Le complément Zoho Mail vous aide à gérer l'ensemble de la correspondance clients au sein de votre compte Zoho CRM. Il vous permet de suivre toutes les communications par e-mail entre les clients et les utilisateurs CRM. De plus, en tant qu'administrateur, vous disposez de l'ensemble des fonctionnalités suivantes pour gérer les utilisateurs du complément Zoho Mail.

• Effectuer une sauvegarde du compte de messagerie de l'utilisateur désactivé
• Verrouiller les configurations du complément Mail
• Déverrouiller les configurations du complément Mail

Ces fonctionnalités s'avèrent utiles quand un utilisateur qui utilise le complément Zoho Mail est désactivé dans Zoho CRM. Lors de la désactivation d'un utilisateur, toutes les conversations par e-mail qu'il a eues avec les clients sont perdues. Pour éviter ce problème, vous pouvez effectuer une sauvegarde du compte de messagerie de l'utilisateur désactivé. Ce faisant, les e-mails associés aux enregistrements dans CRM seront restaurés et disponibles pour que les autres utilisateurs (Représentants commerciaux) en prennent la relève.

Effectuer une sauvegarde du compte de messagerie de l'utilisateur

Vous pouvez effectuer une sauvegarde du compte de messagerie de l'utilisateur désactivé uniquement si le type de compte est Partage au niveau des enregistrements ou Partage complet. Une fois la sauvegarde effectuée, tous les e-mails de l'utilisateur associés aux enregistrements dans Zoho CRM seront disponibles.

Pour effectuer une sauvegarde des données

1. Allez à Configuration > Contrôle de sécurité > Utilisateurs du complément Zoho Mail.
2. Dans la page Utilisateurs du complément Zoho Mail, tous les utilisateurs actifs et confirmés utilisant le complément Zoho Mail seront listés.
   Vous pouvez afficher les Boîte aux lettres, Type de compte détails pour tous les utilisateurs. Pour l'utilisateur désactivé, les Détails de la sauvegarde des e-mails seront également disponibles.
3. Cliquez sur Sauvegarder les données.
   La sauvegarde des e-mails associés aux enregistrements CRM sera lancée. Une fois la sauvegarde effectuée, l'état seraÉtat Terminé.

Verrouiller la configuration du complément Zoho Mail

Les configurations du complément Zoho Mail ne peuvent être modifiées que par les utilisateurs eux-mêmes. Vous ne pouvez pas modifier les configurations des comptes de messagerie d'autres utilisateurs, mais vous pouvez verrouiller les configurations en tant qu'administrateur. En les verrouillant, l'utilisateur ne pourra pas modifier les paramètres du complément de messagerie, notamment le changement du type de compte ou de la boîte aux lettres.

Cette fonctionnalité s'avère utile quand vous envisagez d'effectuer une sauvegarde du compte de messagerie de l'utilisateur désactivé. Vous pouvez effectuer une sauvegarde pour les types de compte disposant uniquement Partage au niveau des enregistrements et Partage complet d'options. Ainsi, afin d'empêcher l'utilisateur de modifier le type de compte en mode Privé, vous pouvez verrouiller la configuration du complément de messagerie.

Pour verrouiller les configurations du complément de messagerie

1. Allez à Configuration > Contrôle de sécurité > Utilisateurs du complément Zoho Mail.
   Tous les utilisateurs actifs et confirmés utilisant le complément Zoho Mail seront listés.
   Vous pouvez afficher les Boîte aux lettres, Type de compte détails pour tous les utilisateurs. Pour l'utilisateur désactivé, les Détails de la sauvegarde des e-mails seront également disponibles.
2. Cliquez sur Verrouiller la configuration pour l'utilisateur correspondant.

Déverrouiller la configuration du complément Zoho Mail

En tant qu'administrateur, vous pouvez toujours verrouiller les configurations du complément Mail pour les utilisateurs, afin de les empêcher de modifier les paramètres, et aussi déverrouiller les configurations.

1. Allez à Configuration > Contrôle de sécurité > Utilisateurs de l'extension Zoho Mail.
   Tous les utilisateurs actifs et confirmés utilisant l'extension Zoho Mail seront répertoriés.
   Vous pouvez consulter les Boîte aux lettres, Type de compte pour tous les utilisateurs. Pour l'utilisateur désactivé, les Détails de sauvegarde des e-mails seront également disponibles.
2. Cliquez sur Déverrouiller la configuration pour l'utilisateur correspondant.

Remarque

1. S'il y a plus d'un administrateur dans votre compte Zoho CRM, vous ne pourrez pas déverrouiller vos propres configurations de l'extension Mail. Vous pouvez uniquement le verrouiller pour les autres administrateurs.
   
2. Si vous êtes le seul administrateur de votre compte Zoho CRM, vous pouvez déverrouiller vos propres configurations de l'extension Mail.
   

Effectuer la dernière sauvegarde

Lorsqu'un utilisateur est désactivé, une sauvegarde du compte de messagerie de l'utilisateur peut être effectuée. Il peut aussi y avoir un cas où l'utilisateur réintègre l'entreprise et utilise le compte CRM pour envoyer des e-mails. Si l'utilisateur est désactivé à nouveau, vous pouvez effectuer une sauvegarde des derniers e-mails associés au compte CRM.
Deux cas où l'option Dernière sauvegarde ne sera pas disponible :

1. Si l'utilisateur n'enregistre pas la configuration de l'extension Zoho Mail une fois que l'administrateur l'a activé. L'utilisateur doit se connecter à son compte et enregistrer la configuration de l'extension de messagerie.
2. Si l'utilisateur modifie le paramètre en Compte privé, l'administrateur ne peut pas effectuer de sauvegarde après avoir désactivé l'utilisateur à nouveau.

Pour effectuer la dernière sauvegarde

1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Utilisateurs de l'extension Zoho Mail.
2. Dans la Utilisateurs de l'extension Zoho Mail page, cochez la case correspondant à l'utilisateur désactivé.
3. Cliquez sur Dernière sauvegarde.