1. Certains contenus peuvent n'être disponibles que pour des utilisateurs spécifiques.
2. Veuillez noter que Zoho Subscriptions est désormais Zoho Billing.
   

Une fois que vous aurez intégré Zoho Finance Suite dans Zoho CRM, vous pourrez effectuer les actions suivantes pour chacune des applications Zoho Finance.

Zoho Books

• L'onglet Zoho Books regroupe les sous-modules Factures, Devis, Commandes clients et Commandes fournisseur.
  
• Vous pourrez créer des factures, devis, commandes clients et commandes fournisseur dans CRM et ces données se synchroniseront également avec Zoho Books.
• Vous pouvez afficher les factures, devis, commandes clients et commandes fournisseur de manière contextuelle dans Zoho CRM.
• Vous pouvez créer des vues personnalisées, des rapports et des tableaux de bord dans CRM pour les modules Zoho Books.
• Vous pouvez également voir une bande Zoho Finance dans la page de détail des enregistrements Comptes/Contacts qui affiche les informations associées Dettes/Créances .
• Vous pouvez consulter les informations de stock à jour dans le module Produits, sous la section Informations Zoho Finance. Ces données proviennent de Zoho Finance Suite.
  
• Utilisateurs d'intégration
  

Zoho Invoice

• L'onglet Zoho Invoice regroupe les sous-modules Factures et Devis.
  
• Vous pourrez créer des factures et des devis dans CRM et ces données se synchroniseront également avec Zoho Invoice.
• Vous pouvez afficher les factures et devis de manière contextuelle dans Zoho CRM
• Vous pouvez créer des vues personnalisées, des rapports et des tableaux de bord dans CRM pour les modules Zoho Invoice.

Zoho Expense

• L'onglet Zoho Expense regroupe les sous-modules Dépenses et Rapports de dépenses.
  
• Vous pouvez créer des dépenses et des rapports de dépenses depuis CRM et ces données se synchroniseront également avec Zoho Expense.
• Vous pouvez également afficher les informations Zoho Expense de manière contextuelle dans CRM.

Zoho Subscriptions

• Le module Zoho Subscriptions est disponible une fois que Zoho Subscriptions est intégré. Vous pourrez créer des abonnements dans CRM et ces données se synchroniseront également avec Zoho Subscriptions.
  
• Vous pouvez également afficher la liste associée Zoho Subscriptions dans la page de détail de l'enregistrement.
  
• Vous pourrez afficher, ajouter et modifier les informations Zoho Subscriptions de manière contextuelle dans CRM.

Zoho Inventory

• Actuellement, vous ne verrez pas d'onglet Zoho Inventory. Cependant, vous pourrez consulter les informations Zoho Inventory de manière contextuelle via une liste associée et une bande d'informations dans les pages de détail des comptes et contacts associés. Voici une image qui affiche le statut d'un colis : par exemple, Expédié, Livré, etc.
  
  Voici la bande d'informations sur la page de détail d'un compte. Les détails Zoho Inventory s'affichent sous Articles commandés et Expédition en cours tandis que les informations Zoho Books s'affichent sous Créances et Dettes. 
  
  

Mise à jour des enregistrements au sein des modules d'intégration

Vous pouvez mettre à jour le statut des Factures, Devis, Commandes fournisseur et Commandes clients directement depuis Zoho CRM.

Lorsque vous envoyez un Devis à un client pour approbation, il peut arriver que le client l'accepte hors ligne, par exemple lors d'un appel téléphonique. Dans ce cas, vous pouvez marquer manuellement un Devis comme Accepté directement depuis Zoho CRM.

De la même manière, vous pouvez effectuer de nombreuses actions sur les Factures, Devis, Commandes fournisseur et Commandes clients directement depuis Zoho CRM. Elles sont listées ci-dessous :

• Marquer comme Envoyée

• Marquer comme Envoyée
  
• Marquer comme Accepté
• Marquer comme Refusé
  

• Convertir en Ouvert
• Marquer comme Fermé
• Marquer comme Annulé
• Rouvrir

• Convertir en Ouvert
  
• Marquer comme Annulé
• Marquer comme Fermé
• Rouvrir
  

Créer des enregistrements Zoho Finance dans Zoho CRM

Pour créer des enregistrements Zoho Finance, vous n'avez pas besoin de vous connecter à l'une des applications Zoho Finance. Vous pouvez en créer un depuis Zoho CRM. Cela inclut les modules Zoho Books : Factures, Devis, Commandes client, Commandes fournisseur, ainsi que les modules Zoho Expense : Frais et Rapports de frais.

