Politique de nettoyage

Dans le cadre de notre politique de nettoyage, la synchronisation IMAP sera interrompue dans les cas suivants :

1. Si les e-mails synchronisés via IMAP ne sont pas ouverts pendant plus d'un mois.
   
2. Si un utilisateur est inactif pendant plus de 5 mois. 
   

Les actions suivantes seront effectuées :

1. La configuration des e-mails sera désactivée. La synchronisation des e-mails sera interrompue et tous les e-mails stockés ou traités, présents dans CRM, seront supprimés.
   
2. SalesInbox sera désactivé. 

Autorisation requise
Les utilisateurs autorisés à intégrer des e-mails peuvent configurer l'intégration IMAP.

Configurer un compte IMAP

Pour ajouter un des comptes IMAP

1. Dans Zoho CRM, accédez à Configuration > Canaux > E-mail > Configuration des e-mails.
   
2. Sur l'onglet E-mail, effectuez une sélection sous Services e-mail populaires.
   
   
3. Cliquez sur IMAP.
   
4. Dans la fenêtre contextuelle Se connecter, entrez l'adresse e-mail et cliquez sur Suivant.
   
   Cliquez sur Créer un compte, si vous n'avez pas de compte.
   
   
   
5. Entrez le mot de passe et cliquez sur Autoriser, pour permettre à Zoho d'accéder à votre compte.
   Dans le cas où vous avez activé l'authentification à deux facteurs pour votre compte de messagerie, vous devez entrer le mot de passe spécifique à l'application pour la configuration IMAP, et non le mot de passe de votre adresse e-mail normale.
   
6. Cliquez sur Continuer.
   
7. Cliquez sur le lien Ajouter pour ajouter d'autres adresses d'expédition, si nécessaire.
   
8. Cliquez sur Détails du serveur pour afficher les paramètres de serveur entrant et sortant.
   Les détails sur le serveur sont automatiquement saisis dans Détails du serveur lorsque vous sélectionnez l'une des intégrations IMAP populaires.
9. Choisissez Configuration du partage des e-mails. Voir également : Configuration du partage des e-mails
   

Remarque

• Une fois le compte IMAP configuré, vous recevrez un e-mail de confirmation lorsque les e-mails existants sont synchronisés.
  
• Si votre serveur SMTP ne prend pas en charge la conservation d'une copie des e-mails envoyés, vous pouvez cocher l'option « Stocker les messages envoyés sur le serveur » qui stocke la copie des e-mails envoyés dans votre boîte aux lettres.
  
  

Générer un mot de passe spécifique à l’application

L'authentification à deux facteurs est un service fourni par tous les principaux clients de messagerie, qui offre un niveau de sécurité supplémentaire à la boîte aux lettres de l'utilisateur. Lorsque l'authentification à deux facteurs est activée pour un compte de messagerie, l'accès à ce compte nécessite plus que la simple combinaison nom d'utilisateur et mot de passe. Il exige en plus un code unique envoyé sur le numéro de mobile enregistré du titulaire du compte de messagerie. Cette procédure rend plus difficile tout accès non autorisé à un compte de messagerie.

Si le service d'authentification à deux facteurs est activé pour le compte de messagerie que vous souhaitez configurer dans Zoho CRM, vous devez saisir le mot de passe spécifique à l’application du compte de messagerie pour la configuration IMAP et NON le mot de passe de votre compte de messagerie normal. Voici les instructions à suivre afin de générer le mot de passe spécifique à l'application pour différents clients de messagerie populaires.

Pour un compte Zoho Mail

Si vous souhaitez configurer votre compte Zoho Mail via IMAP dans Zoho CRM, et que le service d'authentification à deux facteurs est activé pour ce compte, procédez comme suit pour générer le mot de passe spécifique à application pour votre compte Zoho Mail.

1. Connectez-vous à votre compte Zoho.
   
2. Accédez à Sécurité > Mots de passe de l'application.
   
3. Cliquez sur Générer un nouveau mot de passe.
   
   
4. Dans la fenêtre contextuelle Mots de passe spécifiques à l'application, saisissez le nom de l'application et cliquez sur Générer.
   
   
5. Copiez le mot de passe spécifique à l'application. 
   Le mot de passe ne s'affiche plus.
   
   
6. Vous pouvez supprimer tout mot de passe, si vous n'utilisez plus l'appareil ou si vous souhaitez supprimer l'accès à l'application.
   

Pour un compte Gmail

Si vous souhaitez configurer votre compte Gmail via IMAP dans Zoho CRM, et que le service d'authentification à deux facteurs est activé pour ce compte, suivez les instructions ci-dessous afin de générer le mot de passe spécifique à l'application pour votre compte Gmail.

1. Connectez-vous à votre compte Google
   
2. Rendez-vous sur la page Mots de passe des applications.
   
3. Dans la liste déroulante Sélectionner l'application, sélectionnez Autre.
   
4. Saisissez le nom personnalisé, par exemple, IMAP pour Zoho CRM. 
   
5. Cliquez sur Générer.
   
6. Copiez-collez le mot de passe unique spécifique à l'application généré dans la zone de texte Mot de passe pour la configuration IMAP dans Zoho CRM. Vous pouvez révoquer tout mot de passe, si vous n'utilisez plus l'appareil ou pour supprimer l'accès à l'application.
   

Pour un compte Outlook

Si vous souhaitez configurer votre compte Outlook via IMAP dans Zoho CRM, et que le service d'authentification à deux facteurs est activé pour ce compte, suivez les instructions ci-dessous afin de générer le mot de passe spécifique à application pour votre compte Outlook.

