Utilisation de l'intégration de Zoho Forms

Utilisation de l'intégration de Zoho Forms

Qu'est-ce que Zoho Forms ?

Grâce à Zoho Forms, vous pouvez facilement créer un formulaire en ligne pour tous les besoins de votre entreprise. Créez et personnalisez le formulaire, ajoutez les champs requis et envoyez-le à vos clients afin de faciliter la collecte de données. Vous pouvez capturer les soumissions de formulaire dans Zoho CRM et pré-remplir certaines données telles que le nom, l'e-mail, etc. dans votre formulaire à partir du CRM.

Par exemple, Zylker, une boutique de vêtements, a mis en place une exposition et souhaite ajouter les clients intéressés en tant que leads dans son compte Zoho CRM. Le responsable de Zylker crée donc un formulaire dans Zoho Forms et l'intègre à Zoho CRM. Désormais, lorsqu'un client intéressé soumet le formulaire, ses données sont automatiquement capturées en tant que lead dans le compte Zoho CRM. 

Au bout d'un mois, le responsable souhaite mettre à jour les informations de tous ses clients et obtenir leur consentement concernant la mise à jour des politiques de confidentialité de l'entreprise. 
Il crée alors le formulaire, pré-renseigne le nom et l'intègre afin de mettre à jour les enregistrements existants du client lors de la soumission du formulaire. 

Disponibilité
Autorisation requise
Les utilisateurs disposant d'un profil Administrateur peuvent configurer l'intégration de Zoho Forms.

Quels sont les avantages de l'intégration de Zoho Forms et de Zoho CRM ?

En intégrant Zoho Forms à Zoho CRM, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • Pré-remplissez les données de Zoho CRM dans votre formulaire. 
  • Transférez les données des soumissions de formulaires dans Zoho CRM.
  • La synchronisation bidirectionnelle garantit le transfert de données entre Zoho Forms et Zoho CRM.

Intégration de Zoho Forms

L'intégration de Zoho Forms avec CRM comprend les étapes suivantes : 

Étape 1 : Créez un formulaire

Sous Zoho Forms, vous pouvez créer un nouveau formulaire en partant de zéro ou choisir parmi les modèles disponibles.
Rendez-vous sur : https://forms.zoho.com et commencez à créer votre formulaire.

Étape 2 : ajoutez le champ Zoho CRM dans le formulaire

Vous pouvez glisser-déposer le champ Zoho CRM dans le formulaire, ce qui peut vous aider dans les actions suivantes : 

  • Envoyer un formulaire personnalisé : l'ajout du champ Zoho CRM vous permet d'envoyer à vos clients existants un formulaire personnalisé contenant leurs informations importantes pré-remplies. 
  • Transférer les informations client vers CRM : lorsque votre client a soumis le formulaire, vous pouvez ajouter ses informations en tant que nouvel enregistrement, ajouter des remarques, des événements, des tâches à la liste associée, ou encore mettre à jour les enregistrements existants dans Zoho CRM. 

Pour ajouter un champ Zoho CRM dans votre formulaire

  1. Faites glisser et déposez le champ Zoho CRMdans votre générateur de formulaires.
  2. Dans la fenêtre contextuelle Ajouter un champ Zoho CRM, procédez comme suit : 
    1. Sélectionnez le Module dans la liste déroulante.
    2. Sélectionnez la Disposition et le Champ appropriés dans la liste déroulante.
    3. Cochez la case pour mapper les champs de Zoho CRM avec Zoho Forms, afin de remplir automatiquement les données du formulaire depuis le CRM. 
    4. Mappez les champs et cliquez sur Enregistrer.

Étape 3 : intégration à partir de Zoho Forms 

L'intégration de votre formulaire à Zoho CRM vous permet d'effectuer les opérations suivantes :

  • Ajouter un nouvel enregistrement : les informations saisies dans le formulaire sont ajoutées en tant que nouvel enregistrement dans votre compte CRM lors de la soumission. 
  • Ajouter une liste associée : les remarques, les événements, les tâches, etc. sont ajoutés en tant que liste associée à un enregistrement existant.
  • Mettre à jour l'enregistrement : la valeur d'un enregistrement existant est mise à jour avec les entrées ajoutées dans le formulaire.

Mappage des champs : vous permet de mapper les champs obligatoires et autres champs du CRM aux champs correspondants du formulaire. En effet, chaque fois qu'un formulaire est soumis, les données saisies dans les champs sont saisies dans les champs correspondants dans Zoho CRM. 
Par exemple, le champ Nom est ajouté dans le formulaire et mappé au champ Nom dans Zoho CRM. Désormais, lorsque le client soumet le formulaire, le nom de famille dans CRM est automatiquement rempli.

Actions : il peut arriver que vous souhaitiez effectuer certaines actions lorsqu'un formulaire est soumis. Zoho Forms vous permet d'effectuer certaines actions.


Pour intégrer le formulaire au CRM

  1. Accédez à l'onglet Intégrations et choisissez la fonction à exécuter. 
    1. Pour ajouter un nouvel enregistrement
      1. Accédez à l'onglet Intégrations > Zoho CRM > + Nouvel enregistrement.