Pour créer un enregistrement Zoho Finance dans Zoho CRM

1. Accédez à l'onglet Zoho Finance souhaité. (Zoho Books/Zoho Expense)
2. Cliquez sur le sous-module souhaité. Exemple : Factures.
3. Cliquez sur Nouveau [enregistrement]. Exemple : Nouvelle facture.
   Le formulaire de facture de Zoho Books s'affiche dans CRM.
4. Complétez les [enregistrement] détails et Enregistrez l'enregistrement.
   L'enregistrement Zoho Finance créé dans CRM se synchronisera aussi instantanément avec l'application Zoho Finance correspondante, en l'occurrence Zoho Books.

Remarque

• La synchronisation des données dans les modules transactionnels est instantanée. En revanche, la synchronisation des comptes, contacts et produits s'effectue une fois toutes les 2 heures.
• Vous pouvez toutefois toujours activer la synchronisation instantanée pour les comptes, contacts et produits manuellement depuis Zoho Books ainsi que Zoho CRM.
• Pour activer la synchronisation manuelle dans Zoho CRM, allez à Configuration > Extensions et API > Zoho > Zoho Finance Suite et cliquez sur Synchroniser maintenant sous les sections Synchronisation des contacts, Synchronisation des fournisseurs et Synchronisation des produits selon vos besoins.
• Pour activer la synchronisation manuelle des comptes, contacts et produits dans Zoho Books, cliquez sur Paramètres > Intégrations > Applications Zoho > Zoho CRM et activez la synchronisation instantanée pour les comptes et contacts ou produits selon vos besoins.
  

Afficher les informations de Zoho Finance Suite en contexte

Une fois l'intégration de Zoho Finance Suite configurée, les utilisateurs peuvent consulter les informations de Zoho Finance Suite sous les comptes, contacts et opportunités associés. Veuillez noter que cette fonctionnalité sera disponible uniquement pour les utilisateurs disposant des autorisations requises de Zoho Books/Expenses/Subscriptions activées dans leurs profils utilisateur. Assurez-vous d'avoir importé les enregistrements de compte de Zoho CRM vers Zoho Books/Expenses avant d'associer les factures.

Pour afficher les informations de Zoho Finance Suite en contexte

1. Cliquez sur Contacts, Comptes, Fournisseurs ou Transactions et sélectionnez un enregistrement.
2. Sur la page de [détails de l'enregistrement] des modules Contacts, Comptes, Fournisseurs ou Opportunités, accédez à la Zoho Books/Expenses/Subscriptions liste associée.
   
   • Liste associée Zoho Books.
     
   • Liste associée Zoho Expense.
     
   • Liste associée Zoho Subscriptions.
     
   • Liste associée Zoho Inventory. (Packages).
     
     Toutes les informations de Zoho Finance associées à l'enregistrement seront listées.
     Les commandes fournisseur s'affichent uniquement pour les fournisseurs.
     
3. Cliquez sur l'icône Actualiser à côté de chaque liste associée pour consulter les derniers enregistrements.
4. Pointez sur un enregistrement et cliquez sur le lien PDF pour télécharger la facture/le devis/la commande client au format PDF.
5. Vous pouvez également créer un nouvel enregistrement à partir de chacune de ces listes associées.
   
   Vous ne pouvez pas créer un nouveau produit à partir de la liste associée Packages.

Envoyer les informations Zoho Finance par e-mail

Envoyez les factures/devis/commandes client/commandes fournisseur au format PDF à vos clients/fournisseurs depuis Zoho CRM. Seuls les utilisateurs disposant de E-mail et l'autorisation pour Zoho Books peuvent utiliser cette fonctionnalité.

Pour envoyer par e-mail les transactions en tant que fichiers PDF

1. Cliquez sur l'onglet Zoho Books.
2. Cliquez sur le sous-module souhaité.
3. Dans la page [Détails de l'enregistrement] de la facture/devis/commande client/commande fournisseur, cliquez sur le bouton E-mail.
4. Cliquez sur une facture/un devis/une commande client/une commande fournisseur.
5. Dans la page de détails, cliquez sur E-mail.
   
