Configurer l'intégration Zoho Projects

Configurer l'intégration Zoho Projects

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Activer l'intégration Zoho Projects

Pour activer l'intégration

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Allez à Configuration > Place de marché > Zoho > Zoho Projects.
  3. Dans la page Intégration Zoho Projects, cliquez sur Commencer.
    Les utilisateurs de l'édition gratuite peuvent essayer cette fonctionnalité pendant 15 jours.

Étapes d'intégration

L'intégration Zoho Projects pour votre compte CRM se compose de quatre étapes principales.
1. Configuration du portail/Portail Zoho Projects
Dans Zoho Projects, un portail est un lieu central où tous les projets peuvent être gérés et consultés. Vous pouvez configurer un portail depuis Zoho Projects dans cette intégration. Lors de l'intégration, tous les projets associés au portail sélectionné seront transférés vers Zoho CRM et pourront être gérés à partir de Zoho CRM. Il y a trois cas possibles pour la configuration du portail.
  1. Configurer votre propre portail Zoho Projects
  2. Configurer le portail d'un autre utilisateur
  3. Créer un portail dans Zoho Projects
2. Configuration du client
La Configuration du client affiche des informations sur la façon dont vos clients Zoho Projects sont liés à votre Zoho CRM. Un client dans Zoho Projects correspondra à un Contact, et l'entreprise du client correspondra à un Compte. La configuration est définie par le système et ne peut pas être modifiée.
3. Liste associée Zoho Projects dans Zoho CRM
  1. Vous pouvez sélectionner les modules pour afficher une liste associée Zoho Projects avec les détails du projet lors de l'intégration.
  2. Vous pouvez également mapper les champs du module avec Zoho Projects pour représenter précisément les détails de votre projet.
  3. Vous pouvez mapper les champs Zoho Projects avec les champs CRM correspondants des modules sélectionnés. Les champs standard et personnalisés dans Zoho Projects sont affichés dans le mappage des champs.
  4. Le mappage des champs garantit que les champs se remplissent automatiquement dans Zoho CRM chaque fois qu'un nouveau projet est créé.
4. Autorisations pour les utilisateurs Zoho CRM
Vous devez définir les autorisations pour tous les utilisateurs Zoho CRM en fonction de leurs profils. Lors de la configuration des autorisations pour les profils, tous les utilisateurs CRM sous les profils respectifs sont automatiquement transférés vers Zoho Projects. Le rôle des utilisateurs Zoho CRM transférés vers Projects est défini par défaut comme « Employees ». Si les utilisateurs CRM existaient déjà dans Zoho Projects avant cette intégration, leurs rôles restent inchangés.
Examinons les étapes une à une.

1.1. Configuration du portail

Un portail, dans Zoho Projects, est un lieu central où tous les projets peuvent être gérés et consultés. Vous pouvez configurer un portail depuis Zoho Projects dans cette intégration. Lors de l'intégration, tous les projets associés au portail sélectionné seront transférés vers Zoho CRM et pourront être gérés à partir de Zoho CRM. Il y a trois cas possibles pour la configuration du portail.
  • Configurer votre propre portail Zoho Projects
  • Configurer le portail d'un autre utilisateur
  • Créer un portail dans Zoho Projects

I. Configurer votre propre portail Zoho Projects

Pour configurer votre portail

  1. Allez à Configuration > Place de marché > Zoho > Zoho Projects.
  2. Dans la page Intégration Zoho Projects, sous Nom du portail sélectionnez un portail dans la liste déroulante.
    Tous vos portails s'afficheront ici.

II. Utiliser le portail d'un autre utilisateur

Pour configurer le portail d'un autre utilisateur

  1. Dans la page Configuration de Zoho Projects, cliquez sur Utiliser le(s) portail(s) d'un autre utilisateur lien.

  2. Entrez l'adresse e-mail de l'administrateur et cliquez sur Envoyer pour approbation.
    Un e-mail d'invitation sera envoyé à cette adresse.

    Vous devez attendre que la confirmation soit effectuée par l'administrateur des projets. Si l'e-mail n'est pas reçu, vous pouvez le renvoyer à partir de la page de configuration.
  3. Une fois approuvé, la page de configuration affichera Approuvé.
  4. Vous pouvez cliquer sur Continuer ou Annuler l'intégration.

Remarque
  1. Lors du renvoi de l'invitation, un e-mail de rappel sera envoyé à l'administrateur des projets. Lors de l'annulation de l'invitation, la demande envoyée deviendra invalide.
  2. Une notification par e-mail est envoyée après approbation, vous pouvez cliquer Procéder à l'intégration. Une fois que vous abandonnez l'intégration, vous pouvez envoyer une nouvelle demande.

Comment l'administrateur Zoho Projects approuvera-t-il la demande d'accès au portail ?

L'administrateur Zoho Projects recevra un e-mail du demandeur (administrateur CRM). Il doit confirmer la demande et sélectionner le portail auquel il souhaite donner accès.

L'administrateur peut rejeter la demande s'il ne souhaite pas accorder l'accès aux portails.
AlertSi les portails ne sont pas disponibles, le système rejettera automatiquement la demande et une notification par e-mail sera envoyée au demandeur et à l'administrateur.
Pour approuver la demande d'accès au portail
  1. Ouvrez l'e-mail de demande d'accès au portail et cliquez sur Cliquez ici.
    Vous serez redirigé vers la page Zoho Accounts.
  2. Cliquez sur Confirmer.

Vous recevrez un message de succès. Un e-mail d'approbation sera également envoyé au demandeur.


