Créer un sondage

Pour pouvoir envoyer un sondage par e-mail depuis Zoho CRM, vous devez d'abord créer un sondage avec Zoho Survey. Rendez-vous sur https://survey.zoho.com/ et choisissez parmi les trois options proposées : Sondage vierge, Modèle et Sondage existant pour créer votre sondage.

Voir également : Comment créer un sondage avec Zoho Survey

Envoyer un sondage

Une fois que vous avez créé votre sondage dans Zoho Survey, vous pouvez l'envoyer par e-mail à tous vos contacts depuis Zoho CRM. Vous devez créer un modèle d'e-mail contenant un lien vers le sondage. Ce modèle peut ensuite être inséré dans les e-mails que vous envoyez à vos contacts.

Pour créer un modèle de courrier électronique pour un sondage

1. Dans Zoho CRM, cliquez sur Paramètres > Configuration > Personnalisation > Modèles > Modèles d'e-mail.
2. Dans la page Modèles d'e-mail , cliquez sur Nouveau modèle
3. Sur la page Nouveau modèle d'e-mail, sélectionnez le type d'enregistrement.
4. Renseignez tous les champs requis.
5. Lors de la création du mail, cliquez sur Insérer lien vers le sondage. 
   
   
   
   
   • Dans la fenêtre contextuelle Insérer le lien vers le sondage , sélectionnez le sondage que vous souhaitez insérer dans la liste déroulante Sélectionner le sondage.
     
     
     
   • Modifiez le texte qui s'affiche pour le lien vers le sondage, si nécessaire.
   • Cliquez sur Insérer.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque

• Lors de la création d'un modèle d'e-mail, le bouton Insérer le lien vers le sondage s'affiche pour le module Leads/Contacts/Dossier ou tout autre module personnalisé associé à une liste d'adresses e-mail. Exemple : fournisseurs. Il apparaît également pour les Potentiels, les Commandes clients et les Factures.
• Seuls les utilisateurs de Zoho CRM disposant dans leur profil de l'autorisation Gérer les modèles d'e-mail peuvent insérer un lien vers des sondages et créer un modèle d'e-mail.
  

Une fois que vous avez créé un modèle d'e-mail avec liens vers un sondage, vous pouvez envoyer des sondages par e-mail à vos contacts. Les sondages peuvent être envoyés par e-mail selon les différentes configurations proposées dans Zoho CRM. Il s'agit de :

• E-mails automatisés
• E-mails individuels
• E-mailing

E-mails automatisés avec règles de workflow

Vous pouvez automatiser l'envoi de sondages par e-mail en créant une règle de workflow pour le module requis. Par exemple, lorsque vous obtenez un nouveau client, vous pouvez envoyer par e-mail au contact associé un sondage générique sur son expérience d'achat auprès de votre organisation. Pour cela, vous pouvez configurer une règle de workflow. Chaque fois que le champ Étape passe en mode Conclue fermée, le contact associé au potentiel recevra votre sondage par e-mail. 

E-mails individuels

Vous pouvez aussi envoyer manuellement un sondage par e-mail à un contact. Vous pouvez envoyer ces sondages à vos leads et à vos contacts grâce à l'option Envoyer un e-mail sur la page Détail de l'enregistrement ou Affichage Liste.

Dans la page Rédiger un e-mail, sélectionnez le modèle de sondage dans la liste déroulante Modèle d'e-mail et envoyez l'e-mail.

Vous pouvez également cliquer sur l'icône Sondage () pour parcourir le contenu et envoyer un sondage donné. Pour cela, aucun modèle d'e-mail n'est nécessaire.

E-mailing

Les e-mails concernant les sondages peuvent être envoyés en masse à vos contacts Zoho CRM de deux façons différentes.

• Envoyer des e-mails depuis Zoho CRM avec la fonctionnalité E-mails en masse
• Envoyer des e-mails depuis Zoho Campaigns (Intégrer Zoho CRM à Zoho Campaigns)

Des e-mails en masse peuvent être envoyés à vos contacts CRM depuis Zoho CRM avec la fonctionnalité E-mails en masse. Il existe toutefois des limites à l'envoi d'e-mails en masse depuis Zoho CRM. Si vous devez envoyer des e-mails à des milliers de contacts en une fois, vous pouvez le faire en intégrant Zoho CRM à Zoho Campaigns. L'utilisation de Zoho Campaigns pour l'envoi de vos e-mails vous permet d'accéder à des statistiques marketing utiles liées aux e-mails, comme le nombre d'ouvertures, de clics, d'e-mails retournés, etc.

Pour envoyer des e-mails en masse depuis Zoho CRM

1. Cliquez sur le module souhaité (module leads/contacts/personnalisé).
2. Sélectionnez l'option E-mails en masse dans le module Outils
   
3. Sélectionnez le modèle de sondage par e-mail et cliquez sur Envoyer. Voir également Envoyer des e-mails en masse 
   
   

Pour envoyer des e-mails de sondage en masse depuis Zoho Campaigns

1. Intégrez Zoho CRM à Zoho Campagnes, si vous ne l'avez pas déjà fait. 
2. Dans votre compte Zoho Campaigns, synchronisez les contacts Zoho CRM avec la liste de diffusion de Zoho Campaigns adéquate.
   
