en outre instantanément synchronisé avec l'application Zoho Finance correspondante, en l'occurrence Zoho Books.

Remarque

• La synchronisation des données dans les modules transactionnels est instantanée. En revanche, la synchronisation des comptes, contacts et produits est exécutée une fois toutes les 2 heures.
• Cependant, vous pouvez toujours activer manuellement la synchronisation instantanée pour les comptes, contacts et produits à partir de Zoho Books ainsi que de Zoho CRM.
• Pour activer la synchronisation manuelle dans Zoho CRM, accédez à Configuration > Extension et API > Zoho > Zoho Finance Suite, puis sur Synchroniser maintenant sous les sections Synchronisation des contacts, Synchronisation des fournisseurs et Synchronisation des produits selon le cas.
• Pour activer la synchronisation manuelle des comptes, contacts et produits dans Zoho Books, cliquez sur Paramètres > Intégrations > Applications Zoho > Zoho CRM et activez la synchronisation instantanée pour les comptes et contacts ou les produits, selon le cas.
  

Afficher les informations de Zoho Finance Suite dans leur contexte

Une fois l'intégration de Zoho Finance Suite configurée, les utilisateurs peuvent afficher les informations de Zoho Finance Suite sous les comptes, contacts et clients potentiels associés. Veuillez noter que cette fonction est uniquement disponible pour les utilisateurs ayant activé les autorisations Zoho Books/Expenses/Subscriptions requises dans leur profil utilisateur. Assurez-vous que vous avez importé les enregistrements de compte de Zoho CRM vers Zoho Books/Expenses avant d'associer les factures.

Pour afficher les informations de Zoho Finance Suite dans leur contexte

1. Cliquez sur le module Contacts, Comptes, Fournisseurs ou Transactions et sélectionnez un enregistrement.
2. Sur la page [Détails de l'enregistrement] du module Contacts, Comptes, Fournisseurs ou Potentiels, accédez à la liste Zoho Books/Expenses/Subscriptions associée.
   
   • Liste Zoho Books associée.
     
   • Liste Zoho Expense associée.
     
   • Liste Zoho Subscriptions associée.
     
   • Liste Zoho Inventory associée. (Colis). 
     
     Toutes les informations Zoho Finance associées à l'enregistrement sont répertoriées.
     Les bons de commande sont affichés uniquement pour les fournisseurs.
     
3. Cliquez sur l'icône Actualiser à côté de chaque liste associée pour voir les derniers enregistrements.
4. Déplacez le pointeur de la souris sur un enregistrement et cliquez sur le lien PDF pour télécharger la facture/le devis/la commande client au format PDF.
5. Vous pouvez également créer un nouvel enregistrement à partir de chacune de ces listes associées.
   
   Vous ne pouvez pas créer un nouveau produit à partir de la liste associée Colis.

Envoyer les informations de Zoho Finance par e-mail

Envoyez à vos clients/fournisseurs des factures/devis/commandes clients/bons de commande au format PDF à partir de Zoho CRM. Seuls les utilisateurs dotés de l'autorisation E-mail pour Zoho Books peuvent utiliser cette fonctionnalité.

Pour envoyer des transactions par e-mail au format PDF

1. Cliquez sur l'onglet Zoho Books.
2. Cliquez sur le sous-module désiré.
3. Sur la page [Détails de l'enregistrement] de la facture/du devis/de la commande client/du bon de commande, cliquez sur le bouton E-mail.
4. Cliquez sur une facture/un devis/une commande client/un bon de commande.
5. Dans la page des détails, cliquez sur E-mail.
   
   Entrez les détails de l'e-mail.
   Pour les factures, vous pouvez choisir les options Joindre la facture au format PDF et Joindre un relevé client.
6. Cliquez sur Envoyer.

Remarque

• L'option Joindre la facture au format PDF est disponible pour les factures et les devis.
• L'option Joindre un relevé client est disponible pour les factures uniquement.
• Ces deux options ne sont pas disponibles pour les commandes clients ou les bons de commande.
  

Créer des vues personnalisées (applicable uniquement aux modules Zoho Books)

Puisque les modules Zoho Books sont maintenant disponibles en tant qu'enregistrements CRM, vous pouvez créer des vues personnalisées pour les factures, devis, commandes client et bons de commande.

Par exemple, vous pouvez créer un affichage liste personnalisé pour une facture créée sur un compte spécifique.

Voir aussi : Créer des affichages liste personnalisés

Créer des rapports et des tableaux de bord

Zoho CRM vous permet de générer des rapports et des tableaux de bord sur la base des modules Zoho Books and Zoho Expense.

Rapports Zoho Books

Une fois l'intégration de Zoho Books activée dans Zoho CRM, vous verrez également la section appelée Rapports Zoho Books dans le module Rapports. Cette section contient 6 rapports par défaut. Ce sont les suivants.

• Montant à payer par client
• Factures en retard par client
• Bon de commande ce mois-ci
• Ventes par client
• Ventes par produit
• Ventes par utilisateur
  

Ces rapports sont prédéfinis. Vous pouvez toujours modifier ces rapports et créer des rapports personnalisés pour le module Zoho Books. Si vous avez intégré Zoho Invoice, vous verrez les rapports Zoho Invoice.

Cette capture d'écran illustre un rapport du module Invoices créé pour indiquer le nombre de factures arrivant chaque jour à échéance au cours des 5 prochains jours.

Vous pouvez également créer un tableau de bord Zoho Books avec différents composants provenant des rapports Zoho Books. Ce tableau de bord indique le nombre de factures arrivant chaque jour à échéance au cours des 5 prochains jours.

Voir aussi : Création de tableaux de bord

Rapports Zoho Expense

Les rapports Zoho Expense pour Zoho CRM vous donnent un excellent aperçu de vos dépenses associées aux ventes. Imaginons que pour générer de nouvelles affaires, vous vous déplacez afin de rencontrer un groupe de prospects. Vous avez peut-être noté les frais de voyage, d'hébergement et autres dépenses pour l'ensemble du déplacement. Cela étant, comment pouvez-vous savoir si ces dépenses ont réellement été rentabilisées ?

Pour cela, vous devez pouvoir comparer le montant de chaque transaction conclue par rapport aux dépenses engagées à cet effet. Mais ceci est difficile si le détail de vos dépenses et vos données de vente se trouvent sur des outils différents. L'intégration de Zoho Expense à Zoho CRM comble cette lacune. Grâce à cette intégration, vous pouvez générer des rapports de dépenses dans n'importe quel contexte de vente à l'intérieur même de Zoho CRM.

Ainsi, dans l'exemple ci-dessus, vous serez en mesure de générer rapidement des rapports comparatifs des transactions par rapport aux dépenses afférentes et évaluer si vos dépenses sont excessives ou insuffisantes. Zoho CRM vous fournit également un ensemble d'autres rapports de dépenses par défaut. En voici quelques-uns.

Vous pouvez modifier ces rapports, en générer de nouveaux et les utiliser pour créer des tableaux de bord.

Remarque

• Lors de la création d'un rapport dans Zoho CRM, si vous choisissez l'un des modules Zoho Books comme module principal, par exemple Invoices, vous verrez les articles dans la liste des modules associés.
  
• Le module Articles consigne les articles/produits utilisés pour la création des devis, des commandes client et des factures. Veuillez vous assurer de choisir ce module à chaque fois que vous créez des rapports à partir des modules Zoho Books.
• Lorsque vous activez l'intégration de Zoho Books et de Zoho Inventory, les rapports sont renommés comme des rapports Zoho Finance.