Guide de migration du stockage de fichiers CRM

Guide de migration du stockage de fichiers CRM

Cette page a été traduite à l'aide d'outils d'IA et peut contenir des erreurs. Pour obtenir les informations les plus précises et à jour, veuillez consulter la version anglaise originale.
Info
À partir de maintenant, le stockage de fichiers de Zoho CRM sera assuré par Zoho WorkDrive. Ce document contient des informations pertinentes pour ceux qui s'apprêtent à lancer la migration. Cette option est en cours de déploiement par phases, et peut ne pas être disponible dans votre compte.
Pour de nombreux utilisateurs de Zoho CRM, l'onglet Documents était alimenté par Zoho Docs. Cela signifiait que les fichiers et les pièces jointes étaient stockés dans Zoho Docs. Ces fichiers et pièces jointes seront désormais migrés vers Zoho WorkDrive. Cette modification permet aux utilisateurs de tirer parti de l'interface utilisateur supérieure de WorkDrive, de ses capacités avancées de gestion de fichiers, de son stockage plus économique et de ses fonctionnalités de collaboration modernes.

Cette migration est un processus unique où les seules actions requises sont :
  1. Planifier la migration
  2. Connecter le CRM à un compte WorkDrive
    1. CRM autonome : vous pouvez sélectionner une équipe WorkDrive existante ou choisir d'en créer une nouvelle.
    2. Zoho One : l'équipe WorkDrive incluse dans votre bundle Zoho One sera utilisée automatiquement pour la migration. Cette opération ne peut pas être modifiée.
    3. Zoho CRM Plus : toute équipe WorkDrive incluse dans le bundle ou intégrée à un produit Zoho dans le bundle sera disponible pour la sélection lors de la migration. Les super administrateurs CRM Plus peuvent sélectionner une équipe, tandis que les non-super administrateurs verront une liste de super administrateurs à contacter.
Veuillez lire la section suivante avant de procéder à la migration.
Informations importantes avant la migration

Informations générales

1. Remarque importante pour les utilisateurs administrateurs

Le processus de migration est visible pour tous les utilisateurs administrateurs. Veuillez être prudent lors de la sélection de l'équipe WorkDrive, car une fois qu'une équipe est choisie, la sélection ne peut pas être annulée.

2. Structure des dossiers après la migration
Après la migration, toute pièce jointe ajoutée à un enregistrement CRM sera automatiquement placée dans des dossiers prédéfinis dans la section Mes dossiers du propriétaire de l'enregistrement dans Zoho WorkDrive.

3. Chemin d'accès du fichier dans WorkDrive
Les pièces jointes seront stockées dans le chemin d'accès suivant dans WorkDrive :
Mes dossiers > Applications > Zoho CRM > [Nom du module] > [Nom de l'enregistrement] > Pièces jointes > [Fichiers]

4. Accès aux pièces jointes
Les pièces jointes ne seront pas visibles dans l'onglet Documents ou directement dans WorkDrive pour les utilisateurs autres que les propriétaires d'enregistrements. Les utilisateurs qui ont accès à un enregistrement peuvent consulter les pièces jointes dans la vue de détail de l'enregistrement au sein du CRM.

5. Phases de migration
À la phase actuelle, seuls les fichiers ajoutés en tant que pièces jointes dans la liste associée d'un enregistrement et à l'onglet Documents sont migrés vers WorkDrive. Les fichiers des téléchargements d'images, des champs de téléchargement de fichiers, des pièces jointes de notes et des modèles seront migrés lors de la phase suivante.

6. Stockage
Quand un nouveau compte WorkDrive est créé, il est automatiquement mappé au forfait Free Essentials, qui inclut 5 Go de stockage pour l'organisation et un stockage supplémentaire par licence utilisateur CRM selon l'édition (512 Mo/licence utilisateur pour Standard et Professional, 1 Go/licence utilisateur pour Enterprise et Ultimate). Ce forfait est disponible sans frais pour toutes les éditions de Zoho CRM. Si le compte CRM est lié à un forfait WorkDrive payant, les limites de stockage correspondantes s'appliqueront au stockage de fichiers au sein du CRM.

Les fichiers des téléchargements d'images, des champs de téléchargement de fichiers, des pièces jointes de notes et des modèles ne sont pas encore migrés vers WorkDrive et continueront à consommer le stockage de fichiers interne du CRM jusqu'à la phase suivante. Si de l'espace supplémentaire est nécessaire pour ces fichiers, des extensions de stockage peuvent être achetées directement à partir de la section Stockage de fichiers au sein du CRM.