   
3. Pour créer une campagne de sondage, sous l'onglet Campagnes d'e-mails, cliquez sur Campagnes avancées > Campagnes de sondage > Campagne Zoho Survey.
   
   
4. Sous l'onglet Informations essentielles, spécifiez le Nom de la campagne. Dans la liste déroulante Sondage, sélectionnez le sondage que vous souhaitez envoyer à vos contacts et complétez toutes les autres informations requises.
   
   
5. Cliquez sur Créer un contenu.
6. Choisissez le modèle d'e-mail de votre choix.
7. Modifiez le contenu de l'e-mail si nécessaire et cliquez sur Enregistrer et Fermer. 
   Notez qu'en cliquant sur le bouton d'appel à l'action (Call-to-Action, CTA), l'utilisateur est transféré vers le sondage sélectionné. Ce bouton CTA peut être modifié.
8. Une fois que vous avez examiné le contenu, cliquez sur Destinataires.
9. Sélectionnez les listes de diffusion vers lesquelles vous souhaitez envoyer le sondage. Cliquez sur Continuer.
   
   
10. Examinez toutes les actions et envoyez immédiatement ou planifiezla campagne selon les besoins.
    Après l'envoi de la campagne, vous pouvez consulter les réponses à ces sondages sur la page des détails du lead/contact correspondants, dans la section Zoho Survey sous Zoho CRM.
    
    Vous pouvez également activer la mise à jour automatique des champs de CRM avec les réponses au sondage. Pour ce faire, vous devez avoir mappé le sondage CRM avant d'envoyer la campagne. 

Afficher les réponses aux sondages

L'intégration de Zoho Survey vous offre, entre autres avantages, la possibilité de consulter les réponses aux sondages en contexte depuis Zoho CRM. Cela vous évite d'avoir à vérifier manuellement la réponse d'un contact parmi les résultats du sondage. Si vous prévoyez d'associer une transaction à un contact, vous pouvez afficher sur la même page son numéro et ses réponses au sondage.

Pour afficher les réponses au sondage

1. Cliquez sur le module .
   La liste associée à Zoho Survey est disponible pour n'importe quel module disposant du champ E-mail, modules personnalisés compris.
2. Sélectionnez un enregistrement pour accéder à la page Détails des enregistrements.
   Dans la section Zoho Survey, les détails des sondages par e-mail envoyés aux enregistrements seront répertoriés. Les colonnes Envoyé par et Source indiquent si la campagne a été envoyée depuis Zoho CRM par e-mail individuel/e-mail en masse/alerte de workflow ou depuis Zoho Campaigns.
   
   
3. Cliquez sur le lien Afficher la réponse pour le sondage correspondant.
   Si le destinataire n'a pas répondu à un sondage, il n'y aura pas de lien Afficher la réponse. La mention N'a pas encore répondu est affichée à la place.
4. Dans la fenêtre contextuelle Résultats du sondage, sélectionnez les options suivantes pour afficher le détail des réponses :
   
   • Rapport individuel :cliquez sur réponse individuelle pour afficher les détails de la réponse exacte du lead/contact.
     Parmi les détails figurent la réponse du lead/contact, l'heure de la réponse et l'adresse IP du lead/contact.
     
     
     
     
   • Rapport de synthèse :cliquez sur Rapport de synthèse pour afficher les détails de la réponse globale au sondage.
     Parmi les informations affichées figurent le nombre total de consultations du sondage, le nombre total de réponses, la réponse ayant reçu le maximum de votes, etc.
     
     
     

Remarque

• Le lien Afficher la réponse pourrait ne pas s'afficher dans le cas où le répondant a répondu au sondage, mais que vous êtes passé par un service de messagerie électronique autre que Zoho CRM pour envoyer des e-mails en masse.
  

Répondre à un sondage pour le compte d'un client

En plus d'envoyer des sondages à vos clients, vous pouvez également participer à un sondage pour le compte d'un client. Par exemple, si vous êtes en communication avec un client et qu'il/elle choisit de répondre aux questions de votre sondage par téléphone plutôt que par courrier électronique. Dans ce cas, vous pouvez effectuer le sondage par e-mail pour le compte du client et soumettre les réponses.

Pour participer à un sondage

1. Cliquez sur le lead ou le contact.
2. Dans la page Détails du lead ou du contact, faites défiler jusqu'à la liste associée à Zoho Survey.
3. Cliquez sur le lien Effectuer le sondage.
   
   
4. Dans la fenêtre contextuelle Participer au sondage, sélectionnez le sondage que vous souhaitez effectuer pour le compte du lead ou du contact.
   
   
5. Répondez aux questions figurant dans la fenêtre contextuelle du sondage et cliquez sur Soumettre pour soumettre le sondage.

Le sondage effectué par un utilisateur CRM pour le compte d'un lead ou contact est traité comme n'importe quel autre sondage normal. Pour différencier les sondages effectués par les utilisateurs CRM de ceux effectués par les clients, recherchez dans le sondage la mention Effectué par un utilisateur dans la colonne Source de la liste associée à Zoho Survey.

