Zoho Writer est un traitement de texte en ligne qui vous permet de créer et de partager des documents en ligne. L'extension Zoho Writer dans Zoho CRM vous permet de créer des modèles en ligne et d'utiliser les données CRM (Leads, Comptes, Contacts et Potentiels) pour créer, à la volée, des documents de publipostage tels que des formulaires, des lettres, des étiquettes d'adresse, des enveloppes, etc. Vous pouvez utiliser cette fonction sans avoir à télécharger ni installer de logiciel.

Remarque

• L'extension Zoho Writer vous permet de créer les documents de publipostage à partir des données des modules Leads, Comptes, Contacts et Clients potentiels uniquement.
  

• Ne nécessite aucune installation : avez Zoho Writer, vous pouvez créer des modèles en ligne.
• Utilisez les informations de connexion de Zoho CRM pour vous connecter à Zoho Writer (Connexion unique).
• Envoyez des documents de publipostage par e-mail aux leads, comptes, contacts, clients potentiels, propriétaires d'enregistrement ou utilisateurs.
• Gagnez du temps en créant des documents multiples.
• Générez des documents de publipostage avec des informations client à jour.
• Accédez aux modèles et modifiez-les en ligne à tout moment.

 Créer des documents de publipostage

La création de documents de publipostage avec Zoho Writer s'effectue en trois étapes :

• Créer des modèles de publipostage dans Zoho Writer
• Sélectionner la liste des destinataires de publipostage
• Créer des documents de publipostage

 Partie 1 - Créer des modèles de publipostage dans Zoho Writer

Pour créer des modèles de publipostage

1. Accédez à Configuration > Marketplace > Zoho > Zoho Writer.
   Vous pouvez également accéder à Configuration > Personnalisation > Modèles > Modèles de publipostage et passer au 3e point.
2. Sur la page de l'Extension Zoho Writer, cliquez sur Ouvrir les modèles de publipostage, si vous disposez déjà de modèles de publipostage.
   Vous devez cliquer sur Créer votre premier modèle si vous ne disposez pas de modèles de publipostage.
3. Dans la page Modèles de publipostage, cliquez sur Créer un modèle dans Zoho Writer.
4. Dans la fenêtre contextuelle Créer des modèles dans Zoho Writer, spécifiez les informations suivantes : 
   
   • Saisissez le nom du modèle.
   • Entrez la description du modèle.
   • Sélectionnez le dossier dans la liste déroulante. Le modèle est enregistré dans le dossier que vous sélectionnez.
   • Sélectionnez le Module pour lequel vous souhaitez créer le modèle.
     Les champs de fusion du modèle seront basés sur le module que vous sélectionnez.
     
     
     
     
5. Cliquez sur Créer.
   Un document s'ouvre dans Zoho Writer.
6. Cliquez sur Publipostage > Insérer les champs de fusion et sélectionnez le ou les champs que vous souhaitez insérer.
   Les champs seront insérés à l'emplacement spécifié dans le modèle Writer.
7. Enregistrez le document de modèle Writer.

 Partie 2 - Sélectionner la liste des bénéficiaires de publipostage

Après avoir créé le modèle de publipostage, vous devez sélectionner les enregistrements qui seront utilisés pour créer des documents de publipostage. Vous pouvez fusionner les données uniquement à partir des modules Prospects, Comptes, Contacts et Potentiels.

Pour sélectionner les données à fusionner

1. Cliquez sur l'onglet [Module].
2. Dans la page d'accueil, sélectionnez l'affichage Liste pour filtrer les enregistrements requis.
3. Cochez le(s) case(s) correspondant aux enregistrements.
4. Cliquez sur Plus d'actions > Publipostage.
   
   
   
   
5. Dans la fenêtre contextuelle Publipostage, procédez comme suit : 
   
   • Choisissez le modèle dans la liste déroulante. Seuls les modèles créés pour le type d'enregistrement spécifique seront répertoriés.
     Par exemple, si vous sélectionnez les enregistrements de leads, seul le modèle créé pour les leads sera répertorié dans la liste déroulante.
     
     
     
     
   • Sélectionnez Zoho Writer ou Microsoft Word pour ouvrir le modèle.
6. Cliquez sur Fusionner.
   Le modèle sera ouvert dans Zoho Writer ou Microsoft Word, selon la configuration sélectionnée.

Remarque

• Vous pourrez choisir l'option Zoho Writer seulement si vous utilisez l'Édition Professionnel ou Entreprise et si l'autorisation relative à l'extension Zoho Writer est activée.
• Vous pourrez choisir l'option Microsoft Word uniquement si vous avez acheté l'Office Plug-in et que vous l'avez activé pour l'utilisateur correspondant. De plus, cette option ne sera disponible dans aucun autre navigateur qu'Internet Explorer version 6 et ultérieure.
  

 Partie 3 - Créer des documents de publipostage et les envoyer par e-mail

Après l'ouverture du modèle dans Zoho Writer, vous devez fusionner les données de Zoho CRM. Après la fusion, vous pouvez soit imprimer les documents fusionnés, soit les envoyer.

1. Dans le modèle Zoho Writer, cliquez sur Outils > Publipostage > Accomplir la fusion.
   
   Les données seront fusionnées et les documents seront disponibles.
   
   
   
   
   
   
   • Cliquez sur Accomplir la fusion > Aperçu pour obtenir un aperçu des documents.
   • Cliquez sur Accomplir la fusion > E-mail pour envoyer les documents par e-mail. Sélectionnez le champ de fusion d'e-mails dans la liste À .
     Vous pouvez également imprimer les documents fusionnés. Vous ne pouvez pas enregistrer les documents fusionnés.
   • Cliquez sur Accomplir la fusion > Modifier pour modifier les documents.

Remarque

• Vous pouvez cliquer sur Afficher le modèle pour afficher le modèle et en modifier les détails, si nécessaire.
• Vous ne pouvez pas fusionner les données lors de la modification du modèle.
  

 Modifier des modèles de publipostage dans Zoho Writer

Pour modifier les modèles de publipostage

1. Accédez à Configuration >Marketplace > Zoho > Zoho Writer.
   Vous pouvez également accéder à Configuration > Personnalisation > Modèles > Modèles de publipostageet passer au 3e point.
2. Dans la page de l'extension Zoho Writer, cliquez sur Ouvrir les modèles de publipostage, si vous disposez déjà de modèles de publipostage.
3. Dans la page Modèles de publipostage, cliquez sur l'un des modèles de la liste.
   Le modèle sera ouvert dans Zoho Writer.
4. Modifiez le modèle et enregistrez.