7. Fichiers d'utilisateurs non confirmés ou inactifs
Quand un propriétaire d'enregistrement devient inactif ou n'est pas confirmé, les pièces jointes associées de cet enregistrement seront déplacées vers le dossier « Accès refusé » dans WorkDrive. Ce dossier est accessible au super administrateur (sous « Mes dossiers »).

8. Renommage du dossier Bibliothèque de documents
Dans l'onglet Documents, l'espace de travail par défaut précédemment nommé « Bibliothèque de documents » sera maintenant renommé en dossier d'équipe « Zoho CRM » dans le panneau de gauche.

9. Gestion des fichiers supprimés
Quand des fichiers ou un espace de travail dans l'onglet Documents sont supprimés dans le CRM, ils seront dans le chemin d'accès suivant : Zoho WorkDrive > Console Admin > Dossiers d'équipe > Supprimé.
Les éléments supprimés resteront dans WorkDrive pendant 90 jours avant d'être définitivement supprimés.

Autorisations

Autorisations de profil

Autorisations du module Documents existantes dans Zoho CRM avant la migration :
  1. Pour les dossiers de documents : autorisation Gérer le dossier.
  2. Pour les documents : autorisations Afficher, Créer, Modifier et Supprimer.
Nouvelles autorisations du module Document après la migration :
  1. Afficher : permet à l'utilisateur de consulter l'onglet Documents (activé par défaut).
  2. Créer un dossier d'équipe : permet à l'utilisateur de créer des dossiers d'équipe.
  3. Associer un dossier d'équipe : permet à l'utilisateur d'associer les dossiers d'équipe WorkDrive à l'onglet Documents du CRM.
  4. Modifier le dossier d'équipe : permet de modifier un dossier d'équipe et de définir les autorisations pour les dossiers d'équipe existants.
Les autorisations de l'onglet Documents du CRM sont distinctes des autorisations de WorkDrive. Par exemple, un utilisateur autorisé à créer un dossier d'équipe dans le CRM peut ne pas avoir la même autorisation dans WorkDrive, sauf si elle lui est explicitement accordée.

Autorisations des dossiers d'équipe

Les actions des utilisateurs au sein d'un dossier d'équipe dépendent de leurs rôles assignés, qui peuvent différer selon les différents dossiers d'équipe. Les rôles comprennent : Admin, Organisateur, Éditeur, Commentateur et Observateur.
Nous avons assigné des rôles aux utilisateurs en fonction de leurs autorisations de profil existantes de l'onglet Documents de Zoho CRM :
  1. Afficher et créer en tant qu'éditeur
  2. Afficher et modifier en tant qu'éditeur
  3. Afficher, créer et modifier en tant qu'éditeur
  4. Afficher et supprimer en tant qu'organisateur
  5. Afficher, créer et supprimer en tant qu'organisateur
  6. Afficher, modifier et supprimer en tant qu'organisateur
  7. Afficher, créer, modifier et supprimer en tant qu'administrateur
  8. Afficher en tant qu'observateur
Ces rôles peuvent être modifiés à partir de l'onglet Documents du CRM, mais pas directement à partir de WorkDrive.
Pour plus de détails sur les rôles et les autorisations, veuillez consulter notre documentation d'aide.

Partage des rôles et des groupes

Comme CRM et WorkDrive ont des structures de permissions différentes, nous ne pouvons pas transférer directement les permissions basées sur les rôles vers WorkDrive. Les rôles et les groupes ont donc été décomposés en utilisateurs individuels, et les permissions ont été attribuées à chaque utilisateur individuellement plutôt qu'au rôle ou au groupe dans son ensemble.

Permissions minimales pour les rôles et les groupes

Pour les rôles ou groupes existants qui ont été ajoutés à un dossier d'équipe, la permission Commenter leur sera attribuée en plus des permissions individuelles accordées aux utilisateurs. Cela garantit que tout nouvel utilisateur ajouté à ces rôles ou groupes à l'avenir aura au minimum un accès en lecture, évitant le risque de les laisser sans aucune permission.