Remarque

• En plus d'effectuer un sondage, vous pouvez également créer ou envoyer un sondage aux clients figurant dans la liste associée à Zoho Survey. Pour cela, cliquez sur les liens Créer un sondage ou Envoyer un sondage, respectivement.
  

Mettre à jour automatiquement les enregistrements CRM avec les réponses au sondage

L'intégration de Zoho Survey avec CRM permet la mise à jour automatique des données CRM avec les réponses aux sondages. La combinaison des données CRM et du sondage vous permet d'obtenir des informations et de prendre ainsi des décisions plus pertinentes et éclairées pour votre entreprise. Cette fonctionnalité vous permet d'automatiser de façon efficace vos plans d'action suite aux sondages, sans effort manuel. Une fois que vous avez mappé les champs CRM avec les questions du sondage correspondantes, vous pouvez, selon les réponses de vos clients, déclencher toutes les mesures basées sur le workflow, telles que « Envoi d'alerte, Mise à jour des champs, Affectation de propriétaire, Fonctions personnalisées ».

Vous avez, par exemple, envoyé un sondage à vos clients au sujet des performances de votre représentant commercial. Le sondage comporte une question qui demande au destinataire d'évaluer les compétences du représentant en matière de communication. Vous souhaitez afficher tous les utilisateurs les ayant qualifiées d'« excellentes ». Pour cela, il vous suffit d'appliquer un filtre et de rechercher tous les enregistrements pour lesquels les répondants ont qualifié « d'excellentes » les « compétences du représentant commercial en matière de communication ». Voilà ! Tous les enregistrements qui répondent aux critères seront affichés.

Pour cela, les champs CRM seront mappés avec les questions respectives des sondages, avant que ceux-ci ne soient envoyés. La réponse à une question particulière est mise à jour en tant que valeur pour le champ mappé. Pour mapper les champs CRM avec des questions de sondage, procédez comme suit :

1. Rendez-vous sur https://survey.zoho.com/ etcréez un sondage.
2. Sous l'onglet Intégration, cliquez sur Zoho CRM.
3. Dans la section Intégration à CRM, cliquez sur Intégrer maintenant.
4. Sélectionnez le module souhaité.
   
   
5. Mappez tous les champs avec les questions de sondage respectives.
   Par exemple, mappez le champ « compétences du représentant commercial en matière de communication » avec la question « Que pensez-vous des compétences du représentant commercial en matière de communications ? »
   
   Si vous ne disposez pas de champ approprié, créez un champ personnalisé dans Zoho CRM, puis mappez le champ avec la question.
6. Sélectionnez Mettre l'enregistrement à jour pour le champ Type d'action. Cela signifie que Zoho CRM procédera simplement à la mise à jour des champs de l'enregistrement existant.
   Sélectionnez Ajouter un enregistrement si vous souhaitez que Zoho CRM crée un enregistrement au risque de créer des doublons.
   Sélectionnez Ajouter/mettre à jour un enregistrement si vous souhaitez que Zoho CRM vérifie l'absence de doublons. En cas de doublon, seul l'enregistrement existant est mis à jour. S'il n'y a pas d'enregistrement, un nouvel enregistrement sera créé et les réponses seront ajoutées.
7. Sélectionnez Pré-remplir les champs mappés de CRM dans le sondage pour que Zoho Survey affiche la valeur des champs existants dans Zoho CRM.
   Par exemple, si le Nom du lead/contact est déjà disponible dans CRM, le bénéficiaire n'a pas besoin de saisir son nom lors du sondage. Son nom sera pré-saisi et affiché.
8. Cliquez sur Enregistrer.
   Les questions de Zoho Survey sont désormais mappées avec des champs CRM.

Pour envoyer ce questionnaire à un lead/contact

1. Créez un nouveau modèle d'e-mail.
2. Insérez le lien vers le sondagedans le modèle.
   
   L'ID du lead est automatiquement ajouté à l'URL du sondage. Cela permet de récupérer les réponses du sondage pour l'enregistrement en question.
   
   Si vous ne voulez pas de cet identifiant, vous pouvez le supprimer manuellement. Veuillez noter que si vous supprimez cet id ou que vous le modifiez, les réponses au sondage ne seront pas automatiquement ajoutées à CRM.
   
   
3. Enregistrez le modèle.
4. Sélectionnez ce modèle lors de l'envoi du sondage par e-mail à un contact/lead.

Pour voir l'enregistrement mis à jour avec les réponses du sondage

1. Cliquez sur le lead/contact souhaité
2. Dans la page Détails de l'enregistrement, vous pouvez voir que les réponses au sondage ont été automatiquement mises à jour dans les champs respectifs.
   
   

Comme vous pouvez le voir, les réponses au sondage sont désormais disponibles en tant que données CRM. Vous pouvez filtrer les enregistrements spécifiques en fonction de certains critères. Par exemple, pour voir qui a noté comme « Excellentes » les compétences du représentant commercial en matière de communication, créez une vue personnalisée avec les critères adéquats.

Les enregistrements qui correspondent aux critères sont affichés.