      2. Sélectionnez le module et la disposition de votre choix.



      3. Mappez les champs obligatoires de Zoho CRM avec les champs correspondants dans Zoho Forms.
      4. Pour mapper d'autres champs de Zoho CRM avec Zoho Forms, cliquez sur le bouton +Ajouter des champs.



      5. Sélectionnez le champ du CRM dans la liste déroulante. Les champs de formulaire pertinents sont répertoriés dans la liste déroulante sous Zoho Forms.
      6. Sélectionnez les actions à effectuer et cliquez sur Intégrer.
    1. Pour ajouter une liste associée
      1. Accédez à l'onglet Intégrations > Zoho CRM > +Liste associée.
      2. Sélectionnez le module, la liste associée et la disposition dans la liste déroulante.



      3. Mappez les champs obligatoires de Zoho CRM avec les champs correspondants dans Zoho Forms.
      4. Pour mapper d'autres champs de Zoho CRM avec Zoho Forms, cliquez sur le bouton +Ajouter des champs.
      5. Sélectionnez les actions à effectuer et cliquez sur Intégrer.
        Les actions Workflows et Pièces jointes sont les actions disponibles.
    1. Pour mettre à jour l'enregistrement
      1. Accédez à l'onglet Intégrations > Zoho CRM > Mettre à jour l'enregistrement.
      2. Le module et la disposition de votre choix s'affichent par défaut.



      3. Mappez les champs obligatoires de Zoho CRM avec les champs correspondants dans Zoho Forms.
      4. Pour mapper d'autres champs de Zoho CRM avec Zoho Forms, cliquez sur le bouton +Ajouter des champs.
      5. Sélectionnez les actions à effectuer et cliquez sur Intégrer.
        Les actions Workflows et Pièces jointes sont les actions disponibles.

Étape 4 : intégration de Zoho CRM

En activant cette intégration, vous pouvez partager avec vos clients certaines informations pré-remplies du formulaire à partir de Zoho CRM.

Pour intégrer Zoho Forms à partir de Zoho CRM

  1. Accédez à Zoho CRM Configuration > Marketplace > Zoho > Zoho Forms.
  2. Sur la page d'intégration Zoho Forms, cliquez sur Créer un compte.
    Cette option s'affiche si vous n'avez pas de compte dans Zoho Forms.



  3. Activez le commutateur Pré-remplissage des données.

Remarque
  • Si vous ne disposez pas de compte Zoho Forms, un nouveau compte sera créé automatiquement lors de l'intégration.

Étape 5 : partagez avec les clients

Envoyer le formulaire par e-mail

 : vous pouvez envoyer le formulaire à vos clients à l'aide du modèle d'e-mail que vous avez créé ou en ajoutant l'URL dans le corps de votre e-mail. 

Créer un modèle d'e-mail : si vous souhaitez envoyer un e-mail standard à tous vos clients, vous pouvez créer un modèle d'e-mail portant l'URL du formulaire approprié. Une fois créé, le modèle approprié peut être choisi et envoyé à vos leads ou contacts.

Pour envoyer un formulaire à l'aide de modèles d'e-mail
  1. Sélectionnez le module Leads ou Contacts et choisissez les enregistrements.
  2. Cliquez sur Envoyer le message.
  3. Cliquez sur Choisir un modèle et sélectionnez le modèle.

  4. Cliquez sur Envoyer.

Pour ajouter l'URL du formulaire dans l'e-mail

  1. Sélectionnez les enregistrements et cliquez sur Envoyer un e-mail. 
  2. Dans la section Rédiger un e-mail, cliquez sur le lien Insérer des formulaires.
  3. Dans la fenêtre contextuelle Insérer Zoho Forms, procédez comme suit : 
    1. Nom du formulaire : choisissez un formulaire dans la liste déroulante.
    2. Dans le lien Formulaires, l'URL du formulaire s'affiche automatiquement.
    3. Cliquez sur Aperçu pour afficher le formulaire. 
    4. Ajoutez le texte à afficher qui sert de lien hypertexte vers votre formulaire.
    5. Cliquez sur Insérer pour ajouter l'URL à votre e-mail.



  4. Cliquez sur Envoyer.

Désactiver l'intégration de Zoho Forms

Vous pouvez choisir de désactiver l'intégration de Zoho Forms si nécessaire. Une fois l'intégration désactivée, vous ne pourrez pas effectuer les actions suivantes : 

  • Le lien Insérer des formulaires dans les modèles d'e-mail ne sera pas disponible.
  • Les modèles d'e-mail contenant les liens vers le sondage sont conservés, sauf si vous les supprimez manuellement. 
  • Les formulaires envoyés via Zoho CRM ne contiennent pas de valeurs pré-remplies. 

Pour désactiver l'intégration Zoho Forms

  1. Cliquez sur Configuration > Marketplace > Zoho > Zoho Forms.
  2. Désactivez le commutateur Pré-remplissage des données.

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