Intégration de WorkDrive pour les forfaits Zoho

  1. Pour les clients utilisant Zoho One, l'équipe WorkDrive incluse dans le forfait sera automatiquement utilisée pour la migration et ne pourra pas être modifiée.
  2. Pour les utilisateurs de Zoho CRM Plus, toute équipe WorkDrive déjà incluse dans le forfait ou intégrée à un produit Zoho au sein du forfait sera disponible pour la sélection lors de la migration.
    1. Lorsque l'administrateur CRM est un super admin CRM Plus : Ils peuvent directement procéder à la migration en sélectionnant toute équipe WorkDrive déjà liée au forfait.
    2. Lorsque l'administrateur CRM n'est pas un super admin CRM Plus : Une fenêtre contextuelle affichera la liste des super admins CRM Plus qui peuvent être contactés pour procéder à la migration.
    3. Lorsqu'aucune équipe WorkDrive n'existe dans le forfait : Si aucune équipe WorkDrive n'est présente dans le forfait CRM Plus — qu'elle soit incluse ou intégrée à un produit Zoho — le super admin CRM Plus sera invité à créer un nouveau compte WorkDrive via une fenêtre contextuelle d'intégration lors de la migration.

Planifier la migration

Voici une vue d'ensemble de la façon dont la migration se déroulera :
Les utilisateurs administrateurs recevront une fenêtre contextuelle leur demandant de planifier la migration lorsqu'ils se connectent au CRM.

S'ils disposent d'une équipe WorkDrive existante, ils peuvent la connecter au CRM ou créer une nouvelle équipe WorkDrive (avec le forfait Essentials).


Pour les utilisateurs de Zoho One, l'équipe WorkDrive incluse dans le forfait sera automatiquement utilisée pour la migration et ne pourra pas être modifiée.

Pour les utilisateurs de Zoho CRM Plus, toute équipe WorkDrive incluse dans le forfait ou intégrée à un produit Zoho au sein du forfait sera disponible pour la sélection lors de la migration. Les super admins CRM Plus peuvent sélectionner une équipe, tandis que les non-super admins verront une liste de super admins à contacter.

À tout moment, les utilisateurs peuvent planifier, reporter ou annuler leur migration planifiée en accédant à Setup ⚙️> Data Administration > Storage > File Storage.

Pour planifier la migration

Prérequis :
Vous devez être administrateur du compte CRM.

Instructions :
  1. Accédez à Setup ⚙️> Data Administration > Storage > File Storage.
  2. Sélectionnez la date et l'heure de votre migration. Certaines dates peuvent ne pas être disponibles car tous les créneaux sont déjà réservés.
  3. Cliquez sur guide de migration et lisez-le. Ensuite, cochez la case indiquant que vous avez compris le contenu du guide de migration.
  4. Cliquez sur Planifier la migration.
  5. Choisissez le compte WorkDrive qui sera connecté au compte CRM.
Vous recevrez une notification indiquant que la migration a été planifiée avec succès. Tous les administrateurs recevront également une notification par e-mail à ce sujet.

Vous pouvez vérifier si la migration a été planifiée en accédant à Setup ⚙️> Data Administration > Storage > File Storage.

Reprogrammer la migration

Prérequis :
  1. Vous devez être administrateur du compte CRM.
  2. Cette opération doit être effectuée au moins 5 minutes avant la migration planifiée.
Instructions :
  1. Accédez à Setup ⚙️> Data Administration > Storage > File Storage.
  2. Cliquez sur Reprogrammer la migration.
  3. Sélectionnez la date et l'heure de votre migration.
  4. Cliquez sur guide de migration et lisez-le. Ensuite, cochez la case indiquant que vous avez compris le contenu du guide de migration.
  5. Cliquez sur Planifier la migration.
Vous recevrez une notification indiquant que la migration a été reprogrammée avec succès. Tous les administrateurs recevront également une notification par e-mail à ce sujet.

Annuler la migration

Prérequis :
  1. Vous devez être administrateur du compte CRM.
  2. Cette opération doit être effectuée au moins 5 minutes avant la migration planifiée.
Instructions :
  1. Accédez à Setup ⚙️> Data Administration > Storage > File Storage.
  2. Cliquez sur Annuler la migration.
  3. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur Annuler la migration.

Vérifier l'état de la migration

Une fois la migration démarrée, les administrateurs recevront une notification dans le produit et par e-mail.

L'onglet Documents sera temporairement inaccessible. Une fois cette partie de la migration terminée, les administrateurs recevront une notification.

À présent, les fichiers de la liste associée des pièces jointes des enregistrements seront migrés. Les administrateurs peuvent vérifier l'état de la migration en naviguant vers Setup ⚙️> Data Administration > Storage > File Storage et en cliquant sur Afficher l'état.