Notes

Remarque

Si aucun portail actif n'est disponible, l'administrateur recevra un message indiquant une URL invalide.

III. Créer un portail dans Zoho Projects

Si vous n'avez aucun portail, vous pouvez en créer un à partir de Zoho CRM.

  1. Dans Zoho CRM, sous Configuration du portail, cliquez sur Créer un nouveau portail.


  2. Saisissez un Nom du portail.
  3. Cliquez sur Créer.
  4. Choisissez le portail dans la liste déroulante et cliquez sur Enregistrer.

    Votre nouveau portail est maintenant créé et intégré à Zoho CRM.


1.2. Configuration du client

Cette section affiche le mappage de vos informations client de Zoho Projects avec les Contacts et Comptes de Zoho CRM. Votre client de Zoho Projects est mappé aux Contacts de votre CRM, et la société du client est mappée aux Comptes.

La configuration du client est définie par défaut et ne peut pas être modifiée. Le champ de liaison pour le client dans ce scénario est son adresse e-mail dans le module des contacts.
Lors de l'intégration, vous pouvez sélectionner les modules qui afficheront une liste associée à Zoho Projects avec les détails du projet. De plus, vous pouvez vous assurer que les détails de votre projet sont correctement reflétés dans ces modules en alignant les champs du module avec ceux de Zoho Projects.

Pour ajouter les listes associées à Zoho Projects dans les modules CRM
  1. Accédez à Configuration > Marketplace > Zoho > Zoho Projects.
  2. Sur la page d'intégration Zoho Projects, sous Liste associée à Zoho Projects dans Zoho CRM, cliquez sur Ajouter des modules.

  3. Dans la fenêtre des listes associées dans Zoho CRM :
    1. Mappez les champs du module Zoho CRM avec les champs respectifs de Zoho Projects.

    2. Ajoutez d'autres modules pour afficher la liste associée si nécessaire, et mappez les champs du module particulier.

Notes
Remarque :
  1. Les modules pris en charge pour configurer la liste associée à Zoho Projects dans Zoho CRM sont : Contacts, Comptes, Transactions, Produits, Tickets, Devis, Bons de commande, Commandes d'achat, Factures et Campagnes.

1.4. Définir les permissions pour les utilisateurs Zoho CRM

Pour définir les permissions pour les profils
  1. Dans Permissions pour les utilisateurs CRM, cliquez sur Configuration.
  2. Vous pouvez activer l'accès à l'intégration des projets pour des profils spécifiques en basculant le bouton de permissions.

  3. Cochez les cases pour les profils respectifs afin de définir les permissions de la liste associée à Zoho Projects, Afficher,Créer, Modifier, et Supprimer pour les utilisateurs CRM.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
    Si vous souhaitez modifier les autorisations du profil à l'avenir, vous pouvez le faire en cliquant sur le lien Modifier la configuration.

Correspondance des comptes clients

La correspondance des comptes clients est une option fournie dans le cadre de cette intégration. À cette étape, vous pouvez faire correspondre les clients (dans Zoho Projects) aux comptes (dans Zoho CRM). Une fois la correspondance exacte trouvée, les projets classés sous les clients sont automatiquement associés au compte correspondant dans Zoho CRM, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps et d'efforts. De plus, grâce à la correspondance personnalisée, vous pouvez sélectionner manuellement les clients dans Projects et les faire correspondre aux comptes CRM respectifs.


Si vous souhaitez mapper automatiquement les projets de ce ou ces client(s) vers le ou les compte(s), cliquez sur Oui, mapper les enregistrements correspondants. Les enregistrements sont mappés, et un e-mail concernant les enregistrements mappés et non mappés, ainsi que la raison pour laquelle certains enregistrements ont été démappés, est envoyé à l'administrateur ou aux administrateurs.

Si vous ne souhaitez pas utiliser cette option, cliquez sur Non, ignorer pour mapper les enregistrements manuellement ultérieurement.

Notes Remarque
  • La correspondance des comptes clients n'a lieu qu'une seule fois. Une fois que vous avez ignoré cette étape à ce stade, vous ne pouvez pas revenir au mappage automatique des clients avec les comptes à moins que vous ne désactiviez le portail Projects et que vous ne l'associiez à nouveau à Zoho CRM.
  • La correspondance des comptes clients implique également le mappage des utilisateurs clients (dans Zoho Projects) avec les contacts (dans Zoho CRM). Ce mappage se fait en arrière-plan et n'est pas affiché aux utilisateurs lors de l'intégration.
  • Les utilisateurs de contact sont les contacts disponibles dans votre CRM qui peuvent être ajoutés comme contacts dans Zoho Projects. S'il s'agit d'un contact, le contact n'aura pas accès au compte Zoho Projects. Cependant, les utilisateurs clients ont accès aux projets associés.

Désactiver l'intégration Zoho Projects

En tant qu'administrateur de Zoho CRM, vous pouvez désactiver Zoho Projects de votre compte CRM. Lors de la désactivation :
  1. Les projets associés dans n'importe quel module ne seront plus visibles dans Zoho CRM.
  2. Les projets créés dans Zoho CRM resteront disponibles dans Zoho Projects, et les utilisateurs associés aux projets continueront d'y avoir accès.
  3. Les Task synchronisées seront dissociées et ne seront plus synchronisées automatiquement même si le même portail est configuré à nouveau.

Pour désactiver l'intégration Zoho Projects

  1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges administrateur.
  2. Accédez à Configuration > Marketplace > Zoho > Zoho Projects.
  3. Dans la page Zoho Projects, cliquez sur Désactiver Zoho Projects.
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