   Entrez les détails de l'e-mail.
   Pour les factures, vous pouvez choisir de joindre le fichier PDF de la facture ainsi que joindre le relevé du client.
6. Cliquez sur Envoyer.

Remarque

• joindre le fichier PDF de la facture est disponible pour les factures et les devis.
• Joindre le relevé du client est disponible uniquement pour les factures.
• Aucune de ces options n'est disponible pour les commandes fournisseur ou les commandes client.
  

Créer des affichages personnalisés

Comme les modules Zoho Books et Zoho Subscription sont disponibles en tant qu'enregistrements CRM, vous pouvez créer des affichages personnalisés pour les factures, devis, commandes client et commandes fournisseur dans le module Zoho Books, ainsi que pour le module Zoho Subscription.

Par exemple, vous pouvez créer un affichage de liste personnalisé pour les factures établies pour un compte particulier.

Voir aussi : Créer des affichages de liste personnalisés

Créer des rapports et des tableaux de bord

Zoho CRM vous permet de générer des rapports et des tableaux de bord basés sur les modules Zoho Books et Zoho Expense.

Rapports Zoho Books

Une fois que l'intégration Zoho Books a été activée dans Zoho CRM, vous verrez également une section intitulée Rapports Zoho Books dans le module Rapports. Cette section contient 6 rapports par défaut. Les voici.

• Montants à payer par client
• Factures en retard par client
• Commandes fournisseur ce mois-ci
• Ventes par client
• Ventes par produit
• Ventes par utilisateur
  

Ces rapports sont prédéfinis. Vous pouvez toujours modifier ces rapports et aussi créer des rapports personnalisés pour le module Zoho Books. Si vous avez intégré Zoho Invoice, vous verrez les Rapports Zoho Invoice.

Ci-après se trouve une capture d'écran d'un rapport Factures créé pour afficher le nombre de factures à recevoir chaque jour au cours des 5 prochains jours.

Voir aussi : Création de rapports

Vous pouvez également créer un tableau de bord Zoho Books avec différents composants provenant des Rapports Zoho Books. Voici un tableau de bord qui affiche le nombre de factures à recevoir chaque jour au cours des 5 prochains jours.

Voir aussi : Création de tableaux de bord

Rapports Zoho Expense

Les rapports Zoho Expense pour Zoho CRM vous offrent une excellente visibilité sur vos dépenses liées aux ventes. Supposons que, pour générer de nouvelles affaires, vous voyagiez pour rencontrer des prospects. Vous avez peut-être noté les frais de transport, d'hébergement et autres dépenses pour l'ensemble du voyage – mais comment savoir si ces dépenses ont porté leurs fruits ?

Cela n'est possible que si vous comparez le montant de chaque transaction conclue par rapport aux dépenses engagées pour y parvenir. Mais c'est fastidieux tant que vos détails de dépenses et vos données de ventes se trouvent dans des outils différents. L'intégration Zoho Expense avec Zoho CRM comble cette lacune. Avec cette intégration, vous pourrez générer des rapports de dépenses dans n'importe quel contexte commercial directement dans Zoho CRM.

Ainsi, dans l'exemple ci-dessus, vous pourrez rapidement générer des rapports sur les transactions par rapport aux dépenses associées à ces transactions et voir si vous avez dépensé trop ou trop peu. Zoho CRM vous fournit également un ensemble d'autres rapports de dépenses par défaut. En voici quelques-uns.

Vous pouvez modifier ces rapports, en générer de nouveaux et aussi créer des tableaux de bord à partir de ceux-ci.

Rapports Zoho Subscription

Aperçu de Zoho Subscription

Remarque

• Lors de la création d'un rapport dans Zoho CRM, si vous choisissez l'un des modules Zoho Books comme module principal, par exemple Factures, vous verrez Articles dans la liste des modules associés.
  
• Le module Articles stocke les articles de ligne/produits qui sont utilisés pour créer des devis, des commandes client et des factures. Assurez-vous de choisir ce module chaque fois que vous créez des rapports à partir des modules Zoho Books.
• Lorsque vous activez l'intégration Zoho Books et Zoho Inventory, les rapports seront renommés en Rapports Zoho Finance.