Une fois cette opération terminée, la migration est terminée et les administrateurs recevront une notification confirmant cela.

Accédez à l'onglet Documents pour voir les modifications.

Info
En savoir plus sur l'onglet Documents ici.

FAQ

Pourquoi Zoho CRM effectue-t-il un passage de Zoho Docs à Zoho WorkDrive ?
Zoho Docs a été arrêté le 15 mars 2023 et remplacé par Zoho WorkDrive. Ainsi, pour s'assurer que les utilisateurs avaient accès à la dernière expérience de gestion de fichiers avec des espaces de travail collaboratifs et des contrôles de partage personnalisables, nous avons effectué ce passage.

Que se passera-t-il pour mes fichiers existants stockés dans CRM ?
  1. Les fichiers stockés dans l'onglet Documents de CRM et ajoutés via la liste associée des pièces jointes seront déplacés de manière sûre et sécurisée vers le compte WorkDrive connecté.
  2. Les fichiers provenant des envois d'images, des champs de téléchargement de fichiers, des pièces jointes de notes et des modèles ne sont pas encore migrés vers WorkDrive et continueront à consommer le stockage de fichiers interne de CRM jusqu'à la Phase 3. Si un espace supplémentaire est nécessaire pour ces fichiers, des modules de stockage supplémentaires peuvent être achetés directement à partir de la section Stockage de fichiers dans CRM.

Ai-je besoin d'un compte WorkDrive pour lancer la migration ?
  1. Vous pouvez connecter votre compte WorkDrive existant.
  2. Si vous n'en avez pas, un compte WorkDrive gratuit avec le forfait Essential (avec un stockage de 5 Go pour l'organisation et un stockage supplémentaire de 1 Go par licence utilisateur) sera créé et connecté à votre CRM.





Comment choisir le compte WorkDrive à connecter à CRM ?
Lorsque vous programmez la migration, une fenêtre contextuelle s'affichera vous permettant de choisir le compte WorkDrive à connecter à CRM.
Qu'est-ce que le forfait Essentials de WorkDrive ? Qui devrait l'utiliser ?
Le forfait Essentials gratuit de WorkDrive offre un stockage et des fonctionnalités limités. Il est idéal pour les équipes qui n'ont pas ou ne souhaitent pas de forfait WorkDrive payant. Il inclut un stockage de 5 Go pour l'organisation et un stockage supplémentaire par licence utilisateur CRM en fonction de l'édition (512 Mo/licence utilisateur pour Standard et Professional, 1 Go/licence utilisateur pour Enterprise et Ultimate).

Combien de stockage aurai-je après la migration ?
Cela dépendra entièrement du compte WorkDrive auquel votre CRM est connecté :
  1. Si un nouveau compte WorkDrive est créé, il sera automatiquement mappé au forfait Essentials gratuit, qui inclut 5 Go de stockage pour l'organisation et un stockage supplémentaire par licence utilisateur CRM en fonction de l'édition (512 Mo/licence utilisateur pour Standard et Professional, 1 Go/licence utilisateur pour Enterprise et Ultimate). Ce forfait est disponible sans frais pour toutes les éditions de Zoho CRM.
  2. Si le compte CRM est lié à un forfait WorkDrive payant, les limites de stockage correspondantes s'appliqueront au stockage de fichiers dans CRM.

Mes modules de stockage achetés seront-ils transférés ?
Actuellement, cette migration n'est activée que pour les organisations qui n'ont pas acheté de modules de stockage supplémentaires. Lorsque nous l'ouvrirons à ces organisations, nous fournirons plus de détails pour cette question.
Comment l'accès sera-t-il transféré dans le cadre de la migration ?
  • Les utilisateurs du profil administrateur CRM seront mappés au rôle « team admin » dans WorkDrive. Les utilisateurs du profil standard et personnalisé seront mappés au rôle « team member ».
  • Pour chaque dossier d'équipe, un utilisateur individuel sera mappé à un rôle de dossier d'équipe en fonction de ses permissions de profil existantes dans l'onglet Documents de CRM. Par exemple, les utilisateurs disposant des permissions Afficher, Modifier et Supprimer seront mappés au profil de dossier d'équipe Organizer.

    • Puis-je programmer la migration à un moment qui me convient ?
    Oui, vous pouvez programmer la migration à un moment qui vous convient. Vous pouvez naviguer vers Setup ⚙️> Data Administration > Storage > File Storage et choisir l'un des créneaux disponibles.