1. Connectez-vous à votre compte Outlook.
   
2. Sous Mots de passe de l'application, cliquez sur Créer un nouveau mot de passe pour l'application. 
   
3. Copiez et collez le mot de passe unique spécifique à l'application généré dans la zone de texte Mot de passe pour la configuration IMAP dans Zoho CRM.
   

Pour un compte Office 365

Si vous souhaitez configurer votre compte Office 365 via IMAP dans Zoho CRM, et que le service d'authentification multifacteur est activé pour ce compte, procédez comme suit pour générer le mot de passe spécifique à application pour votre compte Office 365.

Remarque

• Pour que vous puissiez générer un mot de passe spécifique à l'application pour votre compte Office 365, votre administrateur doit avoir configuré votre compte utilisateur pour l'authentification multifacteur.
  Voir aussi : Comment configurer l'authentification multifacteur pour Office 365
• La première fois que vous générez un mot de passe spécifique à l'application, vous serez invité à saisir votre numéro de téléphone pour vérification. Les instances suivantes de génération d'un mot de passe spécifique à l'application pour Office 365 ne nécessitent pas la vérification du numéro de téléphone.
  

Pour générer un mot de passe spécifique à l'application pour Office 365

1. Connectez-vous à votre compte Office 365.
   
2. Accédez à Paramètres > Vérification supplémentaire de sécurité.
   
3. Cliquez sur la sous-section comme indiqué dans l'image ci-dessous.
   
4. Cliquez sur l'option Mots de passe de l'application.
   
5. Dans la fenêtre contextuelle Créer le mot de passe de l'application, saisissez votre identifiant pour le mot de passe.
   Cela vous aidera à vous rappeler pourquoi vous l'avez créé.
   
6. Cliquez sur Suivant.
   
7. Votre mot de passe d'application s'affiche.
   
   Copiez et collez le mot de passe unique spécifique à l'application généré dans la zone de texte Mot de passe pour la configuration IMAP dans Zoho CRM.

Pour un Compte Yahoo Mail

Si vous souhaitez configurer votre compte Yahoo via IMAP dans Zoho CRM, et que le service d'authentification à deux facteurs est activé pour ce compte, procédez comme suit pour générer le mot de passe spécifique à application pour votre compte Yahoo.

1. Connectez-vous à votre compte Yahoo Mail.
   
2. Accédez à Paramètres > Informations de compte.
   
3. Dans la page Informations de compte, sélectionnez Sécurité du compte.
   
4. Sous Vérification en deux étapes, cliquez sur Générer le mot de passe de l'application. 
   
   La vérification en deux étapes doit être activée pour permettre la génération du mot de passe spécifique à l'application.
5. À partir de la liste déroulante Sélectionner l'application, sélectionnez Autre et saisissez le nom de l'application. Par exemple, IMAP pour Zoho CRM.
   
6. Cliquez sur Générer.
   
7. Copiez et collez le mot de passe unique spécifique à l'application généré dans la zone de texte Mot de passe pour la configuration IMAP dans Zoho CRM.
   

Configurer un compte IMAP personnalisé

Pour ajouter des comptes IMAP personnalisés

1. Dans Zoho CRM, accédez à Configuration > Canaux > E-mail > Configuration des e-mails et cliquez sur Autre compte de messagerie.
   
2. Dans la page Autre compte de messagerie, cliquez sur IMAP sous Intégrations e-mail personnalisées.
   
   
3. Sur la page Intégration IMAP, saisissez les détails requis.
   
   • Saisissez le nom du serveur entrant, le port, l'adresse e-mail et le mot de passe.
     
   • Remplissez les champs Nom du serveur sortant, Port, Adresse e-mail et Mot de passe.
     
   • Cliquez sur Continuer.
     
4. Si les deux entrées sont identiques, cochez la case Utiliser les mêmes informations d'identification pour le serveur sortant.
   
5. Cliquez sur le lien Ajouter pour ajouter d'autres adresses d'expédition, si nécessaire.
   
6. Cliquez sur Détails du serveur pour afficher les paramètres de serveur entrant et sortant.
   Les détails sur le serveur sont automatiquement saisis dans Détails du serveur lorsque vous sélectionnez l'une des intégrations IMAP populaires.
7. Sélectionnez les Autorisations de partage des e-mails.
   

Afficher les e-mails

Une fois le compte IMAP configuré, vos e-mails envoyés et reçus sont associés aux leads/contacts de Zoho CRM, dans la vue de liste associée à E-mails. Il s'agit notamment des e-mails envoyés aux adresses e-mail principales et secondaires des leads/contacts. Les e-mails de cette liste associée peuvent être triés en fonction des utilisateurs qui ont partagé leur compte de messagerie lors de la configuration de leur compte IMAP. Vous pouvez sélectionner Tous dans la liste déroulante ou un utilisateur spécifique pour afficher l'e-mail. Notez que l'option d'affichage de tous les e-mails est uniquement prise en charge dans la configuration IMAP.

Lorsque le compte IMAP est configuré, les e-mails envoyés ou reçus à partir de l'adresse e-mail configurée seront synchronisés et stockés dans votre compte Zoho CRM. Tous ces e-mails seront supprimés lors de la désactivation du compte IMAP, à l'exception des e-mails dans MS Outlook et les serveurs de messagerie (ces e-mails seront conservés).

Pour afficher les e-mails de leads/contacts

1. Accédez au module Leads/Contacts.
   
2. Cliquez sur un enregistrement dans le module.
   
3. Dans la liste E-mails associée, sélectionnez l'utilisateur partagé IMAP souhaité dans la liste déroulante.
   Les e-mails envoyés via IMAP sont affichés.