Bibliothèque de documents dans CRM
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Pour les nouveaux inscrits, l'onglet Documents est alimenté par WorkDrive. Cette mise à jour est en cours de déploiement pour les utilisateurs existants par phases. Pour consulter la documentation d'aide correspondante, voir : Documents dans Zoho CRM.
Cette page contient des informations destinées aux utilisateurs qui n'ont pas encore reçu cette mise à jour.
Brochures, documents PDF, appels d'offres, factures, documents comparatifs, guides, présentations, formulaires… ne sont que quelques exemples des documents fréquemment utilisés en entreprise. Vous êtes souvent amené à modifier ces ressources pour les maintenir à jour et pertinentes. Pour gérer tout cela, vous avez besoin d'un référentiel documentaire : un espace où organiser et administrer l'ensemble de vos fichiers professionnels, et les partager avec les membres de votre organisation.
L'onglet Documents de Zoho CRM fait office de bibliothèque : vous pouvez y téléverser différents types de fichiers et les partager avec les utilisateurs selon les autorisations de profil définies dans le compte CRM de votre organisation.
Disponibilité
Autorisation requise
Les utilisateurs disposant de l'autorisation d'accès à l'onglet Documents dans leur profil peuvent utiliser cette fonctionnalité.
Par défaut, les utilisateurs ayant le profil Administrateur ou Standard peuvent accéder à cette fonctionnalité. L'administrateur doit accorder les autorisations de profil aux autres utilisateurs.
L'onglet Documents fonctionne comme tout autre onglet disposant de l'autorisation Onglet visible dans un profil. En dehors de cela, des autorisations spécifiques supplémentaires s'appliquent aux documents et à leurs dossiers.
- Pour les dossiers de documents : autorisation Gérer le dossier .
- Pour les documents : autorisations Afficher, Créer, Modifier et Supprimer.
Avantages
- Économisez de l'espace de stockage
Dans Zoho CRM, vous pouvez joindre des documents depuis Zoho Docs, Google Docs ou votre ordinateur à chaque fiche. Joindre un même fichier à plusieurs fiches mobilise du stockage supplémentaire, car chaque pièce jointe occupe de l'espace dans votre quota de stockage total dans CRM. Par exemple, si vous téléversez un fichier de 10 Mo sur 5 fiches, l'espace occupé atteint 50 Mo (10 × 5). Avec l'onglet Documents, vous préservez considérablement votre espace de stockage : les fichiers n'occupent pas un espace multiplié lorsqu'ils sont associés à plusieurs fiches.
L'onglet Documents est un référentiel centralisé dans lequel vous téléversez vos documents et les associez à différentes fiches. Par exemple, si vous téléversez une présentation de 10 Mo sous l'onglet Documents, puis que vous l'associez en pièce jointe à 5 fiches, elle n'occupera toujours que 10 Mo d'espace de stockage et non 50 Mo (10 × 5). - Partagez vos fichiers en toute simplicité
Pour partager les fichiers téléversés dans le dossier Ventes exclusivement avec l'équipe commerciale, l'onglet Documents simplifie la démarche. Vous pouvez partager vos fichiers non seulement avec des utilisateurs individuels, mais aussi avec des rôles, des rôles et leurs subordonnés, ainsi que des groupes. - Organisez vos fichiers pour un accès rapide
Les dossiers et sous-dossiers vous permettent de classer vos documents de manière structurée pour les retrouver rapidement, à tout moment. - Évitez la multiplication des versions d'un même document
Cette fonctionnalité vous aide également à conserver une version unique et à jour du fichier, accessible par les autres utilisateurs. Modifiez le fichier facilement et maintenez une seule copie actualisée du document. - Envoyez des documents en pièce jointe par e-mail
Lors de l'envoi d'e-mails à vos leads et contacts, vous pouvez joindre des fichiers téléversés dans la bibliothèque de documents. En plus de la possibilité de joindre des fichiers depuis votre ordinateur, Zoho Docs, Google Docs, etc., vous pouvez désormais joindre des fichiers téléversés dans l'onglet Documents.
Modifier les autorisations de profil
Par défaut, les utilisateurs ayant le profil Administrateur ou Standard peuvent accéder à cette fonctionnalité. L'administrateur doit accorder les autorisations de profil aux autres utilisateurs afin qu'ils puissent accéder à cette fonctionnalité. Comme indiqué ci-dessus, les documents et leurs dossiers disposent de l'ensemble d'autorisations suivant :
- Pour les dossiers de documents : autorisation Gérer le dossier .
- Pour les documents : autorisations Afficher, Créer, Modifier et Supprimer.
Pour modifier les autorisations de profil
- Cliquez sur
[ Paramètres icône] et cliquez sur Configuration > Utilisateurs et contrôle > Contrôle de sécurité > Profil. - Dans la Profils page, cliquez sur le lien Modifier correspondant au profil que vous souhaitez modifier.
- Dans la Détails du profil page, accédez aux De base autorisations sous Autorisations du module.
- Dans la liste déroulante des autorisations pour Documents, cochez les cases selon vos besoins.
Remarque
- Vous ne pouvez pas modifier les profils par défaut, Administrateur et Standard. Il est recommandé de définir vos propres profils en vous basant sur les profils par défaut existants.
- L'onglet Documents dans Zoho CRM n'est pas identique à Zoho Docs. Les fichiers stockés dans Zoho Docs ne seront pas disponibles ici. Si vous souhaitez que les fichiers de Zoho Docs soient accessibles sous l'onglet Documents, vous devez les importer dans Zoho CRM.
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