    Combien de temps prendra la migration ?
    La durée dépendra de la quantité de données en cours de migration.
    Y aura-t-il un temps d'arrêt pendant la migration ?
    CRM restera accessible tout au long de la migration. Lorsque l'onglet Documents est en cours de migration, seul cet onglet particulier sera inaccessible.
    Une fois cela terminé, les fichiers téléchargés à l'aide de la liste associée des pièces jointes seront migrés. La liste associée des pièces jointes restera accessible tout au long de la migration. Tous les utilisateurs du profil administrateur seront notifiés lorsque l'onglet Documents sera migré et lorsque la migration sera terminée.
    Puis-je télécharger des fichiers ou ajouter des pièces jointes aux enregistrements pendant la migration ?
    Oui. Comme mentionné précédemment, l'onglet Documents sera temporairement inaccessible pendant la migration. La liste associée des pièces jointes sera accessible tout au long de la migration, tout comme le reste de CRM.
    Comment puis-je vérifier la progression de la migration ?
    Naviguez vers Setup ⚙️> Data Administration > Storage > File Storage et cliquez sur Afficher l'état.



    La migration échouera-t-elle si je n'ai pas assez de stockage dans le compte WorkDrive ?
    Non, les fichiers seront migrés indépendamment de l'espace disponible dans votre compte WorkDrive. Veuillez noter que vous ne pourrez pas ajouter de fichiers/pièces jointes supplémentaires tant que vous n'aurez pas acheté les modules de stockage supplémentaires nécessaires pour votre compte WorkDrive. En savoir plus : Acheter des modules de stockage supplémentaires dans WorkDrive.
    La façon dont j'accède aux fichiers changera-t-elle ?
    Votre processus de travail restera le même. L'interface de l'onglet Documents sera différente. Autrement, les modifications ne concernent que le stockage backend.
    Puis-je refuser la migration ?
    La migration est obligatoire, car Zoho Docs est arrêté.
    Je suis un utilisateur existant et j'utilise l'ancienne extension WorkDrive. Que dois-je faire ?
    Nous avons supprimé l'ancienne extension de la Marketplace car les futures mises à jour seront effectuées uniquement sur cette nouvelle intégration CRM-WorkDrive. Cependant, nous comprenons que vous pouvez avoir des processus complexes basés sur l'ancienne extension. Si c'est le cas, veuillez nous contacter à support@zohocrm.com pour plus d'informations.
    Comment saurai-je quand la migration est terminée ?
    Vous recevrez une notification à la fois dans le produit et par e-mail.
    Qui puis-je contacter si j'ai des questions ou si je rencontre des problèmes ?
    Veuillez envoyer un e-mail à support@zohocrm.com si vous avez des questions ou si vous rencontrez des problèmes.

    Dépannage

    Pourquoi ne vois-je pas la fenêtre contextuelle me demandant d'effectuer la migration ?
  • Comme la fenêtre contextuelle sera visible pour tous les administrateurs, veuillez vérifier si la migration a déjà été programmée par un autre administrateur. Accédez à Configuration ⚙️> Administration des données > Stockage > Stockage de fichiers pour vérifier cela.
  • Ce processus est activé progressivement. Il se peut donc qu'il ne soit pas immédiatement disponible dans votre compte. Veuillez patienter quelques semaines, et vous verrez la fenêtre contextuelle.

    • Je rencontre des difficultés techniques lors de ma migration.
    Veuillez contacter support@zohocrm.com si vous rencontrez des problèmes.
    Je ne parviens pas à voir mon compte WorkDrive dans la liste.
    Vous ne verrez que les comptes WorkDrive où vous êtes super administrateur ou administrateur d'équipe. Si vous ne parvenez pas à voir un compte WorkDrive, cela signifie que vous n'avez pas l'un de ces rôles dans ce compte.
    Je souhaite reprogrammer ou annuler la migration, mais je ne parviens pas à cliquer sur les boutons.
    Les boutons deviennent inaccessibles 5 minutes avant le début de la migration programmée. Sinon, les administrateurs peuvent utiliser ces boutons pour annuler ou reprogrammer la migration.

    J'ai des préoccupations concernant la sécurité ou la confidentialité du processus de migration.
    Veuillez nous contacter via support@zohocrm.com si vous avez des préoccupations concernant la sécurité ou la confidentialité.